ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપની | સમય, પૈસા અને તણાવ બચાવવા માટે 10 ટિપ્સ

સંપૂર્ણ ઇવેન્ટનું આયોજન કરવું જબરજસ્ત લાગે છે, અને તે જ છે ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપનીઓ અંદર આવો

તમે જીવનભરના લગ્નનું સપનું જોતા હોવ, વર્ષગાંઠની ઉજવણી કરતા હો અથવા કોર્પોરેટ કોન્ફરન્સનું આયોજન કરવાની જરૂર હોય, ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપની તમારા વિઝનને એવા અનુભવમાં ફેરવી શકે છે જે લોકો ભૂલશે નહીં.

ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપની બરાબર શું છે, તેમની ભૂમિકા, વત્તા શ્રેષ્ઠ પસંદ કરવા માટેની ટીપ્સ અને ટાળવા માટેના લાલ ફ્લેગ્સ શું છે તે જાણવા માટે લેખ વાંચતા રહો.

સામગ્રીનું કોષ્ટક

• ઝાંખી
• ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપની શું છે?
• ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપનીનું કાર્ય શું છે?
• શ્રેષ્ઠ ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપની કેવી રીતે પસંદ કરવી?
• ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ દરખાસ્તોની સમીક્ષા કરતી વખતે શું ટાળવું?
• ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપની આયોજન કરી શકે તેવા ઇવેન્ટ્સના ઉદાહરણો શું છે?
• ટેકવેઝ

ઝાંખી

ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપની શું છે?

લગ્નથી લઈને કોર્પોરેટ મીટિંગ સુધી કોઈપણ સ્કેલની ઇવેન્ટનું આયોજન કરતી વખતે, ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપની ખાતરી કરી શકે છે કે બધું એકીકૃત રીતે ચાલે છે.

ઈવેન્ટ પ્લાનર્સ ગ્રાહકોની જરૂરિયાતો, ધ્યેયો અને બજેટને સમજવા માટે તેમની સાથે નજીકથી કામ કરે છે. પછી તેઓ ક્લાયન્ટના વિઝનને અનુરૂપ એક વ્યાપક ઇવેન્ટ પ્લાન તૈયાર કરે છે જેથી ક્લાયન્ટને મનની શાંતિ હોય કે તેમની ઇવેન્ટ વિઝન યાદગાર વાસ્તવિકતા બની જાય.

ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપનીનું કાર્ય શું છે?

ઈવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપનીના ઘણા ઉદ્દેશ્યો છે, જેમ કે ક્લાયન્ટની તમામ માંગને પૂર્ણ કરતી ઉત્તમ ઈવેન્ટનું આયોજન કરવું. ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપનીનું પ્રાથમિક કાર્ય તેમના ગ્રાહકો વતી સફળ ઇવેન્ટ્સનું આયોજન, સંકલન અને અમલ કરવાનું છે. તેઓ તમામ લોજિસ્ટિક્સ અને વિગતોને હેન્ડલ કરે છે જેથી ગ્રાહકો સંસ્થાની ચિંતા કરવાને બદલે તેમની ઇવેન્ટનો આનંદ માણવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકે.

ઇવેન્ટ આયોજક કંપનીના કેટલાક મુખ્ય કાર્યોમાં 👇નો સમાવેશ થાય છે

#1 - ઇવેન્ટની કલ્પના કરો અને આયોજન કરો - તેઓ ઇવેન્ટ માટે વિઝન, ધ્યેયો અને બજેટને સમજવા માટે ગ્રાહકો સાથે કામ કરે છે, પછી તે દ્રષ્ટિને સાકાર કરવા માટે એક વ્યાપક યોજના ઘડી કાઢે છે.

#2 - સ્થળને સુરક્ષિત કરો અને કરારની વાટાઘાટો કરો - તેઓ સંભવિત સ્થળોની શોધ કરે છે, સ્થાન, જગ્યા, સુવિધાઓ, કિંમત અને ઉપલબ્ધતાના આધારે વિકલ્પોની તુલના કરે છે, શ્રેષ્ઠને સુરક્ષિત કરે છે અને ક્લાયન્ટ વતી કરારની વાટાઘાટ કરે છે.

#3 - સપ્લાયર્સ અને વિક્રેતાઓનું સંકલન કરો - તેઓ બધા જરૂરી સપ્લાયર જેમ કે કેટરર્સ, ફોટોગ્રાફર્સ, ડેકોરેટર્સ, રેન્ટલ વગેરેને ઓળખે છે, પસંદ કરે છે, બુક કરે છે અને મેનેજ કરે છે જેથી બધું સરળતાથી ચાલે.

#4 - ઇવેન્ટ બજેટ મેનેજ કરો - તેઓ બજેટ બનાવે છે, ખર્ચને ટ્રૅક કરે છે અને ક્લાયન્ટના ઉદ્દેશ્યોને હાંસલ કરતી વખતે ખર્ચ બચાવવાની રીતો શોધે છે.

#5 - સમયરેખા અને સમયપત્રક બનાવો - તેઓ વિગતવાર સમયપત્રક અને આકસ્મિક યોજનાઓ વિકસાવે છે તેની ખાતરી કરવા માટે કે ઇવેન્ટ હેતુ મુજબ પ્રગટ થાય છે.

#6 - મનોરંજન આયોજન - તેઓ ઇવેન્ટ પ્રોગ્રામના ભાગ રૂપે કોઈપણ પ્રદર્શન, સ્પીકર્સ અથવા પ્રવૃત્તિઓની વ્યવસ્થા કરે છે.

#7 - શણગાર અને સંકેત - તેઓ જરૂરી સજાવટ, શણ, ફૂલો, સ્ટેજીંગ અને જરૂરી સંકેતો ઓર્ડર કરે છે.

#8 - ઇવેન્ટ સ્ટાફને ભાડે રાખો અને તેનું સંચાલન કરો - તેઓ ઇવેન્ટ ચલાવવામાં મદદ કરવા માટે જરૂરી તમામ કામચલાઉ સ્ટાફને શોધે છે, બુક કરે છે અને મેનેજ કરે છે.

#9 - ઇવેન્ટ પ્લાનને દોષરહિત રીતે ચલાવો - ઇવેન્ટના દિવસે, તેઓ સેટઅપની દેખરેખ રાખે છે, તમામ વિક્રેતાઓને મેનેજ કરે છે, સમસ્યાઓનું નિવારણ કરે છે અને કાર્યક્રમ યોજના મુજબ આગળ વધે તેની ખાતરી કરે છે.

#10 - ઘટના પછી અનુસરો - તેઓ સાધનો રીટર્ન, ઇન્વોઇસ ચૂકવણી, આભાર નોંધો મોકલવા, સફળતાઓનું મૂલ્યાંકન અને સુધારણા માટેના ક્ષેત્રો જેવા કાર્યો સંભાળે છે.

વધુ સારી ઘટનાઓ માટે ટિપ્સ

• ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ
• ઇન્ટરેક્ટિવ મ્યુઝિયમ
• ઇવેન્ટ ડિઝાઇનિંગ

શ્રેષ્ઠ ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપની કેવી રીતે પસંદ કરવી?

શ્રેષ્ઠ ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપની શોધવામાં સમય લાગી શકે છે, પરંતુ આ વાસ્તવિક ટિપ્સ સાથે, તે તમારા આગળના દરવાજા પર જ હશે🚪

#1 - અનુભવ - એવી કંપનીઓનો વિચાર કરો કે જેમણે તમારા જેવા સ્કેલ અને અવકાશમાં ઘણી બધી ઇવેન્ટ્સ સફળતાપૂર્વક એક્ઝિક્યુટ કરી છે. તેમની પાસે એક પ્રક્રિયા હશે અને તેઓ જાણશે કે કેવી રીતે સામાન્ય સમસ્યાઓ ઊભી કરવી.

#2 - પોર્ટફોલિયો - કંપનીએ આયોજિત અને સંચાલિત કરેલી ભૂતકાળની ઘટનાઓના ઉદાહરણોની સમીક્ષા કરો. ગુણવત્તા, સર્જનાત્મકતા અને તમારી દ્રષ્ટિ સાથે મેળ ખાતી વિગતો તરફ ધ્યાન આપો.

#3 - સંદર્ભો - કંપની તેના વચનો પૂરા કરે છે અને વ્યવસાયિક રૂપે સમસ્યાઓનું સંચાલન કરે છે તેની ખાતરી કરવા માટે અગાઉના ગ્રાહકો પાસેથી સંદર્ભો માટે પૂછો અને તપાસો.

#4 - વિશેષતા - કેટલીક કંપનીઓ કોર્પોરેટ ઇવેન્ટ્સ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે જ્યારે અન્ય લગ્નોમાં વિશેષતા ધરાવે છે. તમારા વિશિષ્ટ ઇવેન્ટ પ્રકારને અનુરૂપ અનુભવ અને જરૂરી સંસાધનો હોય તેવા એક માટે જાઓ.

#5 - ટીમ - ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ ટીમના મુખ્ય સભ્યોને મળો જે તમારી ઇવેન્ટનું આયોજન અને અમલ કરશે. તેમની વ્યાવસાયીકરણ, પ્રતિભાવ અને તમારી જરૂરિયાતો અને દ્રષ્ટિની સમજનું મૂલ્યાંકન કરો.

#6 - કરાર અને કિંમત - શ્રેષ્ઠ કરારની શરતો અને કિંમત મેળવવા માટે બહુવિધ દરખાસ્તો (ઓછામાં ઓછા 3) ની તુલના કરો. ખાતરી કરો કે કાર્યનો અવકાશ સ્પષ્ટ છે અને તમે બધી ફી સમજો છો.

#7 - પ્રતિષ્ઠા - સમીક્ષાઓ, પુરસ્કારો (જો કોઈ હોય તો), ઇવેન્ટ ઉદ્યોગ સંસ્થાઓમાં તેનું સ્ટેન્ડ અને કાયદેસરતા અને ગુણવત્તાના સૂચક તરીકે કંપની કેટલા સમયથી વ્યવસાયમાં છે તે તપાસો.

#8 - સંચાર - કંપનીએ તમારી જરૂરિયાતોને ધ્યાનથી સાંભળવી જોઈએ, તમારા બધા પ્રશ્નોના જવાબ આપવા જોઈએ અને વિનંતીઓનો તરત જવાબ આપવો જોઈએ. સારો સંચાર સફળ કાર્યકારી સંબંધની ચાવી છે.

#9 - સુગમતા - શ્રેષ્ઠ કંપનીઓ પ્રમાણભૂત નમૂનાને સખત રીતે વળગી રહેવાને બદલે, તમારા બજેટ અને પસંદગીઓના આધારે તેમની સેવાઓને કસ્ટમાઇઝ કરવા તૈયાર છે.

#10 - પારદર્શિતા - બજેટ, કોન્ટ્રાક્ટ, સમયરેખા અને યોજનાઓમાં સંપૂર્ણ પારદર્શિતાનો આગ્રહ રાખો. એવી કંપનીઓ ટાળો જે ગુપ્ત હોય અથવા વિગતો શેર કરવાનો ઇનકાર કરે.

#11 - કટોકટી વ્યવસ્થાપન - તેઓ ઉદ્ભવતા અણધાર્યા મુદ્દાઓને કેવી રીતે હેન્ડલ કરે છે? કટોકટી વ્યવસ્થાપનનો મજબૂત અનુભવ ધરાવતી કંપની આપત્તિઓ ટાળવામાં મદદ કરશે.

#12 - નવીનતા - શું તેઓ સર્જનાત્મક રીતે તમારા લક્ષ્યોને પ્રાપ્ત કરવા માટે નવા વિચારો અને ઉકેલો માટે ખુલ્લા છે? પ્રગતિશીલ કંપનીઓ નવલકથા પરિણામોને પ્રોત્સાહન આપે છે.

#13 - વીમો - શું તેઓ તમારી ઇવેન્ટ માટે જવાબદારી કવરેજ સહિત આવશ્યક વીમો ધરાવે છે? આ તમને જોખમો અને દાવાઓથી બચાવે છે.

#14 - મૂલ્યો - શું તેમનો વ્યવસાયિક અભિગમ અને કંપનીના મૂલ્યો તમારી સંસ્થાની સંસ્કૃતિ સાથે સુસંગત છે? સાંસ્કૃતિક યોગ્યતા પરસ્પર સમજણ તરફ દોરી જાય છે.

#15 - ટેકનોલોજી - શું તેઓ ટેક-સેવી છે અને હંમેશા ઉદ્યોગના વલણોની શ્રેષ્ઠ પ્રથાઓને અનુસરે છે? શું તેઓ યોજનાઓને વ્યવસ્થિત અને ટ્રેક પર રાખવા માટે પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ સોફ્ટવેર જેવી ટેકનોલોજીનો લાભ લે છે? ટેકનોલોજી કાર્યક્ષમતામાં સુધારો કરે છે.

સંબંધિત અનુભવ અને સાબિત ટ્રેક રેકોર્ડ, સારી પ્રતિષ્ઠા અને તમારા અનન્ય વિઝનને અમલમાં મૂકવા માટે જરૂરી સુગમતા, સંદેશાવ્યવહાર અને પારદર્શિતા સાથેની ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપની શોધો અને તમારી વિશિષ્ટ ઇવેન્ટ માટે તમારી અપેક્ષાઓ કરતાં વધી જાઓ.

ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ દરખાસ્તોની સમીક્ષા કરતી વખતે શું ટાળવું?

અમુક ઈવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપનીઓમાં તમારે અમુક લાલ ફ્લેગ્સનું ધ્યાન રાખવાની જરૂર છે. તેને ટાળવાથી પછીથી અમલના તબક્કામાં ગોળી વાગશે.

• અસ્પષ્ટ અથવા સામાન્ય ભાષા - દરખાસ્તો કે જે તમારા ઇવેન્ટના ઉદ્દેશ્યો, બજેટ આવશ્યકતાઓ અથવા સમયરેખાને ખાસ સંબોધતા નથી તે લાલ ધ્વજ છે. તેમની દરખાસ્તને કસ્ટમાઇઝ કરવાને બદલે સામાન્ય ભાષાનો ઉપયોગ કરતી કંપનીઓથી સાવધ રહો.

• કામનો અસ્પષ્ટ અથવા અવ્યાખ્યાયિત અવકાશ - એવી કંપનીઓને ટાળો કે જે સ્પષ્ટપણે સ્પષ્ટ ન કરે કે તેઓ કઈ સેવાઓ પ્રદાન કરશે અને કયા કાર્યોને તેમની દરખાસ્તમાંથી બાકાત રાખવામાં આવ્યા છે. અવકાશ વિગતવાર અને વ્યાપક હોવો જોઈએ.

• અતિશય વધારાની ફી - વધારાની ફી સાથેની દરખાસ્તો કે જે સ્પષ્ટપણે જણાવવામાં આવી નથી, જેમ કે ફ્યુઅલ સરચાર્જ, વહીવટી ફી અથવા ચુકવણી પ્રક્રિયા શુલ્ક. આ બધું પારદર્શક અને સ્પષ્ટ રીતે સમજાવવું જોઈએ.

• પ્રશ્નોના જવાબ આપવાનો ઇનકાર - જો કોઈ કંપની પ્લાનિંગ વિગતો, કોન્ટ્રાક્ટ અથવા કિંમત વિશેના તમારા પ્રશ્નોના જવાબ આપવાનું ટાળે છે, તો આનો સંભવ છે કે તેઓ કંઈક છુપાવી રહ્યાં છે. ટ્રસ્ટ બનાવવા માટે પારદર્શિતા મહત્વપૂર્ણ છે.

ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપની આયોજન કરી શકે તેવી ઘટનાઓના ઉદાહરણો શું છે?

• લગ્ન - લગ્નોનું આયોજન અને અમલ એ ઘણી ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપનીઓ માટે મુખ્ય સેવા છે. તેઓ સ્થળની પસંદગીથી લઈને આમંત્રણો અને દિવસના સંકલન સુધીના આયોજનના તમામ પાસાઓ સંભાળે છે.

• પરિષદો અને વેપાર શો - ઇવેન્ટ કંપનીઓ કોન્ફરન્સ, સેમિનાર, સમિટ, પ્રોડક્ટ લોન્ચ અને ટ્રેડ શો જેવી મોટી કોર્પોરેટ ઇવેન્ટ્સનું આયોજન કરી શકે છે. તેઓ નોંધણી, સ્પીકર સંકલન, સ્થળ લોજિસ્ટિક્સ, કેટરિંગ અને નોંધણીનું સંચાલન કરે છે.

• પ્રોડક્ટ લોંચ - ઇવેન્ટ મેનેજર્સ લોકો માટે નવા ઉત્પાદનો અથવા સેવાઓનું અનાવરણ કરવા માટે ઇમર્સિવ, બઝ-લાયક ઇવેન્ટ્સ બનાવી શકે છે. તેઓ પ્રવૃત્તિઓ, પ્રદર્શનો અને પ્રમોશનલ તત્વોની યોજના બનાવે છે જેમ કે જીવંત મતદાન અને ક્વિઝ ઉત્તેજના પેદા કરવા માટે.

• ભંડોળ ઊભું કરનારા અને ચેરિટી ઇવેન્ટ્સ – ચેરિટી બોલ, રન/વૉક અને ડોનેશન જેવી બિન-લાભકારી ઘટનાઓ ઇવેન્ટ કંપનીઓ દ્વારા સંચાલિત અન્ય સામાન્ય ઇવેન્ટ પ્રકાર છે. તેઓ મહત્તમ હાજરી અને ભંડોળ એકત્ર કરવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે.

• કંપની પક્ષો - ઇવેન્ટ કંપનીઓ કંપનીની રજાઓની પાર્ટીઓ, ઉનાળાની સહેલગાહનું આયોજન અને સંચાલન કરવામાં મદદ કરે છે, નિવૃત્તિની ઉજવણી અને અન્ય પ્રકારની કર્મચારી સામાજિક ઘટનાઓ. તેઓ પ્રવૃત્તિઓ અને કેટરિંગની વ્યવસ્થા કરે છે.

• એવોર્ડ સમારોહ અને ગાલા - પુરસ્કાર શો, ગાલા ડિનર અને બ્લેક-ટાઈ ઇવેન્ટ્સનું આયોજન કેટલીક પૂર્ણ-સેવા ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપનીઓ માટે અન્ય વિશેષતા છે. તેઓ સરંજામ, બેઠક ચાર્ટ, ભેટ બાસ્કેટ અને ભાષણો સંભાળે છે.

• ઉત્પાદન પ્રદર્શન - પ્રોડક્ટ લાઇન પ્રદર્શિત કરવાની યોજના ધરાવતી કંપનીઓ માટે, ઇવેન્ટ આયોજકો ઇન્ટરેક્ટિવ પ્રદર્શનો, ટેસ્ટ ડ્રાઇવ્સ, સ્વાદ પરીક્ષણો અને સંભવિત ગ્રાહકોને ઉત્પાદનને પ્રદર્શિત કરવાની અન્ય અસરકારક રીતો ડિઝાઇન કરી શકે છે.

ઈવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપનીઓ ઘનિષ્ઠ લગ્નોથી લઈને મોટી કોર્પોરેટ કોન્ફરન્સ, ફંડ રેઈઝર, પાર્ટીઓ, પ્રોડક્ટ લોન્ચ અને વધુ સુધીના વિવિધ કદ અને પ્રકારોની ઈવેન્ટ્સનું આયોજન કરે છે - મૂળભૂત રીતે કોઈપણ આયોજિત ઈવેન્ટ જ્યાં ગ્રાહકના ઉદ્દેશ્યોને હાંસલ કરવા માટે વ્યાવસાયિક સંકલન અને લોજિસ્ટિક્સની જરૂર હોય.

ટેકવેઝ

નિષ્ણાત ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ કંપનીને નોકરીએ રાખવાથી મૂળભૂત વિઝનને એવા અનુભવમાં પરિવર્તિત કરે છે જે લોકો વર્ષો સુધી વાત કરવાનું બંધ કરશે નહીં.

તેમનું સંચાલન તમને લોજિસ્ટિકલ માથાના દુખાવાથી મુક્ત કરે છે જેથી તમે દયાળુ યજમાનની ભૂમિકામાં સંપૂર્ણ રીતે વસવાટ કરી શકો. ઉત્તેજિત મહેમાનો સ્વાદિષ્ટ કેટરિંગ અને અદ્ભુત મનોરંજનનો આનંદ માણી રહ્યાં હોય - જ્યારે તમે રૂમમાં લટાર મારતા હોવ, દરેકની સાથે ભળી જવાનો સમય હોય ત્યારે ઇવેન્ટની જગ્યાને સંપૂર્ણ રીતે સેટ કરો. અદ્ભુત તે નથી?

તમારી ઇવેન્ટને વધુ ઇન્ટરેક્ટિવ બનાવવા માંગો છો? પ્રયત્ન કરો એહાસ્લાઇડ્સ આઇસબ્રેકર્સ, મતદાન અને ક્વિઝની શ્રેણીને ઍક્સેસ કરવા માટે જે સત્રને બીજા સ્તર પર લઈ જાય છે.