नियामक अखंडता को बनाए रखते हुए दस्तावेज़ीकरण के बोझ को कम करने वाला ईएचआर ऑनबोर्डिंग कैसे बनाया जाए

अधिकांश इलेक्ट्रॉनिक स्वास्थ्य रिकॉर्ड (ईएचआर) ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया सिस्टम के इर्द-गिर्द ही बनी होती है: यह लॉगिन स्क्रीन है, यह मेनू है, और हर प्रकार के नोट के लिए यह टेम्पलेट है। नए कर्मचारी को एक प्रमाणपत्र मिल जाता है। दस्तावेज़ीकरण संबंधी समस्याएं अगले सप्ताह वार्ड में शुरू हो जाती हैं।

यह मार्गदर्शिका अस्पताल के शिक्षण एवं विकास (एल एंड डी) निदेशकों और सूचना विज्ञान या अनुपालन प्रमुखों के लिए है जो एक अलग दृष्टिकोण अपनाना चाहते हैं: वह कार्यप्रवाह जिसे व्यक्ति को पूरा करना होगा, और उसे पूरा करने के दौरान आने वाली बाधाएँ। यह बताती है कि समस्या प्रशिक्षण की कमी है या सिस्टम की खराबी, इसका निदान कैसे करें, किसी वास्तविक कार्य के आधार पर तैयारी और अभ्यास कैसे तैयार करें, और यह आकलन कैसे करें कि नया कर्मचारी पूर्ण और अनुपालन योग्य दस्तावेज़ीकरण के साथ कार्य को पूरा कर सकता है या नहीं।

ऐसी स्थिति जिसके लिए डिजाइन करना उचित है

नीचे दिया गया परिदृश्य केवल एक उदाहरण है, कोई प्रमाणित मामला नहीं है।

एक नया वार्ड क्लर्क सोमवार को कार्यभार संभालता है। गुरुवार तक उन्हें भर्ती के बाद रोगी के रिकॉर्ड को अपडेट करने का काम सौंपा जाता है। कागज़ पर तो यह काम आसान लगता है: जनसांख्यिकीय जानकारी की पुष्टि करना, रेफरल स्रोत दर्ज करना, सहमति पत्र संलग्न करना और प्रविष्टि को अंतिम रूप देना। लेकिन व्यवहार में उन्हें चार बाधाओं का सामना करना पड़ता है। सहमति पत्र उस स्क्रीन से अलग स्क्रीन पर संलग्न किया गया है जो कक्षा सत्र में दिखाई गई थी। दो फ़ील्ड देखने में एक जैसे लगते हैं लेकिन उनसे अलग-अलग रिपोर्ट मिलती हैं। एक अनिवार्य फ़ील्ड एक वैध प्रविष्टि को एक अनुपयोगी संदेश के साथ अस्वीकार कर देता है। और रेफरल स्रोत के न होने की स्थानीय प्रक्रिया एक ऐसे दस्तावेज़ में लिखी है जिसका किसी ने ज़िक्र नहीं किया।

क्लर्क प्रविष्टि पूरी कर लेता है, लेकिन एक फ़ील्ड खाली छोड़ देता है और दूसरे के लिए वैकल्पिक रूप से फ्री-टेक्स्ट का इस्तेमाल करता है। रिकॉर्ड अधूरा रह जाता है, और अगला व्यक्ति जो इस पर निर्भर करेगा, उसे यह कमी विरासत में मिलेगी।

क्या यह प्रशिक्षण से जुड़ी समस्या है? आंशिक रूप से। क्या यह केवल प्रशिक्षण से जुड़ी समस्या है? लगभग निश्चित रूप से नहीं। यही अंतर डिजाइन कार्य का मूल है।

कार्य से शुरुआत करें, प्रणाली से नहीं।

किसी भी प्रशिक्षण सामग्री को खोलने से पहले, उस भूमिका के लिए आवश्यक क्षमताओं को एक वाक्य में लिख लें। उदाहरण के लिए: रोगी के रिकॉर्ड की कार्यप्रणाली को शुरू से अंत तक पूरा करें, और यह पहचानें कि दस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया में कहां बाधा उत्पन्न होती है। यहां दो क्रियाएं महत्वपूर्ण हैं, और वे अलग-अलग हैं।

वर्कफ़्लो को पूरा करना एक लागू करें कार्य। शिक्षार्थी एक ज्ञात प्रक्रिया का उपयोग ऐसी स्थिति में करता है जिसका उसने शब्दशः अभ्यास नहीं किया है। घर्षण की पहचान करना एक विश्लेषण or मूल्यांकन करें कार्य: शिक्षार्थी को यह पहचानना होगा कि कुछ गलत है, यह तय करना होगा कि यह उनकी गलती है या सिस्टम की, और यह तय करना होगा कि इसके बारे में क्या किया जाए। ये संज्ञानात्मक आवश्यकताएँ ब्लूम के संशोधित वर्गीकरण से आती हैं, और वे यह वर्णन करती हैं कि कार्य के लिए व्यक्ति से क्या अपेक्षित है, न कि यह कि इसे कैसे पूरा किया जाना चाहिए।

यह संरेखण के कारण महत्वपूर्ण है। कार्नेगी मेलन का एबरली सेंटर इस बात को स्पष्ट रूप से बताता है: यदि उद्देश्य कौशल का अनुप्रयोग करना है लेकिन मूल्यांकन केवल स्मरण को मापता है, तो शिक्षार्थी एक चीज का अभ्यास करते हैं और दूसरी चीज पर उनका मूल्यांकन किया जाता है, जो प्रेरणा और सीखने दोनों को कमजोर करता है।एबरली सेंटर, उद्देश्यों, आकलन और शिक्षण रणनीतियों का संरेखणमेनू के नामों पर आधारित बहुविकल्पीय परीक्षा से यह पता नहीं चलता कि कोई व्यक्ति ऊपर दिए गए प्रवेश संबंधी अपडेट को पूरा कर सकता है या नहीं।

दवा लिखने से पहले निदान करें

किसी भी चीज़ को बनाने से पहले, कार्य को वास्तव में जिस तरह से किया जाता है, उसकी तुलना वर्तमान प्रशिक्षण प्रक्रिया में सिखाई और परखी गई बातों से करें। चार जाँचें प्रशिक्षण की कमियों को अन्य कारणों से अलग करने में सहायक होती हैं:

1. कार्य का अवलोकन करें। कुछ नए या अनुभवी कर्मचारियों को कार्यप्रवाह पूरा करते हुए देखें और त्रुटियों, वैकल्पिक उपायों और झिझक को रिकॉर्ड करें।
2. प्रशिक्षण से तुलना करें। क्या वर्तमान कार्यक्रम में इस सटीक क्रम का पालन किया जाता है, या सामान्य रूप से इसी प्रणाली का? क्या किसी मूल्यांकन के लिए शिक्षार्थी को इसे पूरा करना आवश्यक है?
3. वातावरण की जाँच करें। क्या उपकरण, पहुंच अनुमतियां, कर्मचारियों की संख्या और स्थानीय प्रक्रियाएं प्रशिक्षण में बताई गई बातों के अनुरूप हैं? सही पहुंच स्तर के बिना कोई भी नया कर्मचारी कार्य का अभ्यास नहीं कर सकता, चाहे कक्षा में कुछ भी पढ़ाया गया हो।
4. सिस्टम में मौजूद खामियों की तलाश करें। यदि अनुभवी कर्मचारी भी इस समस्या से जूझ रहे हैं, या वही वैकल्पिक तरीका अपना रहे हैं, तो इसका कारण संभवतः स्क्रीन, फ़ील्ड या नियम का डिज़ाइन है। अधिक प्रशिक्षण से समस्या हल नहीं होगी। इसे सूचना विज्ञान विभाग के समक्ष परिवर्तन अनुरोध के रूप में प्रस्तुत करें।

अपने हितधारकों के साथ खुलकर इस बात को स्वीकार करने में यही जोखिम है: उपयोगिता संबंधी कमियों के लिए सिस्टम में बदलाव की आवश्यकता हो सकती है, न कि अधिक प्रशिक्षण की। यदि प्रशिक्षण का उपयोग किसी कमी को छुपाने के लिए किया जाता है, तो प्रत्येक बैच में लागत वापस आती है। अपनी वर्तमान पद्धति और अपने वर्तमान मूल्यांकन की सीमा को परीक्षण के लिए परिकल्पना के रूप में मानें, न कि तथ्यों के रूप में।

कार्यप्रवाह के इर्द-गिर्द डिजाइन की तैयारी और अभ्यास

एक बार जब आपको पता चल जाए कि प्रशिक्षण से किन कमियों को दूर किया जा सकता है, तो कार्यक्रम के प्रत्येक चरण को कार्य के अनुरूप बनाएं।

तैयार करना। अभ्यास शुरू करने से पहले एक संक्षिप्त नैदानिक ​​परीक्षण के माध्यम से पूर्व-आवश्यकताओं की जाँच करें। सुनिश्चित करें कि उन्हें आवश्यक शब्दावली का ज्ञान है, जैसे कि पंजीकरण क्षेत्र और नैदानिक ​​क्षेत्र के बीच अंतर, और कार्य से संबंधित नियामक नियम, जैसे कि क्या दर्ज किया जाना चाहिए और कौन इसे दर्ज कर सकता है। इस चरण में स्व-गति से अध्ययन करना उपयुक्त है। यहाँ की गई स्मरण जाँच केवल पूर्व-आवश्यकताओं की पुष्टि करती है। यह इस बात का प्रमाण नहीं है कि व्यक्ति कार्य करने में सक्षम है।

वर्कफ़्लो मैपिंग। वास्तविक कार्यप्रवाह को स्क्रीन दर स्क्रीन मैप करें, जिसमें वे चरण भी शामिल हों जिन्हें लोग छोड़ देते हैं और वे बिंदु जहां सिस्टम और स्थानीय प्रक्रिया में अंतर होता है। इस मैप का उपयोग करके अभ्यास केस और उत्तर कुंजी बनाएं और इसे सत्यापन के लिए अपने सूचना विज्ञान या अनुपालन प्रमुख को दें। यही मैप एक फ्रिक्शन ऑडिट भी बन जाता है: पर्यवेक्षकों द्वारा त्रुटियां या वैकल्पिक समाधान देखे गए प्रत्येक बिंदु को सिस्टम में सुधार, स्पष्ट कार्य सहायता या अभ्यास केस के लिए संभावित माना जा सकता है।

अभ्यास करें. शिक्षार्थियों को वास्तविक स्थिति के साथ पूरा कार्य दें और उनसे अपने निर्णयों को समझाने के साथ-साथ उन्हें करके दिखाने के लिए कहें। प्रतिक्रिया निर्णय से संबंधित होनी चाहिए, उदाहरण के लिए: "आपने सहमति पत्र गलत रिकॉर्ड प्रकार से जोड़ दिया है। आप ये साक्ष्य देख सकते थे, और जब फॉर्म का प्रकार स्पष्ट न हो तो क्या करना चाहिए, यह यहाँ बताया गया है।" गति और पूर्णता पर प्रतिक्रिया तब सबसे प्रभावी होती है जब वह चरण विशेष से संबंधित हो।

लाइव या असिंक्रोनस? जब कोई विकल्प अस्पष्ट हो, जैसे कि दो तर्कसंगत विकल्प मौजूद हों, या प्रक्रिया और प्रणाली में मतभेद हो, तो प्रशिक्षक से प्रत्यक्ष मार्गदर्शन सबसे अधिक उपयोगी होता है। स्थानीय प्रथाओं से परिचित व्यक्ति द्वारा की गई चर्चा उन समस्याओं का समाधान करती है जिनका समाधान लिखित उत्तर कुंजी से नहीं हो सकता। नियमों की पुष्टि करने, स्मरण शक्ति की जाँच करने और स्पष्ट मामलों पर प्रतिक्रिया देने के लिए असिंक्रोनस समीक्षा पर्याप्त है।

एक उदाहरण: प्रवेश संबंधी अपडेट

यह केवल उदाहरण के लिए है। उपयोग करने से पहले एक चिकित्सक को मामले और उत्तर के मानदंडों को सत्यापित कर लेना चाहिए।

मामला। शिक्षार्थी को एक काल्पनिक रोगी का नकली रिकॉर्ड दिया जाता है। उनसे प्रवेश संबंधी अद्यतन जानकारी भरने के लिए कहा जाता है। इस रिकॉर्ड में एक स्कैन किया हुआ सहमति पत्र, एक रेफरल पत्र जिसमें संदर्भ संख्या गायब है, और एक ऐसा फ़ील्ड शामिल है जो प्रशिक्षण मैनुअल में दिखाए गए प्रविष्टि प्रारूप को अस्वीकार करता है।

शिक्षार्थी की पसंद। संदर्भ संख्या न मिलने पर, शिक्षार्थी (क) फ़ील्ड को खाली छोड़ सकता है और प्रक्रिया पूरी कर सकता है, (ख) एक प्लेसहोल्डर टाइप कर सकता है, या (ग) स्वीकृत प्रक्रिया का उपयोग करके कमी को दर्ज कर सकता है और गुम जानकारी का अनुरोध कर सकता है। अस्वीकृत फ़ील्ड पर, वे (क) किसी भिन्न प्रारूप के साथ तब तक पुनः प्रयास कर सकते हैं जब तक कि वह स्वीकार न हो जाए, (ख) मान को एक फ्री-टेक्स्ट नोट में लिख सकते हैं, या (ग) समस्या को संभावित सिस्टम त्रुटि के रूप में दर्ज कर सकते हैं और स्वीकृत अंतरिम चरण के साथ आगे बढ़ सकते हैं।

प्रतिक्रिया। प्रत्येक विकल्प के लिए, प्रतिक्रिया बताती है कि यह सहमत मानदंडों के अनुसार उचित है या अपूर्ण। एक खाली फ़ील्ड अपूर्ण है, क्योंकि आगे के उपयोगकर्ता यह नहीं बता सकते कि डेटा गायब है या इसकी कभी आवश्यकता ही नहीं थी। एक प्लेसहोल्डर उचित नहीं है, क्योंकि यह ऐसी जानकारी दर्ज करता है जो सत्य नहीं है। स्वीकृत प्रक्रिया के तहत कमी को दर्ज करना पूर्ण है। दूसरे निर्णय में, स्वीकृत होने तक विभिन्न प्रारूपों को आज़माने से एक वैध प्रविष्टि प्राप्त हो सकती है, लेकिन यह उस दोष को छिपा देता है जिसे सूचना विज्ञान टीम को देखना आवश्यक है। त्रुटि को लॉग करना वह उपाय है जो रिकॉर्ड और अगले समूह दोनों की सुरक्षा करता है।

पुनः प्रयास। शिक्षार्थी एक अलग तरह की कमी वाले दूसरे मामले को हल करने का प्रयास करता है, जैसे कि एक सहमति पत्र जो संलग्न तो है लेकिन उस पर हस्ताक्षर नहीं किए गए हैं, और उस पर भी वही तर्क लागू करता है।

एक समूह के दौरान, शिक्षार्थियों की समस्या संबंधी रिपोर्टें सूचना विज्ञान टीम के लिए संदिग्ध दोषों की एक संरचित सूची भी बन जाती हैं।

क्षमता का आकलन करें और स्थानांतरण की योजना बनाएं

ऐसे उपाय चुनें जो कार्य को प्रतिबिंबित करते हों। दो व्यावहारिक उपाय ये हैं: कार्य समय और दस्तावेज़ीकरण पूर्णताशुरू करने से पहले दोनों बातों को परिभाषित कर लें: पूर्ण किसे माना जाएगा, इसका मूल्यांकन कौन करेगा, कौन से रिकॉर्ड हर में शामिल होंगे, और आप कब मापेंगे।

एक सरल मानदंड मूल्यांकन में एकरूपता बनाए रखता है। नीचे दिया गया मानदंड आपके क्लिनिकल या अनुपालन विशेषज्ञ के साथ अनुकूलन हेतु एक प्रस्ताव है। यह एक मान्य तत्परता मानक नहीं है।

मुख्य बिंदु: 0 का अर्थ है अनुपस्थित या असमर्थित; 1 का अर्थ है आंशिक, प्रासंगिक चूक के साथ; 2 का अर्थ है पूर्ण और सहमत मानदंडों के अनुसार उचित। गंभीर त्रुटियों को अलग से परिभाषित करें, उदाहरण के लिए असत्य जानकारी दर्ज करना, या आवश्यक सहमति जांच को अनदेखा करना। समग्र स्कोर में कभी भी गंभीर त्रुटि को छिपाया नहीं जाना चाहिए।

स्थानांतरण के लिए, अभ्यास में उपयोग किए गए मामले के बजाय एक नए, अनदेखे मामले का आकलन करें, और शिक्षार्थी को वास्तविक कार्य का पर्याप्त अनुभव प्राप्त होने के बाद कार्यस्थल पर अनुवर्ती कार्रवाई करें। रोग नियंत्रण और रोकथाम केंद्र (सीडीसी) जहां संभव हो, सीखने और सीखने के हस्तांतरण दोनों का मूल्यांकन करने की सलाह देता है, क्योंकि प्रशिक्षण में उत्तीर्ण होने वाला व्यक्ति भी इसे नौकरी पर लागू करने में संघर्ष कर सकता है।सीडीसी, प्रशिक्षण का मूल्यांकन: प्रभावशीलता का मापनएक पर्यवेक्षित कार्य या एक प्रशिक्षक द्वारा शिक्षार्थी की वास्तविक प्रविष्टियों के नमूने की समीक्षा उस अनुवर्ती कार्रवाई के रूप में कार्य कर सकती है।

यदि आपकी भर्ती प्रक्रिया में अंतर-पेशेवर हस्तांतरण शामिल हैं, जैसे कि पंजीकरण टीम द्वारा नैदानिक ​​कर्मचारियों को रिकॉर्ड सौंपना, तो स्वास्थ्य सेवा अनुसंधान और गुणवत्ता एजेंसी का टीमस्टेप्स कार्यक्रम यह स्वास्थ्य सेवा में टीम वर्क और संचार संसाधनों के लिए एक प्रारंभिक बिंदु है। किसी नैदानिक ​​प्रशिक्षक को उपयुक्त उपकरण चुनने और उन्हें अनुकूलित करने दें।

सबूत क्या दिखा सकते हैं और क्या नहीं दिखा सकते

आप किन दावों का दावा कर सकते हैं, इस बारे में स्पष्ट रहें। ऑडिट में इन सवालों के जवाब मिलने चाहिए।

ऐसी कौन सी बात होगी जिससे यह पता चलेगा कि शिक्षार्थी कार्यप्रवाह को पूरा कर सकते हैं और बाधाओं की पहचान कर सकते हैं? एक अनदेखे मामले, कार्य समय और दस्तावेज़ीकरण की पूर्णता पर आधारित मूल्यांकन मानदंड, आधारभूत स्तर से तुलना करते हुए, और उनके द्वारा प्रस्तुत घर्षण रिपोर्टों की गुणवत्ता का आकलन करें। समान चीज़ों की तुलना करें: समान जनसंख्या, समान आधार और समान समय।

प्रदर्शन में सुधार होने के बाद भी कौन-कौन सी बाधाएं बनी रह सकती हैं? कई तरह की समस्याएं हो सकती हैं। जब तक सिस्टम में बदलाव नहीं होता, दोषपूर्ण स्क्रीन और नियम बने रहते हैं। कर्मचारियों की संख्या, कार्यभार और पहुंच की अनुमतियां यह निर्धारित करती हैं कि किसी व्यक्ति के पास सही ढंग से दस्तावेज़ीकरण करने के लिए कितना समय है। सिस्टम से विरोधाभास रखने वाली स्थानीय प्रक्रियाएं विरोधाभास में ही रहती हैं। और साथ ही होने वाले परिचालन परिवर्तन, जैसे कि नया टेम्पलेट या सॉफ़्टवेयर अपग्रेड, प्रशिक्षण से स्वतंत्र रूप से आपके उपायों को प्रभावित कर सकते हैं। किसी भी परिवर्तन को कार्यक्रम से जोड़ने से पहले इन सभी की जांच करें।

उपरोक्त स्रोत उद्देश्यों, अभ्यास और मूल्यांकन को संरेखित करने तथा अधिगम और हस्तांतरण को मापने के डिजाइन सिद्धांतों का समर्थन करते हैं। ये इस बात का प्रमाण नहीं हैं कि कोई विशेष कार्यक्रम या कोई प्लेटफ़ॉर्म दस्तावेज़ीकरण के बोझ को कम करता है। यह लेख किसी भी परिणाम का वादा नहीं करता है, और आपके अपने मूल्यांकन को भी ऐसा नहीं करना चाहिए।

AhaSlides कहाँ उपयुक्त हो सकता है?

AhaSlides अनुकूलनीय और इंटरैक्टिव लर्निंग को सपोर्ट करता है, और आपको लाइव और सेल्फ-पेस्ड डिलीवरी के बीच स्विच करने की सुविधा देता है। ऊपर बताए गए ऑनबोर्डिंग प्रोग्राम में, इसका मतलब अभ्यास से पहले सेल्फ-पेस्ड प्रीरेक्विजिट चेक, अस्पष्ट निर्णय के लिए एक इंटरैक्टिव फैसिलिटेटेड सेशन और बाद में एक नए केस की सेल्फ-पेस्ड समीक्षा हो सकती है। विशिष्ट ऑथरिंग, फीडबैक और रिपोर्टिंग फंक्शन्स को प्लान करने से पहले एक डेमोंस्ट्रेशन में अपने वर्कफ़्लो के साथ चेक कर लेना चाहिए। किसी भी AI, सिमुलेशन या EHR इंटीग्रेशन को डेमोंस्ट्रेशन मिलने तक बाहरी या अपुष्ट माना जाना चाहिए।

आपका अगला कदम

कार्यसूची से शुरुआत करें: अपने अस्पताल में एक उच्च-मात्रा वाले कार्यप्रवाह का चयन करें, अपने सूचना विज्ञान या अनुपालन प्रमुख के साथ उपरोक्त तीन मानदंडों का मसौदा तैयार करें, और दो या तीन वास्तविक प्रयासों का अवलोकन करें। आपके द्वारा दर्ज की गई समस्याएँ प्रशिक्षण अंतराल और प्रणालीगत दोषों की आपकी सूची होगी, इसी क्रम में।

जब आपका डिज़ाइन तैयार हो जाएगा, तो हम आपको दिखा सकते हैं कि अभ्यास और समीक्षा चरणों का लाइव और स्व-गति वाला संस्करण कैसे काम करेगा। AhaSlides का डेमो अनुरोध करें और अपना वर्कफ़्लो लाएँ।