इवेंट मैनेजमेंट कंपनी | समय, पैसा और तनाव बचाने के लिए 10 युक्तियाँ

एक बेहतरीन कार्यक्रम की योजना बनाना भारी लग सकता है, और यहीं पर इवेंट मैनेजमेंट कंपनियाँ अंदर आएं।

चाहे आप अपने जीवन की सबसे यादगार शादी का सपना देख रहे हों, किसी सालगिरह का जश्न मना रहे हों या कोई कॉर्पोरेट सम्मेलन आयोजित करना चाहते हों, एक इवेंट मैनेजमेंट कंपनी आपके सपने को एक ऐसे अनुभव में बदल सकती है जिसे लोग कभी नहीं भूलेंगे।

यह जानने के लिए कि इवेंट मैनेजमेंट कंपनी वास्तव में क्या है, उनकी भूमिका क्या है, सर्वोत्तम कंपनी चुनने के टिप्स और किन खतरों से बचना चाहिए, यह जानने के लिए लेख पढ़ते रहें।

विषय - सूची

• अवलोकन
• इवेंट मैनेजमेंट कंपनी क्या है?
• इवेंट मैनेजमेंट कंपनी का कार्य क्या है?
• सर्वश्रेष्ठ इवेंट मैनेजमेंट कंपनी कैसे चुनें?
• इवेंट प्रबंधन प्रस्तावों की समीक्षा करते समय किन बातों से बचना चाहिए?
• ऐसे आयोजनों के उदाहरण क्या हैं जिनकी एक इवेंट प्रबंधन कंपनी योजना बना सकती है?
• Takeaways

अवलोकन

इवेंट मैनेजमेंट कंपनी क्या है?

शादी से लेकर कॉर्पोरेट मीटिंग तक किसी भी पैमाने के कार्यक्रम की योजना बनाते समय, एक इवेंट मैनेजमेंट कंपनी यह सुनिश्चित कर सकती है कि सब कुछ निर्बाध रूप से चले।

इवेंट प्लानर क्लाइंट की ज़रूरतों, लक्ष्यों और बजट को समझने के लिए उनके साथ मिलकर काम करते हैं। फिर वे क्लाइंट की दृष्टि के अनुरूप एक व्यापक इवेंट प्लान तैयार करते हैं ताकि क्लाइंट को यह भरोसा हो कि उनका इवेंट विज़न एक यादगार वास्तविकता बन जाएगा।

एक इवेंट मैनेजमेंट कंपनी का कार्य क्या है?

इवेंट मैनेजमेंट कंपनी के कई उद्देश्य हैं, जैसे एक उत्कृष्ट कार्यक्रम आयोजित करना जो ग्राहकों की सभी मांगों को पूरा करता हो। एक इवेंट मैनेजमेंट कंपनी का प्राथमिक कार्य अपने ग्राहकों की ओर से सफल आयोजनों की योजना बनाना, समन्वय करना और निष्पादित करना है। वे सभी लॉजिस्टिक्स और विवरण संभालते हैं ताकि ग्राहक संगठन के बारे में चिंता करने के बजाय अपने कार्यक्रम का आनंद लेने पर ध्यान केंद्रित कर सकें।

किसी इवेंट आयोजन कंपनी के कुछ प्रमुख कार्यों में शामिल हैं👇

#1 - कार्यक्रम की संकल्पना और योजना बनाना - वे आयोजन के लिए दृष्टिकोण, लक्ष्य और बजट को समझने के लिए ग्राहकों के साथ काम करते हैं, फिर उस दृष्टिकोण को साकार करने के लिए एक व्यापक योजना तैयार करते हैं।

#2 - स्थल सुरक्षित करें और अनुबंधों पर बातचीत करें - वे संभावित स्थानों की खोज करते हैं, स्थान, जगह, सुविधाओं, मूल्य और उपलब्धता के आधार पर विकल्पों की तुलना करते हैं, सर्वोत्तम स्थान का चयन करते हैं और ग्राहक की ओर से अनुबंध पर बातचीत करते हैं।

#3 - आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेताओं का समन्वय करें - वे सभी आवश्यक आपूर्तिकर्ताओं जैसे कैटरर्स, फोटोग्राफर, डेकोरेटर, रेंटल आदि की पहचान, चयन, बुकिंग और प्रबंधन करते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सब कुछ सुचारू रूप से चलता रहे।

#4 - इवेंट बजट का प्रबंधन करें - वे बजट बनाते हैं, खर्चों पर नजर रखते हैं और ग्राहक के उद्देश्यों को प्राप्त करते हुए लागत बचाने के तरीके खोजते हैं।

#5 - समयसीमा और कार्यक्रम बनाएं - वे विस्तृत कार्यक्रम और आकस्मिक योजनाएं तैयार करते हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि कार्यक्रम अपेक्षित रूप से सम्पन्न हो।

#6 - मनोरंजन योजना - वे कार्यक्रम के भाग के रूप में किसी भी प्रदर्शन, वक्ताओं या गतिविधियों की व्यवस्था करते हैं।

#7 - सजावट और साइनेज - वे आवश्यक सजावट, लिनेन, फूल, मंच और साइनेज का ऑर्डर देते हैं।

#8 - इवेंट स्टाफ को नियुक्त करें और प्रबंधित करें - वे कार्यक्रम को चलाने में मदद के लिए आवश्यक सभी अस्थायी कर्मचारियों को ढूंढते हैं, बुक करते हैं और उनका प्रबंधन करते हैं।

#9 - कार्यक्रम की योजना को त्रुटिरहित तरीके से क्रियान्वित करें - कार्यक्रम के दिन, वे सेटअप की देखरेख करते हैं, सभी विक्रेताओं का प्रबंधन करते हैं, समस्याओं का निवारण करते हैं और यह सुनिश्चित करते हैं कि कार्यक्रम योजना के अनुसार आगे बढ़े।

#10 - घटना के बाद फ़ॉलो-अप करें - वे उपकरण वापसी, चालान भुगतान, धन्यवाद नोट भेजना, सफलताओं का मूल्यांकन और सुधार के क्षेत्रों जैसे कार्यों को संभालते हैं।

बेहतर आयोजनों के लिए युक्तियाँ

• इवेंट मैनेजमेंट
• इंटरैक्टिव संग्रहालय
• इवेंट डिजाइनिंग

सर्वश्रेष्ठ इवेंट मैनेजमेंट कंपनी कैसे चुनें??

सर्वश्रेष्ठ इवेंट मैनेजमेंट कंपनी की तलाश में समय लग सकता है, लेकिन इन यथार्थवादी युक्तियों के साथ, वे आपके सामने होंगे।

#1 - अनुभव - उन कंपनियों पर विचार करें जिन्होंने आपके जैसे ही पैमाने और दायरे वाले कई आयोजन सफलतापूर्वक किए हैं। उनके पास एक प्रक्रिया होगी और वे जानते होंगे कि आम तौर पर आने वाली समस्याओं को कैसे संभालना है।

#2 - पोर्टफोलियो - कंपनी द्वारा नियोजित और प्रबंधित पिछले कार्यक्रमों के उदाहरणों की समीक्षा करें। गुणवत्ता, रचनात्मकता और विवरण पर ध्यान दें जो आपके दृष्टिकोण से मेल खाते हों।

#3 - संदर्भ - यह सुनिश्चित करने के लिए कि कंपनी अपने वादों को पूरा करती है और मुद्दों को पेशेवर तरीके से संभालती है, पिछले ग्राहकों से संदर्भ मांगें और उनकी जांच करें।

#4 - विशेषज्ञता - कुछ कंपनियाँ कॉर्पोरेट इवेंट पर ध्यान केंद्रित करती हैं जबकि अन्य शादियों में विशेषज्ञता रखती हैं। ऐसी कंपनी चुनें जिसके पास आपके विशिष्ट इवेंट प्रकार के अनुरूप अनुभव और आवश्यक संसाधन हों।

#5 - टीम - इवेंट मैनेजमेंट टीम के प्रमुख सदस्यों से मिलें जो आपके इवेंट की योजना बनाएंगे और उसे क्रियान्वित करेंगे। उनकी व्यावसायिकता, जवाबदेही और आपकी ज़रूरतों और दृष्टिकोण की समझ का आकलन करें।

#6 - अनुबंध और मूल्य निर्धारण - सर्वोत्तम अनुबंध शर्तों और मूल्य निर्धारण प्राप्त करने के लिए कई प्रस्तावों (कम से कम 3) की तुलना करें। सुनिश्चित करें कि कार्य का दायरा स्पष्ट है और आप सभी शुल्कों को समझते हैं।

#7 - प्रतिष्ठा - वैधता और गुणवत्ता के संकेतकों के रूप में समीक्षाएँ, पुरस्कार (यदि कोई हो), इवेंट उद्योग संगठनों में इसका स्थान और कंपनी कितने समय से व्यवसाय में है, इसकी जाँच करें।

#8 - संचार - कंपनी को आपकी ज़रूरतों को ध्यान से सुनना चाहिए, आपके सभी सवालों का जवाब देना चाहिए और अनुरोधों पर तुरंत प्रतिक्रिया देनी चाहिए। अच्छा संचार एक सफल कामकाजी रिश्ते की कुंजी है।

#9 - लचीलापन - सर्वोत्तम कम्पनियां एक मानक टेम्पलेट पर अड़े रहने के बजाय, आपके बजट और प्राथमिकताओं के आधार पर अपनी सेवाओं को अनुकूलित करने के लिए तैयार रहती हैं।

#10 - पारदर्शिता - बजट, अनुबंध, समयसीमा और योजनाओं में पूरी पारदर्शिता पर जोर दें। ऐसी कंपनियों से दूर रहें जो गोपनीय बातें करती हैं या विवरण साझा करने से मना करती हैं।

#11 - संकट प्रबंधन - वे अप्रत्याशित समस्याओं से कैसे निपटते हैं? संकट प्रबंधन में मजबूत अनुभव वाली कंपनी आपदाओं से बचने में मदद करेगी।

#12 - नवाचार - क्या वे रचनात्मक तरीकों से आपके लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए नए विचारों और समाधानों के लिए खुले हैं? प्रगतिशील कंपनियाँ नए परिणामों को बढ़ावा देती हैं।

#13 - बीमा - क्या उनके पास आपके इवेंट के लिए देयता कवरेज सहित आवश्यक बीमा है? यह आपको जोखिमों और दावों से बचाता है।

#14 - मूल्य - क्या उनका व्यावसायिक दृष्टिकोण और कंपनी के मूल्य आपके संगठन की संस्कृति के अनुरूप हैं? सांस्कृतिक सामंजस्य आपसी समझ को बढ़ावा देता है।

#15 - प्रौद्योगिकी - क्या वे तकनीक के जानकार हैं और हमेशा उद्योग के रुझानों की सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करते हैं? क्या वे योजनाओं को व्यवस्थित और ट्रैक पर रखने के लिए परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर जैसी तकनीक का लाभ उठाते हैं? तकनीक दक्षता में सुधार करती है।

प्रासंगिक अनुभव और सिद्ध ट्रैक रिकॉर्ड, अच्छी प्रतिष्ठा और आपके अद्वितीय दृष्टिकोण को निष्पादित करने और आपके विशेष कार्यक्रम के लिए आपकी अपेक्षाओं को पार करने के लिए आवश्यक लचीलापन, संचार और पारदर्शिता वाली एक इवेंट मैनेजमेंट कंपनी की तलाश करें।

इवेंट प्रबंधन प्रस्तावों की समीक्षा करते समय किन बातों से बचना चाहिए?

कुछ इवेंट मैनेजमेंट कंपनियों में कुछ लाल झंडे हैं जिन पर आपको नजर रखनी होगी। इससे बचने से बाद में निष्पादन चरण में गोली लगने से बचा जा सकेगा।

• अस्पष्ट या सामान्य भाषा - ऐसे प्रस्ताव जो आपके इवेंट के उद्देश्यों, बजट आवश्यकताओं या समयसीमा को विशेष रूप से संबोधित नहीं करते हैं, वे खतरे की घंटी हैं। उन कंपनियों से सावधान रहें जो अपने प्रस्ताव को कस्टमाइज़ करने के बजाय सामान्य भाषा का उपयोग करती हैं।

• कार्य का अस्पष्ट या अपरिभाषित दायरा - ऐसी कंपनियों से बचें जो स्पष्ट रूप से यह निर्दिष्ट नहीं करती हैं कि वे कौन सी सेवाएँ प्रदान करेंगी और उनके प्रस्ताव में कौन से कार्य शामिल नहीं हैं। दायरा विस्तृत और व्यापक होना चाहिए।

• अत्यधिक अतिरिक्त शुल्क - ऐसे अतिरिक्त शुल्क वाले प्रस्तावों से सावधान रहें, जिनका स्पष्ट उल्लेख न किया गया हो, जैसे ईंधन अधिभार, प्रशासनिक शुल्क या भुगतान प्रसंस्करण शुल्क. ये सभी पारदर्शी और स्पष्ट रूप से समझाए जाने चाहिए।

• सवालों का जवाब देने से इनकार - अगर कोई कंपनी योजना विवरण, अनुबंध या मूल्य निर्धारण के बारे में आपके सवालों का जवाब देने से बचती है, तो इसका मतलब है कि वे कुछ छिपा रहे हैं। विश्वास बनाने के लिए पारदर्शिता महत्वपूर्ण है।

ऐसे आयोजनों के उदाहरण क्या हैं जिनकी एक इवेंट प्रबंधन कंपनी योजना बना सकती है?

• शादियों - शादियों की योजना बनाना और उन्हें क्रियान्वित करना कई इवेंट मैनेजमेंट कंपनियों की मुख्य सेवा है। वे आयोजन स्थल के चयन से लेकर आमंत्रण और उस दिन समन्वय तक की योजना के सभी पहलुओं को संभालते हैं।

• सम्मेलन और व्यापार शो - इवेंट कंपनियाँ सम्मेलन, सेमिनार, शिखर सम्मेलन, उत्पाद लॉन्च और व्यापार शो जैसे बड़े कॉर्पोरेट इवेंट आयोजित कर सकती हैं। वे पंजीकरण, वक्ता समन्वय, स्थल रसद, खानपान और पंजीकरण का प्रबंधन करते हैं।

• उत्पाद का लोकार्पण - इवेंट मैनेजर नए उत्पादों या सेवाओं को जनता के सामने पेश करने के लिए इमर्सिव, चर्चा-योग्य इवेंट बना सकते हैं। वे गतिविधियों, प्रदर्शनों और प्रचार तत्वों की योजना बनाते हैं जैसे लाइव चुनाव और quizzes उत्साह उत्पन्न करने के लिए.

• धन संचयन और दान कार्यक्रम - चैरिटी बॉल, रन/वॉक और दान जैसे गैर-लाभकारी कार्यक्रम इवेंट कंपनियों द्वारा प्रबंधित एक और आम इवेंट प्रकार हैं। वे उपस्थिति और जुटाए गए धन को अधिकतम करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं।

• कंपनी पार्टियाँ - इवेंट कंपनियां कंपनी की छुट्टियों की पार्टियों, गर्मियों की सैर की योजना बनाने और प्रबंधन में सहायता करती हैं, सेवानिवृत्ति समारोह और अन्य प्रकार के कर्मचारी सामाजिक कार्यक्रम। वे गतिविधियों और खानपान की व्यवस्था करते हैं।

• पुरस्कार समारोह और उत्सव - पुरस्कार समारोह, भव्य रात्रिभोज और ब्लैक-टाई कार्यक्रमों की योजना बनाना कुछ पूर्ण-सेवा इवेंट मैनेजमेंट कंपनियों की एक और विशेषता है। वे सजावट, बैठने की व्यवस्था, उपहार टोकरी और भाषणों का प्रबंध करते हैं।

• उत्पाद प्रदर्शन - उत्पाद लाइन का प्रदर्शन करने की योजना बनाने वाली कंपनियों के लिए, इवेंट प्लानर संभावित ग्राहकों के लिए उत्पाद को प्रदर्शित करने के लिए इंटरैक्टिव प्रदर्शन, टेस्ट ड्राइव, स्वाद परीक्षण और अन्य प्रभावशाली तरीके डिजाइन कर सकते हैं।

इवेंट मैनेजमेंट कंपनियां विभिन्न आकार और प्रकार के आयोजनों की योजना बनाती हैं, जिनमें अंतरंग विवाह से लेकर बड़े कॉर्पोरेट सम्मेलन, धन उगाहने वाले कार्यक्रम, पार्टियां, उत्पाद लॉन्च आदि शामिल हैं - मूल रूप से कोई भी नियोजित कार्यक्रम जहां ग्राहक के उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए पेशेवर समन्वय और रसद की आवश्यकता होती है।

Takeaways

एक विशेषज्ञ इवेंट मैनेजमेंट कंपनी को काम पर रखने से एक बुनियादी दृष्टिकोण एक ऐसे अनुभव में बदल जाता है जिसके बारे में लोग वर्षों तक बात करना बंद नहीं करेंगे।

उनका प्रबंधन आपको लॉजिस्टिक संबंधी परेशानियों से मुक्त रखता है, ताकि आप एक विनम्र मेजबान की भूमिका को पूरी तरह से निभा सकें। कल्पना करें कि इवेंट की जगह पूरी तरह से तैयार है, उत्साहित मेहमान स्वादिष्ट खानपान और अद्भुत मनोरंजन का आनंद ले रहे हैं - जबकि आप कमरे में टहल रहे हैं, और सभी के साथ घुलने-मिलने का समय निकाल रहे हैं। कमाल है न?

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