इवेंट इंडस्ट्री बढ़ रही है और कंपनियों के बजट भी उसी के अनुरूप बढ़ रहे हैं। तीन साल पहले की तुलना में अब अधिक कंपनियां व्यक्तिगत रूप से आयोजित होने वाले कार्यक्रमों का आयोजन कर रही हैं, और यह प्रवृत्ति कम होने के बजाय और भी तेज हो रही है।
इस वृद्धि के साथ, प्रभावी क्रियान्वयन का महत्व कम नहीं, बल्कि और भी बढ़ जाता है। जब प्रतिस्पर्धी अधिक कार्यक्रम आयोजित कर रहे हों, तो खराब ढंग से आयोजित कार्यक्रम अलग ही नज़र आता है। यह मार्गदर्शिका उद्देश्य निर्धारण से लेकर कार्यक्रम के बाद के डेटा विश्लेषण तक, कॉर्पोरेट कार्यक्रम नियोजन के हर चरण को ऐसे प्रारूप में प्रस्तुत करती है जिसे आप वास्तव में उपयोग कर सकते हैं।
चरण 1: सबसे पहले उद्देश्य को परिभाषित करें
इस मार्गदर्शिका में लिया गया हर दूसरा निर्णय एक ही प्रश्न से प्रेरित है: इस आयोजन का उद्देश्य क्या होना चाहिए?
कॉर्पोरेट इवेंट्स को कुछ श्रेणियों में बांटा जा सकता है। टीम-बिल्डिंग इवेंट्स का उद्देश्य विश्वास और सहयोग को बढ़ाना होता है। ट्रेनिंग इवेंट्स विशिष्ट कौशल या ज्ञान प्रदान करते हैं। क्लाइंट इवेंट्स संबंधों को मजबूत करते हैं या नए क्लाइंट्स को आकर्षित करते हैं। कॉन्फ्रेंस और समिट कंपनी की स्थिति को बेहतर बनाते हैं, प्रतिभाओं को आकर्षित करते हैं या प्रेस कवरेज प्राप्त करते हैं। हाइब्रिड या ऑल-हैंड्स मीटिंग्स दूरस्थ संगठनों को रणनीति के आधार पर एकजुट करती हैं।
एक वाक्य में सफल आयोजन के परिणाम का वर्णन करें। "आवेदकों को हमारी तीसरी तिमाही की उत्पाद योजना की व्यावहारिक जानकारी और तीन ठोस अनुवर्ती कार्रवाइयां मिलें" एक उपयोगी उद्देश्य है। "एक शानदार कंपनी कार्यक्रम आयोजित करें" उपयोगी उद्देश्य नहीं है।
यह उद्देश्य ही आपकी सफलता का मापदंड निर्धारित करता है। यदि कार्यक्रम प्रशिक्षण पर केंद्रित है, तो आप सत्र के बाद प्रश्नोत्तरी या 30-दिवसीय व्यवहार सर्वेक्षण के माध्यम से ज्ञान प्रतिधारण का आकलन कर सकते हैं। यदि यह ग्राहक कार्यक्रम है, तो पाइपलाइन निर्माण या मीटिंग बुकिंग दर उपयुक्त संख्या हो सकती है। आयोजन स्थल चुनने से पहले मापदंड का चयन करें।
चरण 2: आकस्मिक व्यय के लिए प्रावधान सहित बजट निर्धारित करें
बजट ही वह कारक है जो हर निर्णय को प्रभावित करता है। इसे शुरुआत में ही तय कर लें और किसी भी विक्रेता से अनुबंध करने से पहले, यह सुनिश्चित कर लें कि वित्त प्रबंधन करने वाले व्यक्ति से आपको स्वीकृति मिल गई हो।
एक सामान्य कॉर्पोरेट इवेंट का बजट मोटे तौर पर इस प्रकार होता है:
कार्यक्रम स्थल का किराया आमतौर पर कुल खर्च का 25-30% होता है। खानपान और पेय पदार्थों पर 30-35% खर्च होता है। ऑडियो-विजुअल और प्रौद्योगिकी पर 15-25% खर्च होता है। वक्ता, मनोरंजन और संचालन पर मिलाकर आमतौर पर 5-10% खर्च होता है। मार्केटिंग और मुद्रित सामग्री पर 5% खर्च होता है। शेष 10-15% राशि को आकस्मिक व्यय के रूप में रखा जाना चाहिए और इसे एक अनिवार्य मद के रूप में माना जाना चाहिए, न कि वैकल्पिक अतिरिक्त राशि के रूप में।
नए योजनाकारों में से अधिकांश लोग आखिरी पंक्ति को नज़रअंदाज़ कर देते हैं। उपकरण खराब हो जाते हैं, खानपानकर्ता कार्यक्रम रद्द कर देते हैं, उपस्थित लोगों की संख्या अनुमान से अधिक हो जाती है, आयोजन स्थल पार्किंग के लिए ऐसे शुल्क लेता है जिसके बारे में आपको पता नहीं था। कुछ गड़बड़ होने पर अनुमोदन के लिए भागदौड़ करने के बजाय, बजट में शुरू से ही आकस्मिक खर्च की व्यवस्था कर लें।
साथ ही, निश्चित लागतों (स्थान का किराया, वक्ता शुल्क) और परिवर्तनीय लागतों (प्रति व्यक्ति खानपान, प्रति प्रतिभागी मुद्रित सामग्री) में अंतर स्पष्ट करें। निश्चित लागतें तब भी लागू होती हैं, चाहे 50 प्रतिभागी हों या 150। परिवर्तनीय लागतें संख्या के अनुसार बदलती रहती हैं। यदि आपकी उपस्थिति का अनुमान अनिश्चित है, तो स्थान का आकार तय करने से पहले दोनों स्थितियों का मॉडल तैयार कर लें।
चरण 3: योजना की समयरेखा तैयार करें
बड़े सम्मेलनों, व्यापार मेलों या कई दिनों तक चलने वाले कंपनी कार्यक्रमों के लिए 10-12 महीने का पूर्व-आदेश व्यावहारिक होता है। छोटी आंतरिक बैठकों या कार्यशालाओं के लिए 5-6 सप्ताह का समय अक्सर उपयुक्त होता है। सामान्य नियम यह है कि जितने अधिक विक्रेता शामिल होंगे, उतना ही अधिक पूर्व-आदेश आवश्यक होगा।
तीन से छह महीने पहले, तारीख और स्थान तय करें, बजट और आंतरिक मंजूरी की पुष्टि करें, और वक्ताओं, सुविधादाताओं या मनोरंजनकर्ताओं की पहचान करके उनसे अनुबंध करें। मुख्य आयोजकों की पुष्टि हो जाने के बाद पंजीकरण खोलें या तारीख से पहले सूचना भेजें।
कार्यक्रम से छह से आठ सप्ताह पहले, कार्यक्रम का एजेंडा और संचालन तय कर लें, खानपान के लिए आने वाले लोगों की संख्या और आहार संबंधी आवश्यकताओं की पुष्टि कर लें, तकनीकी आवश्यकताओं के बारे में एवी टीम को जानकारी दे दें और पूर्ण निमंत्रण या पंजीकरण अनुस्मारक भेज दें।
अंतिम दो सप्ताहों में, सभी विक्रेताओं से प्राप्त होने वाली सेवाओं और संपर्कों की पुष्टि करें, उपस्थित लोगों की सूची और व्यवस्था संबंधी विवरण को अंतिम रूप दें, और सभी आवश्यक सामग्री, स्लाइड या मुद्रित सामग्री तैयार करें। यदि आपने हाल ही में स्थल का दौरा नहीं किया है, तो एक बार अवश्य करें।
अंतिम 48 घंटों में, ऑन-साइट स्टाफ के साथ पूरी तरह से निरीक्षण करें, किसी के भी आने से पहले सभी एंटीवायरस और तकनीक का परीक्षण करें, और सभी टीम सदस्यों को उनकी भूमिकाओं और समस्या निवारण के तरीकों के बारे में संक्षिप्त जानकारी दें।
चरण 4: स्थान का चयन करें और उसकी पुष्टि करें
आयोजन स्थल का चयन करते समय बजट और व्यवस्था दोनों ही महत्वपूर्ण हो जाते हैं। किसी भी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने से पहले कुछ बातों की पुष्टि अवश्य कर लें:
क्षमता। अधिकांश आयोजन स्थलों पर अधिकतम क्षमता प्रकाशित की जाती है, जो अग्नि सुरक्षा नियमों को संदर्भित करती है, न कि आरामदायक बैठने की क्षमता को। बैठने की व्यवस्था वाले कार्यक्रमों के लिए, अनुमानित अधिकतम क्षमता से लगभग 20-25% कम करके एक व्यावहारिक संख्या प्राप्त करें।
AV और तकनीकी अवसंरचना। किराये में क्या शामिल है और आपको क्या-क्या लाना होगा, इसकी जानकारी प्राप्त करें। यदि प्रतिभागी उपकरणों का उपयोग करेंगे या आप इंटरैक्टिव गतिविधियाँ संचालित कर रहे हैं, तो वाईफाई बैंडविड्थ बहुत महत्वपूर्ण है।
खानपान नीति। कुछ आयोजन स्थलों पर आपको उनकी अपनी कैटरिंग सेवा का उपयोग करना होगा। अन्य स्थल बाहरी विक्रेताओं की अनुमति देते हैं। भोजन और पेय पदार्थों के लिए बजट बनाते समय इस बात का पता कर लें।
सरल उपयोग। दिव्यांगजनों के लिए शारीरिक रूप से सुलभता की पुष्टि करें, और जांच लें कि आयोजन स्थल पर सुलभ शौचालय, पार्किंग और प्रवेश द्वार हैं या नहीं।
रद्द करने और अप्रत्याशित परिस्थितियों से संबंधित शर्तें। हस्ताक्षर करने से पहले जमा राशि की संरचना और रद्द करने पर लगने वाले जुर्माने को ध्यान से पढ़ें। यह भी जान लें कि कार्यक्रम स्थगित होने की स्थिति में क्या होगा।
सभी बातों की लिखित पुष्टि करवा लें। टेबलों या तकनीकी पैकेज के बारे में मौखिक समझौता कानूनी रूप से मान्य नहीं होता।
चरण 5: विक्रेताओं को एक परियोजना की तरह प्रबंधित करें
कॉर्पोरेट इवेंट्स में आमतौर पर कई वेंडर शामिल होते हैं: कैटरिंग, ऑडियो-विजुअल, डेकोरेशन, फोटोग्राफी, ट्रांसपोर्टेशन, सिक्योरिटी और अक्सर एक थर्ड-पार्टी इवेंट मैनेजमेंट प्लेटफॉर्म। इनमें से प्रत्येक एक निर्भरता है और इसकी अपनी समय-सीमा होती है।
कारगर तरीका: वेंडर मैनेजमेंट को उसी तरह संभालें जैसे आप प्रोजेक्ट मैनेजमेंट को संभालते हैं। हर वेंडर को एक स्पष्ट ब्रीफ दिया जाता है जिसमें डिलीवरेबल्स, टाइमलाइन, संपर्क जानकारी और समस्या निवारण के तरीके शामिल होते हैं। जोखिम के अनुपात में नियमित रूप से चेक-इन शेड्यूल करें: आयोजन स्थल और कैटरिंग कंपनी के लिए दो महीने पहले साप्ताहिक, और अंतिम दो हफ्तों में अधिक बार।
एक पेज की वेंडर संपर्क शीट बनाएं जिसमें नाम, पद, मोबाइल नंबर और उनकी जिम्मेदारियों का संक्षिप्त विवरण हो। कार्यक्रम वाले दिन सुबह 7 बजे कोई समस्या आने पर आपकी ऑन-साइट टीम इसी दस्तावेज़ का उपयोग करेगी।
हर विक्रेता से स्पष्ट रूप से पूछें: आपको मुझसे क्या चाहिए, और कब तक? विक्रेताओं की विफलताएं अक्सर कार्यक्रम आयोजक द्वारा समय सीमा चूकने (जैसे कि उपस्थित लोगों की संख्या की पुष्टि, फ्लोर प्लान पर हस्ताक्षर, मेनू का चयन) के कारण होती हैं, न कि विक्रेता के कारण।
चरण 6: ऑन-साइट लॉजिस्टिक्स योजना बनाएं
एक अच्छी योजना और एक सफल आयोजन के बीच का अंतर लॉजिस्टिक्स ही होता है। आयोजक अक्सर इन तत्वों को कम आंकते हैं:
पंजीकरण और चेक-इन। एक ही चेक-इन स्टेशन पर 200 लोगों के कार्यक्रम के लिए 20 मिनट की लंबी लाइन लग जाती है। या तो कई चेक-इन स्टेशन बनाएं या मोबाइल चेक-इन ऐप का उपयोग करें। प्रक्रिया का पहले से परीक्षण कर लें।
शो का संचालन। यह एक विस्तृत, समयबद्ध दस्तावेज़ है जिसमें कार्यक्रम के हर पहलू को शामिल किया गया है, सामान लाने से लेकर सामान समेटने तक। इसमें यह भी बताया गया है कि प्रत्येक कार्य के लिए कौन ज़िम्मेदार है, यदि कोई वक्ता अधिक समय लेता है तो क्या होगा, और विक्रेताओं के आने और जाने का समय क्या निर्धारित है।
आकस्मिकता प्रोटोकॉल। कार्यक्रम में विफलता की तीन सबसे संभावित वजहों (ऑटोमैटिक ऑडियो सिस्टम की खराबी, वक्ता का न आना, खानपान में देरी) की पहचान करें और प्रत्येक के लिए लिखित आकस्मिक योजना तैयार रखें। कार्यक्रम शुरू होने से पहले अपनी टीम को इनके बारे में संक्षेप में बता दें।
उपस्थित लोगों के अनुभव का विवरण। कार्यक्रम में आने वाले लोगों को जिन समस्याओं का सामना करना पड़ता है, वे हैं: अस्पष्ट संकेत, पंजीकरण के लिए लंबी लाइनें, खराब वाईफाई, ब्रेक के दौरान पानी की अनुपलब्धता, शौचालय ढूंढने में कठिनाई। ये वे छोटी-छोटी बातें हैं जो इस बात को प्रभावित करती हैं कि लोग इस कार्यक्रम को कैसे याद रखते हैं।
कार्यक्रम वाले दिन की योजना के लिए एक उपयोगी चेकलिस्ट:
द्वार खुलने से कम से कम 90 मिनट पहले पहुंचें। हर जगह का निरीक्षण करें: पंजीकरण क्षेत्र, मुख्य कक्ष, ब्रेकआउट रूम, खानपान व्यवस्था और शौचालय। सुनिश्चित करें कि खानपान की डिलीवरी ऑर्डर के अनुसार ही हो। वास्तविक प्रेजेंटेशन फाइलों के साथ ऑडियो-विजुअल सिस्टम का परीक्षण करें, प्लेसहोल्डर फाइलों का उपयोग न करें। पंजीकरण टीम को चेक-इन प्रक्रिया और किसी भी वीआईपी के आगमन के बारे में जानकारी दें। सुनिश्चित करें कि सभी वेंडर के संपर्क मोबाइल पर उपलब्ध हैं। कार्यक्रम के दौरान कार्यक्रम की रूपरेखा की एक मुद्रित प्रति अपने पास रखें।
एक बात जिसका बजट में स्पष्ट रूप से उल्लेख करना आवश्यक है: कार्यक्रम के दिन लॉजिस्टिक्स का प्रबंधन करने वाला व्यक्ति ही प्रस्तुति देने, कार्यक्रम का संचालन करने या हितधारकों के साथ संबंध बनाए रखने वाला व्यक्ति नहीं होना चाहिए। इन दोनों भूमिकाओं को एक साथ निभाने से निश्चित रूप से दोनों में समस्याएं उत्पन्न होती हैं।
चरण 7: आयोजन के बाद का मूल्यांकन
कार्यक्रम समाप्त हो गया है। अधिकांश आयोजक राहत की सांस लेते हैं और आगे बढ़ जाते हैं। जो आयोजक लगातार बेहतर कार्यक्रम आयोजित करते हैं, वे एक और काम करते हैं: वे प्रक्रिया को पूरा करते हैं।
48 घंटों के भीतर, प्रतिभागियों का सर्वेक्षण भेजें। इसे संक्षिप्त रखें: अधिकतम 5 प्रश्न। इसमें समग्र संतुष्टि, सबसे महत्वपूर्ण तत्व, सबसे कम महत्वपूर्ण तत्व, एक ऐसी चीज़ जिसे वे बदलना चाहेंगे, और क्या वे दोबारा भाग लेंगे, जैसे प्रश्न शामिल होने चाहिए। 48 घंटों के बाद प्रतिक्रिया दर में तेज़ी से गिरावट आती है, इसलिए इसे जल्द से जल्द भेजें।
चरण 1 में निर्धारित लक्ष्य के आधार पर अपने स्वयं के प्रदर्शन की समीक्षा करें। क्या आयोजन ने अपने निर्धारित लक्ष्य को पूरा किया? यदि लक्ष्य कौशल हस्तांतरण था, तो मूल्यांकन स्कोर क्या दर्शाते हैं? यदि लक्ष्य टीम विकास था, तो कितनी बैठकें आयोजित की गईं? यदि लक्ष्य टीम सामंजस्य था, तो सर्वेक्षण आपसी जुड़ाव और विश्वास के बारे में क्या कहता है?
जो चीज़ें कारगर रहीं और जो नहीं रहीं, उन्हें पर्याप्त विस्तार से लिखें ताकि कोई और भी उन नोट्स का उपयोग कर सके। कार्यक्रम का विवरण, विक्रेताओं के संपर्क विवरण, बजट की वास्तविक जानकारी और उपस्थित लोगों की प्रतिक्रिया, इन सभी को एक साथ संग्रहित किया जाना चाहिए।
अंत में: आयोजन के एक सप्ताह के भीतर ही आयोजन का ब्यौरा लें, ताकि सब कुछ ताज़ा रहे। अगले साल की समस्याओं से बचने के लिए उपयोगी सुझाव उन लोगों से मिलते हैं जो आयोजन स्थल पर मौजूद थे, न कि आयोजन के बाद किए गए सर्वेक्षण से।
AhaSlides के साथ इंटरैक्टिव कॉर्पोरेट इवेंट्स आयोजित करना
कॉर्पोरेट इवेंट्स में अक्सर दर्शकों का उत्साह कम होने का सबसे बुरा समय वह होता है जब 45 मिनट की प्रस्तुति के दौरान कोई सवाल नहीं पूछता। कार्यक्रम की शुरुआत से ही बातचीत को शामिल करने से ऐसा होने से बचा जा सकता है।
AhaSlides सीधे प्रेजेंटेशन में इंटीग्रेट हो जाता है और अटेंड करने वालों के फोन पर एक जॉइन लिंक के जरिए चलता है, इसके लिए कोई ऐप डाउनलोड करने की जरूरत नहीं है। लाइव पोल से प्रेजेंटर्स को अगले टॉपिक पर जाने से पहले ही पता चल जाता है कि कमरे में मौजूद लोग क्या सोच रहे हैं। वर्ड क्लाउड से लोगों के मन में चल रहे विचार सामने आ जाते हैं, इसके लिए किसी को पहले बोलने की जरूरत नहीं होती। अनाम प्रश्नोत्तर सत्र अटेंड करने वालों को वे सवाल पूछने की सुविधा देता है जो वे खुली चर्चा में नहीं पूछ पाते, जो उन सत्रों के लिए महत्वपूर्ण है जिनमें अलग-अलग स्तर के प्रतिभागी मौजूद हों।
कार्यक्रम के समापन के मूल्यांकन के लिए, समापन सर्वेक्षण को कार्यक्रम के अंतिम आइटम के रूप में स्क्रीन पर चलाना, अनुवर्ती ईमेल की तुलना में लगातार बेहतर परिणाम देता है। लोग अभी भी कमरे में मौजूद हैं, अभी भी ध्यान दे रहे हैं, और प्रतिक्रिया दरें इसे दर्शाती हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
कॉर्पोरेट इवेंट प्लानिंग क्या है? इवेंट प्लानिंग एक ऐसी प्रक्रिया है जिसमें किसी भी संगठित आयोजन के सभी तत्वों को व्यवस्थित और समन्वित किया जाता है: आयोजन स्थल, व्यवस्था, विक्रेता, कार्यक्रम और उपस्थित लोगों का अनुभव; ताकि यह सुचारू रूप से चले और अपने इच्छित लक्ष्य को प्राप्त करे।
इवेंट मैनेजमेंट के 5 सी क्या हैं? ये पाँच 'सी' हैं: अवधारणा, समन्वय, नियंत्रण, पराकाष्ठा और समापन। ये किसी भी आयोजन की प्रारंभिक अवधारणा से लेकर क्रियान्वयन और आयोजन के बाद की तैयारियों तक की पूरी प्रक्रिया का वर्णन करते हैं।
कॉर्पोरेट इवेंट का खर्च कितना होता है? एक छोटी आंतरिक बैठक में कुछ हज़ार डॉलर का खर्च आ सकता है। 200-500 लोगों के मध्यम आकार के सम्मेलन में आमतौर पर शहर, स्थान, खानपान की गुणवत्ता और कार्यक्रम के आधार पर 50,000 डॉलर से 500,000 डॉलर तक का खर्च आता है। बड़े पैमाने के आयोजनों में लाखों डॉलर का खर्च आ सकता है। सबसे बड़ा परिवर्तनीय कारक स्थान और भोजन एवं पेय पदार्थ होते हैं, जो मिलकर कुल खर्च का 55-75% हिस्सा बनाते हैं।
किसी कॉर्पोरेट इवेंट की योजना कितने समय पहले बनानी चाहिए? बड़े सम्मेलनों या कई दिनों तक चलने वाले आयोजनों के लिए 10-12 महीने का समय उपयुक्त रहता है। छोटे कार्यशालाओं या आंतरिक बैठकों के लिए 5-6 सप्ताह का समय भी ठीक है। मुख्य कारक विक्रेताओं की उपलब्धता है: जितने अधिक विक्रेता शामिल होंगे, उतना ही अधिक समय आपको पहले से तैयारी करने की आवश्यकता होगी।
एक कॉर्पोरेट इवेंट प्लानर को किन कौशलों की आवश्यकता होती है? संगठन ही आधार है, लेकिन अच्छे योजनाकारों को महान योजनाकारों से अलग करने वाला कौशल है विफलताओं के घटित होने से पहले ही उनका अनुमान लगाना और एक तैयार योजना रखना। हर आयोजन में कुछ न कुछ गड़बड़ हो सकती है; सवाल यह है कि क्या आपने इसके बारे में पहले से सोचा है।
