Ngành công nghiệp sự kiện đang phát triển, và ngân sách của các doanh nghiệp cũng tăng theo. Ngày càng nhiều công ty tổ chức các cuộc gặp mặt trực tiếp hơn so với ba năm trước, và xu hướng này đang tăng tốc chứ không hề đảo ngược.
Sự tăng trưởng đó khiến việc thực hiện hiệu quả trở nên quan trọng hơn, chứ không phải ít hơn. Khi các đối thủ cạnh tranh tổ chức nhiều sự kiện hơn, một sự kiện được tổ chức kém sẽ nổi bật lên. Hướng dẫn này bao gồm mọi giai đoạn của việc lập kế hoạch sự kiện doanh nghiệp, từ việc xác định mục tiêu đến phân tích dữ liệu sau sự kiện, ở định dạng mà bạn thực sự có thể sử dụng.
Bước 1: Xác định mục tiêu trước tiên.
Mọi quyết định khác trong hướng dẫn này đều xuất phát từ một câu hỏi: sự kiện này cần đạt được mục tiêu gì?
Các sự kiện doanh nghiệp thường được chia thành một vài loại. Sự kiện xây dựng đội nhóm nhằm mục đích cải thiện lòng tin và sự hợp tác. Sự kiện đào tạo truyền đạt các kỹ năng hoặc kiến thức cụ thể. Sự kiện khách hàng củng cố mối quan hệ hoặc tạo ra nguồn khách hàng tiềm năng. Hội nghị và hội thảo giúp định vị công ty, thu hút nhân tài hoặc tạo ra sự chú ý của báo chí. Các cuộc họp kết hợp hoặc họp toàn thể giúp các tổ chức phân tán thống nhất chiến lược.
Hãy viết một câu duy nhất mô tả kết quả mà một sự kiện thành công mang lại. "Người tham dự ra về với kiến thức thực tế về lộ trình phát triển sản phẩm quý 3 của chúng tôi và ba hành động cụ thể cần thực hiện tiếp theo" là một mục tiêu khả thi. "Tổ chức một sự kiện công ty tuyệt vời" thì không.
Mục tiêu này cũng quyết định thước đo thành công của bạn. Nếu sự kiện tập trung vào đào tạo, bạn có thể đo lường khả năng ghi nhớ kiến thức bằng bài kiểm tra sau buổi học hoặc khảo sát hành vi trong 30 ngày. Nếu đó là sự kiện dành cho khách hàng, số lượng khách hàng tiềm năng được tạo ra hoặc tỷ lệ đặt lịch họp có thể là con số phù hợp. Hãy chọn thước đo trước khi chọn địa điểm.
Bước 2: Lập ngân sách có dự trù dự phòng
Ngân sách là yếu tố ràng buộc chi phối mọi quyết định khác. Hãy xác định ngân sách sớm và đảm bảo bạn nhận được sự chấp thuận từ người quản lý ngân sách trước khi ký hợp đồng với bất kỳ nhà cung cấp nào.
Ngân sách cho một sự kiện doanh nghiệp điển hình thường được phân bổ như sau:
Chi phí thuê địa điểm thường chiếm 25-30% tổng chi phí. Chi phí ăn uống và đồ uống khoảng 30-35%. Thiết bị nghe nhìn và công nghệ chiếm 15-25%. Chi phí diễn giả, giải trí và điều phối thường vào khoảng 5-10%. Chi phí tiếp thị và tài liệu in ấn chiếm thêm 5%. 10-15% còn lại nên được giữ lại làm khoản dự phòng và được coi là khoản mục không thể thương lượng, chứ không phải là khoản dự phòng tùy chọn.
Dòng cuối cùng đó là điều mà hầu hết những người lập kế hoạch mới thường bỏ qua. Thiết bị hỏng hóc, nhà cung cấp dịch vụ ăn uống hủy hợp đồng, số lượng người tham dự vượt quá dự kiến, địa điểm tổ chức tính phí đậu xe mà bạn không hề biết. Hãy lập kế hoạch dự phòng vào ngân sách ngay từ đầu thay vì phải vội vàng xin phê duyệt khi có sự cố xảy ra.
Cần phân biệt rõ chi phí cố định (thuê địa điểm, phí diễn giả) với chi phí biến động (chi phí ăn uống cho mỗi người, chi phí in ấn tài liệu cho mỗi người tham dự). Chi phí cố định không thay đổi dù có 50 hay 150 người tham dự. Chi phí biến động có thể thay đổi tùy thuộc vào số lượng. Nếu ước tính số người tham dự không chắc chắn, hãy mô phỏng cả hai kịch bản trước khi quyết định quy mô địa điểm.
Bước 3: Xây dựng tiến độ kế hoạch
Đối với các hội nghị lớn, triển lãm thương mại hoặc các sự kiện kéo dài nhiều ngày của công ty, thời gian chuẩn bị từ 10 đến 12 tháng là hợp lý. Đối với các cuộc họp hoặc hội thảo nội bộ nhỏ hơn, 5 đến 6 tuần thường là đủ. Quy tắc chung là: càng nhiều nhà cung cấp tham gia, bạn càng cần nhiều thời gian chuẩn bị hơn.
Từ ba đến sáu tháng trước sự kiện, hãy chốt ngày và địa điểm, xác nhận ngân sách và phê duyệt nội bộ, đồng thời tìm kiếm và ký hợp đồng với diễn giả, người điều phối hoặc đơn vị giải trí. Mở đăng ký hoặc gửi thiệp báo ngày diễn ra sự kiện sau khi các nhân vật chính được xác nhận.
Sáu đến tám tuần trước sự kiện, hãy hoàn thiện chương trình và lịch trình chi tiết, xác nhận số lượng khách tham dự và yêu cầu về chế độ ăn uống, thông báo cho nhóm kỹ thuật âm thanh ánh sáng về các yêu cầu kỹ thuật, và gửi thư mời đầy đủ hoặc nhắc nhở đăng ký.
Hai tuần cuối cùng, xác nhận tất cả các sản phẩm bàn giao và thông tin liên lạc của nhà cung cấp, hoàn thiện danh sách người tham dự và chi tiết hậu cần, đồng thời chuẩn bị bất kỳ tài liệu, slide hoặc ấn phẩm quảng cáo nào. Thực hiện chuyến thăm địa điểm nếu bạn chưa làm điều đó gần đây.
Trong 48 giờ cuối cùng, hãy thực hiện kiểm tra toàn diện cùng với nhân viên tại chỗ, kiểm tra tất cả thiết bị nghe nhìn và công nghệ trước khi bất kỳ ai đến, và hướng dẫn ngắn gọn cho tất cả các thành viên nhóm về vai trò và quy trình xử lý sự cố.
Bước 4: Chọn và xác nhận địa điểm
Việc lựa chọn địa điểm là nơi mà ngân sách và hậu cần giao thoa. Có một vài điều cần xác minh trước khi ký bất cứ thỏa thuận nào:
Sức chứa. Hầu hết các địa điểm đều công bố sức chứa tối đa, con số này đề cập đến quy định phòng cháy chữa cháy, chứ không phải sức chứa thoải mái. Đối với các sự kiện có chỗ ngồi, hãy trừ khoảng 20-25% so với sức chứa tối đa được công bố để có con số thực tế hơn.
Cơ sở hạ tầng nghe nhìn và công nghệ. Hãy tìm hiểu xem những gì được bao gồm trong giá thuê so với những gì bạn cần mang theo. Băng thông WiFi rất quan trọng nếu người tham dự sẽ sử dụng thiết bị hoặc bạn đang triển khai các hoạt động tương tác.
Chính sách phục vụ ăn uống. Một số địa điểm yêu cầu bạn sử dụng dịch vụ ăn uống nội bộ của họ. Những địa điểm khác cho phép sử dụng nhà cung cấp bên ngoài. Hãy tìm hiểu kỹ trước khi lên ngân sách cho đồ ăn và thức uống.
Khả năng tiếp cận. Xác nhận khả năng tiếp cận về mặt vật lý cho người tham dự khuyết tật và kiểm tra xem địa điểm có nhà vệ sinh, bãi đậu xe và lối vào dành cho người khuyết tật hay không.
Điều khoản hủy bỏ và trường hợp bất khả kháng. Hãy đọc kỹ cấu trúc tiền đặt cọc và các điều khoản phạt khi hủy hợp đồng trước khi ký. Nắm rõ điều gì sẽ xảy ra nếu sự kiện cần phải hoãn lại.
Hãy đảm bảo mọi thứ được xác nhận bằng văn bản. Thỏa thuận miệng về các bảng đi kèm hoặc gói công nghệ đã hứa hẹn không có giá trị pháp lý.
Bước 5: Quản lý nhà cung cấp như một dự án
Các sự kiện doanh nghiệp thường liên quan đến nhiều nhà cung cấp: dịch vụ ăn uống, âm thanh ánh sáng, trang trí, chụp ảnh, vận chuyển, an ninh, và thường là một nền tảng quản lý sự kiện của bên thứ ba. Mỗi yếu tố đều phụ thuộc vào tiến độ thực hiện của chúng.
Phương pháp hiệu quả: quản lý nhà cung cấp giống như quản lý dự án. Mỗi nhà cung cấp nhận được bản tóm tắt rõ ràng bao gồm các sản phẩm cần giao, tiến độ, thông tin liên hệ và các bước giải quyết vấn đề. Lên lịch kiểm tra định kỳ tương ứng với mức độ rủi ro: hàng tuần đối với địa điểm và công ty cung cấp dịch vụ ăn uống trong hai tháng đầu, thường xuyên hơn trong hai tuần cuối cùng.
Hãy tạo một trang giấy tổng hợp thông tin nhà cung cấp, bao gồm tên, chức vụ, số điện thoại di động và một dòng tóm tắt ngắn gọn về trách nhiệm của họ. Tài liệu này sẽ được đội ngũ tại chỗ sử dụng khi có sự cố xảy ra lúc 7 giờ sáng ngày diễn ra sự kiện.
Hãy hỏi rõ ràng từng nhà cung cấp: bạn cần gì từ tôi và khi nào? Việc nhà cung cấp không hoàn thành nhiệm vụ thường do người tổ chức sự kiện bỏ lỡ thời hạn (xác nhận số lượng người tham dự, phê duyệt sơ đồ bố trí, lựa chọn thực đơn), chứ không phải do nhà cung cấp.
Bước 6: Xây dựng kế hoạch hậu cần tại chỗ
Công tác hậu cần chính là khoảng cách giữa một kế hoạch tốt và một sự kiện tốt. Đây là những yếu tố mà hầu hết các nhà tổ chức thường đánh giá thấp:
Đăng ký và làm thủ tục nhận phòng. Một sự kiện có 200 người tham dự với chỉ một quầy đăng ký sẽ tạo ra hàng chờ 20 phút. Nên bố trí nhiều quầy hoặc sử dụng ứng dụng đăng ký trên điện thoại di động. Hãy thử nghiệm quy trình trước khi sự kiện diễn ra.
Lịch trình chương trình. Một tài liệu chi tiết, có mã thời gian, bao gồm mọi yếu tố của sự kiện từ khâu chuẩn bị đến dọn dẹp. Bao gồm người chịu trách nhiệm cho từng giai đoạn chuyển đổi, điều gì sẽ xảy ra nếu diễn giả nói quá giờ, và thời gian dự kiến các nhà cung cấp đến và đi.
Các quy trình dự phòng. Xác định ba điểm có khả năng xảy ra sự cố cao nhất (sự cố thiết bị nghe nhìn, diễn giả vắng mặt, chậm trễ phục vụ ăn uống) và lập kế hoạch dự phòng bằng văn bản cho từng trường hợp. Thông báo tóm tắt cho nhóm của bạn trước khi sự kiện bắt đầu.
Thông tin chi tiết về trải nghiệm của người tham dự. Những điểm gây khó chịu mà người tham dự nhận thấy: biển chỉ dẫn không rõ ràng, hàng chờ đăng ký dài, WiFi kém, không có nước uống trong giờ giải lao, nhà vệ sinh khó tìm. Đây là những chi tiết định hình cách mọi người nhớ về sự kiện.
Một danh sách kiểm tra hữu ích cho kế hoạch trong ngày:
Đến nơi ít nhất 90 phút trước khi cửa mở. Kiểm tra kỹ lưỡng mọi khu vực: khu vực đăng ký, phòng chính, phòng họp nhóm, khu vực chuẩn bị đồ ăn thức uống và nhà vệ sinh. Xác nhận đơn đặt hàng đồ ăn thức uống khớp với đơn đặt hàng. Kiểm tra thiết bị nghe nhìn bằng các tập tin trình chiếu thực tế, không phải tập tin tạm thời. Hướng dẫn nhóm đăng ký về quy trình check-in và sự xuất hiện của khách VIP. Xác nhận tất cả các nhà cung cấp đều có thể liên lạc được qua điện thoại di động. Luôn giữ một bản in chương trình sự kiện bên mình trong suốt sự kiện.
Một điều cần được lên kế hoạch ngân sách rõ ràng: người quản lý hậu cần trong ngày diễn ra sự kiện không nên là người thuyết trình, điều phối hoặc quản lý quan hệ với các bên liên quan. Việc đảm nhiệm đồng thời hai vai trò này chắc chắn sẽ gây ra vấn đề cho cả hai bên.
Bước 7: Đánh giá sau sự kiện
Sự kiện đã kết thúc. Hầu hết các nhà tổ chức thở phào nhẹ nhõm và tiếp tục công việc của mình. Những người tổ chức các sự kiện tốt hơn một cách nhất quán thì làm thêm một việc nữa: họ hoàn thiện chu trình.
Trong vòng 48 giờ, hãy gửi khảo sát người tham dự. Giữ cho khảo sát ngắn gọn: tối đa 5 câu hỏi. Bao gồm mức độ hài lòng tổng thể, yếu tố được đánh giá cao nhất, yếu tố ít được đánh giá cao nhất, một điều họ muốn thay đổi và liệu họ có muốn tham dự lại hay không. Tỷ lệ phản hồi giảm mạnh sau 48 giờ, vì vậy hãy gửi khảo sát nhanh chóng.
Hãy tự đánh giá hiệu quả hoạt động của mình so với mục tiêu đã đặt ra ở Bước 1. Sự kiện đó có đạt được mục tiêu đề ra không? Nếu mục tiêu là chuyển giao kỹ năng, điểm đánh giá cho thấy điều gì? Nếu là xây dựng nguồn nhân lực tiềm năng, những cuộc họp nào đã được lên lịch? Nếu là tăng cường sự gắn kết nhóm, khảo sát cho thấy điều gì về sự kết nối và tin tưởng?
Hãy ghi chép lại những gì đã hiệu quả và những gì không hiệu quả một cách chi tiết để người khác có thể sử dụng được. Tài liệu kế hoạch sự kiện, thông tin liên hệ nhà cung cấp, dự toán ngân sách thực tế và phản hồi của người tham dự đều nên được lưu trữ cùng nhau.
Cuối cùng: hãy trao đổi ngắn gọn với nhóm tổ chức sự kiện trong vòng một tuần khi mọi thứ vẫn còn mới mẻ. Những hiểu biết giúp ngăn ngừa các vấn đề năm sau đến từ những người có mặt tại chỗ, chứ không phải từ khảo sát sau sự kiện.
Tổ chức các sự kiện doanh nghiệp tương tác với AhaSlides
Khoảnh khắc mà hầu hết các sự kiện doanh nghiệp mất đi sự hứng thú chính là khi bài thuyết trình kéo dài 45 phút mà không ai đặt câu hỏi. Việc tích hợp tương tác vào chương trình ngay từ đầu sẽ giúp tránh được điều đó.
AhaSlides tích hợp trực tiếp vào bài thuyết trình và chạy trên điện thoại của người tham dự thông qua liên kết tham gia, không cần tải ứng dụng. Các cuộc thăm dò trực tiếp cho phép người thuyết trình nắm bắt được ý kiến của người tham dự trong thời gian thực trước khi chuyển sang chủ đề tiếp theo. Biểu đồ đám mây từ khóa hiển thị những gì mọi người đang nghĩ đến mà không cần ai phải phát biểu trước. Hỏi đáp ẩn danh cho phép người tham dự đặt những câu hỏi mà họ không dám nêu ra trong phần thảo luận mở, điều này rất quan trọng trong các phiên họp có sự tham gia của nhiều người ở các cấp bậc khác nhau.
Đối với việc đánh giá sau sự kiện, việc chạy khảo sát kết thúc trên màn hình như mục cuối cùng của chương trình luôn cho kết quả tốt hơn so với email theo dõi. Mọi người vẫn còn ở trong phòng, vẫn đang chú ý, và tỷ lệ phản hồi phản ánh điều đó.
FAQ
Lập kế hoạch sự kiện doanh nghiệp là gì? Lập kế hoạch sự kiện là quá trình tổ chức và phối hợp tất cả các yếu tố cấu thành nên một cuộc tụ họp có cấu trúc: địa điểm, hậu cần, nhà cung cấp, chương trình và trải nghiệm của người tham dự; tất cả nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đã đề ra.
5 yếu tố C trong quản lý sự kiện là gì? 5 chữ C là Khái niệm (Concept), Phối hợp (Coordination), Kiểm soát (Control), Đỉnh điểm (Culmination) và Kết thúc (Closeout). Chúng mô tả toàn bộ quá trình của một sự kiện, từ ý tưởng ban đầu đến khâu thực hiện và kết thúc sự kiện.
Tổ chức sự kiện doanh nghiệp tốn bao nhiêu tiền? Một cuộc họp nội bộ nhỏ có thể tốn vài nghìn đô la. Một hội nghị quy mô trung bình từ 200 đến 500 người thường có chi phí từ 50,000 đến 500,000 đô la tùy thuộc vào thành phố, địa điểm, chất lượng dịch vụ ăn uống và chương trình. Các sự kiện quy mô lớn có thể lên đến hàng triệu đô la. Yếu tố biến động lớn nhất là địa điểm và dịch vụ ăn uống, thường chiếm từ 55% đến 75% tổng chi phí.
Bạn nên lên kế hoạch cho một sự kiện doanh nghiệp trước bao lâu? Đối với các hội nghị lớn hoặc sự kiện kéo dài nhiều ngày, 10-12 tháng là thời gian chuẩn bị thực tế. Đối với các hội thảo nhỏ hơn hoặc các cuộc họp nội bộ, 5-6 tuần là đủ. Yếu tố quan trọng nhất là sự sẵn có của nhà cung cấp: càng nhiều nhà cung cấp tham gia, bạn càng cần nhiều thời gian chuẩn bị hơn.
Người lập kế hoạch sự kiện doanh nghiệp cần những kỹ năng gì? Tổ chức là nền tảng, nhưng kỹ năng phân biệt người lập kế hoạch giỏi với người lập kế hoạch xuất sắc là khả năng dự đoán các điểm thất bại trước khi chúng xảy ra và có kế hoạch dự phòng. Mỗi sự kiện đều có thể xảy ra sai sót; vấn đề là bạn đã nghĩ đến điều đó trước chưa.
