जब आप सबसे खराब स्थिति की कल्पना करते हैं तो आपका दिल धड़कने लगता है:
❗️ मंच पर आने से कुछ मिनट पहले एक वक्ता बीमार पड़ जाता है।
❗️ कार्यक्रम के दिन अचानक आपके आयोजन स्थल की बिजली गुल हो जाती है।
❗️ या सबसे बुरी बात - आपके कार्यक्रम में किसी को चोट लग गई।
पेट-मथने वाले विचार आपको रात में जगाए रखते हैं।
लेकिन सबसे अराजक घटनाओं को भी प्रबंधित किया जा सकता है - यदि आप पहले से सावधानीपूर्वक और व्यवस्थित रूप से योजना बनाते हैं।
एक सरल घटना जोखिम प्रबंधन चेकलिस्ट आपके आयोजन को पटरी से उतारने से पहले संभावित मुद्दों को पहचानने, उनके लिए तैयारी करने और उन्हें कम करने में आपकी मदद कर सकता है। आइए चिंता को एक सुव्यवस्थित कार्य योजना में बदलने के लिए चेकलिस्ट में मौजूद 10 आवश्यक बातों पर गौर करें।
टेबल ऑफ़ कंटेंट
अवलोकन
| घटना जोखिम क्या है? | अप्रत्याशित और अप्रत्याशित समस्याएं, जो आयोजकों और कंपनी ब्रांड को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकती हैं। |
| घटना जोखिम के उदाहरण? | चरम मौसम, खाद्य सुरक्षा, आग, गड़बड़ी, सुरक्षा खतरे, वित्तीय जोखिम,… |
किसी घटना का जोखिम प्रबंधन क्या है?
इवेंट जोखिम प्रबंधन में संभावित जोखिमों या मुद्दों की पहचान करना शामिल है जो किसी घटना को खतरे में डाल सकते हैं, और फिर उन जोखिमों को कम करने के लिए प्रक्रियाएं और सावधानियां लागू करना शामिल है। इससे कार्यक्रम आयोजकों को व्यवधान को कम करने और समस्या उत्पन्न होने पर शीघ्रता से उबरने के लिए आकस्मिक योजनाएँ तैयार रखने में मदद मिलती है। प्रत्येक संभावित खतरे को पार करने को सुनिश्चित करने के लिए एक घटना जोखिम प्रबंधन चेकलिस्ट का भी उपयोग किया जाता है।
एक इवेंट प्लानर के रूप में जोखिम प्रबंधन के 5 चरण क्या हैं?
हम जानते हैं कि एक इवेंट प्लानर के रूप में यह सभी संभावनाओं के साथ तनावपूर्ण है। आपको अत्यधिक सोचने से बचाने के लिए, घटनाओं के लिए एक आदर्श जोखिम प्रबंधन योजना बनाने के लिए हमारे सरल 5 चरणों का पालन करें:
• जोखिमों को पहचानें - उन सभी संभावित चीजों पर मंथन करें जो आपके कार्यक्रम में गलत हो सकती हैं। आयोजन स्थल के मुद्दे, खराब मौसम, प्रौद्योगिकी विफलता, स्पीकर रद्दीकरण, भोजन के मुद्दे, चोटें, कम उपस्थिति आदि जैसे कारकों पर विचार करें। व्यापक रूप से सोचें और इसे एक पर रखें बुद्धिशीलता उपकरण विचारों को अक्षुण्ण रखने के लिए.
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• संभावना और प्रभाव का आकलन करें - प्रत्येक पहचाने गए घटना जोखिम के लिए, अनुमान लगाएं कि इसके घटित होने की कितनी संभावना है और इसका आपके घटना पर क्या संभावित प्रभाव हो सकता है। इससे यह निर्धारित करने में मदद मिलती है कि किन जोखिमों के लिए सबसे गहन शमन योजनाओं की आवश्यकता है।
• आकस्मिक योजनाएँ विकसित करें - उच्च प्राथमिकता वाले जोखिमों के लिए, यदि जोखिम उत्पन्न होते हैं तो व्यवधान को कम करने के लिए विशिष्ट बैकअप योजनाएं, समाधान और आकस्मिकताएं बनाएं। इसमें वैकल्पिक स्थानों, आपूर्तिकर्ताओं, शेड्यूल आदि की पुष्टि करना शामिल हो सकता है।
• जिम्मेदारियाँ सौंपें - प्रत्येक आकस्मिक योजना को क्रियान्वित करने के लिए एक व्यक्ति को जवाबदेह बनाएं और अपनी टीम को भूमिकाओं के बारे में स्पष्ट रूप से बताएं। यह सुनिश्चित करता है कि यदि जोखिम वास्तव में होता है तो कोई कार्रवाई करेगा।
• अपनी योजनाओं का अभ्यास करें - अपने इवेंट जोखिम प्रबंधन योजनाओं में कमियों की पहचान करने के लिए संभावित परिदृश्यों का अध्ययन करें। अपनी टीम को विभिन्न परिस्थितियों में कैसे प्रतिक्रिया देनी है, इसका प्रशिक्षण देने से उनमें आत्मविश्वास पैदा होगा ताकि वे घटना के दिन उत्पन्न होने वाले मुद्दों का सफलतापूर्वक प्रबंधन कर सकें।
बेहतर जुड़ाव के लिए टिप्स
इवेंट जोखिम प्रबंधन चेकलिस्ट
इवेंट जोखिम प्रबंधन चेकलिस्ट में वे कौन से सामान्य बिंदु शामिल होने चाहिए? नीचे दिए गए हमारे घटना जोखिम चेकलिस्ट उदाहरणों से प्रेरणा प्राप्त करें।
#1 - स्थान
☐ अनुबंध पर हस्ताक्षर
☐ परमिट और लाइसेंस प्राप्त
☐ फ्लोर प्लान और सेटअप व्यवस्था की पुष्टि की गई
☐ खानपान और तकनीकी आवश्यकताएँ निर्दिष्ट
☐ बैकअप स्थल की पहचान कर ली गई है और उसे स्टैंडबाय पर रखा गया है
#2 - मौसम
☐ गंभीर मौसम की निगरानी और अधिसूचना योजना
☐ यदि आवश्यक हो तो तम्बू या वैकल्पिक आश्रय उपलब्ध है
☐ आवश्यकता पड़ने पर कार्यक्रम को घर के अंदर ले जाने की व्यवस्था की गई
#3 - प्रौद्योगिकी
☐ ए/वी और अन्य तकनीकी उपकरणों का परीक्षण किया गया
☐ आईटी समर्थन संपर्क जानकारी प्राप्त की गई
☐ बैकअप के रूप में उपलब्ध सामग्रियों के पेपर प्रिंटआउट
☐ इंटरनेट या बिजली कटौती के लिए आकस्मिक योजना
#4 - चिकित्सा/सुरक्षा
☐ प्राथमिक चिकित्सा किट और एईडी उपलब्ध
☐ आपातकालीन निकास स्पष्ट रूप से चिह्नित
☐ आपातकालीन प्रक्रियाओं में प्रशिक्षित कर्मचारी
☐ सुरक्षा/पुलिस संपर्क जानकारी उपलब्ध
#5 - वक्ता
☐ बायोस और तस्वीरें प्राप्त हुईं
☐ वैकल्पिक स्पीकर को बैकअप के रूप में चुना गया
☐ अध्यक्ष आकस्मिक योजना संप्रेषित
#6 - उपस्थिति
☐ न्यूनतम उपस्थिति सीमा की पुष्टि की गई
☐ रद्दीकरण नीति सूचित की गई
☐ इवेंट रद्द होने पर रिफंड योजना लागू
#7 - बीमा
☐ सामान्य देयता बीमा पॉलिसी प्रभावी
☐ बीमा का प्रमाण पत्र प्राप्त हुआ
#8 - दस्तावेज़ीकरण
☐ अनुबंध, परमिट और लाइसेंस की प्रतियां
☐ सभी विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं के लिए संपर्क जानकारी
☐ कार्यक्रम कार्यक्रम, एजेंडा और/या यात्रा कार्यक्रम
#9 - स्टाफिंग/स्वयंसेवक
☐ कर्मचारियों और स्वयंसेवकों को सौंपी गई भूमिकाएँ
☐ नो-शो के लिए भरने के लिए बैकअप उपलब्ध हैं
☐ आपातकालीन प्रक्रियाओं और आकस्मिक योजनाओं का प्रशिक्षण पूरा हुआ
#10 - भोजन और पेय पदार्थ
☐ किसी भी खराब होने वाली आपूर्ति के लिए बैकअप उपलब्ध रखें
☐ देरी/गलत ऑर्डर/एलर्जी वाले मेहमानों के मामले में वैकल्पिक भोजन विकल्प तैयार किए गए
☐ अतिरिक्त कागज उत्पाद, बर्तन और परोसने के बर्तन उपलब्ध हैं
#11 - अपशिष्ट और पुनर्चक्रण
☐ अपशिष्ट डिब्बे और रीसाइक्लिंग कंटेनर वितरित किए गए
☐ आयोजन के दौरान और बाद में कचरा इकट्ठा करने के लिए भूमिकाएँ सौंपी गईं
#12 - शिकायतों से निपटने की प्रक्रियाएँ
☐ उपस्थित लोगों की शिकायतों को संभालने के लिए नामित स्टाफ सदस्य
☐ मुद्दों को सुलझाने और जरूरत पड़ने पर रिफंड/मुआवजा देने के लिए एक प्रोटोकॉल
#13 - आपातकालीन निकासी योजना
☐ निकासी मार्ग और बैठक स्थल तैयार
☐ स्टाफ सदस्यों को निकास द्वारों के पास तैनात करें
#14 - खोया हुआ व्यक्ति प्रोटोकॉल
☐ खोए हुए बच्चों/बुजुर्गों/विकलांगों के लिए जिम्मेदार कर्मचारी नामित
☐ नाबालिगों के माता-पिता/अभिभावकों की संपर्क जानकारी प्राप्त की गई
#15 - घटना रिपोर्टिंग
☐ किसी भी आपात स्थिति का दस्तावेजीकरण करने के लिए कर्मचारियों के लिए घटना रिपोर्टिंग फॉर्म बनाया गया
जोखिम प्रबंधन के पाँच तत्व क्या हैं?
जोखिम सिर्फ दुर्भाग्य नहीं है - यह हर उद्यम का हिस्सा है। लेकिन सही घटना जोखिम प्रबंधन योजना के साथ, आप अराजकता के जोखिम को नियंत्रित कर सकते हैं और खतरों को अवसरों में बदल सकते हैं। जोखिम प्रबंधन के पाँच दृष्टिकोणों में शामिल हैं:
• जोखिम की पहचान - तकनीकी गड़बड़ियों जैसी छोटी-छोटी बातों के बारे में सोचें...पूर्ण विनाश तक। जोखिमों को सूचीबद्ध करने से वे आपके दिमाग से निकल कर कागज़ पर आ जाते हैं जहाँ आप उनका सामना कर सकते हैं।
• जोखिम आकलन- यह समझने के लिए प्रत्येक जोखिम को रेट करें कि कौन सा सबसे बड़ा खतरा है। विचार करें: ऐसा होने की कितनी संभावना है? यदि ऐसा हुआ तो क्या नुकसान हो सकता है? जोखिमों को प्राथमिकता देते हुए अपने प्रयासों को उन मुद्दों पर केंद्रित करें जो वास्तव में मायने रखते हैं।
• जोखिम न्यूनीकरण - वापस लड़ने की योजना है! जोखिम घटित होने की संभावना को कम करने, यदि घटित हो तो प्रभाव को कम करने, या दोनों पर विचार करें। जितना अधिक आप जोखिमों को पहले से कमजोर कर सकते हैं, उतना ही कम वे आपको बाधित करेंगे।
• जोखिम निगरानी - एक बार जब आपकी प्रारंभिक योजनाएँ पूरी हो जाएँ, तो सतर्क रहें। नए जोखिम उभर रहे हैं या पुराने जोखिम बदल रहे हैं, उन संकेतों पर नज़र रखें। उभरते खतरे के परिदृश्य के साथ तालमेल बिठाने के लिए अपनी रणनीतियों को आवश्यकतानुसार समायोजित करें।
• जोखिम रिपोर्टिंग – अपनी टीम के साथ जोखिम और योजनाएं साझा करें। दूसरों को लूप में लाने से लाभ मिलता है, उन कमजोरियों का पता चलता है जिन्हें आप अनदेखा कर चुके हैं, और जोखिमों के प्रबंधन के लिए जवाबदेही वितरित करते हैं।
इवेंट मैनेजमेंट में चेकलिस्ट क्या है?
इवेंट प्रबंधन में एक चेकलिस्ट उन वस्तुओं या कार्यों की एक सूची को संदर्भित करती है जिन्हें इवेंट आयोजक सत्यापित करते हैं कि वे किसी इवेंट से पहले तैयार, व्यवस्थित या योजनाबद्ध हैं।
एक व्यापक जोखिम प्रबंधन चेकलिस्ट यह सुनिश्चित करने में मदद करती है कि किसी भी घटना को सफलतापूर्वक निष्पादित करने के लिए आवश्यक सभी विवरणों को व्यवस्थित करते समय कुछ भी महत्वपूर्ण अनदेखा न किया जाए।
चेकलिस्ट इवेंट प्रबंधन के लिए उपयोगी हैं क्योंकि वे:
• स्पष्टता और संरचना प्रदान करें - वे एक क्रम में हर उस चीज़ का विवरण देते हैं जिसे करने की आवश्यकता है, ताकि कोई भी गड़बड़ी न हो।
• पूरी तैयारी को प्रोत्साहित करें - वस्तुओं की जांच करना आयोजकों को यह सुनिश्चित करने के लिए प्रेरित करता है कि कार्यक्रम शुरू होने से पहले सभी व्यवस्थाएं और सावधानियां वास्तव में मौजूद हैं।
• संचार में सुधार - टीमें यह सुनिश्चित करने के लिए चेकलिस्ट आइटम को विभाजित और असाइन कर सकती हैं कि हर कोई अपनी भूमिका और जिम्मेदारियों को समझता है।
• निरंतरता का समर्थन करें - आवर्ती घटनाओं के लिए एक ही चेकलिस्ट का उपयोग करने से मानकों को बनाए रखने और हर बार सुधार के क्षेत्रों को पकड़ने में मदद मिलती है।
• कमियां या कमजोरियां उजागर करें - अनियंत्रित आइटम भूली हुई चीज़ों को उजागर करते हैं या अधिक योजना की आवश्यकता होती है, जिससे आप समस्याएँ उत्पन्न होने से पहले उनका समाधान कर सकते हैं।
• हैंडओवर की सुविधा प्रदान करें - नए आयोजकों को चेकलिस्ट सौंपने से उन्हें यह समझने में मदद मिलती है कि पिछले सफल आयोजनों की योजना बनाने के लिए क्या किया गया था।
Takeaways
आपके इवेंट जोखिम प्रबंधन चेकलिस्ट में इन अतिरिक्त सुविधाओं के साथ, आप युद्ध के मैदान के लिए अच्छी तरह से तैयार हैं! तैयारी संभावित अराजकता को शांत आत्मविश्वास में बदल देती है। इसलिए प्रत्येक आइटम को अपनी सूची में जोड़ें। उन्हें एक-एक करके पार करें। उस चेकलिस्ट को चिंता को सत्ता में पुनः आकार देते हुए देखें। क्योंकि जितना अधिक आप अनुमान लगाएंगे, उतना ही बेहतर जोखिम आपकी सावधानीपूर्वक योजना और तैयारी के आगे समर्पण कर देगा।
आम सवाल-जवाब
कोई सवाल है? हमारे पास उत्तर हैं।
