योग्यता-आधारित ऑनबोर्डिंग: कार्य दक्षता के आधार पर भूमिका-आधारित ऑनबोर्डिंग को कैसे डिज़ाइन करें

एक पूर्ण ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट यह दर्शाती है कि किसी नए कर्मचारी को किन चीजों से अवगत कराया गया, न कि वे क्या कर सकते हैं। योग्यता-आधारित ऑनबोर्डिंग इसके विपरीत शुरू होती है। आप यह सूचीबद्ध करते हैं कि भूमिका को क्या करना चाहिए, यह तय करते हैं कि किस प्रमाण से पता चलता है कि कोई व्यक्ति इसे कर सकता है, और पहले कुछ सप्ताह उस लक्ष्य तक पहुँचने के लिए समर्पित करते हैं। यह मार्गदर्शिका प्रशिक्षण एवं विकास प्रमुखों, अनुदेशात्मक डिजाइनरों और प्रशिक्षण प्रबंधकों के लिए है। इसमें पाँच डिज़ाइन निर्णयों को शामिल किया गया है: कार्यों और जोखिमों का मानचित्रण, पूर्वापेक्षाओं का निदान, कार्य अभ्यास का निर्माण, पर्यवेक्षित तत्परता का आकलन और स्थानांतरण में सहायता। यह किसी निश्चित समय सीमा का वादा नहीं करती है, क्योंकि तत्परता भूमिका, व्यक्ति और कार्य पर निर्भर करती है। केस और रूब्रिक उदाहरण मात्र हैं: किसी को भी अंक देने से पहले भूमिका के प्रबंधक से इनकी समीक्षा करने का अनुरोध करें।

त्वरित तथ्य

1. भूमिकाओं, कार्यों और जोखिमों का मानचित्रण करें

इस पद के पहले कुछ महीनों में किए जाने वाले कार्यों की सूची बनाएं, उन कार्यों को करने वाले व्यक्तियों के शब्दों में। फिर, प्रत्येक कार्य के लिए, यह पूछें कि यदि कोई नया कर्मचारी उसे शुरुआत में ही अकेले करने लगे तो क्या होगा। गलत फाइलिंग लेबल लगाना एक छोटा जोखिम है। ग्राहक के प्रति गलत प्रतिबद्धता, सुरक्षा संबंधी किसी नियम का उल्लंघन या डेटा त्रुटि का व्यापक रूप से फैलना एक बड़ा जोखिम है।

उस जोखिम के आधार पर ही निगरानी का स्तर तय होता है। मैनेजर से इस बात पर सहमति बनाएं कि कोई नया कर्मचारी स्वतंत्र रूप से क्या कर सकता है, निगरानी में क्या कर सकता है और किन कार्यों का उसे केवल अवलोकन करना चाहिए। इसे लिखित रूप में रखें। इसके बिना, "तैयार" का अर्थ वही होगा जो उस समय सबसे व्यस्त व्यक्ति कहेगा।

2. पूर्व-आवश्यक ज्ञान का निदान करें

हर नए कर्मचारी को एक जैसी जानकारी की आवश्यकता नहीं होती। प्रत्येक कार्य के लिए आवश्यक ज्ञान, जैसे कि शब्दावली, नियम और प्रणालीगत चरण, का संक्षिप्त विश्लेषण यह दर्शाता है कि किसे क्या चाहिए। याददाश्त की जाँच केवल पूर्व-आवश्यकताओं की पुष्टि करती है, इससे अधिक कुछ नहीं, इसलिए इसे योग्यता के रूप में रिपोर्ट न करें। तैयारी को देखी गई कमियों पर केंद्रित करें और लोगों को वह छोड़ देने दें जो वे पहले से जानते हैं। श्रम एवं विकास टीमों के लिए सीखने की कमियों का निदान यह ज्ञान की कमियों को उन संदर्भ समस्याओं से अलग करने में मदद करता है जिन्हें प्रशिक्षण द्वारा ठीक नहीं किया जा सकता है।

3. कार्य अभ्यास विकसित करें

कार्यों की परस्पर निर्भरता के आधार पर अभ्यास का क्रम निर्धारित करें: कोई भी कर्मचारी आदेश मिलने से पहले धनवापसी का अभ्यास नहीं कर सकता। वास्तविक मामलों या पर्यवेक्षित अभ्यास के साथ प्रतिक्रिया प्राप्त करें। किसी नए मामले पर नियम लागू करना और दो उचित विकल्पों के बीच निर्णय लेना, नियम को याद करने की तुलना में उच्च स्तरीय मांगें हैं, और अभ्यास इनके अनुरूप होना चाहिए। हमारी मार्गदर्शिका ब्लूम के वर्गीकरण के अनुसार अधिगम गतिविधियों का मिलान करना यह दर्शाता है कि किसी कार्य की मांग को कैसे पढ़ा जाए।

प्रतिक्रिया में विकल्प का उल्लेख होना चाहिए। "आपने खाता प्रकार की जाँच किए बिना उत्तर दिया" कहना "अधिक सावधान रहें" कहने से कहीं अधिक प्रभावी है। लाइव कोचिंग तब सबसे अधिक उपयोगी होती है जब दोनों उत्तर तर्कसंगत हों। सहमत उत्तर की जाँच के लिए अतुल्यकालिक समीक्षा पर्याप्त है।

4. पर्यवेक्षित तत्परता का आकलन करें

प्रतिनिधि कार्यों से प्राप्त साक्ष्यों के आधार पर तत्परता को परिभाषित करें। पूर्ण की गई ऑनबोर्डिंग चेकलिस्ट से अनुभव का पता चलता है, न कि दक्षता का। सबसे अधिक जोखिम या मात्रा वाले दो या तीन कार्यों का चयन करें, नए कर्मचारी को किसी पर्यवेक्षक की उपस्थिति में उन्हें करने के लिए कहें, और प्रबंधक द्वारा पूर्व निर्धारित मानदंडों के आधार पर उनका मूल्यांकन करें।

हमारी मार्गदर्शिका प्रशिक्षण में निर्णय क्षमता और समस्या समाधान का आकलन करना इसमें एंकरों को शामिल किया गया है और यह जांचने का तरीका बताया गया है कि दो मूल्यांकनकर्ता एक ही उत्तर को समान अंक देते हैं या नहीं।

5. ऑनबोर्डिंग के बाद स्थानांतरण का समर्थन करें

30वें दिन की तैयारी 60वें दिन के प्रदर्शन की गारंटी नहीं देती। वास्तविक कार्य अनुभव के बाद प्रबंधक सहायता की योजना बनाएं: हाल के कार्यों की संक्षिप्त समीक्षा, प्रश्न पूछने का अवसर और समस्या के दोबारा आने पर अतिरिक्त अभ्यास के लिए प्रोत्साहन। बार-बार आने वाली कार्य समस्याओं के सामने आने पर प्रक्रिया को संशोधित करें। यदि तीन कर्मचारी एक ही चरण में अटक जाते हैं, तो समाधान प्रक्रिया में है, न कि कर्मचारियों में।

प्रतिक्रिया और पुनः प्रयास के साथ हल किया गया मामला

उदाहरण के तौर पर। अनुदेशात्मक डिज़ाइनर या प्रशिक्षण प्रबंधक को उपयोग से पहले मामले और उत्तर मानदंडों को सत्यापित करना चाहिए।

मामला। आप ग्राहक सहायता एजेंटों के लिए ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया डिज़ाइन करते हैं। एक नए कर्मचारी ने चेकलिस्ट पूरी कर ली है, लेकिन वह बिलिंग से संबंधित एक सामान्य समस्या का समाधान स्वयं नहीं कर पा रहा है।

कार्य। भूमिका के कार्यों को तैयारी, अभ्यास और पर्यवेक्षित तत्परता से जोड़कर उनका विवरण दें। अपने विकल्पों की व्याख्या करें, उपयोग किए गए साक्ष्यों का हवाला दें और बताएं कि आपको अभी क्या जानने की आवश्यकता है।

पहला प्रयास। "पाठ्यक्रम में बिलिंग मॉड्यूल और अंत में एक प्रश्नोत्तरी जोड़ें।" समीक्षक पूछता है कि बिलिंग से संबंधित कौन से कार्य सबसे महत्वपूर्ण हैं, गलत उत्तर देने पर क्या जोखिम है, प्रशिक्षु वास्तविक समस्या का अभ्यास कैसे करेगा और पहले प्रशिक्षुओं का अवलोकन कौन करेगा। शिक्षार्थी के पास इनमें से किसी भी प्रश्न का उत्तर नहीं है।

प्रतिक्रिया दें और पुनः प्रयास करें। समीक्षक ने बताया कि एक मॉड्यूल और एक प्रश्नोत्तरी से पुनः स्मरण शक्ति का परीक्षण होगा, जिसे नियुक्त व्यक्ति पहले ही उत्तीर्ण कर चुका है। शिक्षार्थी से एक नया डिज़ाइन तैयार करने को कहा गया।

एक और मजबूत प्रयास। शिक्षार्थी पाँच सबसे सामान्य बिलिंग कार्यों की सूची बनाते हैं और रिफंड को उच्च जोखिम वाला मानते हैं। वे बिलिंग शर्तों पर एक संक्षिप्त निदान जोड़ते हैं, फिर प्रत्येक कार्य के लिए प्रतिक्रिया सहित दो वास्तविक मामले प्रस्तुत करते हैं, जो खोज से लेकर रिफंड तक क्रमबद्ध होते हैं। पर्यवेक्षित तैयारी में प्रत्येक कार्य के लिए दो लाइव क्वेरी का अवलोकन शामिल होता है, जिन्हें सहमत मानदंडों के आधार पर स्कोर किया जाता है, और रिफंड तभी किया जाता है जब वह स्वीकृत हो जाए। छठे सप्ताह में प्रबंधक द्वारा समीक्षा की जाती है। वे बताते हैं कि उन्हें अभी भी क्या चाहिए: प्रत्येक क्वेरी प्रकार की वास्तविक मात्रा, रिफंड को कौन स्वीकृत कर सकता है, और क्या बिलिंग टूल त्रुटियों का कारण है।

प्रत्येक प्रतिक्रिया तर्कसंगत है या अपूर्ण है? मूल्यांकनकर्ता की पसंद के बजाय स्वीकृत मानदंडों के आधार पर करें। पहले प्रयास में केवल याद करने की प्रक्रिया दोहराई जाती है और स्वतंत्रता को अपरिभाषित छोड़ दिया जाता है, इसलिए इसे एक गंभीर त्रुटि माना जाता है। दूसरे प्रयास में अभ्यास, साक्ष्य और पर्यवेक्षण को कार्यों और जोखिम से जोड़ा जाता है।

डिजाइन को स्कोर करें

प्रत्येक मानदंड को 0 से 2 तक अंक दें। इसे संबंधित पद के प्रबंधक के साथ अनुकूलित करें: यह मूल्यांकन मानदंड एक प्रस्तावित प्रारंभिक बिंदु है, न कि मान्य तत्परता मानक।

गंभीर त्रुटियों को अलग से परिभाषित करें, उदाहरण के लिए, पूरी की गई चेकलिस्ट को तैयारी के प्रमाण के रूप में मानना। समग्र स्कोर में किसी भी गंभीर विफलता को कभी भी छिपाया नहीं जाना चाहिए।

यह जांचने के लिए कि डिज़ाइन कारगर है या नहीं, एक आधारभूत कार्य की तुलना एक अनदेखे अनुवर्ती कार्य से करें, और शुरू करने से पहले जनसंख्या, आधार और समय सीमा निर्धारित करें। कार्य प्रदर्शन, एकत्रित साक्ष्य की गुणवत्ता और परिणामी शिक्षण डिज़ाइन कितना उपयुक्त साबित होता है, इसका आकलन करें। ऑनबोर्डिंग को मान्यता देने से पहले समवर्ती परिवर्तनों, जैसे कि कोई नया उपकरण या भर्ती में अचानक वृद्धि, पर ध्यान दें। बेहतर अभ्यास स्कोर व्यवहार में तर्कशीलता का प्रमाण है, न कि प्रशिक्षण में लगने वाले समय का वादा।

जहां इंटरैक्टिव डिलीवरी मददगार होती है

इंटरैक्टिव प्रारूप तब मददगार होते हैं जब लोग दूसरों के विकल्पों को देखने से पहले ही निर्णय ले लेते हैं। लाइव सेशन में, फैसिलिटेटर बिलिंग केस का वर्णन कर सकता है, प्रत्येक नए कर्मचारी से उनका अगला कदम टाइप करने के लिए कह सकता है, और फिर चर्चा से पहले स्प्रेडशीट दिखा सकता है। स्व-गति से प्रस्तुति निदान और अप्रत्यक्ष अनुवर्ती कार्रवाई के लिए उपयुक्त है। AhaSlidesटीमों और कक्षाओं के लिए एक सर्व-समावेशी सहभागिता मंच, इंटरैक्टिव लर्निंग और लाइव एवं स्व-गति से सीखने की सुविधा प्रदान करता है। इस पर निर्भर होने से पहले, जांच लें कि आप इस मामले को अपने वर्कफ़्लो के अनुसार दोनों के बीच कैसे स्थानांतरित करेंगे।

ऑनबोर्डिंग डिज़ाइन से क्या ठीक नहीं होगा

• एक अस्पष्ट भूमिका। यदि प्रबंधक कार्यों को लेकर असहमत हैं, तो कोई भी योजना इसे हल नहीं कर पाएगी।
• आवश्यक उपकरण या पहुंच उपलब्ध नहीं है। अभ्यास से उस प्रणाली की कमी पूरी नहीं हो सकती जिसका उपयोग कोई नियुक्त व्यक्ति नहीं कर सकता।
• प्रबंधक का समय। पर्यवेक्षित तत्परता के लिए एक पर्यवेक्षक की आवश्यकता होती है।
• साक्ष्य की सीमाएँ। एक बार किसी डिज़ाइन के सफल होने से यह साबित नहीं होता कि वह हर जगह सफल होगा। अपनी जनसंख्या का माप लें।

ज़्यादातर पूछे जाने वाले सवाल

योग्यता-आधारित ऑनबोर्डिंग क्या है?

ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को किसी भूमिका द्वारा किए जाने वाले कार्यों के आधार पर तैयार किया जाता है, जहां तत्परता को उन कार्यों को करके दिखाया जाता है, न कि किसी चेकलिस्ट को पूरा करके।

ऑनबोर्डिंग में कितना समय लगना चाहिए?

यह भूमिका और व्यक्ति पर निर्भर करता है। तत्परता का आकलन प्रतिनिधि कार्यों के साक्ष्य के आधार पर करें, न कि निश्चित दिनों की संख्या के आधार पर।

आप किसी नए कर्मचारी की तत्परता का आकलन कैसे करते हैं?

प्रतिनिधि कार्यों का अवलोकन करें, जिनका मूल्यांकन पूर्व निर्धारित मानदंडों के आधार पर किया जाएगा, और गंभीर त्रुटियों को अलग से परिभाषित किया जाएगा।

क्या चेकलिस्ट पर्याप्त है?

चेकलिस्ट से पता चलता है कि किसी नियुक्त व्यक्ति को किन-किन चीजों का अनुभव हुआ है। इससे यह पता नहीं चलता कि वह क्या-क्या कर सकता है।

कार्य मानचित्र और मूल्यांकन मानदंड की समीक्षा कौन करेगा?

किसी को भी अंक दिए जाने से पहले, उस पद के प्रबंधक और काम करने वाले एक अनुभवी सहकर्मी को प्राथमिकता दी जाती है।

कहा से शुरुवात करे

एक भूमिका चुनें, उसके दस सबसे सामान्य कार्यों की सूची बनाएं, उनमें से तीन सबसे अधिक जोखिम वाले कार्यों को चिह्नित करें और पहले कार्य के लिए एक केस स्टडी लिखें। प्रबंधक के साथ पर्यवेक्षण-तैयारी के प्रमाण पर सहमति बनाएं, इसे अगले कर्मचारी के साथ साझा करें और पहली समीक्षा के बाद इसमें संशोधन करें।

यह देखने के लिए कि इस तरह का केस लाइव या सेल्फ-पेस्ड तरीके से कैसे चलाया जा सकता है, एक्सप्लोर करें AhaSlides.