किसी नई टीम से अपना परिचय कैसे दें

2023 में बैम्बूएचआर द्वारा 1,500 से अधिक पूर्णकालिक अमेरिकी कर्मचारियों पर किए गए एक अध्ययन में पाया गया कि 70% नए कर्मचारी पहले महीने के भीतर ही यह तय कर लेते हैं कि नौकरी उनके लिए उपयुक्त है या नहीं, और 29% कर्मचारी पहले सप्ताह के भीतर ही यह निर्णय ले लेते हैं [1]। आपका परिचय मात्र एक औपचारिकता नहीं है। यह आगे आने वाले हर कामकाजी रिश्ते की नींव रखता है।

यह गाइड इस बात को कवर करती है कि क्या कहना है, क्या नहीं कहना है और अपने दृष्टिकोण को कैसे अपनाना है, चाहे आप एक व्यक्तिगत योगदानकर्ता हों, एक नए प्रबंधक हों या किसी दूरस्थ टीम में शामिल हो रहे हों।

पहली मुलाकात लोगों की सोच से कहीं ज्यादा महत्वपूर्ण क्यों होती है?

अधिकांश नए कर्मचारी इस बात को कम आंकते हैं कि उनकी शुरुआती बातचीत उनके दीर्घकालिक विचारों को कितना प्रभावित करती है। बैम्बूएचआर के उसी शोध में पाया गया कि 70% मानव संसाधन पेशेवर इस बात से सहमत हैं कि एक बार बनी पहली छाप को बदलना मुश्किल होता है [1]। इसका मतलब यह नहीं है कि पहले दिन की एक छोटी सी गलती स्थायी नुकसान है, लेकिन इसका मतलब यह जरूर है कि आप अपने व्यवहार को लेकर सचेत रहने में वास्तविक मूल्य रखते हैं।

नए सहकर्मी से ज्यादातर लोग कोई आकर्षक सेल्स पिच नहीं चाहते। BambooHR के आंकड़ों से पता चला है कि 87% नए कर्मचारी कार्यस्थल पर कम से कम एक दोस्त बनाना चाहते हैं, और 93% सहकर्मी के काम को करीब से देखने का मौका चाहते हैं [1]। शुरुआती दिनों में योग्यता से ज्यादा आपसी संबंध मायने रखते हैं।

अपने परिचय में क्या शामिल करें

एक अच्छा आत्म-परिचय तीन बातों को शामिल करता है, और इनमें से किसी में भी आपकी लिंक्डइन प्रोफाइल को दोहराना शामिल नहीं है: आप कौन हैं, आप वहां क्या करने के लिए हैं, और एक ऐसा विवरण जो आपको याद रखने और संपर्क करने में आसान बनाता है।

आपका नाम और पद। भले ही लोगों को कैलेंडर आमंत्रण या ईमेल से पहले से ही इसका पता हो, फिर भी इसे स्पष्ट रूप से बताएं। किसी को आत्मविश्वास से अपना नाम बोलते हुए सुनना और उसे स्क्रीन पर पढ़ना बिल्कुल अलग अनुभव होता है।

संक्षेप में, आपकी पृष्ठभूमि। अपने मूल स्थान और अपने कार्य अनुभव के बारे में एक या दो वाक्य लिखें। इसका उद्देश्य अपनी योग्यताओं की सूची देना नहीं है; बल्कि लोगों को आपके दृष्टिकोण को समझने का अवसर प्रदान करना है।

कुछ ऐसा जो बातचीत को बढ़ावा दे। टीम के काम के बारे में जिज्ञासा, किसी ऐसे प्रोजेक्ट में आपकी सच्ची दिलचस्पी, या कोई व्यक्तिगत जानकारी जो सहकर्मियों को बातचीत शुरू करने का मौका दे। "मैं भी ऑफिस के पास सबसे अच्छी कॉफी की तलाश कर रहा हूँ" कहना, पहले से तैयार किए गए संक्षिप्त भाषण से कहीं बेहतर काम करता है।

आमने-सामने की बातचीत में दो मिनट से कम समय लें, या लिखित में पांच वाक्यों से कम समय लें।

विभिन्न परिस्थितियों में अपना परिचय कैसे दें

आपकी टीम में एक नए कर्मचारी के रूप में

सबसे आम स्थिति यही है। संभवतः आपको पहले दिन किसी टीम मीटिंग में कुछ मिनट या संक्षिप्त परिचय का मौका मिलेगा।

इसे स्नेहपूर्ण, विशिष्ट और मानवीय रखें:

जब प्रिया ने एक SaaS कंपनी की प्रोडक्ट टीम में काम करना शुरू किया, तो सोमवार की स्टैंडअप मीटिंग में उन्होंने अपना परिचय देते हुए कहा कि उन्होंने पिछले चार साल ई-कॉमर्स में बिताए हैं, वे ग्रोथ टीम में काम करने आई हैं, और उनका पहला लक्ष्य कुछ भी सुझाव देने से पहले टीम के कामकाज को समझना है। उनके इस आखिरी हिस्से से यह संकेत मिला कि वे तुरंत हस्तक्षेप करने नहीं आई हैं, जिससे सहकर्मियों का संकोच कम हो गया और उन्हें उनके साथ अपने अनुभव साझा करने का मौका मिला।

- किसी एक खास चीज़ का ज़िक्र करें जिसके बारे में आप उत्सुक हैं या जिसे आप सीखना चाहते हैं।

- उपलब्धियों को इस तरह से सूचीबद्ध करने से बचें जिससे प्रतिस्पर्धात्मकता झलकती हो।

- अंत में एक वास्तविक प्रश्न पूछकर एकालाप को संवाद में बदलें।

एक बात ध्यान देने योग्य है: आपके परिचय का समय भी मायने रखता है। यदि आपको किसी ऐसे स्टैंडअप मीटिंग में शामिल किया जाता है जो पहले से ही देर से चल रही है, तो तीन वाक्यों तक ही सीमित रहें और अलग से चैट में अधिक जानकारी साझा करने का प्रस्ताव दें। माहौल को समझना और टीम की मौजूदा लय का सम्मान करना स्थिति की समझ को दर्शाता है, जो अपने आप में एक मजबूत पहली छाप होती है।

एक नए मैनेजर के रूप में अपनी टीम से पहली बार मिलना

इसमें वाकई बहुत कुछ दांव पर लगा है। जिन लोगों से आप अपना परिचय करा रहे हैं, वे यह पता लगाने की कोशिश कर रहे हैं कि उनका कामकाजी जीवन कठिन होने वाला है या आसान।

एक कारगर तरीका यह है कि आप जो करने की योजना बना रहे हैं, उसे बताने से पहले यह बताएं कि आप वहां क्या सीखने आए हैं। माइकल वाटकिंस, लेखक पहले 90 दिन, नए प्रबंधकों को सलाह दी जाती है कि वे अपने पहले कुछ सप्ताह उत्तरों की घोषणा करने के बजाय प्रश्न पूछने में बिताएँ। विशेष रूप से: क्या अच्छा चल रहा है? यदि आप कुछ बदल सकते तो आप क्या बदलते? मुझे क्या पता होना चाहिए जो मुझे शायद आधिकारिक चैनलों के माध्यम से नहीं पता चलेगा? [2]

एक सीधा उदाहरण: "मैं यहाँ टीम के कार्यों और आपके सामने आने वाली बाधाओं के बारे में जानकारी प्राप्त करने आया हूँ। मैं तीन दिनों में यह दिखावा नहीं करने वाला कि मैं इस टीम के बारे में आपसे ज़्यादा जानता हूँ। पहले महीने के लिए मेरा लक्ष्य है कि मैं आपकी बात सुनूँ।" इस तरह की ईमानदारी अक्सर असरदार होती है।

कुछ ऐसी चीजें जो लगातार उल्टा असर करती हैं:

• बदलावों को समझने से पहले ही उनकी घोषणा कर देना।
• अपनी पिछली कंपनी में किए गए कार्यों को एक मानक के रूप में उद्धृत करें।
• व्यक्तिगत मुलाकातों को छोड़कर केवल समूह परिचय पर ध्यान केंद्रित करना
  

लिखित परिचय ईमेल में

जब आप किसी दूरस्थ टीम या बड़े संगठन में शामिल हो रहे होते हैं, तो लिखित परिचय अक्सर किसी भी व्यक्तिगत मुलाकात की तुलना में अधिक लोगों तक पहुंचता है।

इसका ढांचा सीधा-सादा है। सबसे पहले अपना नाम और पद बताएँ। फिर अपने पिछले कार्यों के बारे में एक-दो वाक्य कहें। एक ऐसे काम का नाम बताएँ जिस पर आप आगे काम करने के लिए उत्सुक हैं। अंत में, जुड़ने का निमंत्रण दें।

उदाहरण:

नमस्कार दोस्तों, मैं जॉर्डन हूं। मैं बी2बी सपोर्ट और ऑपरेशंस के क्षेत्र में काम करने के बाद कस्टमर सक्सेस टीम में शामिल हो रहा हूं। मैं ऑस्टिन में रहता हूं और ईएमईए क्षेत्र के सभी अकाउंट्स पर काम करूंगा। मैं मौजूदा ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को समझने के लिए उत्सुक हूं और शुरुआती कुछ हफ्तों में अगर आप भी चाहें तो मुझसे वर्चुअल कॉफी पर मिलना चाहूंगा। मेरा कैलेंडर खाली है। आप बेझिझक समय बुक कर सकते हैं।

संक्षिप्त, सटीक और उपयोगी। यह लोगों को बातचीत शुरू करने के लिए पर्याप्त जानकारी देता है, लेकिन लिंक्डइन सारांश की तरह नहीं लगता।

दूरस्थ या हाइब्रिड टीम पर

दूरस्थ परिचय के लिए अधिक सुनियोजित प्रयास की आवश्यकता होती है क्योंकि इसमें गलियारे में होने वाली अनौपचारिक मुलाकातें नहीं होतीं। आपको ऐसे क्षण सृजित करने पड़ते हैं जो अन्यथा अनायास ही घटित हो जाते।

अपने पहले दिन ही अपनी टीम के मुख्य चैट चैनल में एक लिखित परिचय पोस्ट करें। यदि वीडियो कॉल हो, तो अपना कैमरा चालू करें। अपने मैनेजर से पूछें कि पहले दो हफ्तों में किन प्रमुख लोगों से मिलना है, और उन मुलाकातों को समय पर तय करें, न कि उनके अपने आप होने का इंतजार करें।

एक कारगर तरीका: अपने स्लैक या टीम्स प्रोफाइल में एक छोटा सा "मेरे साथ काम करें" नोट जोड़ें। इसमें अपना टाइम ज़ोन, पसंदीदा संचार शैली और काम से इतर एक तथ्य शामिल करें। इसमें दस मिनट लगते हैं और घंटों की अस्पष्टता से बचा जा सकता है।

साथ ही, शुरुआती कुछ हफ्तों में सिर्फ टेक्स्ट मैसेज पर ही निर्भर न रहें। अगर आपकी संस्था नियमित रूप से वीडियो कॉल का इस्तेमाल करती है, तो चैट में लंबी बातचीत के बजाय एक छोटी वीडियो कॉल का सुझाव दें। किसी का चेहरा सिर्फ पंद्रह मिनट के लिए देखने से भी दर्जनों मैसेज से ज़्यादा अच्छा तालमेल बनता है, और बाद में लिखित बातचीत आसान हो जाती है क्योंकि आपको पता होता है कि आप किससे बात कर रहे हैं।

वे चीजें जो परिचय को लगातार बदतर बनाती हैं

बहुत ज्यादा बोलना। दो मिनट का परिचय जो पंद्रह मिनट की पेशेवर जीवनी में बदल जाता है, लोगों को जल्दी ही बोर कर देता है। सीधे मुद्दे पर आइए, फिर दूसरों के लिए जगह बनाइए।

पूर्व नियोक्ता की बुराई करना। यह खराब निर्णय का संकेत देता है और सहकर्मियों को तुरंत यह सोचने पर मजबूर कर देता है कि आप बाद में उनके बारे में क्या कहेंगे।

खुद को जरूरत से ज्यादा कम आंकना। विनम्रता और अपनी क्षमताओं को लोगों के लिए समझना मुश्किल बनाने में फर्क होता है। अपने अनुभव के बारे में स्पष्ट रहें।

सहायक कर्मचारियों और कम वरिष्ठता वाले सहकर्मियों की अनदेखी करना। नए कर्मचारी अक्सर अपने से वरिष्ठों को प्रभावित करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं और सहकर्मियों और सहायक कर्मचारियों के साथ संबंधों में कम निवेश करते हैं। ये संबंध अक्सर यह निर्धारित करते हैं कि आपके शुरुआती महीने कितने सुचारू रूप से बीतेंगे।

परिचय को एक बार होने वाली घटना के रूप में मानना। पहले दिन का परिचय एक शुरुआती बिंदु है। शुरुआती बातचीत से मिली जानकारियों को याद रखना, और हफ्तों तक लगातार रुचि दिखाना, शुरुआती वाक्य को सटीक बनाने से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है।

आपके पहले सप्ताह के लिए एक व्यावहारिक चेकलिस्ट

ये कार्रवाइयां प्रारंभिक परिचय को आगे बढ़ाती हैं और इसे स्थायी बनाने में मदद करती हैं:

• जिन चैनलों या समूहों में आपका औपचारिक रूप से परिचय नहीं कराया गया है, उन्हें लिखित परिचय भेजें।
• अपने मैनेजर द्वारा प्रमुख संपर्क व्यक्तियों के रूप में चिह्नित किए गए लोगों के साथ व्यक्तिगत बैठकें निर्धारित करें।
• पिछली बातचीत से कम से कम एक विवरण पर आगे चर्चा करें ("आपने बताया था कि आप X पर काम कर रहे थे, वह कैसा रहा?")।
• अपने स्लैक या टीम्स प्रोफाइल में "मेरे साथ काम करें" वाला नोट जोड़ें।
• कम से कम एक अनौपचारिक टीम मीटिंग में शामिल हों, जैसे कॉफी पर बातचीत, लंच के समय की बातचीत, या कोई भी ऐसी गतिविधि जो औपचारिक बैठक से बाहर हो।

AhaSlides टीमों को नए सदस्यों को शामिल करने में कैसे मदद कर सकता है

परिचय के असफल होने का सबसे बड़ा कारण यह है कि यह एकतरफा होता है। नया व्यक्ति बोलता है; बाकी सब आधा-अधूरा सुनते हैं और अपने लैपटॉप पर वापस चले जाते हैं। उसी बैठक में एक छोटी सी इंटरैक्टिव गतिविधि इस स्थिति को पूरी तरह बदल देती है।

AhaSlides टीमों को मीटिंग में ही लाइव पोल, वर्ड क्लाउड और प्रश्नोत्तर सत्र आयोजित करने की सुविधा देता है। एक साधारण "दो सच और एक झूठ" वाली स्लाइड, टीम से अपने वर्तमान प्रोजेक्ट को एक शब्द में बताने के लिए कहा गया पोल, या नए कर्मचारी के लिए टीम से प्रश्न पूछने के लिए खुला प्रश्नोत्तर सत्र - ये सभी चीजें परिचय को एक प्रस्तुति के बजाय दो-तरफ़ा अनुभव बनाती हैं। जब लोग वास्तविक समय में प्रतिक्रिया देते हैं, तो उन्हें वह क्षण और उस व्यक्ति को याद रखने की अधिक संभावना होती है जो इसके केंद्र में है।

कई नए कर्मचारियों को शामिल करने वाले प्रबंधकों के लिए, इस तरह की संरचित बातचीत व्यापक स्तर पर कारगर होती है। आप एक ही तरह के आइसब्रेकर प्रारूप को सभी टीमों में इस्तेमाल कर सकते हैं, और हर बार यह एक जैसा नहीं लगेगा, क्योंकि प्रतिक्रियाएं हमेशा अलग-अलग होती हैं।

ज़्यादातर पूछे जाने वाले सवाल

कार्यस्थल पर आत्म-परिचय कितना लंबा होना चाहिए?

आमने-सामने की मुलाकात में, 60 से 90 सेकंड का समय लें, जिसमें आपका नाम, आपका पद, प्रासंगिक पृष्ठभूमि की एक पंक्ति और समूह के लिए एक प्रश्न शामिल हो। लिखित परिचय थोड़ा लंबा हो सकता है, लेकिन आमतौर पर चार से छह वाक्य पर्याप्त होते हैं। यदि लोगों को और जानकारी चाहिए तो वे आगे के प्रश्न पूछ सकते हैं। परिचय का उद्देश्य बातचीत शुरू करना है, न कि उसे समाप्त करना। यदि आप दो मिनट से अधिक समय ले रहे हैं, तो यह संकेत है कि आपको रुकना चाहिए और दूसरों को प्रतिक्रिया देने के लिए आमंत्रित करना चाहिए, न कि जारी रखना चाहिए।

अगर मैं परिचय देते समय घबरा जाऊं या अटक जाऊं तो क्या होगा?

ऐसा लगभग हर किसी के साथ कभी न कभी होता है, खासकर जब कमरे में सन्नाटा छा जाता है और सबकी निगाहें आप पर टिक जाती हैं। इससे निपटने का सबसे कारगर तरीका है बस संक्षेप में इसे स्वीकार करना और आगे बढ़ना: "माफ़ कीजिए, मुझे दोबारा शुरू करने दीजिए" या "मुझे हमेशा पहले दिन परिचय देना थोड़ा घबराहट भरा लगता है" जैसे वाक्य असहज लगने के बजाय ईमानदार लगते हैं। लोग यह याद रखते हैं कि आप कितने स्नेही थे और उनमें कितनी दिलचस्पी रखते थे, न कि आपके वाक्य कितने सटीक थे। प्रभाव निर्माण पर किए गए शोध से लगातार यह पता चलता है कि मौखिक प्रवाह की तुलना में स्नेह और ध्यान देना अधिक महत्वपूर्ण होते हैं। एक छोटी सी गलती और उसके बाद अपने साथियों के काम के बारे में एक वास्तविक प्रश्न एक सप्ताह के भीतर भुला दिया जाएगा।

क्या मुझे अपना परिचय पहले से तैयार कर लेना चाहिए?

हाँ, लेकिन हल्के-फुल्के ढंग से। अपने भाषण में शामिल करने के लिए दो-तीन वाक्य लिख लें और पहले दिन से पहले उन्हें एक-दो बार ज़ोर से बोलकर अभ्यास करें। बिना तैयारी के जाना मतलब हल्के सामाजिक दबाव में बिना तैयारी के बोलना, और ऐसे में लोग अक्सर बेवजह बोलते हैं या अपनी क्षमता को कम आंकते हैं। पूरी तरह से तैयार भाषण नीरस और बनावटी लगता है, और इससे आप अपने आस-पास हो रही बातचीत पर कम ध्यान दे पाते हैं। कुछ तैयार वाक्य आपको एक आधार देते हैं, साथ ही कमरे में मौजूद लोगों के अनुसार ढलने की गुंजाइश भी छोड़ते हैं। टीम की मौजूदा बातचीत के लहजे पर ध्यान दें और उसी के अनुसार अपनी बात रखें। एक ऊर्जावान, अनौपचारिक टीम शांत, संयमित समूह से अलग तरह से प्रतिक्रिया देगी।

सूत्रों का कहना है

[1] बैम्बूएचआर. (2023). पहली छाप ही सब कुछ होती है: नए कर्मचारी को सफल या असफल बनाने के लिए 44 दिन का समय होता है।. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics

[2] वाटकिंस, एम. (2003). पहले 90 दिन: तेज़ी से और समझदारी से काम सीखने की सिद्ध रणनीतियाँहार्वर्ड बिजनेस रिव्यू प्रेस।