हो सकता है कि आपने अपनी टीम मीटिंग को एक इंटरैक्टिव और आकर्षक अनुभव बनाने के लिए रचनात्मक विचारों का एक समूह इकट्ठा किया हो। फिर भी आपको लगता है कि आपकी टीम मीटिंग में कुछ कमी है? दक्षता यहाँ मुख्य बिंदु होगी, तो आइए कुछ AhaSlides देखें बैठक शिष्टाचार!
अपनी टीम की बैठकों की दक्षता को आप "हैक" कर सकते हैं, इन सरल हाथों का उपयोग करके युक्तियों के साथ अपनी टीम के चरम प्रदर्शन को कैसे प्राप्त कर सकते हैं एक अच्छी तरह से सुविधा-युक्त स्थल, एक ऐसा माहौल जो परिचारिकाओं के बीच एक खुले, रचनात्मक और प्रतिबद्ध रवैये को बढ़ावा देता है, और एक ऐसी समयावधि जो सभी कार्यों पर ठीक से चर्चा करती है।
विषय - सूची
- मीटिंग शिष्टाचार क्या है?
- 6 बैठक शिष्टाचार युक्तियाँ हर किसी को पता होनी चाहिए
- #1 - बैठक के महत्व पर जोर दें
- #2 - सुविधाजनक लॉजिस्टिक्स के साथ बैठक स्थल में व्यवस्था करें
- #3 - प्रत्येक सदस्य के लिए बुनियादी नियम निर्धारित करें
- #4 - महत्व के क्रम में एक एजेंडा बनाएं
- #5 - टीम के साथियों से सक्रिय भागीदारी को प्रोत्साहित करें
- #6 - अंतिम निर्णय लें और व्यक्तिगत कर्तव्यों को असाइन करें
- बैठक शिष्टाचार में आपको किन चीज़ों से बचना चाहिए
- निष्कर्ष
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मीटिंग शिष्टाचार क्या है?
जितना आप सोच सकते हैं उससे कहीं अधिक मायने रखता है मुलाकात का शिष्टाचार। चाहे आप किसी साधारण स्टार्ट-अप में काम कर रहे हों या स्वेच्छा से किसी संगठन में, व्यवसाय को चलाने के लिए नियमों का एक अलिखित सेट होता है। इसे चित्रित करें - आप एक महत्वपूर्ण ग्राहक बैठक में भाग ले रहे हैं। कई प्रमुख हितधारक वहां होंगे, जिनमें से कई से आपकी अभी मुलाकात होनी है। आप यह कैसे सुनिश्चित करते हैं कि आप सर्वोत्तम संभव प्रभाव डालें और बैठक सफल हो? यहीं पर बैठक शिष्टाचार आता है।
बैठक शिष्टाचार यह अलिखित आचार संहिता है जो व्यावसायिक बातचीत को परिष्कृत और उत्पादक बनाए रखती है। नियम अजीब लग सकते हैं, लेकिन उचित बैठक शिष्टाचार का पालन करने से ध्यान, सम्मान और तालमेल बढ़ता है। जल्दी पहुंचने जैसी चीज़ें दर्शाती हैं कि आप दूसरों के समय को महत्व देते हैं। यहां तक कि अगर आप खुद को एक सहज व्यक्ति मानते हैं, तो भी बैठक शिष्टाचार का पालन करने से महत्वपूर्ण कार्य आसानी से हो सकते हैं, खासकर अजनबियों के साथ।
6 बैठक शिष्टाचार युक्तियाँ हर किसी को पता होनी चाहिए
#1 - बैठक के महत्व पर जोर दें
यदि आपके टीम के साथी टीम मीटिंग के मूल्यों को स्वीकार नहीं करते हैं, तो वे खुद को शामिल करने के लिए मजबूर और अनिच्छुक महसूस करेंगे। तो सबसे पहले उन्हें मीटिंग के फायदे बताएं। कई निर्णय गहन और आमने-सामने चर्चा के बिना नहीं किए जा सकते हैं, क्योंकि यह बात करने वाली प्रक्रिया है जो तर्कसंगत विकल्पों की जांच करती है। इसके अलावा, प्रभावी टीम बैठकें खुली बातचीत की अनुमति देती हैं जो सदस्यों के कौशल और ज्ञान के आधार पर मुद्दों को हल करने के लिए उनके दृष्टिकोण और विशेषज्ञता का लाभ उठाती हैं। वे टीम के साथियों के बीच पारस्परिक संबंधों और समझ को भी बढ़ाते हैं।
#2. - सुविधाजनक लॉजिस्टिक्स के साथ मीटिंग स्पेस में व्यवस्थित करें
बैठक का स्थान उपस्थित लोगों की भावनाओं और बुद्धि पर गहरा प्रभाव डालता है, इसलिए स्थान चुनते समय इसे ध्यान में रखें। बैठक के इच्छित विषय और माहौल के आधार पर, आप एक उपयुक्त स्थान चुन सकते हैं। यह या तो एक आरामदायक, नीरस या दूर का माहौल दे सकता है, जो आपकी टीम पर निर्भर है। बैठक कक्ष आवश्यक सुविधाओं (एयर कंडीशनर, आरामदायक सीटें, पानी/चाय, आदि) से सुसज्जित होना चाहिए, और बैठक से पहले दोबारा जांच करके सुनिश्चित करें कि तकनीकी गुण ठीक से काम कर रहे हैं।
#3. प्रत्येक सदस्य के लिए बुनियादी नियम निर्धारित करें
आपकी टीम के लिए नियम निर्धारित करना सभी को उनकी जिम्मेदारी के लिए जवाबदेह बनाता है और साथ ही बैठक के दौरान उनकी सहभागिता को बढ़ाता है। आप अपनी टीम की कार्य संस्कृति और शैली के लिए निर्धारित बुनियादी नियम तैयार कर सकते हैं, लेकिन आम तौर पर, यह उपस्थिति, तत्परता, सक्रिय भागीदारी, रुकावटों से निपटने, बातचीत के शिष्टाचार, ईमानदारी आदि को संदर्भित कर सकता है। इसके अलावा, हर किसी को इस बात पर चर्चा करने की शक्ति दें कि क्या ये नियम काफी तर्कसंगत हैं, और इन्हें बैठकों के दौरान कैसे लागू किया जाए। उनके महत्व को उजागर करना न भूलें ताकि आपके साथी खेल को जानें और नियमों का पालन करें।
#4 - महत्व के क्रम में एक एजेंडा बनाएं
समयावधि में इतनी सारी चीजों को रटने की कोशिश न करें कि आप उन्हें एक संपूर्ण तरीके से पूरा करने के लिए संघर्ष करें। इसके बजाय, उन लोगों को अंतिम रूप दें जो बैठक के विषय के लिए प्रासंगिक हैं और उन्हें महत्व के क्रम में व्यवस्थित करते हैं ताकि आप समय से बाहर निकल सकें और कुछ वस्तुओं के माध्यम से भाग सकें, सभी जरूरी मुद्दों को संबोधित किया गया है। इसके अलावा, आपको बैठक से पहले अपने साथियों को एजेंडा वितरित करना चाहिए। इस तरह, वे एजेंडे पर रचनात्मक समीक्षा दे सकते हैं, अपनी राय फ्रेम कर सकते हैं और आगामी बैठक के लिए सभी आवश्यक संसाधन तैयार कर सकते हैं।
#5 - टीम के साथियों की सक्रिय भागीदारी को प्रोत्साहित करें
मेरी पसंदीदा युक्ति! यह बैठक के दौरान इंटरैक्टिव गतिविधियों के साथ किया जा सकता है, जिसमें टीम के सभी साथियों की भागीदारी शामिल हो। शुरुआत में कुछ आइस-ब्रेकर गेम, कुछ लाइव सर्वेक्षण और एक मिनी टेक्स्ट या वॉयस क्यू एंड ए सभी को एक उत्साही माहौल में शामिल कर देगा। आप कमरे में मौजूद सभी लोगों को पल-पल की रिपोर्ट से अपडेट कर सकते हैं और समय पर उनकी समीक्षाएं भी सबमिट कर सकते हैं। इन्हें करने का एक आसान तरीका उपयोग करना है अहास्लाइड्स, एक ऑनलाइन प्रस्तुति सॉफ्टवेयर जो इंटरैक्टिव और अभिनव टीम मीटिंग के लिए आदर्श है। किसी इंस्टालेशन की आवश्यकता नहीं है, तो क्यों न इसे आजमाया जाए?
#6 - अंतिम निर्णय लें और व्यक्तिगत कर्तव्य सौंपें
यदि वर्तमान मुद्दे के संबंध में कोई अंतिम निर्णय नहीं लिया गया है तो एजेंडे में अगले आइटम पर न जाएं। वास्तव में, एक कुशल बैठक का मुख्य सिद्धांत यह है कि चीजों को व्यर्थ में खींचने के बजाय अच्छी तरह से समाप्त किया जाए। मीटिंग मिनट्स रखना एक टिप है: आप प्रवाह पर नज़र रख सकते हैं और जान सकते हैं कि क्या सभी विषयों पर कोई अंतिम कटौती हुई है। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि आपने प्रत्येक व्यक्ति को कुछ कार्य सौंपे हैं, और वे बिना किसी भ्रम के अपनी जिम्मेदारियों को जानते हैं।
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बैठक शिष्टाचार में आपको किन चीज़ों से बचना चाहिए
यदि आप नहीं चाहते कि आपकी बैठक निराशा और असंतोष के साथ समाप्त हो तो बैठक के शिष्टाचार के लिए कुछ गलतियाँ जिनसे आप बचना चाहेंगे।
- देर से मत पहुंचो: देर तक आना वर्जित है। जब भी संभव हो जल्दी पहुंच कर दूसरों के शेड्यूल का सम्मान करें।
- विचलित मत हो डेव: फ़ोन, ईमेल और इधर-उधर की बातें उड़ नहीं पाएंगी। फ़ोन कॉल और टेक्स्टिंग हैं सबसे बड़ी मार-काट, इसलिए बैठक के मामले पर ध्यान केंद्रित रखें। बैठक के दौरान निजी बातचीत प्रवाह को बाधित करती है इसलिए वाटर कूलर के लिए गपशप को बचाकर रखें।
- आक्रामक मत बनो: बैठक के नेतृत्व का सम्मान करें और चीजों को व्यवस्थित रखें। असहमति को सुलझाने के लिए उस व्यक्ति से मिलने का समय निर्धारित करें जिससे आप व्यक्तिगत रूप से सहमत नहीं हैं।
- 'खाली हाथ' मत आना: अपने तथ्य सीधे और होमवर्क करके तैयार होकर आएं।
- विषयों को स्थानांतरित न करें: चीजों को सुचारू रूप से आगे बढ़ाने के लिए एजेंडा ट्रैक पर बने रहें। यादृच्छिक स्पर्शरेखाएँ गति नाशक होती हैं।
निष्कर्ष
हालांकि शिष्टाचार से मिलना घुटन भरा लग सकता है, लेकिन उनकी शक्ति को कम मत आंकिए। बैठक के शिष्टाचार को बेहतर बनाने से आपको चर्चाओं में इसे कुचलने और अपने रिश्तों को बड़े पैमाने पर बेहतर बनाने में मदद मिलती है।
इसलिए अगली बार जब कोई बड़ी बैठक आपके सामने आए, तो याद रखें - उन शिष्टाचार तकनीकों को भूल जाना न केवल उस चर्चा को सफल बनाने के लिए आपका गुप्त हथियार हो सकता है, बल्कि नए कनेक्शन भी छीन सकता है जो आने वाली बैठकों के लिए आपकी अच्छी सेवा करेंगे। अपनी पिछली जेब में शिष्टाचार के साथ, आप न केवल आज प्रभावित करने की राह पर होंगे, बल्कि विश्वसनीय साझेदारियाँ भी बनाएंगे जो दीर्घकालिक सफलता प्रदान करेंगी।
आम सवाल-जवाब
मीटिंग प्रोटोकॉल क्यों महत्वपूर्ण है?
यहां कुछ आकर्षक कारण दिए गए हैं कि क्यों मीटिंग प्रोटोकॉल व्यवसायों के लिए महत्वपूर्ण हैं:
- दक्षता महत्वपूर्ण है - और एजेंडा, टाइमर और जमीनी नियम जैसे प्रोटोकॉल चीजों को इष्टतम गति से आगे बढ़ाते रहते हैं ताकि कोई समय बर्बाद न हो।
- ओपन माइक नाइट - संरचित चर्चाएँ खेल के मैदान को समतल करती हैं ताकि सभी को समान प्रसारण समय मिल सके। कोई भी व्यक्ति काफिले को हाईजैक नहीं करता है.
– रेफरी कहाँ है? - एक सुविधाकर्ता को नामित करने का अर्थ है सभी के लिए अराजक मुक्त के बजाय उत्पादक उपाय। एक समय में एक आवाज = कोई क्रॉस-चैट भ्रम नहीं।
