व्यापार जगत में होने वाली बैठकों के 10 प्रकार, सर्वोत्तम कार्यविधियों सहित

एक व्यावसायिक बैठक तभी कारगर होती है जब उसका प्रारूप उसके उद्देश्य के अनुरूप हो। स्टेटस अपडेट की तरह आयोजित की जाने वाली ब्रेनस्टॉर्मिंग मीटिंग विचारों को नष्ट कर देती है, और ब्रेनस्टॉर्मिंग मीटिंग की तरह आयोजित की जाने वाली निर्णय बैठक कभी भी किसी निष्कर्ष पर नहीं पहुंच पाती। यह गाइड अधिकांश व्यवसायों द्वारा आयोजित की जाने वाली 10 प्रकार की बैठकों, प्रत्येक का उद्देश्य, उसमें लगने वाला समय और उसे उपयोगी बनाए रखने के तरीकों के बारे में जानकारी देती है।

पैमाने के लिए, हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू रिपोर्ट्स बताती हैं कि अधिकारी सप्ताह में लगभग 23 घंटे बैठकों में बिताते हैं, जबकि 1960 के दशक में यह समय 10 घंटे से भी कम था। सही प्रकार की बैठक चुनना और उसे सुचारू रूप से संचालित करना, उस समय का काफी हिस्सा वापस दिला सकता है।

व्यावसायिक बैठक क्या होती है?

व्यावसायिक बैठक लोगों का एक ऐसा जमावड़ा होता है जहाँ वे जानकारी साझा करने, समस्याओं का समाधान करने या काम से संबंधित निर्णय लेने के लिए एकत्रित होते हैं। यह आमने-सामने, वर्चुअल या हाइब्रिड रूप में हो सकती है, और औपचारिक या अनौपचारिक हो सकती है, चाहे वह 10 मिनट की दैनिक बैठक हो या पूरे दिन का योजना सत्र। हर अच्छी बैठक का एक साझा उद्देश्य होता है: बैठक के अंत तक कुछ न कुछ प्रगति होनी चाहिए।

त्वरित मार्गदर्शिका: आपको किस प्रकार की बैठक की आवश्यकता है?

ये समय सीमाएँ नियम नहीं बल्कि सामान्य प्रारंभिक बिंदु हैं। यदि कोई बैठक समय से पहले समाप्त हो जाती है, तो उसे छोटा कर दें।

व्यापार जगत में होने वाली 10 प्रकार की बैठकें

1. मासिक टीम बैठकें

मासिक टीम मीटिंग एक नियमित समीक्षा है जिसमें टीम प्रगति की समीक्षा करती है, आगामी कार्यों को सौंपती है और प्राथमिकताओं पर सहमति बनाती है। यह तब महत्वपूर्ण होती है जब चर्चा के लिए संक्षिप्त बैठक से कहीं अधिक कार्य हो। आमतौर पर इसे सूचनाओं का अंबार बना देने से गलती हो जाती है: यदि साझा की गई हर बात ईमेल द्वारा भेजी जा सकती थी, तो ईमेल भेजें और मीटिंग को केवल उन मुद्दों, कई लोगों को प्रभावित करने वाले निर्णयों और दिशा परिवर्तन के लिए रखें जिनमें चर्चा अटकी हो।

इसे किसी और चीज़ से भ्रमित न करें सब हाथ की बैठकजो पूरी कंपनी को एक साथ लाता है, आमतौर पर वरिष्ठ नेतृत्व द्वारा संचालित होता है, न कि किसी एक टीम द्वारा।

2. आमने-सामने की बैठकें

स्टैंड-अप मीटिंग, जिसे डेली स्क्रैम भी कहा जाता है, एक संक्षिप्त दैनिक चेक-इन है जो 15 मिनट से कम समय में आयोजित की जाती है। Atlassian इसे एक त्वरित राउंड-रॉबिन के रूप में वर्णित किया गया है जहाँ प्रत्येक व्यक्ति तीन प्रश्नों का उत्तर देता है: मैंने कल क्या पूरा किया, मैं आज क्या करूँगा, और मुझे क्या बाधा आ रही है। समय सीमा इसे एक स्टेटस रिपोर्ट के बजाय एक समन्वय उपकरण बनाए रखती है। स्टैंड-अप मीटिंग उन टीमों के लिए उपयुक्त है जो किसी साझा प्रोजेक्ट पर प्रतिदिन काम करती हैं। दूरस्थ टीमों के लिए, एक साझा चैनल में लिखित स्टैंड-अप मीटिंग बिना समय-निर्धारण के वही काम कर सकती है।

3. स्थिति अद्यतन बैठकें

आमतौर पर स्टेटस अपडेट साप्ताहिक होते हैं और इनमें विशिष्ट लक्ष्यों के मुकाबले प्रगति का जायजा लिया जाता है। स्टैंड-अप मीटिंग के विपरीत, यहाँ सवाल यह होता है कि प्रोजेक्ट सही दिशा में चल रहा है या नहीं, यह कहाँ आगे या पीछे है और अगले पड़ाव के लिए इसका क्या मतलब है। इसे व्यवस्थित रखें: सभी एक ही प्रारूप में रिपोर्ट करें, और जिस भी विषय पर विस्तार से चर्चा की आवश्यकता हो, उसके लिए अलग से मीटिंग करें ताकि 30 मिनट का अपडेट एक घंटे का अनियोजित सत्र न बन जाए।

4. समस्या-समाधान बैठकें

ये बैठकें तब बुलाई जाती हैं जब कुछ गड़बड़ हो गई हो या होने वाली हो, और एक समूह को इसका निदान करने और समाधान पर सहमत होने की आवश्यकता हो। ये अक्सर अनियोजित होती हैं और इनमें कई विभागों के लोग शामिल हो सकते हैं। दोषारोपण के बजाय समस्या पर ध्यान केंद्रित करें और एक सहमत समाधान, नामित ज़िम्मेदार व्यक्ति और समय सीमा के साथ समाप्त करें। संबंधित डेटा पहले से भेज दें ताकि सभी को समस्या की वास्तविक स्थिति की एक समान समझ हो।

5. निर्णय लेने वाली बैठकें

निर्णय लेने वाली बैठक का उद्देश्य एक ऐसा निर्णय लेना होता है जिसके लिए कई लोगों की राय या सहमति आवश्यक होती है। केवल उन्हीं लोगों को आमंत्रित करें जिनकी सहमति आवश्यक है, और किसी अन्य को नहीं। बैठक का समय निर्धारित करने से पहले निर्णय को एक प्रश्न के रूप में लिख लें: "क्या हमें लॉन्च को तीसरी तिमाही से चौथी तिमाही में स्थानांतरित करना चाहिए?" एक निर्णय बैठक है, जबकि "लॉन्च की समय-सीमा के बारे में हमारा क्या विचार है?" निर्णय बैठक नहीं है। बाद में, निर्णय और उसके कारणों को रिकॉर्ड कर लें ताकि महीनों बाद इस पर दोबारा चर्चा न हो।

6. विचार-मंथन बैठकें

विचार-मंथन बैठकों से विचार उत्पन्न होते हैं; उनका मूल्यांकन बाद में किया जाता है। जब दोनों एक साथ होते हैं, तो निर्णय लेने की प्रवृत्ति विचारों को दबा देती है, और आपके पास सुरक्षित सुझावों की एक छोटी सूची रह जाती है। पहले भाग में बिना किसी टिप्पणी के विचार उत्पन्न करें और दूसरे भाग में उन्हें समूहबद्ध और क्रमबद्ध करें। शब्द बादल या फिर ओपन-एंडेड स्लाइड से शांत स्वभाव वाले लोग भी बातचीत में अंतराल का इंतजार करने के बजाय, बाकी सभी के साथ ही अपनी बात रख सकते हैं।

7. रणनीतिक प्रबंधन बैठकें

रणनीतिक बैठकें वे स्थान हैं जहाँ वरिष्ठ नेता दीर्घकालिक दिशा की समीक्षा करते हैं, रणनीतिक लक्ष्यों के सापेक्ष प्रदर्शन का आकलन करते हैं और आगामी तिमाही या वर्ष के लिए प्राथमिकताएँ निर्धारित करते हैं। ये बैठकें आम तौर पर त्रैमासिक या वार्षिक होती हैं और इनके लिए वास्तविक तैयारी की आवश्यकता होती है: चर्चा सतही न हो, इसके लिए कम से कम 48 घंटे पहले पूर्व-पठन सामग्री साझा करें। परिणाम प्राथमिकताओं और निर्णयों की एक स्पष्ट सूची होनी चाहिए, न कि "आगे विचार करने" वाली चीजों की सूची। हमारी मार्गदर्शिका में अधिक विस्तृत जानकारी उपलब्ध है। रणनीतिक प्रबंधन बैठक.

8. परियोजना आरंभिक बैठकें

A प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग यह किसी परियोजना की आधिकारिक शुरुआत का प्रतीक है। इसमें परियोजना प्रबंधक, टीम और सभी हितधारक एक साथ मिलकर यह तय करते हैं कि परियोजना से क्या हासिल करना है, कौन किस चीज़ के लिए ज़िम्मेदार है, टीम आपस में कैसे संवाद करेगी और सफलता कैसी दिखेगी। काम के एक दिशा में गति पकड़ने से पहले, यह अनुमानों और जोखिमों को सामने लाने का सबसे सस्ता मौका भी होता है।

9. परिचयात्मक बैठकें

An परिचयात्मक बैठक यह तब होता है जब कोई व्यक्ति किसी टीम में शामिल होता है, जब दो समूह एक साथ काम करना शुरू करते हैं या जब कोई व्यक्ति नई भूमिका में आता है। इसका उद्देश्य आपसी संबंध बनाना है: पृष्ठभूमि, कार्यशैली और अपेक्षाएँ। खुली बातचीत अक्सर नीरस हो जाती है, इसलिए लोगों को बातचीत के लिए कुछ ठोस विषय दें, जैसे कि कोई छोटा प्रश्न या कोई छोटा साझा कार्य।

10. टाउन हॉल बैठकें

A टाउन हॉल बैठक यह एक सुनियोजित कंपनी-व्यापी या विभाग-व्यापी सत्र है जिसमें नेता कर्मचारियों के साथ अपडेट साझा करते हैं और उनके प्रश्नों के उत्तर देते हैं। विकिपीडिया ध्यान दें कि यह प्रारूप 17वीं शताब्दी से चली आ रही न्यू इंग्लैंड की नगर सभा पर आधारित है, लेकिन नगर सभा में उपस्थित लोग बाध्यकारी निर्णयों पर मतदान नहीं करते हैं। इसका मुख्य मूल्य पारदर्शिता और दोतरफा संचार है, और यह प्रश्नोत्तर सत्र के वास्तविक होने पर निर्भर करता है। पहले से तैयार किए गए आसान प्रश्न इसका उद्देश्य विफल कर देते हैं, इसलिए कर्मचारियों को सत्र से पहले और उसके दौरान गुमनाम रूप से प्रश्न पूछने का विकल्प दें।

किसी भी प्रकार की मीटिंग को सफलतापूर्वक कैसे आयोजित करें

दस प्रकारों में प्रारूप बदलता रहता है, लेकिन बैठक को सार्थक बनाने वाली आदतें वही रहती हैं।

1. कार्यक्रम निर्धारित करने से पहले उद्देश्य को परिभाषित करें। क्या आप बता सकते हैं कि क्या निर्णय लिया जाएगा, क्या जानकारी साझा की जाएगी या किस समस्या का समाधान किया जाएगा? यदि नहीं, तो शायद अभी बैठक की आवश्यकता नहीं है।
2. कार्यसूची साझा करें। A बैठक की कार्यसूची इससे चर्चा सही दिशा में बनी रहती है और लोगों को तैयारी करने का समय मिल जाता है। विषयों की एक सूची और प्रत्येक विषय के सामने दिया गया समय पर्याप्त है।
3. सही लोगों को आमंत्रित करें। जिन लोगों की राय या अधिकार की आवश्यकता है, उन्हें शामिल करें और बाकी सभी को नोट्स भेज दें।
4. प्रत्येक विषय को उसका उचित समय दें। जटिल कार्यों के लिए अधिक समय दें, समय सारिणी का पालन करें और एक घंटे से अधिक समय लगने वाले किसी भी कार्य में एक छोटा ब्रेक जरूर लें।
5. इसे इंटरैक्टिव बनाएं. जिस बैठक में एक व्यक्ति बोलता है और बाकी सब सुनते हैं, उसमें ध्यान जल्दी ही भटक जाता है। चुनावत्वरित प्रश्नोत्तर और खुले प्रश्नों से लोग भाग लेते रहते हैं। यह निःशुल्क कार्यक्रम है। AhaSlides यह योजना 50 प्रतिभागियों तक का समर्थन करती है, जो अधिकांश टीम बैठकों के लिए पर्याप्त है।
6. निर्णयों को रिकॉर्ड करें और उनका फॉलो-अप करें। बैठक के विवरण में केवल लिए गए निर्णय, सौंपे गए कार्य, प्रत्येक कार्य की ज़िम्मेदारी किसकी है और कब तक पूरी करनी है, ये सब दर्ज होना चाहिए। इन्हें 24 घंटे के भीतर भेजें और फिर प्रतिक्रिया मांगें ताकि अगली बैठक में सुधार हो सके।

आम गलतियों से बचने के लिए

• लक्ष्य के लिए गलत प्रकार का उपयोग करना। पहले यह तय करें कि आपको किस प्रकार का आउटपुट चाहिए, फिर वह फॉर्मेट चुनें जो उसे उत्पन्न करे।
• बहुत ज्यादा लोगों को आमंत्रित करना। बड़े कमरे निर्णय लेने की प्रक्रिया को धीमा कर देते हैं और प्रत्येक व्यक्ति की सहभागिता को कम कर देते हैं।
• अनुवर्ती कार्रवाई को छोड़ देना। जो निर्णय लिखित रूप में न हो, उसका वही प्रभाव होता है जो किसी निर्णय का न होना।
• नियमित बैठकों को स्वतः चलने देना। कुछ महीनों के अंतराल पर यह पूछें कि क्या बैठक अभी भी अपने मूल उद्देश्य की पूर्ति कर रही है। यदि नहीं, तो इसे रद्द कर दें या इसका प्रारूप बदल दें।

ज़्यादातर पूछे जाने वाले सवाल

व्यवसाय में बैठकें क्यों महत्वपूर्ण हैं?

बैठकों के माध्यम से सूचना, विचार और प्रतिक्रिया संगठन में ऊपर से नीचे तक पहुंचती है, और ये किसी निर्णय पर लोगों को एकमत करने का सबसे तेज़ तरीका है।

किसी व्यवसाय के लिए कौन सी बैठकें होनी चाहिए?

अधिकांश व्यवसाय कर्मचारियों की सामूहिक बैठकें, नेतृत्व बैठकें, टीम बैठकें, परियोजना बैठकें और व्यक्तिगत बैठकें आयोजित करते हैं, साथ ही बिक्री, विपणन, वित्त और भर्ती समीक्षा, प्रशिक्षण सत्र और ग्राहक बैठकें जैसे विशिष्ट विभागों से संबंधित सत्र भी आयोजित करते हैं। ऊपर बताए गए 10 प्रकारों से शुरुआत करें और अन्य को तभी शामिल करें जब उनका स्पष्ट उद्देश्य हो।

एक व्यावसायिक बैठक कितने समय की होनी चाहिए?

उद्देश्य के अनुसार सत्र संक्षिप्त होना चाहिए। आमने-सामने की बैठकें 15 मिनट से कम की होनी चाहिए, स्थिति संबंधी अपडेट और निर्णय लगभग 30 मिनट के होने चाहिए, और केवल रणनीतिक या योजना संबंधी सत्र ही आधे दिन या उससे अधिक समय तक चलने चाहिए।

स्टैंड-अप मीटिंग और स्टेटस अपडेट मीटिंग में क्या अंतर है?

स्टैंड-अप मीटिंग व्यक्तिगत कार्यों और बाधाओं की दैनिक, संक्षिप्त समीक्षा होती है। स्टेटस अपडेट आमतौर पर साप्ताहिक होता है और यह देखता है कि क्या पूरी परियोजना अपने लक्ष्यों के अनुरूप चल रही है।