एक अच्छी तरह से तैयार किया गया एजेंडा स्पष्ट लक्ष्य और अपेक्षाएँ निर्धारित करता है, ताकि हर कोई अपने उद्देश्य को जान सके और यह भी कि बैठक से पहले, बैठक के दौरान और बैठक के बाद क्या होना चाहिए। यह गाइड एजेंडा के महत्व, एक प्रभावी एजेंडा लिखने के आठ चरणों और उदाहरणों (टेम्प्लेट सहित) के बारे में बताता है जिनका उपयोग आप अपनी अगली बैठक में कर सकते हैं।
हर बैठक के लिए एजेंडा क्यों आवश्यक है?
बैठकों में कार्य समय का काफी हिस्सा व्यतीत होता है। हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू के एक अध्ययन में पाया गया कि कार्यकारी अधिकारी इनमें प्रति सप्ताह लगभग 23 घंटे व्यतीत करते हैं, जो 1960 के दशक में 10 घंटे से भी कम था।पर्लो, हैडली और यून, “बैठकों की इस पागलपन को रोकें”, 2017एजेंडा आपको उस समय का सदुपयोग करने में मदद करता है। इससे:
- उद्देश्य और लक्ष्यों को स्पष्ट करें बैठक की गतिविधियों पर नज़र रखें और चर्चा को सही दिशा में बनाए रखें।
- समय और गति का प्रबंधन करेंइसलिए, निरर्थक बहसें कम होती हैं।
- प्रतिभागियों के लिए अपेक्षाएं निर्धारित करें और यह सुनिश्चित करें कि प्रत्येक निर्णय और कार्य योजना को शामिल किया गया हो।
- जवाबदेही को बढ़ावा देंक्योंकि प्रत्येक वस्तु का एक मालिक होता है।
शोध से एक चेतावनी मिलती है: बैठक के शोधकर्ता स्टीवन रोगेलबर्ग का कहना है कि उनके शोध से पता चलता है कि एजेंडा रखने से यह अपने आप में बैठक की प्रभावशीलता के लिए कुछ भी नहीं करता है।और अक्सर नेता एजेंडा में बस एक नई तारीख जोड़ देते हैं और पिछले सप्ताह के एजेंडा को ही दोहरा देते हैं। नीचे दिए गए चरण इस बैठक के लिए एजेंडा तैयार करने के बारे में हैं, न कि पिछली बैठक से नकल करने के बारे में।
प्रभावी मीटिंग एजेंडा लिखने के 8 प्रमुख चरण
1. बैठक का प्रकार निर्धारित करें
विभिन्न बैठकों में अलग-अलग लोग, प्रारूप और उद्देश्य शामिल होते हैं, इसलिए पहले प्रकार का चयन करें।
- प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंगपरियोजना के लक्ष्यों, समयसीमा, बजट और अपेक्षाओं का संक्षिप्त विवरण।
- सब हाथ की बैठक: एक कंपनी-व्यापी बैठक जिसमें प्रदर्शन, लक्ष्य और योजनाओं को साझा किया जाता है और दिशा की एक सामान्य समझ विकसित की जाती है।
- टाउन हॉल बैठककर्मचारी प्रश्न पूछते हैं, नवीनतम जानकारी प्राप्त करते हैं और वरिष्ठ नेताओं को प्रतिक्रिया देते हैं।
- रणनीतिक प्रबंधन बैठकवरिष्ठ नेता दीर्घकालिक दिशा की योजना बनाते हैं।
- वर्चुअल टीम मीटिंगवीडियो या चैट के माध्यम से प्रस्तुतियाँ, चर्चाएँ और संवादात्मक गतिविधियाँ।
- विचार मंथन सत्र: एक रचनात्मक बैठक जहां लोग नए विचारों को उत्पन्न करते हैं और उन पर चर्चा करते हैं।
- आमने-सामने की बैठकप्रदर्शन समीक्षा, कोचिंग या विकास के लिए एक निजी बातचीत।
2. उद्देश्य और लक्ष्यों को परिभाषित करें
बताइए कि बैठक क्यों आयोजित की जा रही है और आप इससे क्या हासिल करना चाहते हैं। यदि आप कोई परिणाम नहीं बता सकते, तो पूछिए कि क्या इसके बजाय कोई संदेश देना पर्याप्त होगा। रोगेलबर्ग भी यही बात कहते हैं: कभी-कभी आप जानकारी भेज सकते हैं और बैठक का उपयोग पाँच मिनट के प्रश्नोत्तर सत्र के लिए कर सकते हैं।व्हार्टन में ज्ञान संबंधी साक्षात्कार).
3. मुख्य विषयों की पहचान करें
चर्चा किए जाने वाले सभी विषयों की सूची बनाएं, जिसमें लिए जाने वाले निर्णय भी शामिल हों। सबसे महत्वपूर्ण विषय को पहले लिखें, जब ऊर्जा और ध्यान सबसे अधिक हो।
4. समय सीमा निर्धारित करें
प्रत्येक विषय के लिए एक समय निर्धारित करें और पूरी बैठक के लिए एक समाप्ति समय निर्धारित करें, ताकि बैठक निर्धारित समय पर चलती रहे।
5. उपस्थित लोगों और उनकी भूमिकाओं की पहचान करें।
उन सभी लोगों की सूची बनाएं जो भाग लेंगे और प्रत्येक व्यक्ति की क्या जिम्मेदारियां होंगी, जैसे कि अपडेट प्रस्तुत करना, नोट्स लेना या समय का ध्यान रखना।
6. आवश्यक सामग्री और सहायक दस्तावेज़ तैयार करें।
मीटिंग के दौरान लोगों को जिन चीजों की जरूरत होगी, उन्हें इकट्ठा कर लें और मीटिंग से पहले पढ़ने के लिए जरूरी कोई भी चीज साझा कर दें।
7. कार्यसूची पहले से वितरित करें
सभी उपस्थित लोगों को एजेंडा भेजें ताकि सभी तैयार होकर आएं। उन्हें बैठक से पहले अपने विचार जोड़ने के लिए आमंत्रित करें।
8. आवश्यकतानुसार समीक्षा और संशोधन करें।
मीटिंग से पहले एजेंडा की जांच कर लें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि यह पूर्ण और सटीक है, और इसमें से ऐसी कोई भी बात हटा दें जिसके लिए समूह को कमरे में उपस्थित होने की आवश्यकता नहीं है।
मीटिंग एजेंडा के उदाहरण और मुफ़्त टेम्पलेट
यहां तीन एजेंडा दिए गए हैं जिन्हें आप अपनी आवश्यकतानुसार बदल सकते हैं। एजेंडा के विषय और समय को बैठक की आवश्यकताओं और लक्ष्यों के अनुरूप समायोजित किया जाना चाहिए।
1. टीम मीटिंग का एजेंडा
दिनांक:
स्थान:
सहभागी:
उद्देश्य: परियोजना की प्रगति की जानकारी दें; वर्तमान समस्याओं और उनके समाधानों की समीक्षा करें।
- परिचय और स्वागत (5 मिनट) | @WHO
- पिछली बैठक की समीक्षा (10 मिनट) | @WHO
- परियोजना अद्यतन और प्रगति रिपोर्ट (20 मिनट) | @WHO
- समस्या समाधान और निर्णय लेना (20 मिनट) | @WHO
- खुली चर्चा और प्रतिक्रिया (20 मिनट) | @WHO
- कार्यवाही और अगले कदम (15 मिनट) | @who
- समापन और अगली बैठक व्यवस्था (5 मिनट) | @WHO
निःशुल्क मासिक मीटिंग टेम्पलेट
2. सभी कर्मचारियों की बैठक का एजेंडा
दिनांक:
स्थान:
सहभागी:
उद्देश्य: कंपनी के प्रदर्शन को साझा करें और नई पहलों और योजनाओं को पेश करें।
- स्वागत और परिचय (5 मिनट)
- कंपनी का प्रदर्शन अपडेट (20 मिनट)
- नई पहल और योजनाएँ (20 मिनट)
- प्रश्नोत्तर सत्र (30 मिनट)
- कर्मचारी पहचान और पुरस्कार (15 मिनट)
- समापन और अगली बैठक की व्यवस्था (5 मिनट)
3. परियोजना आरंभिक बैठक का एजेंडा
दिनांक:
स्थान:
सहभागी:
उद्देश्य: स्पष्ट लक्ष्य और अपेक्षाएँ निर्धारित करें; टीम का परिचय दें; चुनौतियों और जोखिमों पर चर्चा करें।
- स्वागत और परिचय (5 मिनट) | @WHO
- परियोजना अवलोकन और लक्ष्य (15 मिनट) | @WHO
- टीम के सदस्यों का परिचय (5 मिनट) | @WHO
- भूमिका और जिम्मेदारी असाइनमेंट (20 मिनट) | @WHO
- शेड्यूल और टाइमलाइन ओवरव्यू (15 मिनट) | @WHO
- परियोजना की चुनौतियाँ और जोखिम (20 मिनट) | @who
- कार्य आइटम और अगले चरण (15 मिनट) | @WHO
- समापन और अगली बैठक व्यवस्था (5 मिनट) | @WHO
हमारे पास और भी कई शुरुआती विचार हैं। परियोजना आरंभ बैठक मार्गदर्शिका.
अपनी मीटिंग का एजेंडा इस प्रकार सेट करें: AhaSlides
किसी एजेंडा को ऐसी चीज़ में बदलने के लिए जिसे आपकी टीम देख सके, उस पर वोट कर सके और साथ मिलकर संपादित कर सके:
- एक खाता बनाएँ. के लिए साइन अप करें AhaSlides या ब्राउज़ करें सार्वजनिक टेम्पलेट लाइब्रेरी.
- मीटिंग एजेंडा टेम्पलेट चुनें और क्लिक करें टेम्पलेट प्राप्त करें.
अपनी कार्यसूची के मद जोड़ें। टेम्पलेट की सूची वाली स्लाइड को अपने एजेंडा से बदलें। फिर एक छोटा सा आइसब्रेकर, एक पोल या एक खुला प्रश्न जोड़ें ताकि लोग पहली स्लाइड से ही भाग ले सकें।
सहयोग करें और साझा करें। टीम के साथियों को प्रेजेंटेशन एडिट करने के लिए आमंत्रित करें, फिर मीटिंग से पहले एजेंडा को लिंक या क्यूआर कोड के रूप में साझा करें।
चाबी छीन लेना
- विषयों की सूची बनाने से पहले बैठक का प्रकार और एक स्पष्ट लक्ष्य चुनें।
- सबसे महत्वपूर्ण वस्तु को पहले रखें और प्रत्येक वस्तु के लिए एक समय और एक मालिक निर्धारित करें।
- कार्यक्रम की रूपरेखा पहले से भेज दें और उपस्थित लोगों को उसमें सुझाव जोड़ने के लिए आमंत्रित करें।
- हर बार एक नया एजेंडा लिखें। केवल एजेंडा होने से बैठक प्रभावी नहीं हो जाती।
ज़्यादातर पूछे जाने वाले सवाल
किसी बैठक के एजेंडा से क्या तात्पर्य है?
एजेंडा किसी बैठक में होने वाली गतिविधियों की योजनाबद्ध रूपरेखा होती है, जिसे कभी-कभी समय-सारणी या कार्यसूची भी कहा जाता है। इसमें विषय, समय और प्रत्येक मद का नेतृत्व कौन करेगा, यह सब सूचीबद्ध होता है।
एजेंडा-निर्धारण बैठक क्या होती है?
एजेंडा तय करने वाली बैठक आगामी बड़ी बैठक के एजेंडा की योजना बनाने और उस पर निर्णय लेने के लिए आयोजित की जाती है।
परियोजना बैठक का एजेंडा क्या है?
परियोजना बैठक का एजेंडा परियोजना से संबंधित विषयों, चर्चाओं और कार्रवाई मदों की रूपरेखा प्रस्तुत करता है, जैसे कि प्रगति, जोखिम और अगले कदम।
