उदाहरणों और निःशुल्क टेम्पलेट्स के साथ मीटिंग एजेंडा लिखने के 8 मुख्य चरण

तो, क्या है बैठक की कार्यसूची? सच तो यह है, हम सभी बैठकों का हिस्सा रहे हैं जहाँ हम अर्थहीन महसूस करते हैं, यह भी नहीं समझ पाते हैं कि हमें ईमेल द्वारा हल की जा सकने वाली सूचनाओं पर चर्चा करने के लिए क्यों मिलना है। कुछ लोगों को बैठकों में भी शामिल होना पड़ सकता है जो बिना किसी मुद्दे को हल किए घंटों तक चलती हैं।

हालाँकि, सभी बैठकें अनुत्पादक नहीं होती हैं, और यदि आप अपनी टीम के साथ प्रभावी ढंग से काम करना चाहते हैं, तो एक एजेंडा वाली बैठक आपको इन उपरोक्त आपदाओं से बचाएगी।

एक अच्छी तरह से तैयार किया गया एजेंडा बैठक के लिए स्पष्ट लक्ष्य और अपेक्षाएं निर्धारित करता है, यह सुनिश्चित करता है कि हर कोई अपने उद्देश्य को जानता है और इससे पहले, उसके दौरान और बाद में क्या होना चाहिए।

इसलिए, यह लेख आपको बैठक के एजेंडे के महत्व, एक प्रभावी बनाने के लिए कदम और आपकी अगली बैठक में उपयोग करने के लिए उदाहरण (+ टेम्पलेट) प्रदान करेगा।

• हर मीटिंग के लिए एजेंडा क्यों ज़रूरी है
• प्रभावी मीटिंग एजेंडा लिखने के लिए 8 प्रमुख चरण
• बैठक एजेंडा उदाहरण और मुफ्त टेम्पलेट
• AhaSlides के साथ अपना मीटिंग एजेंडा सेट करें
• चाबी छीन लेना 

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हर मीटिंग के लिए एजेंडा क्यों ज़रूरी है

प्रत्येक बैठक को उत्पादक और कुशल सुनिश्चित करने के लिए एक एजेंडा की आवश्यकता होती है। एक मीटिंग एजेंडा निम्नलिखित लाभ प्रदान करेगा:

• बैठक के उद्देश्य और लक्ष्यों को स्पष्ट करें, और चर्चा को केंद्रित और ट्रैक पर रखने में मदद करता है।
• बैठक का समय और गति प्रबंधित करें, सुनिश्चित करें कि कोई निरर्थक तर्क-वितर्क न हो, और जितना संभव हो उतना समय बचाएं।
• प्रतिभागियों के लिए अपेक्षाएं निर्धारित करें, और सुनिश्चित करें कि सभी प्रासंगिक जानकारी और कार्रवाई मदों को शामिल किया गया है।
• जवाबदेही और संगठन को बढ़ावा देता है, अधिक प्रभावी और कुशल बैठकों के लिए अग्रणी।

प्रभावी मीटिंग एजेंडा लिखने के लिए 8 प्रमुख चरण

प्रभावी मीटिंग एजेंडा लिखने में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ प्रमुख युक्तियां दी गई हैं:

1/बैठक के प्रकार का निर्धारण करें 

क्योंकि विभिन्न प्रकार की बैठकों में विभिन्न प्रतिभागियों, स्वरूपों और उद्देश्यों को शामिल किया जा सकता है, इसलिए स्थिति के लिए उपयुक्त एक का चयन करना महत्वपूर्ण है।

• प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग: एक बैठक जो परियोजना, उसके लक्ष्यों, समयरेखा, बजट और अपेक्षाओं का अवलोकन प्रदान करती है।
• सब हाथ की बैठक: एक प्रकार की कंपनी-व्यापी बैठक जिसमें सभी कर्मचारियों को भाग लेने के लिए आमंत्रित किया जाता है। कंपनी के प्रदर्शन, लक्ष्यों और योजनाओं के बारे में सभी को सूचित करना और संगठन के भीतर सामान्य उद्देश्य और दिशा की भावना को बढ़ावा देना।
• टाउन हॉल की बैठक: एक कंपनी टाउन हॉल मीटिंग जहां कर्मचारी सवाल पूछ सकते हैं, अपडेट प्राप्त कर सकते हैं और वरिष्ठ प्रबंधन और अन्य नेताओं को फीडबैक प्रदान कर सकते हैं।
• सामरिक प्रबंधन बैठक: एक बैठक जिसमें वरिष्ठ नेता या अधिकारी चर्चा करने के लिए एक साथ आते हैं और दीर्घकालिक दिशा की योजना बनाते हैं। 
• वर्चुअल टीम मीटिंग: वर्चुअल टीम मीटिंग्स के प्रारूप में प्रस्तुतियाँ, चर्चाएँ और इंटरैक्टिव गतिविधियाँ शामिल हो सकती हैं और इसे वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर, त्वरित संदेश, या अन्य डिजिटल संचार उपकरणों का उपयोग करके आयोजित किया जा सकता है। 
• दिमाग पर ज़ोर डालने वाला सत्र: एक रचनात्मक और सहयोगी बैठक जिसमें प्रतिभागी नए विचार उत्पन्न करते हैं और उन पर चर्चा करते हैं।
• वन-टू-वन मीटिंग: दो लोगों के बीच एक निजी बैठक, अक्सर प्रदर्शन समीक्षा, कोचिंग या व्यक्तिगत विकास के लिए उपयोग की जाती है।

2/बैठक के उद्देश्य और लक्ष्यों को परिभाषित करें

स्पष्ट रूप से बताएं कि बैठक क्यों आयोजित की जा रही है और आप या आपकी टीम क्या हासिल करने की उम्मीद करती है।

3/प्रमुख विषयों की पहचान करें 

उन प्रमुख विषयों की सूची बनाएं जिन्हें कवर करने की आवश्यकता है, जिसमें कोई भी महत्वपूर्ण निर्णय शामिल है जिसे करने की आवश्यकता है।

4/एक समय सीमा निर्दिष्ट करें

प्रत्येक विषय और पूरी बैठक के लिए उचित समय आवंटित करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि बैठक निर्धारित समय पर हो।

5/उपस्थित लोगों और उनकी भूमिकाओं की पहचान करें

बैठक में भाग लेने वालों की सूची बनाएं और उनकी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को निर्दिष्ट करें।

6/ सामग्री और सहायक दस्तावेज तैयार करें

बैठक के दौरान आवश्यक कोई भी प्रासंगिक जानकारी या सामग्री इकट्ठा करें।

7/ एजेंडा पहले से बांट दें

यह सुनिश्चित करने के लिए कि हर कोई तैयार और तैयार है, मीटिंग एजेंडा सभी उपस्थित लोगों को भेजें।

8/ आवश्यकतानुसार एजेंडे की समीक्षा और संशोधन करें

यह सुनिश्चित करने के लिए बैठक से पहले एजेंडे की समीक्षा करें कि यह पूर्ण और सटीक है, और आवश्यक संशोधन करें।

बैठक एजेंडा उदाहरण और मुफ्त टेम्पलेट 

यहां मीटिंग एजेंडे के कुछ उदाहरण दिए गए हैं जिनका उपयोग विभिन्न प्रकार की मीटिंग्स के लिए किया जा सकता है:

1/टीम मीटिंग एजेंडा

दिनांक: 

स्थान: 

सहभागी: 

टीम मीटिंग के उद्देश्य:

• परियोजना कार्यान्वयन प्रगति को अद्यतन करने के लिए
• वर्तमान समस्याओं और समाधानों की समीक्षा करने के लिए

टीम मीटिंग एजेंडा: 

• परिचय और स्वागत (5 मिनट) | @WHO
• पिछली बैठक की समीक्षा (10 मिनट) | @WHO
• परियोजना अद्यतन और प्रगति रिपोर्ट (20 मिनट) | @WHO
• समस्या समाधान और निर्णय लेना (20 मिनट) | @WHO
• खुली चर्चा और प्रतिक्रिया (20 मिनट) | @WHO
• कार्रवाई और अगले चरण (15 मिनट) | @WHO
• समापन और अगली बैठक व्यवस्था (5 मिनट) | @WHO

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2/ऑल हैंड्स मीटिंग एजेंडा

दिनांक: 

स्थान: 

Attएंडीज़: 

बैठक के उद्देश्य:

• कंपनी के प्रदर्शन को अपडेट करने और कर्मचारियों के लिए नई पहल और योजनाएं पेश करने के लिए।

एक बैठक एजेंडा: 

• स्वागत और परिचय (5 मिनट)
• कंपनी का प्रदर्शन अपडेट (20 मिनट)
• नई पहल और योजनाओं का परिचय (20 मिनट)
• प्रश्नोत्तर सत्र (30 मिनट)
• कर्मचारी पहचान और पुरस्कार (15 मिनट)
• समापन और अगली बैठक की व्यवस्था (5 मिनट)

ऑल हैंड्स मीटिंग टेम्प्लेट

3/प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग एजेंडा

दिनांक: 

स्थान: 

सहभागी:

बैठक के उद्देश्य:

• परियोजना के लिए स्पष्ट लक्ष्यों और अपेक्षाओं को स्थापित करने के लिए
• प्रोजेक्ट टीम का परिचय देना
• परियोजना की चुनौतियों और जोखिमों पर चर्चा करने के लिए

एक बैठक एजेंडा: 

• स्वागत और परिचय (5 मिनट) | @WHO
• परियोजना अवलोकन और लक्ष्य (15 मिनट) | @WHO
• टीम के सदस्यों का परिचय (5 मिनट) | @WHO
• भूमिका और जिम्मेदारी असाइनमेंट (20 मिनट) | @WHO
• शेड्यूल और टाइमलाइन ओवरव्यू (15 मिनट) | @WHO
• परियोजना की चुनौतियों और जोखिमों पर चर्चा (20 मिनट) | @WHO
• कार्य आइटम और अगले चरण (15 मिनट) | @WHO
• समापन और अगली बैठक व्यवस्था (5 मिनट) | @WHO

ध्यान दें कि ये केवल उदाहरण हैं, और बैठक की विशिष्ट आवश्यकताओं और लक्ष्यों के आधार पर एजेंडा आइटम और प्रारूप को समायोजित किया जा सकता है। 

AhaSlides के साथ अपना मीटिंग एजेंडा सेट करें 

AhaSlides के साथ मीटिंग एजेंडा सेट अप करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

• खाता बनाएं: यदि आपने पहले से साइन अप नहीं किया है, तो साइन अप करें अहास्लाइड्स और एक खाता बनाएँ। या हमारे लिए सिर सार्वजनिक टेम्पलेट लाइब्रेरी.

• मीटिंग एजेंडा टेम्प्लेट चुनें: हमारे पास कई प्रकार के मीटिंग एजेंडा टेम्प्लेट हैं जिनका उपयोग आप एक शुरुआती बिंदु के रूप में कर सकते हैं। बस वह चुनें जो आपकी आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त हो और क्लिक करें "टेम्प्लेट प्राप्त करें"।

• टेम्पलेट कस्टमाइज़ करें: एक बार जब आप एक टेम्प्लेट चुन लेते हैं, तो आप आइटम जोड़कर या हटाकर, स्वरूपण समायोजित करके और रंग योजना बदलकर इसे अनुकूलित कर सकते हैं।

• अपने एजेंडा आइटम जोड़ें: अपने एजेंडा आइटम जोड़ने के लिए स्लाइड एडिटर का उपयोग करें। आप टेक्स्ट, स्पिनर व्हील, पोल, इमेज, टेबल, चार्ट और बहुत कुछ जोड़ सकते हैं।

• अपनी टीम के साथ सहयोग करें: यदि आप एक टीम के साथ काम कर रहे हैं, तो आप एजेंडे पर सहयोग कर सकते हैं। प्रस्तुति को संपादित करने के लिए बस टीम के सदस्यों को आमंत्रित करें, और वे परिवर्तन कर सकते हैं, टिप्पणियाँ जोड़ सकते हैं और संपादन का सुझाव दे सकते हैं।

• एजेंडा साझा करें: जब आप तैयार हों, तो आप एजेंडा को अपनी टीम या उपस्थित लोगों के साथ साझा कर सकते हैं। आप एक लिंक या क्यूआर कोड के माध्यम से साझा कर सकते हैं।

AhaSlides के साथ, आप आसानी से एक पेशेवर, अच्छी तरह से संरचित मीटिंग एजेंडा बना सकते हैं जो आपको ट्रैक पर रहने और अपने मीटिंग उद्देश्यों को प्राप्त करने में सहायता करेगा।

चाबी छीन लेना 

AhaSlides टेम्प्लेट की मदद से इन प्रमुख चरणों और उदाहरणों का पालन करके, हम आशा करते हैं कि आप एक अच्छी तरह से संरचित मीटिंग एजेंडा बना सकते हैं जो आपको सफलता के लिए तैयार करेगा।

आम सवाल-जवाब