अधिकांश प्रस्तुतियाँ पहली स्लाइड दिखने से पहले ही असफल हो जाती हैं। इसका कारण यह नहीं है कि विषयवस्तु कमजोर है या प्रस्तुतकर्ता अप्रस्तुत है, बल्कि इसलिए कि किसी ने भी एक अधिक मूलभूत प्रश्न पर ध्यान नहीं दिया: इस सामग्री को वास्तव में किस संरचना की आवश्यकता है?
प्रस्तुति का प्रारूप वह निर्णय है जिसे अधिकांश प्रस्तुतकर्ता नज़रअंदाज़ कर देते हैं। वे एक खाली डेक खोलते हैं, टाइप करना शुरू करते हैं और विषयवस्तु को अपने आप आकार लेने देते हैं। नतीजा अक्सर तीन अलग-अलग संरचनाओं का एक बेमेल मिश्रण होता है जो आपस में ठीक से जुड़ती नहीं हैं, और ऐसे बदलावों से जुड़ी होती हैं जो प्रभावी नहीं होते। श्रोता शिष्टाचारवश सुनते हैं और बिना यह समझे चले जाते हैं कि उन्हें क्या सीखकर जाना चाहिए था।
पेशेवर प्रस्तुति के लगभग हर संदर्भ में तीन प्रारूप कारगर होते हैं। प्रत्येक प्रारूप एक अलग उद्देश्य के लिए उपयुक्त है। आपको कौन सा प्रारूप चाहिए और क्यों, यह जानना ही एक सफल प्रस्तुति और एक साधारण प्रस्तुति के बीच का अंतर है।
प्रारूप आपकी सोच से कहीं अधिक महत्वपूर्ण क्यों है?
आप जो संरचना चुनते हैं, वही यह निर्धारित करती है कि आपके श्रोता आपकी कही हुई बातों को कैसे ग्रहण करेंगे। यह उनकी अपेक्षाओं को निर्धारित करती है, उनके ध्यान को निर्देशित करती है और उन्हें सुनी हुई बातों को याद रखने के लिए एक ढांचा प्रदान करती है।
इसे इस तरह समझें: आपकी सामग्री वह है जो आप कह रहे हैं। आपका प्रारूप वह तर्क है जो इसे सार्थक बनाता है। गलत संरचना में सशक्त सामग्री, गलत क्रम में दिए गए अच्छे निर्देशों के समान है। तकनीकी रूप से सब कुछ मौजूद है, लेकिन इनमें से कोई भी आपको आपके लक्ष्य तक नहीं पहुंचाता।
नीचे दिए गए तीन प्रारूप पेशेवर प्रस्तुति के अधिकांश परिदृश्यों को कवर करते हैं। प्रत्येक प्रारूप कारगर है। सवाल यह है कि आपके उद्देश्य के लिए कौन सा प्रारूप सबसे उपयुक्त है।
1. समस्या-समाधान प्रारूप
पेशेवर प्रस्तुतियों में यह सबसे आम प्रारूप है, और इसका एक कारण है: यह कारगर है। आप एक समस्या की पहचान करते हैं, उसके महत्व को समझाते हैं, और फिर अपना समाधान प्रस्तुत करते हैं। असुविधा और राहत के बीच का अंतर ही इसे प्रभावी बनाता है।
इस प्रक्रिया में पाँच चरण हैं। पहला, समस्या को स्थापित करें और उसे केवल बताने के बजाय उसका प्रभाव स्पष्ट करें। दूसरा, गंभीरता का भाव बढ़ाएँ: इस समस्या को अनसुलझा छोड़ने से क्या नुकसान होगा, चाहे वह वित्तीय हो, परिचालन संबंधी हो या भावनात्मक? तीसरा, अपने समाधान का परिचय दें और समझाएँ कि यह समस्या के लक्षणों के बजाय मूल कारण का समाधान क्यों करता है। चौथा, प्रमाण प्रस्तुत करें: डेटा, केस स्टडी या समाधान के कारगर होने का प्रत्यक्ष प्रदर्शन। पाँचवाँ, स्पष्ट कार्रवाई के आह्वान के साथ निष्कर्ष निकालें ताकि श्रोतागण जान सकें कि उन्हें आगे क्या करना है।
बिक्री प्रस्तुतियों, प्रचार प्रस्तावों, परिवर्तन प्रबंधन और नई प्रक्रियाओं या उपकरणों के प्रशिक्षण के लिए इस प्रारूप का उपयोग करें। यह तब कारगर होता है जब आप लोगों से कुछ नया अपनाने, किसी चीज़ पर संसाधन खर्च करने या उनके वर्तमान कार्य करने के तरीके को बदलने के लिए कह रहे हों।
उदाहरण के लिए, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल्स का प्रचार करने वाली एक सॉफ्टवेयर कंपनी यह बताकर शुरुआत कर सकती है कि टीमें ईमेल, स्लैक और स्प्रेडशीट के ज़रिए स्टेटस अपडेट ट्रैक करने में घंटों बर्बाद करती हैं। वे इस लागत का ब्यौरा देंगे। फिर अपना प्लेटफॉर्म पेश करेंगे, उसे काम करते हुए दिखाएंगे और अगले चरण के बारे में स्पष्ट जानकारी देकर बात खत्म करेंगे। हर चरण अगले चरण के लिए आधार बनता है।
2. कालानुक्रमिक प्रारूप
यह प्रारूप समय के साथ आगे बढ़ता है: अतीत, वर्तमान, भविष्य। या चरणों के एक क्रम के माध्यम से जो एक निष्कर्ष की ओर ले जाता है। यह कथा-प्रधान है, जो इसे किसी चीज़ के विकास, किसी स्थिति के निर्माण या किसी प्रक्रिया के घटित होने की कहानी सुनाने के लिए उपयुक्त बनाता है।
इस संरचना में चार चरण हैं। सबसे पहले, उन चीजों की शुरुआत और उन्हें आकार देने वाले संदर्भ को समझें। फिर बदलाव की ओर बढ़ें: वह घटना, निर्णय या परिवर्तन जिसने दिशा बदल दी। अंत में, वर्तमान स्थिति पर पहुँचें: चीजें अभी कहाँ हैं और इसका क्या अर्थ है। अंत में, भविष्य पर पहुँचें: चीजें किस दिशा में जा रही हैं और वहाँ तक पहुँचने के लिए क्या करना होगा।
इस प्रारूप का उपयोग कंपनी के इतिहास, उद्योग के विकास पर चर्चा, परिवर्तन दर्शाने वाले केस स्टडी और समय के साथ विकसित होने वाले विषयों पर शैक्षिक प्रस्तुतियों के लिए किया जा सकता है। यह संस्कृति और मूल्यों पर प्रस्तुतियों के लिए भी उपयुक्त है, जहाँ किसी संगठन के वर्तमान स्थिति तक पहुँचने की कहानी उतनी ही महत्वपूर्ण होती है जितनी कि उसके भविष्य की दिशा।
किसी कंपनी के हार्डवेयर से क्लाउड सेवाओं की ओर बदलाव पर आधारित प्रस्तुति की शुरुआत उनके मूल व्यवसाय मॉडल से होगी, फिर बाज़ार में आए उन बदलावों को समझाया जाएगा जिनके कारण यह बदलाव ज़रूरी हुआ, उनकी वर्तमान स्थिति का विस्तृत विवरण दिया जाएगा और आगे की योजनाओं की रूपरेखा प्रस्तुत की जाएगी। श्रोतागण केवल जानकारी प्राप्त नहीं कर रहे होते हैं, बल्कि वे एक ऐसी यात्रा का अनुसरण कर रहे होते हैं जिसे भूलना बहुत मुश्किल होता है।
3. अवधारणा-विभाजन प्रारूप
इस प्रारूप में पहले एक मुख्य विचार प्रस्तुत किया जाता है, फिर उसे टुकड़ों में समझाया जाता है। आप कोई चीज़ बेच नहीं रहे हैं या कहानी नहीं सुना रहे हैं। आप किसी जटिल विषय को सरल बनाकर लोगों को उसे सही मायने में समझने में मदद कर रहे हैं।
यह संरचना पाँच चरणों में आगे बढ़ती है। विस्तार में जाने से पहले अवधारणा का परिचय दें और समझाएँ कि यह क्यों महत्वपूर्ण है। इसे एक साथ प्रस्तुत करने के बजाय, इसके मुख्य घटकों में एक-एक करके विभाजित करें। प्रत्येक घटक को ठोस, पहचानने योग्य उदाहरणों के साथ स्पष्ट करें। दिखाएँ कि कैसे भाग मिलकर संपूर्ण का निर्माण करते हैं। अंत में अनुप्रयोग के साथ समाप्त करें: अपने श्रोताओं को यह बताएँ कि उन्होंने अभी जो सीखा है उसका उपयोग कैसे करें।
इस प्रारूप का उपयोग शैक्षिक प्रस्तुतियों, ढाँचों या कार्यप्रणालियों पर प्रशिक्षण और नेतृत्व, संचार या निर्णय लेने जैसे कौशलों पर पेशेवर विकास वार्ताओं के लिए करें। यह तब सही विकल्प है जब लक्ष्य समझाने-बुझाने के बजाय समझाना हो।
उदाहरण के लिए, आइजनहावर मैट्रिक्स पर एक प्रस्तुति में तात्कालिकता बनाम महत्व के ढांचे का परिचय दिया जाएगा, वास्तविक उदाहरणों के साथ चारों भागों की व्याख्या की जाएगी, उनके आपसी संबंध को दर्शाया जाएगा और अंत में एक व्यावहारिक अभ्यास प्रस्तुत किया जाएगा। इससे श्रोतागण एक ऐसा मानसिक मॉडल लेकर जाएंगे जिसका वे वास्तव में उपयोग कर सकते हैं, न कि केवल कुछ स्लाइडें जिन्हें वे आधा-अधूरा याद रख सकें।
अपना प्रारूप चुनना
सही प्रारूप वह नहीं है जिसके साथ आप सबसे अधिक सहज महसूस करते हैं। सही प्रारूप वह है जो आपके लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए उपयुक्त हो।
एक खाली प्रेजेंटेशन खोलने से पहले, खुद से पाँच सवाल पूछें। इसका मुख्य उद्देश्य क्या है: राजी करना, जानकारी देना या समझाना? क्या कोई समस्या है जिसका समाधान करना है, या आप सिर्फ ज्ञान साझा कर रहे हैं? क्या आपकी सामग्री एक स्वाभाविक क्रम या समयरेखा का पालन करती है? आपके श्रोता कौन हैं और वे पहले से क्या जानते हैं? क्या यह प्रेजेंटेशन अपने आप में पूर्ण होगी या आप लोगों को इसके माध्यम से मार्गदर्शन करेंगे?
उत्तर आपको एक प्रारूप की ओर ले जाएंगे। यदि आप किसी को कार्रवाई करने के लिए प्रेरित करना चाहते हैं, तो समस्या-समाधान लगभग हमेशा सही विकल्प होता है। यदि आपकी सामग्री की एक स्वाभाविक शुरुआत, मध्य और अंत है, तो कालानुक्रमिक प्रारूप आपके दर्शकों को सहज लगेगा। यदि आप किसी जटिल विचार को समझा रहे हैं जिसे लोगों को वास्तव में समझने की आवश्यकता है, तो अवधारणा-विभाजन आपको बिना किसी को बीच में बोर किए ऐसा करने के लिए संरचना प्रदान करता है।
जब संदेह हो, तो समस्या-समाधान का विकल्प चुनें। यह तीनों में सबसे बहुमुखी है और अन्य दो तरीकों की तुलना में कहीं अधिक परिस्थितियों में काम करता है।
संकर प्रारूप और विविधताएँ
पूरी प्रस्तुति के लिए किसी एक प्रारूप को अपनाने की आवश्यकता नहीं है। तीनों संरचनाओं को संयोजित किया जा सकता है, बशर्ते उनके बीच का बदलाव आकस्मिक न होकर जानबूझकर किया गया हो।
किसी उत्पाद के लॉन्च की शुरुआत समस्या-समाधान से हो सकती है, जिससे यह स्पष्ट हो सके कि उत्पाद क्यों मौजूद है। इसके बाद, कालानुक्रमिक रूप से यह बताया जा सकता है कि इसे कैसे बनाया गया, और अंत में अवधारणा-विस्तार से यह समझाया जा सकता है कि यह कैसे काम करता है। प्रशिक्षण सत्र में, समग्र रूपरेखा के लिए अवधारणा-विस्तार का उपयोग किया जा सकता है, और फिर प्रत्येक मॉड्यूल के भीतर समस्या-समाधान का उपयोग यह दिखाने के लिए किया जा सकता है कि व्यवहार में प्रत्येक कौशल क्यों महत्वपूर्ण है। निवेशक प्रस्तुति में, कंपनी के इतिहास और प्रगति को दिखाने के लिए कालानुक्रमिक रूप का उपयोग किया जा सकता है, और फिर विकास के अगले चरण के लिए तर्क प्रस्तुत करने के लिए समस्या-समाधान का उपयोग किया जा सकता है।
हाइब्रिड फॉर्मेट कारगर है या नहीं, यह जांचने का तरीका: क्या आप एक वाक्य में समझा सकते हैं कि आपने प्रत्येक बदलाव बिंदु पर फॉर्मेट क्यों बदला? यदि उत्तर हां है, तो संरचना जानबूझकर बनाई गई है। यदि आप निश्चित नहीं हैं, तो शायद यह जानबूझकर नहीं बनाई गई है।
प्रारूप और दृश्य डिजाइन
आपका फॉर्मेट सिर्फ आउटलाइन में ही नहीं, बल्कि स्लाइड्स में भी दिखना चाहिए। डिज़ाइन और संरचना एक दूसरे के पूरक होने चाहिए। जब ऐसा नहीं होता, तो दर्शक विरोधाभास को महसूस करते हैं, भले ही वे इसे नाम न दे पाएं।
समस्या-समाधान प्रस्तुतियों में दृश्य विरोधाभास का उपयोग करना फायदेमंद होता है। समस्या वाले भाग के दौरान गहरे, अधिक तनावपूर्ण चित्रों और रंगों का प्रयोग करें। जैसे-जैसे समाधान सामने आता है, डिज़ाइन को खुलने दें। दृश्य परिवर्तन भावनात्मक परिवर्तन को और अधिक प्रभावी बनाता है।
कालानुक्रमिक प्रस्तुतियों में टाइमलाइन ग्राफ़िक्स, पहले और बाद की तुलनाएँ और प्रगति दर्शाने वाले दृश्य प्रभावी होते हैं। प्रत्येक चरण पिछले चरण से थोड़ा अलग दिखना और महसूस होना चाहिए ताकि दर्शकों को समय के साथ गति का अनुभव हो, न कि केवल स्लाइडों का एक क्रम।
अवधारणा-विस्तार प्रस्तुतियों में प्रत्येक घटक के लिए स्पष्ट आरेख, ढांचागत दृश्य और सुसंगत प्रतीक उपयुक्त होते हैं। डिज़ाइन ऐसा होना चाहिए जो अवधारणा की संरचना को दृश्यमान बनाए, न कि केवल शब्दों में उसका वर्णन करे।
इन तीनों में एक ही सिद्धांत लागू होता है: यदि आपकी स्लाइडें पहले भाग से लेकर अंतिम भाग तक एक जैसी दिखती हैं, तो आपका प्रारूप कोई दृश्य प्रभाव नहीं डाल रहा है। संरचना ऐसी होनी चाहिए जिसे आपके दर्शक देख सकें, न कि केवल ऐसी चीज जिसके बारे में आपको पता हो कि वह मौजूद है।
सामान्य प्रारूप संबंधी गलतियाँ
सबसे आम गलती है कंटेंट लिखने के बाद फॉर्मेट चुनना। ज्यादातर लोग खाली स्लाइड खोलते हैं, टाइप करना शुरू करते हैं और स्ट्रक्चर को अपने आप बनने देते हैं। नतीजा अक्सर दो या तीन अलग-अलग फॉर्मेट का मिश्रण होता है जो आपस में ठीक से मेल नहीं खाते। उस समय स्ट्रक्चर को फिर से बनाना शुरू से करने जैसा लगता है, इसलिए ज्यादातर लोग ऐसा नहीं करते। एक भी स्लाइड लिखने से पहले अपना फॉर्मेट चुन लें।
दूसरी गलती है बिना सोचे-समझे अलग-अलग प्रारूपों को मिलाना। समस्या-समाधान और कालानुक्रमिक प्रस्तुति का मिश्रण बहुत अच्छा लग सकता है, लेकिन तभी जब यह बदलाव जानबूझकर किया गया हो। अगर ऐसा नहीं होता, तो श्रोता बदलाव को महसूस कर लेते हैं, भले ही वे इसे पहचान न पाएं। वे विषय से भटक जाते हैं, संरचना पर भरोसा करना बंद कर देते हैं, और प्रस्तुति के अंत का इंतजार करने लगते हैं, बजाय इसके कि वे यह समझें कि यह किस दिशा में जा रही है।
तीसरी गलती है लक्ष्य के लिए गलत प्रारूप का उपयोग करना। कालानुक्रमिक संरचना कहानियों के लिए आकर्षक होती है, लेकिन उन श्रोताओं के लिए निराशाजनक होती है जिन्हें कोई निर्णय लेना होता है। अवधारणा-विभाजन समझने के लिए सही तरीका है, न कि समझाने-बुझाने के लिए। यदि आप लोगों से कोई कार्रवाई करने के लिए कह रहे हैं, तो समस्या-समाधान लगभग हमेशा ही सही उत्तर होता है। प्रारूप को लक्ष्य के अनुरूप बनाना कोई मामूली बात नहीं है। यही वह अंतर है जो श्रोताओं को कार्रवाई के लिए तैयार करता है और उन श्रोताओं को जो केवल हल्की-फुल्की जानकारी लेकर जाते हैं।
आखिरी गलती यह है कि फॉर्मेट को सिर्फ सजावट की तरह इस्तेमाल करना, जैसे कि टेम्पलेट के तौर पर अंत में लगाना। संरचना सिर्फ दिखावटी नहीं होती। यह वह तर्क है जिसके आधार पर आपकी सामग्री तैयार होती है। अगर आप बिना किसी रुकावट के सेक्शन बदल सकते हैं, तो आपका फॉर्मेट कोई काम नहीं कर रहा है।
AhaSlides के साथ इसे और आगे ले जाना
इंटरैक्टिव तत्व किसी भी प्रारूप के साथ काम करते हैं। मुख्य बात यह है कि उन्हें ऐसे क्षणों में रखा जाए जहां दर्शकों की प्रतिक्रिया या तो संरचना को सुदृढ़ करे या आपको वास्तविक समय में यह प्रतिक्रिया दे कि यह प्रभावी है या नहीं।
समस्या-समाधान प्रस्तुतियों में, एक सर्वेक्षण से शुरुआत करें जिसमें दर्शकों से पूछा जाए कि समस्या उन्हें कितना प्रभावित करती है। इससे समस्या के बारे में एक शब्द भी कहने से पहले ही वह उनसे व्यक्तिगत रूप से जुड़ जाती है। समाधान चरण में, प्रश्नोत्तर स्लाइड का उपयोग करके आपत्तियों को प्रस्तुति समाप्त होने के बाद जानने के बजाय, उसी समय सामने लाएं।
कालानुक्रमिक प्रस्तुतियों में, प्रत्येक चरण के बारे में दर्शकों की भावनाओं को समझने के लिए परिवर्तन बिंदुओं पर वर्ड क्लाउड का उपयोग करें। "तीन साल पहले हम कहाँ थे, यह सोचकर आपके मन में कौन सा शब्द आता है?" जैसे प्रश्न भावनात्मक विरोधाभास उत्पन्न करते हैं जो कथा के प्रवाह को सुदृढ़ करता है।
अवधारणा-विस्तार प्रस्तुतियों में, प्रत्येक घटक के बाद एक छोटा सा प्रश्नोत्तरी शामिल करें ताकि अगले घटक पर जाने से पहले समझ की जाँच की जा सके। यदि अधिकांश प्रतिभागी किसी प्रश्न का गलत उत्तर देते हैं, तो आपको गति धीमी करने का संकेत मिल जाएगा। यदि सभी सही उत्तर देते हैं, तो आप तेज़ी से आगे बढ़ सकते हैं और आश्वस्त हो सकते हैं कि संरचना कारगर है।
प्रारूप तर्क प्रदान करता है। AhaSlides दर्शकों को इससे जोड़े रखता है।
ऊपर लपेटकर
प्रस्तुति का प्रारूप तय करना ज्यादातर प्रस्तुतकर्ताओं का अनजाने में लिया गया निर्णय होता है। वे अपनी संरचना का पता लगभग बारहवीं स्लाइड के आसपास लगाते हैं, जब तक कि सब कुछ दोबारा बनाए बिना इसे बदलना बहुत देर हो चुकी होती है।
इस गाइड में दिए गए तीन प्रारूप आपकी प्रस्तुति की लगभग हर ज़रूरत को पूरा करते हैं। समझाने-बुझाने के लिए समस्या-समाधान प्रारूप का उपयोग करें। कहानी सुनाते समय कालानुक्रमिक प्रारूप का उपयोग करें। किसी जटिल विषय को समझाते समय अवधारणा-विस्तार प्रारूप का उपयोग करें। हर प्रारूप कारगर है। सवाल हमेशा यही होता है कि आपकी ज़रूरत के हिसाब से कौन सा प्रारूप सबसे उपयुक्त है।
पन्ने खोलने से पहले ही फैसला कर लें। उसके बाद सब कुछ आसान हो जाता है।
