यहां तक कि सबसे अनुशासित कंपनियां भी कभी-कभी अपने प्रोजेक्ट को भटका हुआ महसूस कर सकती हैं। अधिक बार नहीं, समस्या इनमें से एक है तैयारी. समाधान?एक अच्छी तरह से संरचित और पूरी तरह से इंटरैक्टिव प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग!
केवल धूमधाम और समारोह से अधिक, एक अच्छी तरह से निष्पादित किकऑफ़ बैठक वास्तव में दाहिने पैर पर कुछ सुंदर हो सकती है। प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग आयोजित करने के लिए यहां 8 चरण दिए गए हैं जो उत्साह पैदा करते हैं और प्राप्त करते हैं हर कोई एक ही पृष्ठ पर।
किकऑफ़ समय!
- प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग क्या है?
- प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग्स इतनी महत्वपूर्ण क्यों हैं?
- किकैस प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग के लिए 8 कदम
- प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग एजेंडा टेम्पलेट
बैठक युक्तियाँ याद करने के लिए
आपके पास पहले से ही किकऑफ मीटिंग एजेंडा होना चाहिए। प्रोजेक्ट किकऑफ ईमेल को जल्दी भेजना बहुत महत्वपूर्ण है! तो, आइए कुछ किकऑफ मीटिंग एजेंडा सैंपल देखें!
किकऑफ सत्र छोटा और संक्षिप्त होना चाहिए, जिसमें बहुत सारे खेल और गतिविधियाँ हों, क्योंकि यह वह समय होता है जब AhaSlides बहुत काम आता है! नीचे दिए गए सुझावों के साथ हमारे साथ और अधिक जानकारी प्राप्त करें:
बातचीत को किक-स्टार्ट करें।
प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग के दौरान अपनी टीम और क्लाइंट्स से मूल्यवान इनपुट प्राप्त करें। इस निःशुल्क टेम्पलेट के साथ लाइव पोलिंग, प्रश्नोत्तर और विचार विनिमय टूल का उपयोग करें!
टेम्पलेट देखेंप्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग क्या है?
जैसे यह टिन पर कहता है, एक प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग है a बैठक जहां आप अपने प्रोजेक्ट को किक करते हैं.
आमतौर पर, एक प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग क्लाइंट के बीच पहली मीटिंग होती है जिसने एक प्रोजेक्ट का आदेश दिया था और कंपनी जो इसे जीवन में लाएगी। दोनों पक्ष एक साथ बैठेंगे और परियोजना की नींव, इसके उद्देश्य, इसके लक्ष्यों और इसे विचार से फलित होने तक कैसे प्राप्त करेंगे, इस पर चर्चा करेंगे।
सामान्यतया, वहाँ हैं 2 प्रकार किकऑफ़ बैठकों के बारे में जागरूक होने के लिए:
- बाह्य परियोजना की शुरुआत -विकास दल किसी के साथ बैठता है बाहरकंपनी, एक ग्राहक या हितधारक की तरह, और एक सहयोगी परियोजना की योजना पर चर्चा करती है।
- आंतरिक पीकेएम - की एक टीम अंदर कंपनी एक साथ बैठती है और एक नई आंतरिक परियोजना की योजना पर चर्चा करती है।
जबकि इन दोनों प्रकारों के अलग-अलग परिणाम हो सकते हैं, प्रक्रियाकाफी समान है। अनिवार्य रूप से है कोई हिस्सा नहींकिसी बाहरी परियोजना के आरंभ का, जो आंतरिक परियोजना के आरंभ का हिस्सा नहीं है - एकमात्र अंतर यह होगा कि आप इसे किसके लिए आयोजित कर रहे हैं।
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प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग्स इतनी महत्वपूर्ण क्यों हैं?
किकऑफ़ मीटिंग का उद्देश्य स्पष्ट और स्पष्ट होना चाहिए! सही लोगों को कई काम सौंपकर किसी प्रोजेक्ट को शुरू करना काफी आसान लग सकता है, खासकर आज के कानबन बोर्ड-जुनूनी कार्यस्थल में। हालाँकि, इससे टीमें लगातार अपना रास्ता खो सकती हैं।
याद रखें, सिर्फ इसलिए कि आप एक ही बोर्डइसका मतलब यह नहीं है कि आप समान पृष्ठ.
इसके मूल में, एक प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग एक ईमानदार और खुली हुई है बातचीत एक ग्राहक और एक टीम के बीच। यह नहीं परियोजना कैसे काम करेगी, इस बारे में घोषणाओं की एक श्रृंखला, लेकिन a बातचीतबेलगाम बहस से प्राप्त योजनाओं, अपेक्षाओं और लक्ष्यों के बारे में।
प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग आयोजित करने के कुछ लाभ यहां दिए गए हैं:
- सबको मिलता है तैयार - "मुझे एक पेड़ काटने के लिए छह घंटे दीजिए और मैं पहले चार घंटे कुल्हाड़ी तेज करने में लगाऊंगा"।अगर अब्राहम लिंकन आज जीवित होते, तो आप निश्चिंत हो सकते हैं कि वे प्रोजेक्ट के 4 घंटों में से पहले 6 घंटे प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग में बिताते। ऐसा इसलिए क्योंकि इन मीटिंग में शामिल होता है सब किसी भी परियोजना को दाहिने पैर पर लाने के लिए आवश्यक कदम।
- इसमें शामिल है सभी प्रमुख खिलाड़ी- किकऑफ मीटिंग तब तक शुरू नहीं हो सकती जब तक कि सभी लोग वहां मौजूद न हों: प्रबंधक, टीम लीड, क्लाइंट और प्रोजेक्ट में हिस्सेदारी रखने वाला कोई भी व्यक्ति। किकऑफ मीटिंग की स्पष्टता के बिना यह पता लगाना बहुत आसान है कि कौन किस चीज का प्रभारी है।
- आईटी इस खुला और सहयोगी - जैसा कि हमने कहा, प्रोजेक्ट की शुरूआती बैठकें बहसें होती हैं। सबसे अच्छी बैठकें बहसें होती हैं। सब उपस्थित हों और सभी में से सर्वोत्तम विचारों को सामने लाएं।
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किकैस प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग के लिए 8 कदम
तो, प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग के एजेंडे में वास्तव में क्या शामिल है? हमने इसे नीचे 8 चरणों तक सीमित कर दिया है, लेकिन आपको हमेशा याद रखना चाहिए कि इसमें कुछ बातें हैं। इस प्रकार की मीटिंग के लिए कोई मेनू सेट नहीं है.
गाइड के रूप में इन 8 चरणों का उपयोग करें, लेकिन यह कभी न भूलें कि अंतिम एजेंडा इसके साथ है आप!
चरण #1 - परिचय और बर्फ तोड़ने वाले
स्वाभाविक रूप से, किसी भी किकऑफ़ मीटिंग को शुरू करने का एकमात्र तरीका प्रतिभागियों को एक-दूसरे से परिचित कराना है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपकी परियोजना की लंबाई या परिमाण, ग्राहकों और टीम के सदस्यों को एक-दूसरे के साथ पहले नाम की शर्तों पर होना चाहिए, इससे पहले कि वे एक साथ कुशलता से काम कर सकें।
जबकि एक साधारण 'गो-राउंड-द-टेबल' प्रकार का परिचय लोगों को नामों से परिचित कराने के लिए पर्याप्त है, एक आइसब्रेकर एक और स्तर जोड़ सकता है व्यक्तित्व और मन बहलानाप्रोजेक्ट की शुरुआत से पहले।
इसको आजमाओ:पहिया घुमाएं 🎡
a . पर कुछ सरल परिचय विषय तैयार करें स्पिनर व्हील, फिर टीम के प्रत्येक सदस्य को इसे घुमाने के लिए कहें और पहिया जिस भी विषय पर उतरे, उसका उत्तर दें। मजेदार सवालों को प्रोत्साहित किया जाता है, लेकिन इसे कमोबेश पेशेवर रखना सुनिश्चित करें!
इस तरह और अधिक चाहते हैं?💡 हमारे पास है किसी भी बैठक के लिए 10 आइसब्रेकरयहाँ ठीक है.
चरण #2 - परियोजना पृष्ठभूमि
औपचारिकताओं और उत्सवों से बाहर निकलने के बाद, अब समय है कि आप ठंडे दिमाग से काम शुरू करें। मीटिंग को सफलतापूर्वक शुरू करने के लिए, आपके पास शुरुआती मीटिंग के लिए एक स्पष्ट एजेंडा होना चाहिए!
जैसा कि सभी महान कहानियों में होता है, शुरुआत से ही शुरू करना सबसे अच्छा है। सभी पत्राचार को रेखांकित करेंआप और आपके ग्राहकों के बीच बातचीत से परियोजना में शामिल सभी लोगों को अब तक जो कुछ हुआ है, उसके बारे में पूरी जानकारी मिल जाएगी।
यह ईमेल, टेक्स्ट, पिछली मीटिंग के मिनट्स या किसी भी संसाधन के स्क्रीनशॉट हो सकते हैं जो आपकी कंपनी और आपके क्लाइंट के लिए किसी भी प्रकार का संदर्भ जोड़ते हैं। टाइमलाइन बनाकर सभी के लिए कल्पना करना आसान बनाएं.
चरण #3 - परियोजना की मांग
पत्राचार पृष्ठभूमि के अलावा, आप गहराई से गोता लगाना चाहेंगे के विवरण में क्यों इस परियोजना को सबसे पहले शुरू किया जा रहा है।
यह एक महत्वपूर्ण कदम है क्योंकि यह उन दर्द बिंदुओं का एक स्पष्ट अवलोकन प्रदान करता है जिन्हें परियोजना हल करना चाहती है, जो कि कुछ ऐसा है जो दोनों टीमों और ग्राहकों को हर समय अपने दिमाग में सबसे आगे रखना है।
प्रो टिप 👊
इस तरह के चरण चर्चा के लिए तैयार हैं। अपने ग्राहकों से पूछें और आपकी टीम अपने विचारों को सामने रखे कि उन्हें क्यों लगता है कि इस परियोजना का सपना देखा गया था।
यदि लागू हो, तो आपको हमेशा चैनल करने का प्रयास करना चाहिए ग्राहक की आवाजइस खंड में। ग्राहक के साथ वास्तविक दुनिया के उदाहरण प्राप्त करने के लिए ग्राहक के साथ सहयोग करें जो उन दर्द बिंदुओं का उल्लेख करते हैं जिन्हें आपकी परियोजना ठीक करने का प्रयास कर रही है। उनकी राय को यह आकार देना चाहिए कि आपकी टीम परियोजना के प्रति कैसे दृष्टिकोण रखती है।
चरण #4 - परियोजना लक्ष्य
तो आपने देखा है अतीत अब समय है परियोजना के बारे में जानने का भविष्य.
अपने प्रोजेक्ट के लिए सीधे लक्ष्य और सफलता की स्पष्ट परिभाषा रखने से आपकी टीम को उस दिशा में काम करने में वास्तव में मदद मिलेगी। इतना ही नहीं, यह आपके क्लाइंट को दिखाएगा कि आप काम को लेकर गंभीर हैं और यह कैसे आगे बढ़ता है, इसमें आपकी भी उतनी ही दिलचस्पी है।
अपने किकऑफ़ मीटिंग में उपस्थित लोगों से पूछें 'सफलता कैसी होगी?'क्या यह अधिक ग्राहक हैं? अधिक समीक्षाएं? एक बेहतर ग्राहक संतुष्टि दर?
लक्ष्य चाहे जो भी हो, यह हमेशा होना चाहिए...
- प्राप्त करने योग्य- खुद पर बहुत ज़्यादा दबाव न डालें। अपनी सीमाएँ जानें और एक लक्ष्य निर्धारित करें जिसे आप प्राप्त कर सकें। वास्तव में हासिल करने का मौका है।
- Measurable, जिसको मापा जा सके - अपने लक्ष्य को डेटा के साथ प्रस्तुत करें। एक विशिष्ट संख्या पर लक्ष्य रखें और उस दिशा में अपनी प्रगति पर नज़र रखें।
- समयबद्ध - अपने लिए एक अंतिम तिथि तय करें। उस समय सीमा से पहले अपने लक्ष्य तक पहुंचने के लिए हर संभव प्रयास करें।
चरण #5 - कार्य का विवरण
'किकऑफ मीटिंग' में 'मीट' डालते हुए, कार्य विवरण (एसओडब्लू) परियोजना की बारीकियों और इसे कैसे कार्यान्वित किया जाएगा, इस पर एक गहरा गोता लगाता है। यह है मुख्य बिलिंगकिकऑफ़ मीटिंग एजेंडे पर और आपका अधिकांश ध्यान प्राप्त करना चाहिए।
इस इन्फोग्राफिक को देखें कि आपके कार्य विवरण में क्या शामिल करना है:
ध्यान रखें कि काम का बयान चर्चा के बारे में उतना नहीं है जितना कि बाकी प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग एजेंडा। यह वास्तव में एक प्रोजेक्ट लीड के लिए बस समय है कार्ययोजना तैयार करनाआगामी परियोजना के लिए, फिर चर्चा को सहेजें बैठक का अगला आइटम.
आपकी बाकी किकऑफ़ मीटिंग की तरह, आपका कार्य विवरण है statement सुपर वेरिएबल. आपके कार्य विवरण की विशिष्टता हमेशा परियोजना की जटिलता, टीम के आकार, शामिल भागों आदि पर निर्भर करेगी।
अधिक जानना चाहते हैं?इसे देखें काम का विवरण तैयार करने पर व्यापक लेख.
चरण #6 - प्रश्नोत्तर अनुभाग
हालांकि आप अपने प्रश्नोत्तर अनुभाग को अंत तक छोड़ने के लिए बाध्य महसूस कर सकते हैं, लेकिन हम वास्तव में इसे रोक कर रखने की सलाह देंगे। सीधे आपके काम के बयान के बाद.
इस तरह का एक बड़ा हिस्सा निश्चित रूप से आपके क्लाइंट और आपकी टीम दोनों के लिए सवाल पैदा करेगा। मीटिंग का बड़ा हिस्सा हर किसी के दिमाग में इतना ताज़ा है कि लोहा गरम होने पर ही वार करना सबसे अच्छा है।
अपने प्रश्नोत्तर सत्र की मेजबानी के लिए इंटरैक्टिव प्रेजेंटेशन सॉफ्टवेयर का उपयोग करने से सब कुछ सुचारू रूप से चलने में मदद मिल सकती है, खासकर यदि आपकी परियोजना की शुरूआती बैठक में उपस्थिति संख्या अधिक हो....
- आईटी इस संगठित- प्रश्नों को लोकप्रियता (अपवोट के माध्यम से) या समय के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है और उन्हें 'उत्तर दिया गया' के रूप में चिह्नित किया जा सकता है या शीर्ष पर पिन किया जा सकता है।
- आईटी इस मॉडरेट- प्रश्नों को स्क्रीन पर दिखाए जाने से पहले स्वीकृत और खारिज किया जा सकता है।
- आईटी इस गुमनाम - प्रश्न गुमनाम रूप से प्रस्तुत किए जा सकते हैं, जिसका अर्थ है कि हर किसी की अपनी आवाज होगी।
चरण #7 - संभावित समस्याएं
जैसा कि हमने पहले कहा, एक प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग यथासंभव खुली और ईमानदार होने के बारे में है। यही कारण है किआप कैसे निर्माण करते हैं विश्वास की भावना अपने क्लाइंट के साथ शुरू से ही।
इस उद्देश्य के लिए, परियोजना के दौरान आने वाली संभावित समस्याओं पर चर्चा करना सबसे अच्छा है। यहां कोई भी आपसे भविष्य की भविष्यवाणी करने के लिए नहीं कह रहा है, बस आपको उन बाधाओं की एक अस्थायी सूची बनाने के लिए कह रहा है जिनका आप सामना कर सकते हैं।
चूंकि आप, आपकी टीम और आपके ग्राहक इस परियोजना को अलग-अलग दृष्टिकोण से देखेंगे, इसलिए यह आदर्श है कि आप हर कोईसंभावित समस्या चर्चा में शामिल।
प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंगचरण #8 - चेक इन करना
अपने क्लाइंट से नियमित रूप से संपर्क बनाए रखना दोनों पक्षों के बीच विश्वास को मज़बूत करने का एक और तरीका है। अपनी प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग में, आपको कुछ सवालों के जवाब देने होंगे क्या न, कब कौन और कैसे ये चेक-इन होने जा रहे हैं।
चेक इन के बीच एक अच्छा संतुलन कार्य है पारदर्शिताऔर प्रयासहालांकि जितना संभव हो उतना खुला और पारदर्शी होना अच्छी बात है, लेकिन आपको इसे इस दायरे में प्रबंधित करना होगा कि आप वास्तव में कितने उपलब्ध होंगे। beखुला और पारदर्शी।
सुनिश्चित करें कि बैठक के अंत से पहले आपके पास इन सवालों के जवाब हैं:
- क्या?- क्लाइंट को वास्तव में किस विवरण में अपडेट की आवश्यकता है? क्या उन्हें प्रगति के हर छोटे विवरण के बारे में जानने की आवश्यकता है, या क्या केवल बड़े साइन ऑफ ही मायने रखते हैं?
- कब?- आपकी टीम को अपने क्लाइंट को कितनी बार अपडेट करना चाहिए? क्या उन्हें हर दिन यह बताना चाहिए कि उन्होंने क्या किया है, या फिर सप्ताह के अंत में यह बताना चाहिए कि उन्होंने क्या किया है?
- कौन? - कौन सा टीम सदस्य क्लाइंट के साथ संपर्क बनाएगा? क्या हर चरण में हर टीम का एक सदस्य होगा या पूरे प्रोजेक्ट में सिर्फ़ एक ही संवाददाता होगा?
- कैसे? - ग्राहक और संवाददाता किस तरीके से संपर्क में रहेंगे? नियमित वीडियो कॉल, ईमेल या लगातार अपडेट किए गए लाइव दस्तावेज़?
जैसा कि प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग के एजेंडे में शामिल ज़्यादातर मुद्दों के मामले में होता है, इस पर खुले में चर्चा करना सबसे अच्छा होता है। बड़ी टीम और क्लाइंट के बड़े समूह के लिए, आपको ऐसा करना आसान लग सकता है। लाइव पोलसर्वोत्तम संभव चेक-इन फॉर्मूला स्थापित करने के विकल्पों को कम करने के लिए।
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प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग एजेंडा टेम्पलेट
आपकी विशेषज्ञ रूप से नियोजित किकऑफ़ मीटिंग के साथ बस बोर्डरूम में कुछ दिमाग उड़ाने की प्रतीक्षा में, अंतिम स्पर्श थोड़ा सा हो सकता है बातचीतयह सब एक साथ लाने के लिए।
क्या आप ही जानते हैं व्यवसायों का 29%अपने ग्राहकों के साथ जुड़ाव महसूस करें ( गॉलप)? बी2बी स्तर पर अलगाव एक महामारी है, और यह औपचारिकताओं के माध्यम से किकऑफ़ बैठकों को एक सपाट, प्रेरणाहीन प्रक्रिया की तरह महसूस करा सकता है।
इंटरैक्टिव स्लाइड के माध्यम से अपने ग्राहकों और टीमों को शामिल करना वास्तव में हो सकता है भागीदारी को बढ़ावा देनाऔर ध्यान विस्तार बढ़ाएँ.AhaSlides एक है औजारों का शस्त्रागारलाइव पोल, प्रश्नोत्तर और विचार-मंथन स्लाइड सहित, और यहां तक कि लाइव क्विज़और गेम आपके प्रोजेक्ट को सही तरीके से प्रज्वलित करने के लिए।
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