क्या आप कभी सुबह कार्यालय की रसोई में गए और आपने देखा कि आपके सहकर्मी मेज के चारों ओर एकत्रित होकर गहन चर्चा कर रहे हैं? जैसे ही आप अपनी कॉफी डालते हैं, आपको "टीम अपडेट" और "ब्लॉकर्स" के अंश सुनाई देते हैं। यह संभवतः आपकी टीम का दैनिक कार्य है आमने - सामने की मीटिंग कार्रवाई में।
इसलिए, इस लेख में, हम स्पष्ट करेंगे कि दैनिक स्टैंड अप मीटिंग क्या है, साथ ही वे सर्वोत्तम अभ्यास जो हमने प्रत्यक्ष रूप से सीखे हैं। पोस्ट में गोता लगाएँ!
विषय - सूची
दैनिक स्टैंड अप मीटिंग क्या है?
स्टैंड-अप मीटिंग एक दैनिक टीम मीटिंग है जिसमें प्रतिभागियों को इसे संक्षिप्त और केंद्रित रखने के लिए खड़ा होना पड़ता है।
इस बैठक का उद्देश्य चल रही परियोजनाओं की प्रगति पर एक त्वरित अद्यतन प्रदान करना, किसी भी बाधा की पहचान करना और 3 मुख्य प्रश्नों के साथ अगले चरणों का समन्वय करना है:
- आपने कल क्या पूरा किया?
- आप आज क्या करने की योजना बना रहे हैं?
- क्या आपके रास्ते में कोई बाधा है?
ये प्रश्न टीम को गहन समस्या-समाधान के बजाय संरेखित और जवाबदेह बने रहने पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करते हैं। इसलिए, स्टैंड-अप बैठकें आमतौर पर केवल 5-15 मिनट तक चलती हैं और जरूरी नहीं कि वे बैठक कक्ष में हों।
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स्टैंड अप मीटिंग्स के 6 प्रकार
कई प्रकार की स्टैंड-अप मीटिंग्स हैं, जिनमें निम्न शामिल हैं:
- दैनिक स्टैंड-अप: चल रही परियोजनाओं की प्रगति पर एक त्वरित अद्यतन प्रदान करने के लिए, प्रत्येक दिन एक ही समय में आयोजित एक दैनिक बैठक, आमतौर पर 15 - 20 मिनट तक चलती है।
- स्क्रम स्टैंड-अप: में उपयोग की जाने वाली एक दैनिक बैठक Agile सॉफ्टवेयर विकास विधि, जो अनुसरण करती है स्क्रम ढांचा.
- स्प्रिंट स्टैंड-अप: एक स्प्रिंट के अंत में आयोजित एक बैठक, जो प्रगति की समीक्षा करने और अगले स्प्रिंट की योजना बनाने के लिए कार्यों के एक सेट को पूरा करने के लिए एक समय-बक्से की अवधि है।
- प्रोजेक्ट स्टैंड-अप: अद्यतन प्रदान करने, कार्यों का समन्वय करने और संभावित बाधाओं की पहचान करने के लिए एक परियोजना के दौरान आयोजित एक बैठक।
- रिमोट स्टैंड-अप: वीडियो या ऑडियो कॉन्फ़्रेंसिंग पर दूरस्थ टीम के सदस्यों के साथ आयोजित स्टैंड-अप मीटिंग।
- वर्चुअल स्टैंड-अप: आभासी वास्तविकता में आयोजित एक स्टैंड-अप मीटिंग, जिससे टीम के सदस्यों को सिम्युलेटेड वातावरण में मिलने की अनुमति मिलती है।
टीम और परियोजना की जरूरतों के आधार पर, प्रत्येक प्रकार की स्टैंड-अप मीटिंग एक अलग उद्देश्य प्रदान करती है और विभिन्न परिस्थितियों में उपयोग की जाती है।
दैनिक स्टैंड-अप मीटिंग के लाभ
स्टैंड अप मीटिंग से आपकी टीम को बहुत सारे लाभ मिलते हैं, जिनमें शामिल हैं:
1/ संचार में सुधार करें
स्टैंड-अप मीटिंग टीम के सदस्यों को अपडेट साझा करने, प्रश्न पूछने और प्रतिक्रिया देने का अवसर देती है। वहां से, लोग सीखेंगे कि प्रभावी ढंग से कैसे संवाद किया जाए और अपनी संचार क्षमता में सुधार कैसे किया जाए।
2/पारदर्शिता में सुधार करें
वे क्या काम कर रहे हैं और उन्होंने क्या हासिल किया है, इसे साझा करके, टीम के सदस्य परियोजनाओं की प्रगति में दृश्यता बढ़ाते हैं और संभावित बाधाओं को जल्दी पहचानने में मदद करते हैं। परियोजना के हर चरण में पूरी टीम एक दूसरे के लिए खुली और पारदर्शी है।
3/बेहतर संरेखण
एक स्टैंड-अप मीटिंग टीम को प्राथमिकताओं, समय-सीमा और लक्ष्यों पर एकजुट रखने में मदद करती है। वहां से, आने वाली किसी भी समस्या को यथाशीघ्र समायोजित करने और हल करने में मदद मिलती है।
4/जवाबदेही बढ़ाएँ
एक स्टैंड अप मीटिंग टीम के सदस्यों को उनके काम और प्रगति के लिए जवाबदेह रखती है, परियोजनाओं को ट्रैक पर और समय पर रखने में मदद करती है।
5/समय का कुशल उपयोग
एक स्टैंड अप मीटिंग छोटी और टू द पॉइंट होती है, जिससे टीमों को लंबी बैठकों में समय बर्बाद करने के बजाय जल्दी से जाँच करने और काम पर वापस जाने की अनुमति मिलती है।
स्टैंड अप मीटिंग को प्रभावी ढंग से चलाने के लिए 8 कदम
एक प्रभावी स्टैंड अप मीटिंग चलाने के लिए, कुछ प्रमुख सिद्धांतों को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है:
1/एक समय सारिणी चुनें जो आपकी टीम के लिए काम करे
प्रोजेक्ट और आपकी टीम की ज़रूरतों के आधार पर, काम करने वाली मीटिंग का समय और आवृत्ति चुनें। यह सप्ताह में एक बार सोमवार को सुबह 9 बजे, या सप्ताह में दो बार और अन्य समय सीमा आदि हो सकता है। समूह के कार्यभार के आधार पर एक स्टैंड अप मीटिंग आयोजित की जाएगी।
2/इसे संक्षिप्त रखें
स्वतंत्र बैठकों को यथासंभव कम रखा जाना चाहिए, आमतौर पर 15-20 मिनट से अधिक नहीं। यह सभी को ध्यान केंद्रित रखने में मदद करता है और लंबी चर्चाओं या तर्कों में समय बर्बाद करने से बचाता है जो कहीं नहीं मिलता है।
3/ टीम के सभी सदस्यों की भागीदारी को प्रोत्साहित करें
टीम के सभी सदस्यों को प्रोत्साहित किया जाना चाहिए कि वे अपनी प्रगति पर अपडेट साझा करें, प्रश्न पूछें और प्रतिक्रिया दें। सक्रिय रूप से भाग लेने के लिए सभी को प्रोत्साहित करने से टीमवर्क बनाने में मदद मिलती है और खुले, प्रभावी को बढ़ावा मिलता है।
4/वर्तमान और भविष्य पर ध्यान दें, भूतकाल पर नहीं
एक स्टैंड अप मीटिंग का फोकस इस बात पर होना चाहिए कि पिछली मीटिंग के बाद से क्या हासिल हुआ है, आज के लिए क्या योजना बनाई गई है और टीम किन बाधाओं का सामना कर रही है। पिछली घटनाओं या मुद्दों के बारे में लंबी चर्चाओं में फंसने से बचें।
5 / एक स्पष्ट एजेंडा रखें
बैठक में चर्चा के लिए सेट प्रश्नों या विषयों के साथ एक स्पष्ट उद्देश्य और संरचना होनी चाहिए। इसलिए, एक स्पष्ट मीटिंग एजेंडा होने से इसे केंद्रित रखने में मदद मिलती है और यह सुनिश्चित होता है कि सभी प्रमुख विषयों को कवर किया गया है और अन्य मुद्दों पर खोया नहीं गया है।
6/खुले संचार को प्रोत्साहित करें
एक स्टैंड अप मीटिंग में, खुला – ईमानदार संवाद और सक्रिय सुन बढ़ावा दिया जाना चाहिए। क्योंकि वे किसी भी संभावित जोखिम को जल्दी पहचानने में मदद करते हैं और टीम को उन्हें दूर करने के लिए मिलकर काम करने की अनुमति देते हैं।
7 / विकर्षणों को सीमित करें
टीम के सदस्यों को बैठक के दौरान फोन और लैपटॉप बंद करके ध्यान भटकाने से बचना चाहिए। यह सुनिश्चित करने के लिए टीम के सदस्यों के लिए बैठक पर पूरी तरह से ध्यान केंद्रित करना एक शर्त होनी चाहिए कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर हो।
8/निरंतर रहें
टीम को स्थापित एजेंडे का पालन करते हुए उसी पूर्व-सहमत समय और स्थान पर दैनिक स्टैंड-अप बैठकें आयोजित करनी चाहिए। इससे एक सुसंगत दिनचर्या बनाने में मदद मिलती है और टीम के सदस्यों के लिए बैठकों की तैयारी करना और उन्हें सक्रिय रूप से शेड्यूल करना आसान हो जाता है।
इन सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करके, टीमें यह सुनिश्चित कर सकती हैं कि उनकी स्टैंड अप बैठकें उत्पादक, प्रभावी और सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्यों और उद्देश्यों पर केंद्रित हैं। इसके अलावा, दैनिक स्टैंड अप बैठकें संचार को बेहतर बनाने, पारदर्शिता बढ़ाने और एक मजबूत, अधिक सहयोगी टीम बनाने में मदद कर सकती हैं।
एक स्टैंड अप मीटिंग प्रारूप का उदाहरण
एक प्रभावी स्टैंड अप मीटिंग में एक स्पष्ट एजेंडा और संरचना होनी चाहिए। यहाँ एक सुझाया गया प्रारूप है:
- परिचय: बैठक की शुरुआत एक त्वरित परिचय के साथ करें, जिसमें बैठक के उद्देश्य और किसी भी प्रासंगिक नियम या दिशानिर्देश की याद दिलाना शामिल है।
- व्यक्तिगत अद्यतन: टीम के प्रत्येक सदस्य को इस बारे में एक संक्षिप्त अद्यतन प्रदान करना चाहिए कि पिछली बैठक के बाद से उन्होंने क्या काम किया है, वे आज क्या काम करने की योजना बना रहे हैं, और वे किन बाधाओं का सामना कर रहे हैं (भाग 3 में उल्लिखित 1 प्रमुख प्रश्नों का उपयोग करें). इसे संक्षिप्त रखा जाना चाहिए और सबसे महत्वपूर्ण जानकारी पर केंद्रित होना चाहिए।
- एक समूह में चर्चा: व्यक्तिगत अपडेट के बाद, टीम अपडेट के दौरान उभरे किसी भी मुद्दे या चिंताओं पर चर्चा कर सकती है। फोकस समाधान खोजने और परियोजना के साथ आगे बढ़ने पर होना चाहिए।
- एक्शन आइटम्स: अगली बैठक से पहले की जाने वाली किसी भी कार्रवाई की पहचान करें। इन कार्यों को विशिष्ट टीम के सदस्यों को सौंपें और समय सीमा निर्धारित करें।
- निष्कर्ष: चर्चा किए गए मुख्य बिंदुओं और असाइन किए गए किसी भी कार्य आइटम को सारांशित करके मीटिंग समाप्त करें। सुनिश्चित करें कि अगली बैठक से पहले उन्हें क्या करना है, इस बारे में सभी को स्पष्ट है।
यह प्रारूप बैठक के लिए एक स्पष्ट संरचना प्रदान करता है और सुनिश्चित करता है कि सभी मुख्य विषयों को शामिल किया गया है। एक सुसंगत प्रारूप का पालन करके, टीमें अपनी अधिकांश बैठकें कर सकती हैं और सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्यों और उद्देश्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकती हैं।
निष्कर्ष
अंत में, संचार में सुधार लाने और एक मजबूत, अधिक सहयोगी टीम बनाने की चाहत रखने वाली टीमों के लिए स्टैंड अप मीटिंग एक मूल्यवान उपकरण है। मीटिंग को केंद्रित, संक्षिप्त और मधुर रखकर, टीमें इन दैनिक चेक-इन का अधिकतम लाभ उठा सकती हैं और अपने मिशन पर टिकी रह सकती हैं।
आम सवाल-जवाब
स्टैंड अप बनाम स्क्रम मीटिंग क्या है?
स्टैंड-अप बनाम स्क्रम मीटिंग के बीच मुख्य अंतर:
- आवृत्ति - दैनिक बनाम साप्ताहिक/द्वि-साप्ताहिक
- अवधि - अधिकतम 15 मिनट बनाम कोई निश्चित समय नहीं
- उद्देश्य - सिंक्रनाइज़ेशन बनाम समस्या-समाधान
- उपस्थित लोग - केवल कोर टीम बनाम टीम + हितधारक
- फोकस - अपडेट बनाम समीक्षा और योजना
स्टैंडिंग मीटिंग का क्या मतलब है?
स्थायी बैठक एक नियमित रूप से निर्धारित बैठक है जो लगातार आधार पर होती है, जैसे साप्ताहिक या मासिक।
आप स्टैंड-अप मीटिंग में क्या कहते हैं?
दैनिक स्टैंड अप मीटिंग में, टीम अक्सर इस बारे में चर्चा करेगी:
- प्रत्येक व्यक्ति ने कल क्या काम किया - उन कार्यों/परियोजनाओं का संक्षिप्त अवलोकन, जिन पर व्यक्तियों का ध्यान पिछले दिन केंद्रित था।
- प्रत्येक व्यक्ति आज क्या काम करेगा - वर्तमान दिन के लिए अपना एजेंडा और प्राथमिकताएं साझा करना।
- कोई भी अवरुद्ध कार्य या बाधाएं - प्रगति में बाधा डालने वाले किसी भी मुद्दे को उजागर करें ताकि उन्हें संबोधित किया जा सके।
- सक्रिय परियोजनाओं की स्थिति - प्रमुख पहलों या प्रगति पर काम की स्थिति पर अपडेट प्रदान करना।
