इन सर्वोत्तम से सीखें परियोजना अनुसूची उदाहरण अपनी परियोजनाओं की उत्पादकता और प्रदर्शन बढ़ाने के लिए!
परियोजना प्रबंधन का पहला चरण योजना और शेड्यूलिंग के साथ आता है; जबकि योजना परियोजना की सफलता के लिए एक रोडमैप स्थापित करने पर केंद्रित है, शेड्यूलिंग परियोजना गतिविधियों की समयरेखा और अनुक्रम को परिभाषित करने के लिए समर्पित है।
शेड्यूलिंग चरण के बिना परियोजना को प्रगति पर काम करना सुनिश्चित करना कठिन है। इसलिए, इस लेख में, हम एक परियोजना शेड्यूल के महत्व, इसके उदाहरणों और एक छोटे से बड़े पैमाने पर परियोजना को प्रभावी ढंग से शेड्यूल करने के तरीके का पता लगाएंगे।
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परियोजना अनुसूची का क्या अर्थ है?
एक परियोजना अनुसूची एक विस्तृत समय सारिणी है जो कार्यों, आवश्यक संसाधनों और अपेक्षित समय-सीमाओं को एक क्रम में रेखांकित करती है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि एक परियोजना समय पर समाप्त हो सके।
एक परियोजना अनुसूची में आमतौर पर प्रत्येक कार्य की आरंभ और समाप्ति तिथियां, प्रत्येक कार्य की अवधि, तथा कोई भी निर्भरता या बाधाएं शामिल होती हैं जो अनुसूची को प्रभावित कर सकती हैं।
परियोजना अनुसूची क्यों महत्वपूर्ण है?
परियोजना शेड्यूलिंग परियोजना प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण घटक है क्योंकि यह किसी परियोजना के सफल निष्पादन के लिए एक रूपरेखा प्रदान करता है। यह विस्तृत योजना परियोजना प्रबंधकों को संसाधनों को प्रभावी ढंग से आवंटित करने, प्रगति की निगरानी करने और यह सुनिश्चित करने की अनुमति देती है कि परियोजना समय पर और बजट के भीतर पूरी हो गई है। परियोजना अनुसूची के कुछ लाभ इस प्रकार वर्णित हैं
संभावित बाधाओं और जोखिमों की पहले से पहचान करना
प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग महत्वपूर्ण होने का एक प्रमुख कारण यह है कि यह प्रबंधकों को संभावित बाधाओं और जोखिमों का पहले से पता लगाने में सहायता करता है। परियोजना को छोटे-छोटे कार्यों में विभाजित करके और प्रत्येक कार्य के लिए विशिष्ट समय-सीमा निर्दिष्ट करके, परियोजना प्रबंधक आसानी से किसी भी निर्भरता या बाधाओं की पहचान कर सकते हैं जो परियोजना की समग्र समय-सीमा को प्रभावित कर सकते हैं। यह उन्हें सक्रिय रूप से इन जोखिमों का प्रबंधन करने और उन्हें कम करने के लिए आवश्यक कार्रवाई करने में सक्षम बनाता है।
उदाहरण के लिए, यदि किसी विशेष कार्य को एक महत्वपूर्ण पथ गतिविधि के रूप में पहचाना जाता है और इसकी देरी संभावित रूप से संपूर्ण परियोजना समयरेखा को प्रभावित कर सकती है, तो परियोजना प्रबंधक समय पर पूरा होने को सुनिश्चित करने के लिए अतिरिक्त संसाधन आवंटित कर सकता है या शेड्यूल को समायोजित कर सकता है।
संसाधनों का लाभ उठाना
इसके अलावा, प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग संसाधन प्रबंधन में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। किसी परियोजना में शामिल कार्यों और उनकी अनुमानित अवधि की स्पष्ट समझ होने से, परियोजना प्रबंधक यह सुनिश्चित करने के लिए संसाधनों को प्रभावी ढंग से आवंटित कर सकते हैं कि उनका इष्टतम उपयोग किया जाए।
इसमें प्रत्येक कार्य के लिए आवश्यक कौशल और अनुभव वाले सही लोगों को नियुक्त करना और संसाधन संघर्ष या अतिभार से बचना शामिल है। एक अच्छी तरह से नियोजित परियोजना अनुसूची परियोजना प्रबंधकों को किसी भी संसाधन अंतराल या कमी की पहले से पहचान करने और उन्हें संबोधित करने के लिए आवश्यक कार्रवाई करने की अनुमति देती है, जैसे अतिरिक्त संसाधनों को किराए पर लेना या मौजूदा संसाधनों को फिर से आवंटित करना।
संचार और समन्वय बढ़ाना
इसके अलावा, प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग टीम के सदस्यों के बीच संचार और सहयोग को बेहतर बनाने में मदद करता है। प्रोजेक्ट शेड्यूल की साझा समझ होने से, टीम के सदस्य अपने प्रयासों को संरेखित कर सकते हैं और एक सामान्य लक्ष्य की दिशा में काम कर सकते हैं। इससे बेहतर सहयोग की सुविधा मिलती है, गलतफहमी या टकराव कम होता है और समग्र उत्पादकता में सुधार होता है।
बेहतर ट्रैकिंग और रिपोर्टिंग
इसके अलावा, एक अच्छी तरह से परिभाषित परियोजना अनुसूची नियमित प्रगति ट्रैकिंग और रिपोर्टिंग के लिए एक आधार भी प्रदान करती है। परियोजना प्रबंधक नियोजित कार्यक्रम के विरुद्ध वास्तविक प्रगति की तुलना कर सकते हैं, किसी भी विचलन या देरी की पहचान कर सकते हैं और परियोजना को ट्रैक पर रखने के लिए आवश्यक सुधारात्मक कार्रवाई कर सकते हैं।
प्रोजेक्ट शेड्यूल के उदाहरण क्या हैं?
यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं कि तीन प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग और नियंत्रण तकनीकों के आधार पर प्रोजेक्ट शेड्यूल कैसे बनाया जा सकता है: गैंट चार्ट, नेटवर्क आरेख (पीईआरटी और सीपीएम), और वर्क ब्रेकडाउन शेड्यूल (डब्ल्यूबीएस)।
गैंट चार्ट
गैंट चार्ट एक लोकप्रिय प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग टूल है जो प्रोजेक्ट टाइमलाइन को दृश्य रूप से दर्शाता है। यह कार्यों को उनकी आरंभ और समाप्ति तिथियों के साथ समयरेखा के साथ क्षैतिज पट्टियों के रूप में प्रदर्शित करता है। कार्यों के बीच निर्भरता को तीरों का उपयोग करके दर्शाया जा सकता है, और महत्वपूर्ण परियोजना उपलब्धियों को दर्शाने के लिए मील के पत्थर को चिह्नित किया जा सकता है।
निम्नलिखित चित्र 40 मिनट के ठहराव के दौरान डेल्टा जेट के लिए सेवा गतिविधियों के गैंट चार्ट का एक उदाहरण है
पीईआरटी और सीपीएम
एक नेटवर्क आरेख, जिसे PERT (प्रोग्राम मूल्यांकन और समीक्षा तकनीक) चार्ट के रूप में भी जाना जाता है, एक परियोजना में कार्यों के अनुक्रम और निर्भरता को दर्शाता है। यह कार्यों को दर्शाने के लिए नोड्स का उपयोग करता है और कार्यों के बीच संबंधों को चित्रित करने के लिए तीरों का उपयोग करता है। इस प्रकार का शेड्यूल महत्वपूर्ण पथों को देखने और उन कार्यों की पहचान करने के लिए उपयोगी है जिनका परियोजना अवधि पर सबसे अधिक प्रभाव पड़ता है।
इसके अलावा, महत्वपूर्ण पथ की पहचान आश्रित कार्यों के सबसे लंबे अनुक्रम को निर्धारित करके की जाती है जो सीधे परियोजना की समग्र अवधि को प्रभावित करते हैं। महत्वपूर्ण पथ के साथ कार्यों में शून्य सुस्ती या फ्लोट होता है, जिसका अर्थ है कि इन कार्यों में कोई भी देरी सीधे परियोजना की समग्र अवधि को प्रभावित करेगी। महत्वपूर्ण पथ पर ध्यान केंद्रित करके, परियोजना प्रबंधक संसाधनों को प्रभावी ढंग से आवंटित कर सकते हैं और समय पर परियोजना को पूरा करने के लिए अनुकूलन के अवसरों की पहचान कर सकते हैं।
यहां किसी कंपनी के नए प्रदूषण नियंत्रण उपकरण स्थापित करने के लिए क्रिटिकल पाथ और स्लैक टाइम्स का एक उदाहरण दिया गया है।
कार्य विश्लेषण अनुसूची (डब्ल्यूबीएस)
एक नींव के रूप में वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर का उपयोग करके एक प्रोजेक्ट शेड्यूल विकसित किया जा सकता है। यह प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स के छोटे, प्रबंधनीय कार्य पैकेजों में पदानुक्रमित अपघटन को संदर्भित करता है। इन तकनीकों का उपयोग करके, प्रबंधक कार्यों के बीच निर्भरता को आसानी से पहचान सकते हैं। कुछ कार्य दूसरों के पूरा होने पर निर्भर हो सकते हैं, जबकि कुछ पर साथ-साथ काम किया जा सकता है।
प्रोजेक्ट शेड्यूल कैसे बनाएं
शेड्यूलिंग की शुरुआत में, यदि आप सोच रहे हैं कि इसे कैसे पूरा किया जाए, तो इन महत्वपूर्ण प्रश्नों का पालन करना सहायक हो सकता है:
- क्या किया जाने की जरूरत है? परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक विशिष्ट कार्यों, गतिविधियों और डिलिवरेबल्स को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें। यह सुनिश्चित करते हुए कि सभी आवश्यक कार्यों की पहचान कर ली गई है, परियोजना को प्रबंधनीय घटकों में विभाजित करें।
- यह कब किया जाना चाहिए? प्रत्येक कार्य या गतिविधि के लिए अवधि और समयरेखा निर्धारित करें। प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक समय का अनुमान लगाएं और किसी भी निर्भरता या बाधा पर विचार करें जो शेड्यूल को प्रभावित कर सकती है। प्रोजेक्ट शेड्यूल को कुशलतापूर्वक व्यवस्थित करने में मदद के लिए गैंट चार्ट, पीईआरटी और सीपीएम तकनीकों का उपयोग करना।
- कौन कर सकता है? प्रत्येक कार्य या गतिविधि के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों या भूमिकाओं की पहचान करें, इसमें अंतर-विभागीय समर्थन शामिल हो सकता है। संसाधन आवंटित करें और तदनुसार जिम्मेदारियाँ आवंटित करें। सुनिश्चित करें कि टीम के सदस्यों के पास उन्हें सौंपे गए कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक कौशल और उपलब्धता है।
- यह कहां किया जाएगा? वह भौतिक या आभासी स्थान निर्धारित करें जहां प्रत्येक कार्य निष्पादित किया जाएगा। इसमें विशिष्ट कार्यस्थान, उपकरण, या प्रौद्योगिकी आवश्यकताएँ शामिल हो सकती हैं।
- कार्य निर्भरताएँ क्या हैं? कार्यों के बीच संबंध और निर्भरता निर्धारित करें। पहचानें कि कौन से कार्यों को दूसरों के शुरू करने से पहले पूरा करने की आवश्यकता है, और उन कार्यों पर विचार करें जिन पर एक साथ काम किया जा सकता है।
- क्रिटिकल पाथ क्या हैमहत्वपूर्ण पथ की पहचान करना एक व्यापक परियोजना अनुसूची विकसित करने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। महत्वपूर्ण पथ परियोजना प्रबंधकों और टीमों को यह समझने में मदद करता है कि कौन से कार्य परियोजना की अवधि और समापन तिथि पर सबसे अधिक प्रभाव डालते हैं।
प्रोजेक्ट शेड्यूल उपकरण क्या हैं?
आजकल अधिकांश परियोजनाओं को प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर के समर्थन की आवश्यकता होती है। यह व्यक्तियों और व्यवसायों के लिए बढ़ी हुई दक्षता, बेहतर सहयोग, बढ़ी हुई सटीकता और बेहतर विज़ुअलाइज़ेशन जैसे कई लाभ लाने वाला साबित हुआ है।
माइक्रोसॉफ्ट परियोजना सर्वोत्तम प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर में से एक है। Microsoft प्रोजेक्ट की प्रमुख विशेषताओं में से एक हितधारकों को स्थिति अपडेट प्राप्त करने और गैंट चार्ट प्रबंधित करने की क्षमता है, जहां आप आसानी से कार्य निर्भरता की पहचान कर सकते हैं और कार्यों के अनुक्रम को प्रबंधित कर सकते हैं। आप प्रोजेक्ट शेड्यूल में लचीले ढंग से समायोजन भी कर सकते हैं।
दूसरा विकल्प नामक टूल का उपयोग करना है प्रिमावेरा पी6 शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर. यह एक व्यापक परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर है जिसे विशेष रूप से बड़े पैमाने और जटिल परियोजनाओं के लिए डिज़ाइन किया गया है और इसे सर्वश्रेष्ठ निर्माण शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर में से एक माना जाता है। यह PERT और CPM दोनों तकनीकों का समर्थन करता है, नेटवर्क आरेख बनाने, कार्यों को शेड्यूल करने, संसाधनों का प्रबंधन करने और महत्वपूर्ण पथों का विश्लेषण करने की सुविधाएँ प्रदान करता है।
छोटी परियोजनाओं के लिए, आप जैसे मुफ़्त सॉफ़्टवेयर आज़माने पर विचार कर सकते हैं "आसन" या "ट्रेलो"।" हालांकि इन उपकरणों में सशुल्क सॉफ़्टवेयर की सभी उन्नत सुविधाएँ नहीं हो सकती हैं, लेकिन वे बुनियादी प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग क्षमताएँ प्रदान करते हैं और उपयोगकर्ता के अनुकूल हैं। मुफ़्त संस्करण कम जटिल प्रोजेक्ट कार्यों को पूरा करने और दूसरों के साथ सहयोग करने में सक्षम हैं। यह आपको कार्य बनाने, नियत तिथियाँ निर्धारित करने, ज़िम्मेदारियाँ सौंपने और प्रगति को ट्रैक करने की अनुमति देता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
उदाहरण के लिए प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग क्या है?
एक प्रोजेक्ट शेड्यूल कार्यों के अनुक्रम, आवश्यक संसाधनों और उनके पूरा होने की अनुमानित समय-सीमा की रूपरेखा बताता है। प्रोजेक्ट शेड्यूल उदाहरण के रूप में एक निर्माण परियोजना को लें। निर्माण में शेड्यूलिंग में साइट की तैयारी, नींव का काम, फ्रेमिंग, इलेक्ट्रिकल और प्लंबिंग इंस्टॉलेशन, फिनिशिंग और निरीक्षण जैसे कार्य शामिल हो सकते हैं।
आप प्रोजेक्ट शेड्यूल उदाहरण कैसे लिखते हैं?
प्रोजेक्ट शेड्यूल उदाहरण लिखते समय, इन चरणों का पालन करना महत्वपूर्ण है: (1) उन प्रमुख कार्यों और गतिविधियों की पहचान करके शुरुआत करें जिन्हें परियोजना के लिए पूरा करने की आवश्यकता है। यह परियोजना को छोटे, प्रबंधनीय कार्यों में विभाजित करके और उस क्रम को निर्धारित करके किया जा सकता है जिसमें उन्हें पूरा करने की आवश्यकता है। (2) इसके बाद, प्रत्येक कार्य की अवधि का अनुमान लगाएं और तदनुसार संसाधन आवंटित करें। इससे परियोजना के लिए यथार्थवादी समयरेखा बनाने में मदद मिलेगी। (3) कार्यों के बीच निर्भरता स्थापित करके अनुसरण करना, क्योंकि कुछ कार्य दूसरों के पूरा होने पर निर्भर हो सकते हैं। (4) अंत में, यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह सटीक रहे और प्रोजेक्ट में किसी भी बदलाव या समायोजन को प्रतिबिंबित करे, प्रोजेक्ट शेड्यूल की आवश्यकतानुसार नियमित रूप से समीक्षा और अद्यतन करना याद रखें।
शेड्यूलिंग के 7 विभिन्न प्रकार क्या हैं?
सात अलग-अलग प्रकारों में टाइम-स्लॉट शेड्यूलिंग, ओपन अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग, वेव शेड्यूलिंग, 40/20 शेड्यूलिंग, डबल शेड्यूलिंग, क्लस्टर शेड्यूलिंग, वेव और वॉक-इन अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग और मैट्रिक्स शेड्यूलिंग शामिल हैं।
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सफल परियोजना प्रबंधन के लिए एक अच्छी तरह से विकसित परियोजना अनुसूची महत्वपूर्ण है। वर्ष 2024 और उससे आगे के लिए प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग में उत्कृष्टता प्राप्त करने के लिए, आधुनिक प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल का पता लगाने और अपनाने, उद्योग की सर्वोत्तम प्रथाओं के बारे में सूचित रहने और प्रशिक्षण और पेशेवर विकास के माध्यम से प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग कौशल को लगातार बढ़ाने की सिफारिश की जाती है।
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रेफरी: परियोजना प्रबंधक | VERINT