Dobrodošli u svijet produktivnih sastanaka! Kao profesionalci, svi znamo koliko su sastanci važni za postizanje rezultata, donošenje odluka i ostajanje na pravom putu. Međutim, nisu sve dobre kvalitete i preferiraju se.
Često, na pitanje o sastancima, mnogi ljudi reagiraju odmahivanjem glavom ili ogorčenim uzdasima zbog svoje neučinkovitosti. Nađu se zaglavljeni u neproduktivnim sesijama koje im crpe energiju i vrijeme. Zato ćemo danas učiti kako imati dobar sastanak!
Započnimo!
Započnite svoj sastanak sa AhaSlides.
Nabavite besplatne predloške za svoje sastanke! Prijavite se besplatno i uzmite što želite iz knjižnice predložaka!
🚀 Izradite besplatni račun ☁️Što čini dobar sastanak?
Sastanci su nedvojbeno bitan dio svakog posla ili organizacije. Oni su platforma za okupljanje pojedinaca, razmjenu ideja, donošenje odluka i rad prema zajedničkom cilju.
Dobar sastanak je onaj koji je dobro organiziran, produktivan, postiže željene rezultate i čini da se svi sudionici osjećaju saslušani i cijenjeni.
Kako imati dobar sastanak | Slika:Freepik Evo nekoliko čimbenika koji stvaraju dobar sastanak:
- Ima jasnu svrhu. Dobar sastanak započinje jasnim dnevnim redom u kojem se navodi njegova svrha, zajedno s ciljevima sastanka i očekivanim ishodima, što pomaže održavanju sastanka na pravom putu i osigurava da su svi sudionici svjesni svojih zadataka.
- Promiče učinkovitu komunikaciju. Dobar sastanak zahtijeva učinkovitu komunikaciju. Svi sudionici imat će priliku izraziti svoje misli i ideje, a raspravu treba poticati aktivnim slušanjem i dijalogom s poštovanjem.
- Ima jasne rezultate i daljnje radnje.Bez toga, sastanak je neproduktivan i neučinkovit jer sudionici neće biti sigurni u svoje sljedeće korake. Odatle je teško donijeti učinkovitost na bilo koji naknadni sastanak.
Više savjeta s AhaSlides
- Poslovni sastanci | 10 uobičajenih vrsta i najboljih praksi
- Najbolji način za domaćinstvo Uvodni sastanci
- 11 koraka do uspješnog trčanja Sastanak strateškog menadžmenta
8 savjeta za dobar sastanak
Naravno, da biste imali dobar sastanak poput gore navedenog i da ne biste gubili vrijeme i trud sudionika, morate razmotriti pripremu i praćenje prije, tijekom i nakon sastanka. Uzimanje u obzir ovih koraka jamči gladak i uspješan ishod.
Prije sastanka - Ugodan sastanak
1/ Definirajte svrhu i vrstu sastanka
Treba definirati svrhu, ciljeve i vrstu sastanka i osigurati da ih razumiju svi sudionici. Nitko ne želi doći na sastanak na 10 minuta, a da pritom nije svjestan svoje odgovornosti i koji je smisao tu rasprave. Neke vrste sastanaka služe samo u određene svrhe kao što su
- Sastanci na kojima se donose odluke. Provode se kada su potrebne odluke i akcije.
- Sastanci za rješavanje problema.Pozvani su pronaći rješenje problema/krize.
- Brainstorming sastanci. Oni su mjesto za prikupljanje revolucionarnih novih ideja s doprinosima članova.
2/ Imajte dnevni red
Obavezno imajte dnevni red sjednicei pošaljite ga prije sastanka svim sudionicima, što će pomoći sudionicima da razumiju svrhu, ciljeve i očekivane rezultate sastanka. Također služi kao vodič koji im pomaže u proaktivnom prikupljanju potrebnih informacija i dokumenata kao što su izvješća, podaci, prezentacije ili drugi relevantni dokumenti.
3/ Uspostavite osnovna pravila
Osnovna pravila su smjernice ili norme koje su unaprijed dogovorili svi sudionici i pomažu u stvaranju produktivnog okruženja punog poštovanja za raspravu. Mogu uključivati poticanje aktivnog slušanja, poštivanje različitosti, ograničeno vrijeme za raspravu itd.
Slika: freepikTijekom sastanka - Ugodan sastanak
4/ Počnite s igrom probijanja leda
Počevši s a kreativni ledolomacje izvrstan način da ublažite napetost i dovedete sve u pravo raspoloženje za timski sastanak. Prekidanje neugodnih trenutaka tišine na početku sastanka može pomoći u postavljanju tona za produktivnu i ugodnu sesiju.
Umjesto da se oslanjate na zastarjelo, možete se uključiti u lagane debate, ležerne razgovore ili kviz uživo koji može biti vrlo zabavan, kreativan, natjecateljski i lako kreiran u samo nekoliko minuta. Dakle, zašto ne isprobati nešto novo?
5/ Stvorite prostor za suradnju
Timski sastanak dragocjena je prilika za raspravu i donošenje odluka kao grupa. Umjesto da pokušavaju doći do novih ideja na licu mjesta, članovi tima trebali bi iznijeti svoja pripremljena izvješća, ideje i perspektive na stol. Na taj način tim može raditi zajedno kako bi došao do dobro promišljene i razumne konačne odluke.
Tim bi tada mogao razmisliti o provođenju ankete uživo o idejama o kojima se raspravljalo i prikupljanju povratnih informacija u stvarnom vremenu ankete uživos pitanjima višestrukog izbora ili otvorenim odgovorima iz AhaSlides.
Korištenjem jedinstvenog QR koda ili veze, članovi tima mogu trenutno pristupiti i unijeti svoje podatke, a rezultati će biti prikazani izravno na zaslonu. To pomaže u izbjegavanju gubljenja vremena i osigurava da su sve ideje pravedno obuhvaćene.
Siguran prostor za kreativnost AhaSlides6/ Držite svoj tim angažiranim
Ne dajte svojim sudionicima priliku da vam odvrate pozornost držeći ih angažiranima tijekom sastanka. Možete organizirati "online okrugli stol" na kojem svatko može sudjelovati i dati doprinos. Sa sramežljivim ljudima? Ne brini. Anonimno Pitanja i odgovoriće riješiti ovaj problem.
Također, ne zaboravite ostaviti malo prostora za spontanost. Jer zdrav i aktivan sastanak idealno je mjesto za nastanak novih rješenja i inovacija. Razbijanje trome i stresne atmosfere poticanjem sudionika na kreativno razmišljanje oblak riječibit će zanimljiva i učinkovita aktivnost. Pokušajte i vidite.
Nakon sastanka - Ugodan sastanak
7/ Završite s jasnim daljnjim radnjama i rokovima
Kako biste zaključili stratešku sesiju, pobrinite se da svaki sudionik ima jasne informacije o svojim sljedećim koracima.
Neka odjeli raspravljaju o:
- Koji će pokazatelji pokazati njihov napredak? Budite precizni kako biste mogli pratiti napredak.
- Koji međufunkcionalni partneri trebaju koordinaciju da bi uspjeli? Čvrsta suradnja je ključna.
- Kakva će ažuriranja biti potrebna za naknadne sastanke? Izvještaji? Prezentacije? Razmislite o ishodima unaprijed.
- Kada možemo očekivati preliminarne rezultate ili informacije? Postavite ambiciozne, ali ostvarive rokove kako biste održali tempo.
8/ Imati zapisnik sa sastanka
Uvijek je potrebno detaljno, temeljito, jasno i lako razumljivo minuta sastankaposlati sudionicima, upravnom odboru, višim voditeljima i onima koji ne mogu prisustvovati. Oni nisu samo dokumenti, sadržajna podloga za sljedeće sastanke nego i pravni temelj (u slučaju potrebe).
Slika: freepikKljučni za poneti
Nadamo se, savjeti za dobar sastanak koji AhaSlidesgore podijeljeni nisu previše komplicirani. Imajte na umu da su produktivni sastanci oni na kojima se svi osjećaju cijenjenima, saslušanima i potaknutima da govore. Sastanak mora proizvesti definirani rezultat i služiti predviđenoj svrsi. Nakon sastanka svatko prihvaća svoje uloge i obvezuje se slijediti dogovorene planove.
Oznake: Poslovni sastanak
