Poslovni sastanci poznati su onima na vodećim pozicijama poput voditelja projekata ili viših uloga u tvrtki. Ta su okupljanja ključna za poboljšanje komunikacije, poticanje suradnje i napredak unutar organizacije.
Međutim, možda nisu svi svjesni definicija, vrsta i svrha ovih sastanaka. Ovaj članak služi kao opsežan vodič i daje savjete za vođenje produktivnih poslovnih sastanaka.
Što je poslovni sastanak?
Poslovni sastanak je sastanak pojedinaca koji se okupljaju kako bi raspravljali i donosili odluke o određenim temama vezanim uz poslovanje. Svrha ovog sastanka može uključivati obavještavanje članova tima o trenutnim projektima, planiranje budućih napora, rješavanje problema ili donošenje odluka koje utječu na cijelu tvrtku.
Poslovni sastanci mogu se održavati osobno, virtualan, ili kombinacija oboje i može biti formalno ili neformalno.
Cilj poslovnog sastanka je razmjena informacija, usklađivanje članova tima i donošenje odluka koje pomažu tvrtki da postigne svoje ciljeve.
Vrste poslovnih sastanaka
Postoji nekoliko vrsta poslovnih sastanaka, ali 10 uobičajenih vrsta uključuju:
1/ Mjesečni sastanci tima
Mjesečni timski sastanci redoviti su sastanci članova tima tvrtke na kojima se raspravlja o tekućim projektima, dodjeljuju zadaci i održavaju ljudi informiranim i usklađenim. Ti se sastanci obično održavaju mjesečno, istog dana i traju od 30 minuta do nekoliko sati (ovisno o veličini grupe i količini informacija koje se obrađuju).
Mjesečni timski sastanci pružaju priliku i smjernice članovima tima za razmjenu informacija i ideja, raspravu o napretku projekta i osiguravaju da svi rade prema istom cilju.
Ovi se sastanci također mogu koristiti za rješavanje bilo kakvih izazova ili problema s kojima se tim suočava, identificiranje rješenja i donošenje odluka koje utječu na smjer projekta ili rad tima.
An svestrani sastanak je jednostavno sastanak koji uključuje sve zaposlenike tvrtke, drugim riječima, mjesečni timski sastanak. To je redoviti sastanak – koji se održava možda jednom mjesečno – i obično ga vode čelnici poduzeća.
2/ Stand up sastanci
Korištenje električnih romobila ističe stand-up sastanak, također poznat kao dnevni stand-up ili dnevni scrum sastanak, vrsta je kratkog sastanka, koji obično ne traje više od 15 minuta, a održava se svakodnevno kako bi se tim brzo informirao o napretku projekta ili dovršenom radnom opterećenju, planu raditi na danas.
Istodobno, pomaže identificirati i riješiti prepreke s kojima se susreću članovi tima i kako one utječu na zajedničke ciljeve tima.
3/ Sastanci ažuriranja statusa
Sastanci ažuriranja statusa usredotočeni su na pružanje ažuriranja članova tima o napretku njihovih projekata i zadataka. Mogu se događati češće nego mjesečni sastanci, primjerice tjedni.
Svrha sastanaka za ažuriranje statusa je, naravno, pružiti transparentan pogled na napredak svakog projekta i identificirati sve izazove koji mogu utjecati na uspjeh projekta. Ovi sastanci neće biti zaokupljeni pitanjima poput rasprave ili rješavanja problema.
Za sastanak većeg opsega, sastanak ažuriranja statusa također se može nazvati 'Sastanak gradskog vijeća', Sastanak u gradskoj vijećnici jednostavno je planirani sastanak u cijeloj tvrtki na kojem je fokus na menadžmentu koji odgovara na pitanja zaposlenika. Stoga je ovaj sastanak uključivao sesiju pitanja i odgovora, što ga je učinilo otvorenijim i manje formulacijskim od bilo koje druge vrste sastanka!
4/ Sastanci za rješavanje problema
To su sastanci koji se vrte oko identificiranja i rješavanja izazova, kriza ili problema s kojima se organizacija suočava. Često su neočekivani i trebaju dovesti pojedince iz različitih odjela ili timova da surađuju i pronađu rješenja za specifične probleme.
Na ovom sastanku ti će sudionici podijeliti svoja stajališta, zajednički identificirati uzroke problema i ponuditi moguća rješenja. Kako bi ovaj sastanak bio učinkovit, treba ih poticati na otvorenu i poštenu raspravu, izbjegavanje okrivljavanja i fokusiranje na pronalaženje odgovora.
5/ Sastanci za donošenje odluka
Ovi sastanci imaju za cilj donošenje važnih odluka koje utječu na smjer projekta, tima ili cijele organizacije. Polaznici su obično pojedinci s potrebnim ovlastima i stručnošću za donošenje odluka.
Za ovaj sastanak potrebno je unaprijed osigurati sve relevantne informacije, potrebne dionike. Zatim, kako bi se osiguralo da se odluke donesene tijekom sastanka provode, utvrđuju se naknadne radnje s vremenom završetka.
6/ Brainstorming sastanci
Brainstorming sastanci usmjereni su na stvaranje novih i inovativnih ideja za vaše poslovanje.
Najbolji dio sesije brainstorminga je kako promiče timski rad i invenciju dok se oslanja na kolektivnu inteligenciju i maštu grupe. Svatko može izraziti svoje mišljenje, crpiti jedni od drugih ideja i doći do originalnih i vrhunskih rješenja.
7/ Sastanci strateškog menadžmenta
Sastanci strateškog menadžmenta su sastanci na visokoj razini koji su usredotočeni na pregled, analizu i donošenje odluka u vezi s dugoročnim ciljevima, smjerom i učinkom organizacije. Viši rukovoditelji i vodeći tim prisustvuju tim sastancima koji se održavaju kvartalno ili godišnje.
Tijekom ovih sastanaka, organizacija se pregledava i ocjenjuje, kao i konkurentnost ili identificiraju nove prilike za rast i poboljšanje.
8/ Početni sastanci projekta
A sastanak o početnom projektu je sastanak koji označava službeni početak novog projekta. Okuplja ključne osobe iz projektnog tima, uključujući voditelje projekta, članove tima i dionike iz drugih odjela, kako bi raspravljali o ciljevima, rokovima i proračunima.
Također pruža priliku voditelju projekta da uspostavi jasne komunikacijske kanale, postavi očekivanja i osigura da članovi tima razumiju svoje uloge i odgovornosti.
Ovo su neke od najčešćih vrsta poslovnih sastanaka, a format i struktura mogu se mijenjati ovisno o veličini i vrsti organizacije.
9/ Uvodni sastanci
An uvodni sastanak je prvi put da se članovi tima i njihovi voditelji službeno sastaju kako bi utvrdili žele li uključeni pojedinci izgraditi radni odnos i posvetiti se timu u budućnosti.
Ovaj sastanak ima za cilj dati članovima tima vremena da ostanu zajedno kako bi upoznali pozadinu, interese i ciljeve svakog sudionika. Ovisno o vašim željama i preferencijama vašeg tima, uvodne sastanke možete organizirati formalne ili neformalne, ovisno o različitim kontekstima.
10/ Sjednice vijećnice
Ovaj koncept je nastao na lokalnim gradskim sastancima u Novoj Engleskoj na kojima bi se političari sastajali s biračima kako bi raspravljali o problemima i zakonodavstvu.
Danas, a sastanak gradskog vijeća je planirani sastanak u cijeloj tvrtki na kojem menadžment odgovara na pitanja izravno zaposlenika. Omogućuje otvorenu komunikaciju i transparentnost između vodstva i osoblja. Zaposlenici mogu postavljati pitanja i odmah dobiti povratne informacije.
Odgovoriti svi važna pitanja
Ne propustite ritam s AhaSlides' besplatni alat za pitanja i odgovore. Budite organizirani, transparentni i izvrstan vođa.
Kako voditi poslovne sastanke
Da bi ugodan sastanak, prvo morate poslati a e-pošta pozivnice za sastanak.
Održavanje učinkovitih poslovnih sastanaka zahtijeva pažljivo planiranje i pripremu kako bi se osiguralo da sastanak bude produktivan i postigne zadane ciljeve. Sljedeći savjeti mogu vam pomoći u vođenju produktivnih poslovnih sastanaka:
1/ Definirajte svrhu i ciljeve
Definiranje svrhe i ciljeva poslovnog sastanka ključno je za osiguravanje da sastanak bude produktivan i proizvede željeni ishod. Moraju osigurati sljedeće:
- Svrha. Pobrinite se da sastanak ima svrhu rasprave o određenim temama, donošenja odluka ili pružanja ažuriranja. Morate definirati zašto je sastanak potreban i očekivani ishod.
- Ciljevi. Ciljevi poslovnog sastanka su specifični, mjerljivi rezultati koje želite postići do kraja sastanka. Trebali bi se uskladiti s općom svrhom sastanka s vremenskim okvirom, KPI-jem itd.
Na primjer, sastanak na kojem se raspravlja o lansiranju novog proizvoda trebao bi imati ciljeve koji su u skladu s općim ciljem povećanja prodaje ili poboljšanja tržišnog udjela.
2/ Pripremite dnevni red sastanka
A dnevni red sjednice služi kao putokaz za sastanak i pomaže da rasprava ostane fokusirana i na pravom putu.
Stoga, pripremom učinkovitog dnevnog reda, možete osigurati da poslovni sastanci budu produktivni i fokusirani te da svi znaju o čemu razgovarati, što očekivati i što treba postići.
3/ Pozovite prave sudionike
Razmotrite tko bi trebao prisustvovati sastanku na temelju njihove uloge i tema o kojima će se raspravljati. Pozovite samo one koji moraju biti prisutni kako bi sastanak protekao glatko. Neki čimbenici koje treba uzeti u obzir pri odabiru pravih sudionika uključuju prikladnost, razinu stručnosti i autoritet.
4/ Učinkovito rasporedite vrijeme
Svakako odvojite dovoljno vremena za svaku temu na dnevnom redu, uzimajući u obzir važnost i složenost svakog pitanja. To će pomoći osigurati da sve teme dobiju punu pozornost i da sastanak ne ode prekovremeno.
Također, trebali biste se što više pridržavati rasporeda, ali i biti dovoljno fleksibilni da napravite promjene ako je potrebno. Također možete razmisliti o kratkim pauzama kako biste pomogli sudionicima da se napune i ponovno usredotoče. To može održati energiju i interes sastanka.
5/ Učinite sastanke interaktivnijima i zanimljivijima
Učinite poslovne sastanke interaktivnijima i zanimljivijima potičući sve sudionike da govore i podijele svoje misli i ideje. Kao i korištenje interaktivnih aktivnosti, kao što su ankete uživo or seanse mozga i spinner wheels pomaže da se sudionici zaokupe i usredotoče na raspravu.
Ili upotrijebite AhaSlides unaprijed napravljena biblioteka predložaka da se oprostimo od dosadnih sastanaka i zacakljenih očiju.
Provjerite: 20+ online zabave Igre ledolomca za bolji angažman ili 14 nadahnjujućih Igre za virtualne sastanke, s najboljim 6 hakiranje sastanaka možete pronaći u 2024!
6/ Zapisnik sa sastanka
Uzimanje minuta sastanka tijekom poslovnog sastanka važan je zadatak koji pomaže dokumentirati glavne rasprave i odluke donesene tijekom sastanka. Također pomaže poboljšati transparentnost i osigurava da su svi na istoj stranici prije odlaska na sljedeći sastanak.
7/ Nastavak aktivnosti
Praćenjem radnji možete osigurati da se odluke donesene tijekom sastanka provedu u djelo i da je svima jasna njihova odgovornost.
I UVIJEK prikupljajte povratne informacije od sudionika kako biste nadolazeće poslovne sastanke učinili još boljim - povratne informacije možete podijeliti nakon završetka, putem e-pošte ili slajdova prezentacije. Zbog toga sastanci nisu zamorni i svi se zabavljaju💪
Nabavite besplatne predloške anketa za svoje sastanke!
Prijavite se besplatno i uzmite što želite iz knjižnice predložaka!
🚀 Besplatni predlošci ☁️
Ključni za poneti
Nadamo se da će s ovim člankom AhaSlides, možete razlikovati vrste poslovnih sastanaka i njihove svrhe. Također, slijedeći ove korake i najbolju praksu, možete osigurati da vaši poslovni sastanci budu učinkoviti, fokusirani i proizvedu željene rezultate.
Učinkovito vođenje poslovnih sastanaka može pomoći u poboljšanju komunikacije, suradnje i uspjeha unutar organizacije te je ključna komponenta uspješnog poslovnog upravljanja.
Često postavljana pitanja
Zašto su sastanci važni u poslovanju?
Sastanci omogućuju učinkovitu komunikaciju prema dolje i prema gore unutar organizacije. Važna ažuriranja, ideje i povratne informacije mogu se dijeliti.
Koje bi sastanke tvrtka trebala imati?
- Sastanci svih ruku/svog osoblja: sastanci cijele tvrtke za razmjenu novosti, najava i poticanje komunikacije među odjelima.
- Sastanci rukovodstva/vodstva: za više rukovodstvo radi rasprave o strategiji na visokoj razini, planovima i donošenju ključnih odluka.
- Sastanci odjela/tima: za sinkronizaciju pojedinačnih odjela/timova, raspravu o zadacima i rješavanje problema unutar njihovog djelokruga.
- Projektni sastanci: za planiranje, praćenje napretka i rješavanje blokera za pojedinačne projekte.
- Jedan-na-jedan: Individualne prijave između menadžera i izravni izvještaji za razgovor o poslu, prioritetima i profesionalnom razvoju.
- Prodajni sastanci: za prodajni tim za pregled učinka, prepoznavanje prilika i planiranje prodajnih strategija.
- Marketinški sastanci: koristi ih marketinški tim za planiranje kampanja, kalendar sadržaja i mjerenje uspjeha.
- Sastanci o proračunu/financijama: Za financijski pregled rashoda u odnosu na proračun, predviđanje i investicijske rasprave.
- Sastanci zapošljavanja: za pregled životopisa, obavljanje intervjua i donošenje odluka o otvaranju novih radnih mjesta.
- Trening sastanci: Planiranje i izvođenje sesija za uvođenje, razvoj vještina za zaposlenike.
- Sastanci s klijentima: Za upravljanje odnosima s klijentima, povratne informacije i određivanje opsega budućeg rada.
