Čak i najdiscipliniranije tvrtke ponekad mogu osjetiti da njihovi projekti zalutaju. Češće je ne jedan od problema priprema. Rješenje? Dobro strukturiran i potpuno interaktivan sastanak o početnom projektu!
Više od puke pompe i ceremonije, dobro izveden početni sastanak doista može donijeti nešto lijepo na desnoj nozi. Evo 8 koraka do održavanja sastanka o početnom projektu koji stvara uzbuđenje i dobiva svako na istoj stranici.
Vrijeme početka!
Savjeti za sastanke koje treba zapamtiti
Morate unaprijed imati dnevni red početnog sastanka. Slanje rane e-pošte o početku projekta vrlo je važno! Dakle, pogledajmo nekoliko uzoraka dnevnog reda početnih sastanaka!
Početna bi sesija trebala biti kratka i sažeta, s puno igara i aktivnosti, jer je tada AhaSlides vrlo koristan! Provjerite s nama još savjeta u nastavku:
Pokrenite razgovor.
Dobijte vrijedne informacije od svog tima i klijenata tijekom početnog sastanka projekta. Koristite ankete uživo, pitanja i odgovore i alate za razmjenu ideja s ovim besplatnim predloškom!
🚀 Pogledajte predložak
Što je sastanak o početnom projektu?
Kao što piše na limu, sastanak o početnom projektu je sastanak na kojem započinjete svoj projekt.
Obično je projektni početni sastanak prvi sastanak između klijenta koji je naručio projekt i tvrtke koja će ga realizirati. Obje strane će zajedno sjesti i razgovarati o temeljima projekta, njegovoj svrsi, ciljevima i načinu na koji će doći od ideje do realizacije.
Općenito govoreći, postoje 2 vrste početnih sastanaka kojih treba biti svjestan:
- Vanjski početak projekta - Razvojni tim sjeda s nekim iz van tvrtka, poput klijenta ili dionika, i raspravlja o planu suradničkog projekta.
- Interni PKM - Tim iz unutar tvrtka sjedne zajedno i raspravlja o planu za novi interni projekt.
Iako obje ove vrste mogu imati različite ishode, procedura je gotovo isto. Postoji u biti nijedan dio vanjskog početnog projekta koji nije dio internog početnog projekta - jedina razlika će biti za koga ga držite.
Više angažmana na vašim okupljanjima
Zašto su sastanci projekta Kickoff toliko važni?
Svrha Kickoff sastanaka trebala bi biti glasna i jasna! Može se činiti dovoljno jednostavno pokrenuti projekt samo dodjeljivanjem gomile zadataka pravim ljudima, posebno na današnjem radnom mjestu opsjednutom Kanban pločom. Međutim, to može dovesti do toga da timovi stalno gube svoj put.
Zapamtite, samo zato što ste na ista ploča ne znači da ste na ista stranica.
U srcu toga, sastanak projekta je iskren i otvoren Dijalog između klijenta i tima. To je ne niz najava kako će projekt funkcionirati, ali a razgovor o planovima, očekivanjima i ciljevima do kojih je došla neobuzdana rasprava.
Evo nekoliko blagodati održavanja sastanka o početnom projektu:
- Dobije svakoga pripremljen - "Dajte mi šest sati da posječem drvo, a prva četiri ću provesti oštreći sjekiru". Da je Abraham Lincoln danas živ, možete biti sigurni da bi prvih 4 od 6 projektnih sati proveo na sastanku o početnom projektu. To je zato što ovi sastanci sadrže svi potrebne korake za pokretanje bilo kojeg projekta na desnoj nozi.
- To uključuje svi ključni igrači - Početni sastanci ne mogu započeti ako nisu svi tamo: menadžeri, vođe timova, klijenti i bilo tko drugi koji ima udjela u projektu. Tako je lako izgubiti pojam tko je za što zadužen bez jasnoće početnog sastanka da se sve skuži.
- To je otvoren i suradnički – Kao što smo rekli, projektni kickoff sastanci su debate. Najbolji se angažiraju svi polaznicima i donesite najbolje ideje od svih.
Više angažmana na vašim okupljanjima
8 koraka do sastanka o početnom projektu
Dakle, što je točno uključeno u dnevni red sastanka o početnom projektu? Suzili smo ga na 8 koraka u nastavku, ali uvijek biste trebali imati na umu da postoji nema postavljenog izbornika za ovu vrstu sastanka.
Koristite ovih 8 koraka kao vodič, ali nikada ne zaboravite da leži konačni dnevni red vi!
Korak # 1 - Uvod i Razbijači leda
Naravno, jedini način da započnete početni sastanak je međusobno upoznavanje sudionika. Bez obzira na duljinu ili veličinu vašeg projekta, klijenti i članovi tima moraju biti u kontaktu kako bi mogli učinkovito raditi zajedno.
Dok je jednostavan uvod tipa 'obiđi oko stola' dovoljan da se ljudi upoznaju s imenima, ledolomac može dodati još jedan sloj osoba i olakšati raspoloženje uoči početka projekta.
Probaj ovu: Spin kotača 🎡
Izložite neke jednostavne uvodne teme na a kotačić za okretanje, zatim zamolite svakog člana tima da ga zavrti i odgovori na bilo koju temu na koju kotač stane. Potiču se smiješna pitanja, ali budite sigurni da je više ili manje profesionalno!
Želite li još ovakvog? 💡 Imamo 10 ledolomaca za svaki sastanak ovdje.
Korak # 2 - Pozadina projekta
Nakon što su formalnosti i svečanosti završeni, vrijeme je da započnemo s hladnim radom. Kako biste uspješno pokrenuli sastanak, trebate imati jasan dnevni red za početni sastanak!
Kao i sve sjajne priče, najbolje je započeti s početka. Zacrtajte svu korespondenciju između vas i vaših klijenata kako bi svi koji su uključeni u projekt bili u potpunosti u stanju izraditi ono što se dosad dogodilo.
To mogu biti snimke e-pošte, tekstovi, zapisnici s prethodnih sastanaka ili bilo koji resursi koji dodaju bilo kakav kontekst vašoj tvrtki i vašem klijentu. Olakšajte svima vizualizaciju tako što ćete napraviti vremensku traku.
Korak # 3 - Projektna potražnja
Uz pozadinu dopisivanja, morat ćete zaroniti duboko u detalje zašto ovaj projekt se uopće započinje.
Ovo je presudan korak jer pruža jasan pregled bolnih točaka koje projekt želi riješiti, a to je nešto što i timovi i klijenti moraju imati u prvom planu.
Protip 👊
Ovakve faze zrele su za raspravu. Pitajte svoje klijente i vaš tim da iznese svoje ideje zašto misle da je ovaj projekt izmišljen.
Ako je primjenjivo, uvijek biste trebali pokušati kanalizirati kanal glas kupca u ovom odjeljku. Surađujte s klijentom kako biste pronašli primjere potrošača iz stvarnog svijeta koji spominju bolne točke koje vaš projekt pokušava popraviti. Njihova bi mišljenja trebala oblikovati način na koji vaš tim pristupa projektu.
Korak # 4 - Ciljevi projekta
Dakle, pogledali ste prošlost projekta, sada je vrijeme da pogledamo budućnost.
Imati izravne ciljeve i jasnu definiciju uspjeha za vaš projekt doista će pomoći vašem timu da ga postigne. I ne samo to, pokazat će vašem klijentu da ozbiljno razmišljate o poslu i da imate slično visoke uloge u njegovom odvijanju.
Pitajte svoje sudionike početnog sastanka 'kako će izgledati uspjeh?' Je li to više kupaca? Još recenzija? Bolja stopa zadovoljstva kupaca?
Bez obzira na cilj, to bi uvijek trebao biti ...
- Dostižan - Ne pretjerujte. Znajte svoje granice i smislite cilj zapravo imaju šanse za postizanje.
- Mjerljiv - Poduprite svoj cilj podacima. Ciljajte na određeni broj i pratite svoj napredak prema njemu.
- Vremenski - Dajte si krajnji datum. Učinite sve kako biste postigli svoje ciljeve prije tog roka.
Korak # 5 - Izjava o radu
Stavljajući "meso" na "početni sastanak", Izjava o radu (SoW) pozamašno je zarobila u specifičnosti projekta i kako će se provesti. To je glavna naplata na dnevnom redu sastanka i trebao bi vam privući većinu vaše pažnje.
Pogledajte ove infografije o tome što uključiti u vašu izjavu o radu:
Imajte na umu da se radna izjava ne odnosi toliko na raspravu koliko na ostatak dnevnog reda sastanka o početnom projektu. Ovo je stvarno vrijeme za projekt do kojeg se jednostavno može doći iznijeti plan akcije za predstojeći projekt, a zatim spremite raspravu za sljedeća točka sastanka.
Baš kao i ostatak vašeg početnog sastanka, vaša je izjava o radu super varijabla. Specifičnosti vašeg izvještaja o radu uvijek će ovisiti o složenosti projekta, veličini tima, uključenim dijelovima itd.
Želite li znati više? Pogledajte ovo sveobuhvatan članak o izradi izvještaja o radu.
Korak # 6 - Odjeljak za pitanja i odgovore
Iako se možda osjećate primoranima napustiti odjeljak Pitanja do kraja, zapravo bismo preporučili da ga zadržite neposredno nakon vaše izjave o radu.
Takav moćan segment zasigurno će pokrenuti pitanja i vašeg klijenta i vašeg tima. Budući da je glomazni dio sastanka toliko svjež u mislima svih, najbolje je udarati dok je željezo vruće.
Korištenje interaktivnog softvera za prezentacije za hostiranje vaših pitanja i odgovora može vam pomoći da sve odvija bez problema, posebno ako vaš sastanak o početnom projektu ima velik broj posjetitelja ...
- To je organizirani - Pitanja su raspoređena prema popularnosti (putem glasova za) ili prema vremenu i mogu se označiti kao "odgovorena" ili prikvačiti na vrh.
- To je moderirana - Pitanja se mogu odobriti i odbaciti prije nego što se prikažu na ekranu.
- To je anoniman - Pitanja se mogu slati anonimno, što znači da svi imaju svoj glas.
Korak # 7 - Potencijalni problemi
Kao što smo već rekli, na sastanku o početnom projektu treba biti što otvoreniji i iskreniji. To je kako gradite osjećaj povjerenja sa svojim klijentom od početka.
U tu svrhu najbolje je razgovarati o potencijalnim problemima s kojima bi se projekt mogao suočiti na putu. Nitko vas ne traži da ovdje predvidite budućnost, samo da biste sastavili okvirni popis prepreka na koje biste mogli naletjeti.
Kako ćete vi, vaš tim i vaš klijent pristupiti ovom projektu s različitim ulogama, idealno je za postići svako uključeni u raspravu o potencijalnom problemu.
Korak # 8 - Prijava
Redovito provjeravanje klijenta još je jedan način za učvršćivanje povjerenja između obje strane. Na sastanku o početnom projektu, imate nekoliko pitanja o kojima trebate razgovarati što, kada, tko i kako dogodit će se ove prijave.
Prijava je prilično fino uravnoteženje transparentnost i napor. Iako je lijepo biti što otvoreniji i transparentniji, to morate upravljati u okviru dostupnosti be otvoren i proziran.
Obavezno odgovorite na ova pitanja prije kraja sastanka:
- Što? - Točno s kojim detaljima klijent treba ažurirati? Moraju li znati o svim sitnim detaljima napretka ili su samo važni veliki znakovi?
- Kada? - Koliko često bi vaš tim trebao ažurirati vašeg klijenta? Trebaju li prenositi ono što su radili svaki dan ili samo sažeti ono što su uspjeli na kraju tjedna?
- Tko? - Koji će član tima biti taj koji se povezuje s klijentom? Hoće li u cijelom projektu biti član svakog tima, u svakoj fazi ili samo jedan pojedinačni dopisnik?
- Kako? - Kojom će metodom klijent i dopisnik ostati u kontaktu? Redoviti videopoziv, e-pošta ili kontinuirano ažurirani dokument uživo?
Kao što je slučaj s većinom točaka dnevnog reda sastanka o početnom projektu, najbolje je raspraviti na otvorenom. Za veliki tim i veliku grupu klijenata možda će vam biti lakše to učiniti anketa uživo kako bi se umanjile mogućnosti uspostavljanja najbolje moguće formule za prijavu.
Želite li znati više? Pogledajte neke najbolje prakse za prijavu svojim klijentima.
Anketirajte učinkovito uz AhaSlides
Predložak dnevnog reda početnog sastanka projekta
Budući da vaš stručno planirani početni sastanak koji samo čeka da vas razveseli u vijećnici, posljednji dodir može biti malo interakcija da sve to skupi.
Jeste li znali samo to 29% poduzeća osjećaju povezanost sa svojim klijentima (Gallup)? Odvajanje je epidemija na razini B2B i zbog formalnosti se početni sastanci mogu osjećati kao ravni, neinspirativni proces.
Angažiranje vaših klijenata i timova putem interaktivnih slajdova može zaista pojačati sudjelovanje i povećati raspon pažnje.
AhaSlides ima arsenal alata uključujući ankete uživo, pitanja i odgovore i slajdove mozgova, pa čak i kvizovi uživo i igre za pokretanje vašeg projekta na pravi način.
Kliknite dolje da biste preuzeli besplatni predložak za preuzimanje bez preuzimanja za vaš početni sastanak. Promijenite sve što želite i predstavite to bez ikakvih troškova!
Kliknite dolje za stvaranje besplatnog AhaSlides računa i započnite stvaranje vlastitih zanimljivih sastanaka kroz interaktivnost!
