Što je gantogram | Vrhunski vodič + 7 najboljih softvera za gantogram

Gantogrami izgledaju kao neki tajni kod za upravljanje projektima koji samo profesionalci razumiju.

Ali ne bojte se – zapravo su prilično jednostavni nakon što dekodirate kako rade.

Objasnit ćemo sve, odgovarajući na vaša pitanja, od toga što je gantogram do toga kako ga učinkovito koristiti u svom projektu.

Pregled sadržaja

• Što je gantogram
• Za što se koristi gantogram?
• Kako izgleda gantogram?
• Što je zajedničko Ganttogramima i Pert grafikonima?
• Kako napraviti gantogram
• Softver Gantt Chart
  • #1 – Microsoft Project
  • #2 – Microsoft Excel
  • #3 – GanttProject
  • #4 – SmartDraw
  • #5 – Trello
  • #6 – TeamGantt
  • #7 – Asana
• Što su primjeri gantograma?
• Zaključci
• Često postavljana pitanja

Što je gantogram

Gantogram je u osnovi dijagram koji prikazuje vremenski okvir za vaš projekt.

Prikazuje datume početka i završetka za svaki zadatak, zajedno s ovisnostima između zadataka kako bi se osiguralo da se sve obavlja pravim redoslijedom. Običan i jednostavan.

Gantogrami imaju nekoliko ključnih dijelova:

• Popis zadataka: Svaki zadatak u vašem projektu dobiva svoj redak na grafikonu.
• Vremenska traka: grafikon sadrži vodoravnu os koja označava vremenska razdoblja – obično dane, tjedne ili mjesece.
• Datumi početka i završetka: Svaki zadatak dobiva traku koja pokazuje kada počinje i završava duž vremenske trake.
• Zavisnosti: Veze pokazuju mora li se jedan zadatak dovršiti prije nego što drugi može započeti.

Za što se koristi gantogram?

Postoji nekoliko razloga zašto je korištenje gantograma dobro za upravljanje projektima:

• Omogućuje jasan vizualni prikaz vremenske crte projekta. Mogućnost vizualnog pregleda zadataka, trajanja, ovisnosti i prekretnica olakšava razumijevanje cijelog rasporeda na prvi pogled.

• Pomaže u ranom prepoznavanju problema s rasporedom. Gledajući Ganttov grafikon, možete uočiti potencijalna uska grla, preklapanje kritičnih zadataka ili praznine u vremenskoj traci koje bi mogle uzrokovati kašnjenja. Zatim možete napraviti prilagodbe kako biste izbjegli probleme.

• Pomaže u priopćavanju rasporeda dionicima. Dijeljenjem gantograma dajete suigračima i klijentima jednostavan način da vide vremensku traku, vlasnike zadataka, ovisnosti i planirane prekretnice. Time se potiče transparentnost i odgovornost.

• Omogućuje jasno praćenje napretka. Dok ažurirate Ganttov dijagram za prikaz dovršenih zadataka, zadataka u tijeku i bilo kakvih promjena, grafikon pruža "brzi pregled" statusa projekta za vas i ostale članove tima.

• Pomaže učinkovito upravljati resursima. Kada su zadaci koji ovise o resursima postavljeni vizualno, možete optimizirati korištenje ljudi, opreme i drugih sredstava tijekom cijele vremenske trake.

• Omogućuje planiranje scenarija što ako. Promjenom trajanja zadataka, ovisnosti i sekvenci na Ganttovoj karti možete modelirati različite scenarije kako biste odredili najbolji plan projekta prije nego što ga stvarno implementirate.

Kako izgleda gantogram?

Gantogram vizualno iscrtava zadatke na vremenskoj traci. Obično uključuje:

• Popis zadataka duž lijeve okomite osi. Svaki zadatak dobiva svoj red.

• Horizontalna vremenska skala duž dna, koja obično prikazuje korake poput dana, tjedana ili mjeseci.

• Za svaki zadatak, traka koja se proteže od planiranog datuma početka do datuma završetka. Duljina trake označava planirano trajanje zadatka.

• Ovisnosti između zadataka prikazane su linijama ili strelicama koje povezuju zadatke. Ovo pokazuje koji zadaci moraju biti dovršeni prije nego što drugi mogu započeti.

• Prekretnice su označene okomitim crtama ili ikonama na određenim datumima. Označavaju važne kontrolne točke ili rokove.

• Resursi dodijeljeni svakom zadatku mogu se prikazati na programskim trakama ili u zasebnom stupcu.

• Stvarni napredak ponekad je označen raspršivanjem, sjenčanjem ili kodiranjem boja u dijelovima traka zadataka koji predstavljaju obavljeni posao.

Što je zajedničko Ganttogramima i Pert grafikonima?

Gantogrami i PERT grafikoni:

• Jesu li alati za planiranje i upravljanje projektima.

• Vizualno predstavite vremenski okvir projekta sa zadacima, prekretnicama i trajanjem.

• Pomozite identificirati rizike, ovisnosti i potencijalne probleme u planu projekta.

• Može se ažurirati kako bi odražavao napredak zadatka i promjene u rasporedu.

• Pomoć pri dodjeli i praćenju korištenja resursa.

• Olakšati praćenje statusa i izvedbe projekta.

• Poboljšajte komunikaciju pružanjem jasnog vizualnog prikaza vremenskog okvira i statusa projekta.

Glavne razlike između gantograma i PERT dijagrama su:

gantogrami:

• Prikaži planirani datum početka i završetka svakog zadatka.
• Više se usredotočite na raspored i vrijeme zadataka.
• Koristite jednostavan format stupčastog grafikona.

PERT karte:

• Izračunajte očekivano trajanje zadatka na temelju optimističnih, pesimističnih i najvjerojatnijih procjena.
• Više se usredotočite na logičku mrežu koja određuje redoslijed zadataka.
• Koristite format dijagrama čvorova i strelica koji prikazuje ovisnosti i logiku između zadataka.

Ukratko, i gantogrami i PERT dijagrami imaju za cilj modelirati i vizualizirati raspored projekta. Pomažu u planiranju, praćenju napretka i komunikaciji. Ali gantogrami se više fokusiraju na vremensku traku i vrijeme zadataka, dok se PERT dijagrami više fokusiraju na logiku i ovisnosti između zadataka kako bi se odredilo očekivano trajanje.

Kako napraviti gantogram

Stvaranje gantograma u proračunskoj tablici omogućuje jednostavno praćenje, ažuriranje i planiranje scenarija "što ako" kako vaš projekt napreduje.

Evo koraka za izradu osnovnog gantograma u upravljanju projektima:

#1 – Navedite sve zadatke potrebne za dovršetak vašeg projekta. Podijelite veće zadatke na manje podzadatke kojima se lakše može upravljati.

#2 – Procijenite trajanje svakog zadatka u vremenskim jedinicama koje odgovaraju vašem projektu (dani, tjedni, mjeseci itd.). Razmotrite ovisnosti između zadataka.

#3 – Dodijelite vlasnike i/ili resurse svakom zadatku. Identificirajte sve dijeljene resurse sa sukobljenim ovisnostima o zadacima.

#4 – Odredite datum početka i rok za svoj projekt. Izračunajte datume početka zadatka na temelju ovisnosti.

#5 – Napravite tablicu ili proračunske tablice sa stupcima za:

• Naziv zadatka
• Trajanje zadatka
• Početni datum
• Datum završetka
• Dodijeljeni resursi
• % dovršeno (nije obavezno)
• Zavisnosti zadatka (nije obavezno)

#6 – Iscrtajte zadatke na svojoj vremenskoj traci s trakama koje se protežu od datuma početka do završetka.

#7 – Dodajte vizualne prikaze ovisnosti između zadataka pomoću strelica ili linija.

#8 – Označite važne prekretnice na vremenskoj traci pomoću ikona, sjenčanja ili okomitih linija.

#9 – Periodički ažurirajte svoj gantogram kako su zadaci dovršeni, trajanje se mijenja ili ovisnosti. Po potrebi prilagodite trake zadataka i ovisnosti.

#10 – Dodajte stupac % dovršenog ili napretka i popunite ga tijekom vremena kako biste na prvi pogled označili status projekta.

#11 – Upotrijebite vizualnu vremensku traku za prepoznavanje problema s rasporedom, sukoba resursa ili rizika koji bi mogli uzrokovati kašnjenja. Napravite prilagodbe kako biste proaktivno poboljšali svoj projektni plan.

Softver Gantt Chart

Uz toliko opcija na tržištu, ovo su one koje nam privlače pažnju zbog svojih svestranih značajki i jednostavnog sučelja. Svatko od vašeg skoro umirovljenog šefa do novog pripravnika mogao je lako vidjeti, izraditi i pratiti Ganttov dijagram.

#1 – Microsoft Project

• Potpuno opremljena aplikacija za upravljanje projektima.
• Olakšava stvaranje i uređivanje tablica za zadatke, resurse, zadatke i datume u kalendaru.
• Automatski generira gantogram na temelju podataka iz tablice.
• Omogućuje kritični put, rokove, niveliranje resursa i druge napredne značajke.
• Integrira se s Excelom, Outlookom i SharePointom za projektnu suradnju.
• Zahtijeva kupnju mjesečne ili godišnje pretplate.

#2 – Microsoft Excel

• Ugrađeni softver za proračunske tablice koji dolazi s osnovnim predlošcima gantograma.
• Jednostavan unos pojedinosti zadatka u tablicu i generiranje grafikona iz toga.
• Mnogo besplatnih ili jeftinih dodataka za gantogram s više predložaka i značajki.
• Poznato sučelje većini ljudi.
• Ograničene mogućnosti upravljanja projektima izvan osnovnog gantograma.

#3 – GanttProject

• Open source aplikacija za upravljanje projektima dizajnirana posebno za gantograme.
• Ima značajke za opisivanje zadataka, dodjeljivanje resursa, praćenje napretka i generiranje izvješća.
• Omogućuje ponavljanje zadataka, ovisnosti zadataka i izračunavanje kritičnog puta.
• Sučelje može biti manje intuitivno za neke.
• Nedostaje integracija s drugim softverom i značajkama suradnje.
• Besplatno preuzimanje i korištenje.

#4 – SmartDraw

• Uključuje profesionalno dizajnirane predloške gantograma.
• Ima značajke za automatsko stvaranje vremenske trake, uređivanje povuci i ispusti i ovisnosti o zadacima.
• Integrira se s Microsoft Officeom za razmjenu datoteka i podataka.
• Relativno sučelje jednostavno za korištenje.
• Zahtijeva plaćenu pretplatu, ali nudi besplatno probno razdoblje od 30 dana.

#5 – Trello

• Alat za upravljanje projektima u stilu Kanbana.
• Dodajte zadatke kao "kartice" koje možete povući i vizualno rasporediti na vremenskoj traci.
• Pregledajte zadatke u više vremenskih obzora od tjedana do mjeseci.
• Dodijelite članove i datume dospijeća karticama.
• Osnovno u smislu rukovanja ovisnostima između zadataka, upravljanja resursima i korištenja sredstava te praćenja napretka prema ključnim ciljevima.

#6 – TeamGantt

• Sve-u-jednom rješenje posebno za upravljanje projektima punog životnog ciklusa.
• Automatizira vremensko planiranje i optimizaciju.
• Omogućuje definiranje ovisnosti o zadatku, modeliranje scenarija "što ako", dodjeljivanje i niveliranje resursa u više projekata i praćenje napretka u odnosu na prekretnice.
• Dolazi s bibliotekom predložaka i analitičkim izvješćima.
• Zahtijevaju plaćenu pretplatu.

#7 – Asana

• Aplikacija za upravljanje projektima usmjerena na upravljanje zadacima.
• Dodatak vam omogućuje vizualizaciju vremenske trake sa zadacima, rokovima i prekretnicama, dodavanje ovisnosti zadataka, izvoz/ispis dijagrama, filtriranje prema projektu i osnovne Ganttove mogućnosti.
• Nedostaci: upravljanje resursima kroz projekte, analiza zarađene vrijednosti i planiranje scenarija što ako.
• Besplatna verzija. Plaćene razine za više značajki.

Što su primjeri gantograma?

Gantogrami se mogu koristiti u raznim situacijama. Evo nekoliko glavnih primjera:

• Rasporedi projekata: Gantogram može vizualno prikazati vremensku traku za bilo koju vrstu projekta sa zadacima, trajanjima, ovisnostima i prekretnicama. To može biti za građevinske projekte, planiranje događaja, softversko inženjerstvo, istraživačke studije itd.

• Planovi proizvodnje: Gantogrami se često koriste u proizvodnji za planiranje proizvodnih ciklusa, pokazujući raspored svih koraka od nabave materijala preko sastavljanja do pakiranja i otpreme.

• Raspodjela resursa: gantogrami mogu pomoći u optimizaciji raspodjele resursa kao što su ljudi, oprema i objekti na više projekata tijekom vremena. Zadaci kodiranja boja prema resursima mogu to razjasniti.

• Praćenje napretka: gantogrami za projekte koji su u tijeku mogu se ažurirati kako bi se prikazali stvarni datumi početka/završetka dovršenih zadataka, odstupanja u zadacima u tijeku i sve promjene ili kašnjenja. Ovo omogućuje pregled statusa projekta.

• Što-ako scenariji: prilagođavanjem sekvenci zadataka, trajanja i ovisnosti o Ganttovoj dijagramu, voditelji projekta mogu modelirati alternative kako bi odredili najučinkovitiji raspored prije stvarne implementacije.

• Komunikacijski alat: Dijeljenje gantograma sa dionicima daje vizualni sažetak prekretnica projekta, vlasnika zadataka i planiranih u odnosu na stvarne vremenske okvire koji potiču usklađenost i odgovornost.

Općenito, gantogrami se mogu primijeniti na bilo koji scenarij gdje vizualizacija niza zadataka, ovisnosti i vremenskih okvira može pružiti uvide u optimizaciju planova, dodjelu resursa, praćenje napretka i komuniciranje statusa. Konkretni primjeri su beskonačni, ograničeni samo kreativnošću ljudi i potrebama za jasnoćom i učinkovitošću.

Zaključci

Gantogrami su tako učinkoviti jer prevode složene vremenske okvire projekta i ovisnosti u jednostavnu sliku koju je lako razumjeti, ažurirati i dijeliti. Ključne prednosti leže u poboljšanom rasporedu, komunikaciji, praćenju napretka i planiranju, što ih čini omiljenima među voditeljima projekata.

Često postavljana pitanja

Zašto su gantogrami tako dobri?

Zašto su gantogrami učinkoviti

• Vizualna vremenska traka – pogledajte cijeli plan na prvi pogled
• Rano otkrivanje problema – uočite potencijalne probleme vizualno
• Komunikacija – potaknite jasnoću i odgovornost
• Planiranje – ovisnosti i prioriteti postaju jasni
• Praćenje napretka – ažurirani grafikon prikazuje status
• Što-ako analiza – alternative modela
• Integracija – rad sa softverom za upravljanje projektima

Gantogrami prevode složene vremenske crte i ovisnosti u jednostavne vizuale koje je lako razumjeti, ažurirati i dijeliti.

Prednosti proizlaze iz poboljšanog rasporeda, komunikacije, praćenja i planiranja

Koje su 4 komponente gantograma?

Gantogram zahtijeva 4 aspekta: trake, stupce, datume i prekretnice.

Je li gantogram vremenska linija?

Da – gantogram je u osnovi vizualni prikaz vremenskog rasporeda projekta koji pomaže u planiranju, koordinaciji i upravljanju. Grafikon iscrtava informacije o zadatku na osi xy za prevođenje složenog vremena, ovisnosti i trajanja u jednostavan format koji se može skenirati.