Միջոցառումների կազմակերպման ընկերություն | 10 խորհուրդ՝ ժամանակ, գումար և սթրես խնայելու համար

կրթություն

Լիա Նգուեն 10 Հոկտեմբեր, 2023 9 րոպե կարդալ

Կատարյալ իրադարձություն պլանավորելը կարող է ճնշող թվալ, և ահա թե որտեղ է իրադարձությունների կառավարման ընկերություններ ներս մտեք:

Անկախ նրանից, թե դուք երազում եք ձեր ողջ կյանքի հարսանիքի մասին, կազմակերպում եք տարեդարձի տոնակատարություն կամ անհրաժեշտ է կազմակերպել կորպորատիվ կոնֆերանս, իրադարձությունների կառավարման ընկերությունը կարող է ձեր տեսլականը վերածել փորձի, որը մարդիկ չեն մոռանա:

Շարունակեք կարդալ հոդվածը, որպեսզի իմանաք, թե կոնկրետ ինչ է իրենից ներկայացնում իրադարձությունների կառավարման ընկերությունը, նրանց դերը, ինչպես նաև խորհուրդներ՝ լավագույնը ընտրելու համար, և որոնք են կարմիր դրոշներից խուսափելու համար:

Բառը

Overview

Ո՞րն է իրադարձությունների կառավարման ընկերության իմաստը:Միջոցառումների կառավարող ընկերությունը կարող է պատասխանատու լինել բոլոր կարևոր կազմակերպչական խնդիրների համար՝ նպաստելու հաջող իրադարձությանը, օգնելով ձեզ կենտրոնանալ միջոցառման բովանդակության և ձեր հյուրերի վրա:
Ի՞նչ է անում միջոցառումների կազմակերպությունը:Պլանավորում, կազմակերպում և համակարգում է բազմաթիվ միջոցառումներ իր հաճախորդների համար:
Միջոցառումների կառավարման ընկերության ակնարկ.

Ի՞նչ է Իրադարձությունների Կառավարման ընկերությունը:

Ցանկացած մասշտաբի միջոցառում պլանավորելիս՝ հարսանիքից մինչև կորպորատիվ հանդիպում, իրադարձությունների կառավարման ընկերությունը կարող է ապահովել, որ ամեն ինչ անխափան է ընթանում:

Միջոցառումների պլանավորողները սերտորեն համագործակցում են հաճախորդների հետ՝ հասկանալու նրանց կարիքները, նպատակները և բյուջեն: Այնուհետև նրանք մշակում են միջոցառումների համապարփակ պլան՝ հարմարեցված հաճախորդի տեսլականին, որպեսզի հաճախորդները մտքի խաղաղություն ունենան, որ իրենց միջոցառման տեսլականը կդառնա հիշարժան իրականություն:

Ո՞րն է իրադարձությունների կառավարման ընկերության գործառույթը:

Կան բազմաթիվ միջոցառումների կառավարման ընկերության նպատակներ, ինչպիսիք են հիանալի միջոցառման կազմակերպումը, որը բավարարում է հաճախորդների բոլոր պահանջները: Միջոցառումների կառավարման ընկերության առաջնային գործառույթն է պլանավորել, համակարգել և իրականացնել հաջող միջոցառումներ իրենց հաճախորդների անունից: Նրանք մշակում են բոլոր լոգիստիկան և մանրամասները, որպեսզի հաճախորդները կարողանան կենտրոնանալ իրենց միջոցառումը վայելելու վրա, այլ ոչ թե անհանգստանալ կազմակերպության մասին:

Միջոցառումներ կազմակերպող ընկերության որոշ հիմնական գործառույթները ներառում են👇

#1 - Հայեցակարգել և պլանավորել միջոցառումը - Նրանք աշխատում են հաճախորդների հետ՝ հասկանալու միջոցառման տեսլականը, նպատակները և բյուջեն, այնուհետև մշակում են համապարփակ ծրագիր՝ այդ տեսլականն իրականացնելու համար:

#2 - Ապահովեք անցկացման վայրը և պայմանագրեր կնքեք - Նրանք հետախուզում են հնարավոր վայրերը, համեմատում են տարբերակները՝ հիմնված գտնվելու վայրի, տարածքի, հարմարությունների, գնի և մատչելիության վրա, ապահովում են լավագույնը և պայմանագրեր են կնքում հաճախորդի անունից:

#3 - Համակարգել մատակարարներին և վաճառողներին - Նրանք հայտնաբերում, ընտրում, ամրագրում և կառավարում են բոլոր պահանջվող մատակարարներին, ինչպիսիք են սննդի մատակարարները, լուսանկարիչները, դեկորատորները, վարձույթները և այլն, որպեսզի ամեն ինչ հարթ լինի:

#4 - Կառավարեք միջոցառման բյուջեն - Նրանք ստեղծում են բյուջե, հետևում են ծախսերին և ուղիներ են փնտրում ծախսերը խնայելու համար՝ միաժամանակ հասնելով հաճախորդի նպատակներին:

#5 - Ստեղծեք ժամանակացույցեր և ժամանակացույցեր - Նրանք մշակում են մանրամասն ժամանակացույցեր և արտակարգ իրավիճակների պլաններ՝ համոզվելու համար, որ իրադարձությունը զարգանում է այնպես, ինչպես նախատեսված է:

#6 - Ժամանցի պլանավորում - Նրանք կազմակերպում են ցանկացած ներկայացում, բանախոս կամ գործունեություն որպես միջոցառման ծրագրի մաս:

Ո՞րն է իրադարձությունների կառավարման ընկերության գործառույթը:
Ո՞րն է իրադարձությունների կառավարման ընկերության գործառույթը: (Պատկերի աղբյուր. Պարտավորություն)

#7 - Զարդարում և ցուցանակ -Պատվիրում են անհրաժեշտ դեկորացիաներ, սպիտակեղեն, ծաղիկներ, բեմականացում և պահանջվող ցուցանակներ։

#8 - Վարձեք և կառավարեք միջոցառումների անձնակազմ - Նրանք գտնում են, ամրագրում և ղեկավարում են բոլոր ժամանակավոր անձնակազմը, որն անհրաժեշտ է միջոցառման անցկացման համար:

#9 - Իրադարձությունների պլանը կատարեք անթերի - Միջոցառման օրը նրանք վերահսկում են կարգավորումը, կառավարում են բոլոր վաճառողներին, լուծում են խնդիրները և ապահովում են ծրագրի ընթացքը, ինչպես նախատեսված է:

#10 - Հետևեք իրադարձությունից հետո - Նրանք զբաղվում են այնպիսի խնդիրներով, ինչպիսիք են սարքավորումների վերադարձը, հաշիվ-ապրանքագրերի վճարումները, շնորհակալական գրառումներ ուղարկելը, հաջողությունները և բարելավման ոլորտները գնահատելը:

Խորհուրդներ ավելի լավ իրադարձությունների համար

Այլընտրանքային տեքստ


Փնտրու՞մ եք ավելի շատ զվարճանալու միջոցառման ընթացքում:

Հավաքեք ձեր լսարանը զվարճալի վիկտորինայի միջոցով AhaSlides. Գրանցվեք՝ անվճար վիկտորինան մասնակցելու համար AhaSlides կաղապարների գրադարան!


🚀 Ձեռք բերեք անվճար վիկտորինան ☁️

Ինչպես ընտրել իրադարձությունների կառավարման լավագույն ընկերություն?

Միջոցառումների կազմակերպման լավագույն ընկերությունը կարող է ժամանակ պահանջել փնտրելու համար, բայց այս իրատեսական խորհուրդներով նրանք հենց ձեր մուտքի դռան մոտ կլինեն։

# 1 - Փորձ - Հաշվի առեք այն ընկերությունները, որոնք հաջողությամբ իրականացրել են բազմաթիվ միջոցառումներ, որոնք իրենց մասշտաբով և ծավալով նման են ձերին: Նրանք արագ ընթացք կունենան և գիտեն, թե ինչպես կարգավորել առաջացող ընդհանուր խնդիրները:

# 2 - Պորտֆոլիո - Վերանայեք անցյալի իրադարձությունների օրինակները, որոնք ընկերությունը պլանավորել և ղեկավարել է: Փնտրեք որակ, ստեղծագործություն և ուշադրություն մանրուքների նկատմամբ, որոնք համապատասխանում են ձեր տեսլականին:

#3 - հղումներ - Խնդրեք և ստուգեք տեղեկանքները նախորդ հաճախորդներից՝ հաստատելու համար, որ ընկերությունը կատարում է իր խոստումները և մասնագիտորեն է լուծում խնդիրները:

#4 - Մասնագիտացում - Որոշ ընկերություններ կենտրոնանում են կորպորատիվ միջոցառումների վրա, իսկ մյուսները մասնագիտանում են հարսանիքների վրա: Գնացեք մեկը, որն ունի փորձ և անհրաժեշտ ռեսուրսներ՝ հարմարեցված ձեր հատուկ միջոցառման տեսակին:

# 5 - թիմ - Հանդիպեք միջոցառումների կառավարման թիմի հիմնական անդամներին, ովքեր կպլանավորեն և կիրականացնեն ձեր միջոցառումը: Գնահատեք նրանց պրոֆեսիոնալիզմը, արձագանքողությունը և ձեր կարիքների ու տեսլականի ըմբռնումը:

Ինչպե՞ս ընտրել իրադարձությունների կառավարման լավագույն ընկերություն: (Պատկերի աղբյուր. կատեմանգոստար Freepik-ում)

#6 - Պայմանագիր և գնագոյացում - Համեմատեք բազմաթիվ առաջարկներ (առնվազն 3)՝ պայմանագրի լավագույն պայմաններն ու գինը ստանալու համար: Համոզվեք, որ աշխատանքի շրջանակը հստակ է, և դուք հասկանում եք բոլոր վճարները:

# 7 - հեղինակություն - Ստուգեք ակնարկները, մրցանակները (եթե այդպիսիք կան), դրա դիրքը իրադարձությունների ոլորտի կազմակերպություններում և որքան ժամանակ է ընկերությունը գործում որպես օրինականության և որակի ցուցանիշ:

# 8 - հաղորդակցություն - Ընկերությունը պետք է ուշադիր լսի ձեր կարիքները, պատասխանի ձեր բոլոր հարցերին և արագ արձագանքի հարցումներին: Լավ հաղորդակցությունը հաջող աշխատանքային հարաբերությունների բանալին է:

# 9 - ճկունություն - Լավագույն ընկերությունները պատրաստ են հարմարեցնել իրենց ծառայությունները՝ հիմնվելով ձեր բյուջեի և նախասիրությունների վրա, այլ ոչ թե խստորեն կառչած մնալ ստանդարտ ձևանմուշից:

#10 - Թափանցիկություն - Պնդել բյուջեների, պայմանագրերի, ժամանակացույցերի և պլանների լիարժեք թափանցիկությունը: Խուսափեք այն ընկերություններից, որոնք գաղտնի են պահում կամ հրաժարվում են կիսվել մանրամասներով:

#11 - Ճգնաժամային կառավարում -Ինչպե՞ս են վերաբերվում առաջացող անսպասելի հարցերին։ Ճգնաժամային կառավարման մեծ փորձ ունեցող ընկերությունը կօգնի խուսափել աղետներից։

#12 - Նորարարություն - Արդյո՞ք նրանք բաց են նոր գաղափարների և լուծումների համար՝ ձեր նպատակներին ստեղծագործ ճանապարհով հասնելու համար: Առաջադեմ ընկերությունները խթանում են նոր արդյունքները:

#13 - Ապահովագրություն - Նրանք ունե՞ն անհրաժեշտ ապահովագրություն, ներառյալ ձեր միջոցառման համար պատասխանատվության ծածկույթը: Սա ձեզ պաշտպանում է ռիսկերից և պահանջներից:

#14 - արժեքներ - Արդյո՞ք նրանց բիզնես մոտեցումը և ընկերության արժեքները համահունչ են ձեր կազմակերպության մշակույթին: Մշակութային համապատասխանությունը հանգեցնում է փոխըմբռնման:

#15 - Տեխնոլոգիա - Արդյո՞ք նրանք տիրապետում են տեխնոլոգիային և միշտ հետևում են ոլորտի միտումների լավագույն փորձին: Արդյո՞ք նրանք օգտագործում են այնպիսի տեխնոլոգիա, ինչպիսին է նախագծերի կառավարման ծրագրակազմը, պլանները կազմակերպված և ուղու վրա պահելու համար: Տեխնոլոգիան բարելավում է արդյունավետությունը:

Փնտրեք միջոցառումների կառավարման ընկերություն, որն ունի համապատասխան փորձ և ապացուցված փորձ, լավ համբավ և ճկունություն, հաղորդակցություն և թափանցիկություն, որն անհրաժեշտ է ձեր յուրահատուկ տեսլականն իրականացնելու և ձեր հատուկ միջոցառման համար ձեր սպասելիքները գերազանցելու համար:

Հավաքեք իրադարձություններից հետո կարծիքներ՝ «Անանուն հետադարձ կապի» խորհուրդներով AhaSlides

Ինչից խուսափել իրադարձությունների կառավարման առաջարկները վերանայելիս:

Ինչից խուսափել իրադարձությունների կառավարման առաջարկները վերանայելիս:
Ինչից խուսափել իրադարձությունների կառավարման առաջարկները վերանայելիս: (Պատկերի աղբյուր. Trustpilot)

Կան որոշակի կարմիր դրոշներ, որոնցից պետք է ուշադրություն դարձնել որոշ միջոցառումների կառավարման ընկերություններում: Դրանից խուսափելը հետագայում կատարման փուլում կխուսափի գնդակից:

Անորոշ կամ ընդհանուր լեզու - Առաջարկները, որոնք հատուկ չեն վերաբերում ձեր միջոցառման նպատակներին, բյուջեի պահանջներին կամ ժամանակացույցին, կարմիր դրոշակ են: Զգուշացեք ընկերություններից, որոնք օգտագործում են ընդհանուր լեզու՝ իրենց առաջարկը հարմարեցնելու փոխարեն:

Անհասկանալի կամ չսահմանված աշխատանքի շրջանակ - Խուսափեք ընկերություններից, որոնք հստակ չեն նշում, թե կոնկրետ ինչ ծառայություններ են մատուցելու, և որ առաջադրանքները բացառվում են իրենց առաջարկից: Շրջանակը պետք է լինի մանրամասն և համապարփակ:

Չափազանց լրացուցիչ վճարներ - Զգուշացեք լրացուցիչ վճարներով առաջարկներից, որոնք հստակորեն նշված չեն, ինչպիսիք են վառելիքի հավելավճարները, վարչական վճարները կամ վճարումների մշակման վճարներ. Սրանք բոլորը պետք է լինեն թափանցիկ և հստակ բացատրված:

Հարցերին պատասխանելուց հրաժարվելը - Եթե ընկերությունը խուսափում է պատասխանել պլանավորման մանրամասների, պայմանագրերի կամ գնագոյացման վերաբերյալ ձեր հարցերին, դա հավանաբար նշանակում է, որ նրանք ինչ-որ բան թաքցնում են: Թափանցիկությունը կարևոր է վստահության ձևավորման համար:

Որո՞նք են իրադարձությունների օրինակները, որոնք կարող է պլանավորել Իրադարձությունների կառավարող ընկերությունը:

Որո՞նք են իրադարձությունների օրինակները, որոնք կարող է պլանավորել Իրադարձությունների կառավարող ընկերությունը: (Լուսանկարը՝ Քեն Բուրգինի)
Որո՞նք են իրադարձությունների օրինակները, որոնք կարող է պլանավորել Իրադարձությունների կառավարող ընկերությունը: (Լուսանկարը՝ Քեն Բուրգինի)

Հարսանյաց - Հարսանիքների պլանավորումը և իրականացումը կարևոր ծառայություն է բազմաթիվ միջոցառումների կազմակերպման ընկերությունների համար: Նրանք զբաղվում են պլանավորման բոլոր ասպեկտներով՝ սկսած վայրի ընտրությունից մինչև հրավերներ և օրվա համակարգում:

Համաժողովներ և առևտրային ցուցահանդեսներ - Իրադարձությունների ընկերությունները կարող են կազմակերպել խոշոր կորպորատիվ միջոցառումներ, ինչպիսիք են կոնֆերանսները, սեմինարները, գագաթնաժողովները, ապրանքների ներկայացումը և առևտրային ցուցահանդեսները: Նրանք ղեկավարում են գրանցումը, խոսնակների համակարգումը, վայրի նյութատեխնիկական ապահովումը, սննդի կազմակերպումը և գրանցումը:

Արտադրանքի գործարկումը - Միջոցառումների մենեջերները կարող են ստեղծել սուզվող, աշխույժ իրադարձություններ՝ հանրությանը նոր ապրանքներ կամ ծառայություններ ներկայացնելու համար: Նրանք պլանավորում են գործողություններ, ցուցադրություններ և գովազդային տարրեր, ինչպիսիք են կենդանի հարցումներ և վիկտորինաներ հուզմունք առաջացնելու համար:

Դրամահավաքներ և բարեգործական միջոցառումներ - Շահույթ չհետապնդող միջոցառումները, ինչպիսիք են բարեգործական գնդակները, վազքերը/զբոսանքները և նվիրատվությունները, միջոցառումների մեկ այլ տարածված տեսակ են, որոնք կառավարվում են միջոցառումների ընկերությունների կողմից: Նրանք կենտրոնանում են հաճախելիության և հավաքագրված միջոցների առավելագույնի հասցնելու վրա:

Ընկերության երեկույթներ - Միջոցառումների ընկերություններն օգնում են պլանավորել և կառավարել ընկերության տոնական երեկույթները, ամառային զբոսանքները, կենսաթոշակային տոնակատարություններ և աշխատողների սոցիալական միջոցառումների այլ տեսակներ: Նրանք կազմակերպում են գործունեություն և սննդի կազմակերպում:

Պարգևատրման արարողություններ և գալաներ - Մրցանակաբաշխության, գալա ընթրիքների և սև փողկապներով միջոցառումների պլանավորումը ևս մեկ մասնագիտություն է ամբողջական սպասարկման միջոցառումների կառավարման որոշ ընկերությունների համար: Նրանք զբաղվում են դեկորով, նստատեղերի գծապատկերներով, նվերների զամբյուղներով և ելույթներով:

Ապրանքի ցույցերը - Այն ընկերությունների համար, որոնք ծրագրում են ցուցադրել արտադրանքի գիծը, միջոցառումների պլանավորողները կարող են մշակել ինտերակտիվ ցուցադրություններ, թեստ-դրայվներ, համի թեստեր և այլ ազդեցիկ եղանակներ՝ արտադրանքը պոտենցիալ հաճախորդներին ցուցադրելու համար:

Միջոցառումների կառավարող ընկերությունները պլանավորում են տարբեր չափերի և տեսակների միջոցառումներ՝ սկսած ինտիմ հարսանիքներից մինչև խոշոր կորպորատիվ կոնֆերանսներ, դրամահավաքներ, երեկույթներ, ապրանքների ներկայացում և ավելին. հիմնականում ցանկացած պլանավորված միջոցառում, որտեղ մասնագիտական ​​համակարգումն ու լոգիստիկա են անհրաժեշտ հաճախորդի նպատակներին հասնելու համար:

Takeaways

Միջոցառումների կառավարման փորձագետ ընկերություն վարձելը հիմնական տեսլականը վերածում է փորձի, որի մասին մարդիկ չեն դադարի խոսել տարիներ շարունակ:

Նրանց կառավարումը ձեզ ազատում է լոգիստիկ գլխացավանքներից, որպեսզի կարողանաք լիովին զբաղեցնել բարեհաճ հյուրընկալողի դերը: Պատկերացրեք միջոցառման տարածքը կատարյալ ձևավորված, ոգևորված հյուրերով, ովքեր վայելում են համեղ սննդի և զարմանահրաշ զվարճանքները, մինչ դուք զբոսնում եք սենյակում, ժամանակ ունենալով շփվելու բոլորի հետ: Հրաշալի չէ՞

Ցանկանու՞մ եք ձեր միջոցառումն ավելի ինտերակտիվ դարձնել: Փորձիր AhaSlides մուտք գործելու սառցահատների, հարցումների և վիկտորինաների շարք, որոնք նստաշրջանը տեղափոխում են մեկ այլ մակարդակ: