Կատարյալ իրադարձություն պլանավորելը կարող է ճնշող թվալ, և ահա թե որտեղ է իրադարձությունների կառավարման ընկերություններ ներս մտեք:
Անկախ նրանից, թե դուք երազում եք ձեր ողջ կյանքի հարսանիքի մասին, կազմակերպում եք տարեդարձի տոնակատարություն կամ անհրաժեշտ է կազմակերպել կորպորատիվ կոնֆերանս, իրադարձությունների կառավարման ընկերությունը կարող է ձեր տեսլականը վերածել փորձի, որը մարդիկ չեն մոռանա:
Keep reading the article to know what exactly an event management company is, their role, plus tips to choose the best one and what the red flags are to avoid.
Բառը
Overview
| Ո՞րն է իրադարձությունների կառավարման ընկերության իմաստը: | Միջոցառումների կառավարող ընկերությունը կարող է պատասխանատու լինել բոլոր կարևոր կազմակերպչական խնդիրների համար՝ նպաստելու հաջող իրադարձությանը, օգնելով ձեզ կենտրոնանալ միջոցառման բովանդակության և ձեր հյուրերի վրա: |
| Ի՞նչ է անում միջոցառումների կազմակերպությունը: | Պլանավորում, կազմակերպում և համակարգում է բազմաթիվ միջոցառումներ իր հաճախորդների համար: |
Ի՞նչ է Իրադարձությունների Կառավարման ընկերությունը:
Ցանկացած մասշտաբի միջոցառում պլանավորելիս՝ հարսանիքից մինչև կորպորատիվ հանդիպում, իրադարձությունների կառավարման ընկերությունը կարող է ապահովել, որ ամեն ինչ անխափան է ընթանում:
Միջոցառումների պլանավորողները սերտորեն համագործակցում են հաճախորդների հետ՝ հասկանալու նրանց կարիքները, նպատակները և բյուջեն: Այնուհետև նրանք մշակում են միջոցառումների համապարփակ պլան՝ հարմարեցված հաճախորդի տեսլականին, որպեսզի հաճախորդները մտքի խաղաղություն ունենան, որ իրենց միջոցառման տեսլականը կդառնա հիշարժան իրականություն:
Ո՞րն է իրադարձությունների կառավարման ընկերության գործառույթը:
Կան բազմաթիվ միջոցառումների կառավարման ընկերության նպատակներ, ինչպիսիք են հիանալի միջոցառման կազմակերպումը, որը բավարարում է հաճախորդների բոլոր պահանջները: Միջոցառումների կառավարման ընկերության առաջնային գործառույթն է պլանավորել, համակարգել և իրականացնել հաջող միջոցառումներ իրենց հաճախորդների անունից: Նրանք մշակում են բոլոր լոգիստիկան և մանրամասները, որպեսզի հաճախորդները կարողանան կենտրոնանալ իրենց միջոցառումը վայելելու վրա, այլ ոչ թե անհանգստանալ կազմակերպության մասին:
Միջոցառումներ կազմակերպող ընկերության որոշ հիմնական գործառույթները ներառում են👇
#1 - Հայեցակարգել և պլանավորել միջոցառումը - Նրանք աշխատում են հաճախորդների հետ՝ հասկանալու միջոցառման տեսլականը, նպատակները և բյուջեն, այնուհետև մշակում են համապարփակ ծրագիր՝ այդ տեսլականն իրականացնելու համար:
#2 - Ապահովեք անցկացման վայրը և պայմանագրեր կնքեք - Նրանք հետախուզում են հնարավոր վայրերը, համեմատում են տարբերակները՝ հիմնված գտնվելու վայրի, տարածքի, հարմարությունների, գնի և մատչելիության վրա, ապահովում են լավագույնը և պայմանագրեր են կնքում հաճախորդի անունից:
#3 - Համակարգել մատակարարներին և վաճառողներին - Նրանք հայտնաբերում, ընտրում, ամրագրում և կառավարում են բոլոր պահանջվող մատակարարներին, ինչպիսիք են սննդի մատակարարները, լուսանկարիչները, դեկորատորները, վարձույթները և այլն, որպեսզի ամեն ինչ հարթ լինի:
#4 - Կառավարեք միջոցառման բյուջեն - Նրանք ստեղծում են բյուջե, հետևում են ծախսերին և ուղիներ են փնտրում ծախսերը խնայելու համար՝ միաժամանակ հասնելով հաճախորդի նպատակներին:
#5 - Ստեղծեք ժամանակացույցեր և ժամանակացույցեր - Նրանք մշակում են մանրամասն ժամանակացույցեր և արտակարգ իրավիճակների պլաններ՝ համոզվելու համար, որ իրադարձությունը զարգանում է այնպես, ինչպես նախատեսված է:
#6 - Ժամանցի պլանավորում - Նրանք կազմակերպում են ցանկացած ներկայացում, բանախոս կամ գործունեություն որպես միջոցառման ծրագրի մաս:
#7 - Զարդարում և ցուցանակ -Պատվիրում են անհրաժեշտ դեկորացիաներ, սպիտակեղեն, ծաղիկներ, բեմականացում և պահանջվող ցուցանակներ։
#8 - Վարձեք և կառավարեք միջոցառումների անձնակազմ - Նրանք գտնում են, ամրագրում և ղեկավարում են բոլոր ժամանակավոր անձնակազմը, որն անհրաժեշտ է միջոցառման անցկացման համար:
#9 - Իրադարձությունների պլանը կատարեք անթերի - Միջոցառման օրը նրանք վերահսկում են կարգավորումը, կառավարում են բոլոր վաճառողներին, լուծում են խնդիրները և ապահովում են ծրագրի ընթացքը, ինչպես նախատեսված է:
#10 - Հետևեք իրադարձությունից հետո - Նրանք զբաղվում են այնպիսի խնդիրներով, ինչպիսիք են սարքավորումների վերադարձը, հաշիվ-ապրանքագրերի վճարումները, շնորհակալական գրառումներ ուղարկելը, հաջողությունները և բարելավման ոլորտները գնահատելը:
Tips For Better Event Management
Փնտրու՞մ եք ավելի շատ զվարճանալու միջոցառման ընթացքում:
Հավաքեք ձեր լսարանը զվարճալի վիկտորինայի միջոցով AhaSlides. Գրանցվեք՝ անվճար վիկտորինան մասնակցելու համար AhaSlides կաղապարների գրադարան!
🚀 Ձեռք բերեք անվճար վիկտորինան ☁️
Ինչպես ընտրել իրադարձությունների կառավարման լավագույն ընկերություն
Միջոցառումների կազմակերպման լավագույն ընկերությունը կարող է ժամանակ պահանջել փնտրելու համար, բայց այս իրատեսական խորհուրդներով նրանք հենց ձեր մուտքի դռան մոտ կլինեն։
# 1 - Փորձ - Հաշվի առեք այն ընկերությունները, որոնք հաջողությամբ իրականացրել են բազմաթիվ միջոցառումներ, որոնք իրենց մասշտաբով և ծավալով նման են ձերին: Նրանք արագ ընթացք կունենան և գիտեն, թե ինչպես կարգավորել առաջացող ընդհանուր խնդիրները:
# 2 - Պորտֆոլիո - Վերանայեք անցյալի իրադարձությունների օրինակները, որոնք ընկերությունը պլանավորել և ղեկավարել է: Փնտրեք որակ, ստեղծագործություն և ուշադրություն մանրուքների նկատմամբ, որոնք համապատասխանում են ձեր տեսլականին:
#3 - հղումներ - Խնդրեք և ստուգեք տեղեկանքները նախորդ հաճախորդներից՝ հաստատելու համար, որ ընկերությունը կատարում է իր խոստումները և մասնագիտորեն է լուծում խնդիրները:
#4 - Մասնագիտացում - Որոշ ընկերություններ կենտրոնանում են կորպորատիվ միջոցառումների վրա, իսկ մյուսները մասնագիտանում են հարսանիքների վրա: Գնացեք մեկը, որն ունի փորձ և անհրաժեշտ ռեսուրսներ՝ հարմարեցված ձեր հատուկ միջոցառման տեսակին:
# 5 - թիմ - Հանդիպեք միջոցառումների կառավարման թիմի հիմնական անդամներին, ովքեր կպլանավորեն և կիրականացնեն ձեր միջոցառումը: Գնահատեք նրանց պրոֆեսիոնալիզմը, արձագանքողությունը և ձեր կարիքների ու տեսլականի ըմբռնումը:
#6 - Պայմանագիր և գնագոյացում - Համեմատեք բազմաթիվ առաջարկներ (առնվազն 3)՝ պայմանագրի լավագույն պայմաններն ու գինը ստանալու համար: Համոզվեք, որ աշխատանքի շրջանակը հստակ է, և դուք հասկանում եք բոլոր վճարները:
# 7 - հեղինակություն - Ստուգեք ակնարկները, մրցանակները (եթե այդպիսիք կան), դրա դիրքը իրադարձությունների ոլորտի կազմակերպություններում և որքան ժամանակ է ընկերությունը գործում որպես օրինականության և որակի ցուցանիշ:
# 8 - հաղորդակցություն - Ընկերությունը պետք է ուշադիր լսի ձեր կարիքները, պատասխանի ձեր բոլոր հարցերին և արագ արձագանքի հարցումներին: Լավ հաղորդակցությունը հաջող աշխատանքային հարաբերությունների բանալին է:
# 9 - ճկունություն - Լավագույն ընկերությունները պատրաստ են հարմարեցնել իրենց ծառայությունները՝ հիմնվելով ձեր բյուջեի և նախասիրությունների վրա, այլ ոչ թե խստորեն կառչած մնալ ստանդարտ ձևանմուշից:
#10 - Թափանցիկություն - Պնդել բյուջեների, պայմանագրերի, ժամանակացույցերի և պլանների լիարժեք թափանցիկությունը: Խուսափեք այն ընկերություններից, որոնք գաղտնի են պահում կամ հրաժարվում են կիսվել մանրամասներով:
#11 - Ճգնաժամային կառավարում -Ինչպե՞ս են վերաբերվում առաջացող անսպասելի հարցերին։ Ճգնաժամային կառավարման մեծ փորձ ունեցող ընկերությունը կօգնի խուսափել աղետներից։
#12 - Նորարարություն - Արդյո՞ք նրանք բաց են նոր գաղափարների և լուծումների համար՝ ձեր նպատակներին ստեղծագործ ճանապարհով հասնելու համար: Առաջադեմ ընկերությունները խթանում են նոր արդյունքները:
#13 - Ապահովագրություն - Նրանք ունե՞ն անհրաժեշտ ապահովագրություն, ներառյալ ձեր միջոցառման համար պատասխանատվության ծածկույթը: Սա ձեզ պաշտպանում է ռիսկերից և պահանջներից:
#14 - արժեքներ - Արդյո՞ք նրանց բիզնես մոտեցումը և ընկերության արժեքները համահունչ են ձեր կազմակերպության մշակույթին: Մշակութային համապատասխանությունը հանգեցնում է փոխըմբռնման:
#15 - Տեխնոլոգիա - Արդյո՞ք նրանք տիրապետում են տեխնոլոգիային և միշտ հետևում են ոլորտի միտումների լավագույն փորձին: Արդյո՞ք նրանք օգտագործում են այնպիսի տեխնոլոգիա, ինչպիսին է նախագծերի կառավարման ծրագրակազմը, պլանները կազմակերպված և ուղու վրա պահելու համար: Տեխնոլոգիան բարելավում է արդյունավետությունը:
Փնտրեք միջոցառումների կառավարման ընկերություն, որն ունի համապատասխան փորձ և ապացուցված փորձ, լավ համբավ և ճկունություն, հաղորդակցություն և թափանցիկություն, որն անհրաժեշտ է ձեր յուրահատուկ տեսլականն իրականացնելու և ձեր հատուկ միջոցառման համար ձեր սպասելիքները գերազանցելու համար:
Ինչից խուսափել իրադարձությունների կառավարման առաջարկները վերանայելիս:
Կան որոշակի կարմիր դրոշներ, որոնցից պետք է ուշադրություն դարձնել որոշ միջոցառումների կառավարման ընկերություններում: Դրանից խուսափելը հետագայում կատարման փուլում կխուսափի գնդակից:
• Անորոշ կամ ընդհանուր լեզու - Առաջարկները, որոնք հատուկ չեն վերաբերում ձեր միջոցառման նպատակներին, բյուջեի պահանջներին կամ ժամանակացույցին, կարմիր դրոշակ են: Զգուշացեք ընկերություններից, որոնք օգտագործում են ընդհանուր լեզու՝ իրենց առաջարկը հարմարեցնելու փոխարեն:
• Անհասկանալի կամ չսահմանված աշխատանքի շրջանակ - Խուսափեք ընկերություններից, որոնք հստակ չեն նշում, թե կոնկրետ ինչ ծառայություններ են մատուցելու, և որ առաջադրանքները բացառվում են իրենց առաջարկից: Շրջանակը պետք է լինի մանրամասն և համապարփակ:
• Չափազանց լրացուցիչ վճարներ - Զգուշացեք լրացուցիչ վճարներով առաջարկներից, որոնք հստակորեն նշված չեն, ինչպիսիք են վառելիքի հավելավճարները, վարչական վճարները կամ վճարումների մշակման վճարներ. Սրանք բոլորը պետք է լինեն թափանցիկ և հստակ բացատրված:
• Հարցերին պատասխանելուց հրաժարվելը - Եթե ընկերությունը խուսափում է պատասխանել պլանավորման մանրամասների, պայմանագրերի կամ գնագոյացման վերաբերյալ ձեր հարցերին, դա հավանաբար նշանակում է, որ նրանք ինչ-որ բան թաքցնում են: Թափանցիկությունը կարևոր է վստահության ձևավորման համար:
Examples of Events that an Event Management Company Can Plan
• Հարսանյաց - Հարսանիքների պլանավորումը և իրականացումը կարևոր ծառայություն է բազմաթիվ միջոցառումների կազմակերպման ընկերությունների համար: Նրանք զբաղվում են պլանավորման բոլոր ասպեկտներով՝ սկսած վայրի ընտրությունից մինչև հրավերներ և օրվա համակարգում:
• Համաժողովներ և առևտրային ցուցահանդեսներ - Իրադարձությունների ընկերությունները կարող են կազմակերպել խոշոր կորպորատիվ միջոցառումներ, ինչպիսիք են կոնֆերանսները, սեմինարները, գագաթնաժողովները, ապրանքների ներկայացումը և առևտրային ցուցահանդեսները: Նրանք ղեկավարում են գրանցումը, խոսնակների համակարգումը, վայրի նյութատեխնիկական ապահովումը, սննդի կազմակերպումը և գրանցումը:
• Արտադրանքի գործարկումը - Միջոցառումների մենեջերները կարող են ստեղծել սուզվող, աշխույժ իրադարձություններ՝ հանրությանը նոր ապրանքներ կամ ծառայություններ ներկայացնելու համար: Նրանք պլանավորում են գործողություններ, ցուցադրություններ և գովազդային տարրեր, ինչպիսիք են կենդանի հարցումներ և վիկտորինաներ հուզմունք առաջացնելու համար:
• Դրամահավաքներ և բարեգործական միջոցառումներ - Non-profit events like charity balls, runs/walks, and donations are other common event types managed by event companies. They focus on maximising attendance and funds raised.
• Ընկերության երեկույթներ - Event companies assist with planning and managing company holiday parties, summer outings, retirement celebrations and other types of employee social events. They arrange activities and catering.
• Պարգևատրման արարողություններ և գալաներ - Planning award shows, gala dinners, and black-tie events is another speciality for some full-service event management companies. They handle the decor, seating charts, gift baskets and speeches.
• Ապրանքի ցույցերը - Այն ընկերությունների համար, որոնք ծրագրում են ցուցադրել արտադրանքի գիծը, միջոցառումների պլանավորողները կարող են մշակել ինտերակտիվ ցուցադրություններ, թեստ-դրայվներ, համի թեստեր և այլ ազդեցիկ եղանակներ՝ արտադրանքը պոտենցիալ հաճախորդներին ցուցադրելու համար:
Event management companies plan events of various sizes and types, ranging from intimate weddings to large corporate conferences, fundraisers, parties, product launches and more - basically, any planned event where professional coordination and logistics are needed to achieve a client's objectives.
Takeaways
Միջոցառումների կառավարման փորձագետ ընկերություն վարձելը հիմնական տեսլականը վերածում է փորձի, որի մասին մարդիկ չեն դադարի խոսել տարիներ շարունակ:
Նրանց կառավարումը ձեզ ազատում է լոգիստիկ գլխացավանքներից, որպեսզի կարողանաք լիովին զբաղեցնել բարեհաճ հյուրընկալողի դերը: Պատկերացրեք միջոցառման տարածքը կատարյալ ձևավորված, ոգևորված հյուրերով, ովքեր վայելում են համեղ սննդի և զարմանահրաշ զվարճանքները, մինչ դուք զբոսնում եք սենյակում, ժամանակ ունենալով շփվելու բոլորի հետ: Հրաշալի չէ՞
Ցանկանու՞մ եք ձեր միջոցառումն ավելի ինտերակտիվ դարձնել: Փորձիր AhaSlides մուտք գործելու սառցահատների, հարցումների և վիկտորինաների շարք, որոնք նստաշրջանը տեղափոխում են մեկ այլ մակարդակ:
