Միջոցառումների կազմակերպման ընկերություն | 10 խորհուրդ՝ ժամանակ, գումար և սթրես խնայելու համար

Կատարյալ իրադարձություն պլանավորելը կարող է ճնշող թվալ, և ահա թե որտեղ է իրադարձությունների կառավարման ընկերություններ ներս մտեք:

Անկախ նրանից, թե դուք երազում եք ձեր ողջ կյանքի հարսանիքի մասին, կազմակերպում եք տարեդարձի տոնակատարություն կամ անհրաժեշտ է կազմակերպել կորպորատիվ կոնֆերանս, իրադարձությունների կառավարման ընկերությունը կարող է ձեր տեսլականը վերածել փորձի, որը մարդիկ չեն մոռանա:

Շարունակեք կարդալ հոդվածը, որպեսզի իմանաք, թե կոնկրետ ինչ է իրենից ներկայացնում իրադարձությունների կառավարման ընկերությունը, նրանց դերը, ինչպես նաև խորհուրդներ՝ լավագույնը ընտրելու համար, և որոնք են կարմիր դրոշներից խուսափելու համար:

Բառը

• Overview
• Ի՞նչ է Իրադարձությունների Կառավարման ընկերությունը:
• Ո՞րն է իրադարձությունների կառավարման ընկերության գործառույթը:
• Ինչպե՞ս ընտրել իրադարձությունների կառավարման լավագույն ընկերություն:
• Ինչից խուսափել իրադարձությունների կառավարման առաջարկները վերանայելիս:
• Որո՞նք են իրադարձությունների օրինակները, որոնք կարող է պլանավորել Իրադարձությունների կառավարող ընկերությունը:
• Takeaways

Overview

Ի՞նչ է Իրադարձությունների Կառավարման ընկերությունը:

Ցանկացած մասշտաբի միջոցառում պլանավորելիս՝ հարսանիքից մինչև կորպորատիվ հանդիպում, իրադարձությունների կառավարման ընկերությունը կարող է ապահովել, որ ամեն ինչ անխափան է ընթանում:

Միջոցառումների պլանավորողները սերտորեն համագործակցում են հաճախորդների հետ՝ հասկանալու նրանց կարիքները, նպատակները և բյուջեն: Այնուհետև նրանք մշակում են միջոցառումների համապարփակ պլան՝ հարմարեցված հաճախորդի տեսլականին, որպեսզի հաճախորդները մտքի խաղաղություն ունենան, որ իրենց միջոցառման տեսլականը կդառնա հիշարժան իրականություն:

Ո՞րն է իրադարձությունների կառավարման ընկերության գործառույթը:

Կան բազմաթիվ միջոցառումների կառավարման ընկերության նպատակներ, ինչպիսիք են հիանալի միջոցառման կազմակերպումը, որը բավարարում է հաճախորդների բոլոր պահանջները: Միջոցառումների կառավարման ընկերության առաջնային գործառույթն է պլանավորել, համակարգել և իրականացնել հաջող միջոցառումներ իրենց հաճախորդների անունից: Նրանք մշակում են բոլոր լոգիստիկան և մանրամասները, որպեսզի հաճախորդները կարողանան կենտրոնանալ իրենց միջոցառումը վայելելու վրա, այլ ոչ թե անհանգստանալ կազմակերպության մասին:

Միջոցառումներ կազմակերպող ընկերության որոշ հիմնական գործառույթները ներառում են👇

#1 – Հայեցակարգեք և պլանավորեք միջոցառումը – Նրանք աշխատում են հաճախորդների հետ՝ հասկանալու միջոցառման տեսլականը, նպատակները և բյուջեն, այնուհետև մշակում են համապարփակ ծրագիր այդ տեսլականն իրականացնելու համար:

# 2 – Ապահովեք անցկացման վայրը և պայմանագրեր կնքեք – Նրանք հետախուզում են հնարավոր վայրերը, համեմատում են տարբերակները՝ հիմնված գտնվելու վայրի, տարածքի, հարմարությունների, գնի և մատչելիության վրա, ապահովում են լավագույնը և պայմանագրեր են կնքում հաճախորդի անունից:

#3 – Համակարգել մատակարարներին և վաճառողներին – Նրանք հայտնաբերում, ընտրում, ամրագրում և կառավարում են բոլոր պահանջվող մատակարարներին, ինչպիսիք են սննդի մատակարարները, լուսանկարիչները, դեկորատորները, վարձակալությունները և այլն, որպեսզի ամեն ինչ հարթ լինի:

#4 – Կառավարեք միջոցառման բյուջեն – Նրանք ստեղծում են բյուջե, հետևում են ծախսերին և ուղիներ են փնտրում ծախսերը խնայելու համար՝ միաժամանակ հասնելով հաճախորդի նպատակներին:

#5 – Ստեղծեք ժամանակացույցեր և ժամանակացույցեր – Նրանք մշակում են մանրամասն ժամանակացույցեր և արտակարգ իրավիճակների պլաններ՝ համոզվելու համար, որ իրադարձությունը զարգանում է այնպես, ինչպես նախատեսված է:

#6 – Ժամանցի պլանավորում – Նրանք կազմակերպում են ցանկացած ներկայացում, բանախոս կամ գործունեություն՝ որպես միջոցառման ծրագրի մաս:

#7 – Զարդարում և ցուցանակ – Պատվիրում են անհրաժեշտ դեկորացիաներ, սպիտակեղեն, ծաղիկներ, բեմականացում և պահանջվող ցուցանակներ:

# 8 – Վարձեք և կառավարեք միջոցառումների անձնակազմ – Նրանք գտնում, ամրագրում և ղեկավարում են բոլոր ժամանակավոր անձնակազմին, որն անհրաժեշտ է միջոցառման անցկացման համար:

#9 – Իրադարձությունների պլանը կատարեք անթերի – Միջոցառման օրը նրանք վերահսկում են կարգավորումը, կառավարում են բոլոր վաճառողներին, լուծում են խնդիրները և ապահովում են, որ ծրագիրը ընթանա նախատեսվածի համաձայն:

#10 – Հետևեք իրադարձությունից հետո – Նրանք զբաղվում են այնպիսի խնդիրներով, ինչպիսիք են սարքավորումների վերադարձը, հաշիվ-ապրանքագրերի վճարումները, շնորհակալական գրառումներ ուղարկելը, հաջողությունների գնահատումը և բարելավման ոլորտները:

Խորհուրդներ ավելի լավ իրադարձությունների համար

• Միջոցառումների կազմակերպում
• Ինտերակտիվ թանգարան
• Միջոցառումների ձևավորում

Ինչպես ընտրել իրադարձությունների կառավարման լավագույն ընկերություն?

Միջոցառումների կազմակերպման լավագույն ընկերությունը կարող է ժամանակ պահանջել փնտրելու համար, բայց այս իրատեսական խորհուրդներով նրանք հենց ձեր մուտքի դռան մոտ կլինեն։

Թիվ 1 - Փորձ – Հաշվի առեք այն ընկերությունները, որոնք հաջողությամբ իրականացրել են բազմաթիվ միջոցառումներ, որոնք իրենց մասշտաբով և ծավալով նման են ձերին: Նրանք արագ ընթացք կունենան և գիտեն, թե ինչպես կարգավորել առաջացող ընդհանուր խնդիրները:

#2 – Պորտֆոլիո – Վերանայեք անցյալի իրադարձությունների օրինակները, որոնք ընկերությունը պլանավորել և ղեկավարել է: Փնտրեք որակ, ստեղծագործություն և ուշադրություն մանրուքների նկատմամբ, որոնք համապատասխանում են ձեր տեսլականին:

#3 – Հղումներ – Խնդրեք և ստուգեք տեղեկանքները նախորդ հաճախորդներից՝ հաստատելու, որ ընկերությունը կատարում է իր խոստումները և մասնագիտորեն է լուծում խնդիրները:

#4 – Մասնագիտացում – Որոշ ընկերություններ կենտրոնանում են կորպորատիվ միջոցառումների վրա, իսկ մյուսները մասնագիտանում են հարսանիքների վրա: Գնացեք մեկը, որն ունի փորձ և անհրաժեշտ ռեսուրսներ՝ հարմարեցված ձեր հատուկ միջոցառման տեսակին:

Թիվ 5 - թիմ – Հանդիպեք միջոցառումների կառավարման թիմի հիմնական անդամներին, ովքեր կպլանավորեն և կիրականացնեն ձեր միջոցառումը: Գնահատեք նրանց պրոֆեսիոնալիզմը, արձագանքողությունը և ձեր կարիքների ու տեսլականի ըմբռնումը:

#6 – Պայմանագիր և գնագոյացում – Համեմատեք բազմաթիվ առաջարկներ (առնվազն 3)՝ պայմանագրի լավագույն պայմաններն ու գինը ստանալու համար: Համոզվեք, որ աշխատանքի շրջանակը հստակ է, և դուք հասկանում եք բոլոր վճարները:

# 7 - հեղինակություն – Ստուգեք ակնարկները, մրցանակները (եթե այդպիսիք կան), դրա դիրքը իրադարձությունների ոլորտի կազմակերպություններում և որքան ժամանակ է ընկերությունը գործում որպես օրինականության և որակի ցուցանիշ:

# 8 - հաղորդակցություն – Ընկերությունը պետք է ուշադիր լսի ձեր կարիքները, պատասխանի ձեր բոլոր հարցերին և անհապաղ պատասխանի հարցումներին: Լավ հաղորդակցությունը հաջող աշխատանքային հարաբերությունների բանալին է:

#9 - Fկունություն – Լավագույն ընկերությունները պատրաստ են հարմարեցնել իրենց ծառայությունները՝ հիմնվելով ձեր բյուջեի և նախասիրությունների վրա, այլ ոչ թե խիստ կառչած մնալ ստանդարտ ձևանմուշից:

#10 – Թափանցիկություն – Պնդել բյուջեների, պայմանագրերի, ժամանակացույցերի և պլանների լիարժեք թափանցիկությունը: Խուսափեք այն ընկերություններից, որոնք գաղտնի են պահում կամ հրաժարվում են կիսվել մանրամասներով:

#11 – Ճգնաժամային կառավարում – Ինչպե՞ս են նրանք վերաբերվում անսպասելի հարցերին: Ճգնաժամային կառավարման մեծ փորձ ունեցող ընկերությունը կօգնի խուսափել աղետներից։

#12 – Նորարարություն – Արդյո՞ք նրանք բաց են նոր գաղափարների և լուծումների համար՝ ձեր նպատակներին ստեղծագործ ճանապարհով հասնելու համար: Առաջադեմ ընկերությունները խթանում են նոր արդյունքները:

#13 - Ապահովագրություն – Նրանք ունե՞ն անհրաժեշտ ապահովագրություն, ներառյալ ձեր միջոցառման համար պատասխանատվության ծածկույթը: Սա ձեզ պաշտպանում է ռիսկերից և պահանջներից:

#14 – Արժեքներ – Արդյո՞ք նրանց բիզնես մոտեցումը և ընկերության արժեքները համահունչ են ձեր կազմակերպության մշակույթին: Մշակութային համապատասխանությունը հանգեցնում է փոխըմբռնման:

#15 - Տեխնոլոգիա – Արդյո՞ք նրանք տիրապետում են տեխնոլոգիային և միշտ հետևում են ոլորտի միտումների լավագույն փորձին: Արդյո՞ք նրանք օգտագործում են այնպիսի տեխնոլոգիա, ինչպիսին է նախագծերի կառավարման ծրագրակազմը, պլանները կազմակերպված և ուղու վրա պահելու համար: Տեխնոլոգիան բարելավում է արդյունավետությունը:

Փնտրեք միջոցառումների կառավարման ընկերություն, որն ունի համապատասխան փորձ և ապացուցված փորձ, լավ համբավ և ճկունություն, հաղորդակցություն և թափանցիկություն, որն անհրաժեշտ է ձեր յուրահատուկ տեսլականն իրականացնելու և ձեր հատուկ միջոցառման համար ձեր սպասելիքները գերազանցելու համար:

Ինչից խուսափել իրադարձությունների կառավարման առաջարկները վերանայելիս:

Կան որոշակի կարմիր դրոշներ, որոնցից պետք է ուշադրություն դարձնել որոշ միջոցառումների կառավարման ընկերություններում: Դրանից խուսափելը հետագայում կատարման փուլում կխուսափի գնդակից:

• Անորոշ կամ ընդհանուր լեզու – Առաջարկները, որոնք հատուկ չեն վերաբերում ձեր միջոցառման նպատակներին, բյուջեի պահանջներին կամ ժամանակացույցին, կարմիր դրոշակ են: Զգուշացեք ընկերություններից, որոնք օգտագործում են ընդհանուր լեզու՝ իրենց առաջարկը հարմարեցնելու փոխարեն:

• Անհասկանալի կամ չսահմանված աշխատանքի շրջանակ – Խուսափեք ընկերություններից, որոնք հստակ չեն նշում, թե կոնկրետ ինչ ծառայություններ են մատուցելու, և որ առաջադրանքները բացառված են իրենց առաջարկից: Շրջանակը պետք է լինի մանրամասն և համապարփակ:

• Չափազանց լրացուցիչ վճարներ – Զգուշացեք լրացուցիչ վճարներով առաջարկներից, որոնք հստակորեն նշված չեն, օրինակ՝ վառելիքի հավելավճարները, վարչական վճարները կամ վճարումների մշակման վճարներ. Սրանք բոլորը պետք է լինեն թափանցիկ և հստակ բացատրված:

• Հարցերին պատասխանելուց հրաժարվելը – Եթե ընկերությունը խուսափում է պատասխանել ձեր հարցերին պլանավորման մանրամասների, պայմանագրերի կամ գնագոյացման վերաբերյալ, դա հավանաբար նշանակում է, որ նրանք ինչ-որ բան թաքցնում են: Թափանցիկությունը կարևոր է վստահության ձևավորման համար:

Որո՞նք են իրադարձությունների օրինակները, որոնք կարող է պլանավորել Իրադարձությունների կառավարող ընկերությունը:

• Հարսանյաց – Հարսանիքների պլանավորումն ու իրականացումը կարևոր ծառայություն է բազմաթիվ միջոցառումների կառավարման ընկերությունների համար: Նրանք զբաղվում են պլանավորման բոլոր ասպեկտներով՝ սկսած վայրի ընտրությունից մինչև հրավերներ և օրվա համակարգում:

• Համաժողովներ և առևտրային ցուցահանդեսներ – Իրադարձությունների ընկերությունները կարող են կազմակերպել խոշոր կորպորատիվ միջոցառումներ, ինչպիսիք են կոնֆերանսները, սեմինարները, գագաթնաժողովները, ապրանքների ներկայացումը և առևտրային ցուցահանդեսները: Նրանք ղեկավարում են գրանցումը, խոսնակների համակարգումը, վայրի նյութատեխնիկական ապահովումը, սննդի կազմակերպումը և գրանցումը:

• Արտադրանքի գործարկումը – Միջոցառումների մենեջերները կարող են ստեղծել սուզվող, աշխույժ իրադարձություններ՝ հանրությանը նոր ապրանքներ կամ ծառայություններ ներկայացնելու համար: Նրանք պլանավորում են գործողություններ, ցուցադրություններ և գովազդային տարրեր, ինչպիսիք են կենդանի հարցումներ և վիկտորինաներ հուզմունք առաջացնելու համար:

• Դրամահավաքներ և բարեգործական միջոցառումներ – Շահույթ չհետապնդող միջոցառումները, ինչպիսիք են բարեգործական գնդակները, վազքները/քայլերը և նվիրատվությունները, միջոցառումների մեկ այլ տարածված տեսակ են, որոնք կառավարվում են միջոցառումների ընկերությունների կողմից: Նրանք կենտրոնանում են հաճախելիության և հավաքագրված միջոցների առավելագույնի հասցնելու վրա:

• Ընկերության երեկույթներ - Միջոցառումների ընկերություններն օգնում են կազմակերպել արձակուրդային երեկույթները, ամառային զբոսանքները պլանավորելու և կառավարելու հարցում, կենսաթոշակային տոնակատարություններ և աշխատողների սոցիալական միջոցառումների այլ տեսակներ: Նրանք կազմակերպում են գործունեություն և սննդի կազմակերպում:

• Պարգևատրման արարողություններ և գալաներ – Մրցանակաբաշխության, գալա ընթրիքների և սև փողկապներով միջոցառումների պլանավորումը ևս մեկ մասնագիտություն է ամբողջական սպասարկման միջոցառումների կառավարման որոշ ընկերությունների համար: Նրանք զբաղվում են դեկորով, նստատեղերի գծապատկերներով, նվերների զամբյուղներով և ելույթներով:

• Ապրանքի ցույցերը – Այն ընկերությունների համար, որոնք ծրագրում են ցուցադրել արտադրանքի գիծը, միջոցառումների պլանավորողները կարող են մշակել ինտերակտիվ ցուցադրություններ, թեստ-դրայվներ, համի թեստեր և այլ ազդեցիկ եղանակներ՝ արտադրանքը պոտենցիալ հաճախորդներին ցուցադրելու համար:

Միջոցառումների կառավարիչ ընկերությունները պլանավորում են տարբեր չափերի և տեսակների միջոցառումներ՝ սկսած ինտիմ հարսանիքներից մինչև խոշոր կորպորատիվ կոնֆերանսներ, դրամահավաքներ, երեկույթներ, արտադրանքի թողարկում և ավելին. հիմնականում ցանկացած պլանավորված միջոցառում, որտեղ մասնագիտական ​​համակարգումն ու լոգիստիկա են անհրաժեշտ հաճախորդի նպատակներին հասնելու համար:

Takeaways

Միջոցառումների կառավարման փորձագետ ընկերություն վարձելը հիմնական տեսլականը վերածում է փորձի, որի մասին մարդիկ չեն դադարի խոսել տարիներ շարունակ:

Նրանց կառավարումը ձեզ ազատում է լոգիստիկ գլխացավանքներից, որպեսզի կարողանաք լիովին զբաղեցնել բարեհաճ հյուրընկալողի դերը: Պատկերացրեք միջոցառման տարածքը կատարյալ ձևավորված, ոգևորված հյուրերով, ովքեր վայելում են համեղ սննդի և զարմանահրաշ զվարճանքները, մինչ դուք զբոսնում եք սենյակում, ժամանակ ունենալով շփվելու բոլորի հետ: Հրաշալի չէ՞

Ցանկանու՞մ եք ձեր միջոցառումն ավելի ինտերակտիվ դարձնել: Փորձիր AhaSlides- ը մուտք գործելու սառցահատների, հարցումների և վիկտորինաների շարք, որոնք նստաշրջանը տեղափոխում են մեկ այլ մակարդակ: