Հանդիպումները վճռորոշ դեր են խաղում բիզնեսներում և կազմակերպություններում՝ ծառայելով որպես հարթակ՝ հարցերի քննարկման և լուծման համար և կառավարելու ներքին գործերը՝ առաջընթաց ապահովելու համար: Այս հավաքույթների էությունը ֆիքսելու համար՝ լինի դա վիրտուալ, թե անձամբ, հանդիպման րոպեներ or հանդիպման արձանագրություն (MoM) կարևոր նշանակություն ունեն գրառումներ անելու, քննարկված հիմնական թեմաներն ամփոփելու և ձեռք բերված որոշումների և որոշումների հետևելու համար:
Այս հոդվածը կուղղորդի ձեզ արդյունավետ հանդիպման արձանագրություններ գրելիս՝ օրինակներով և կաղապարներով, որոնք պետք է օգտագործել, ինչպես նաև լավագույն փորձը, որը պետք է հետևել:
Բառը
- Որո՞նք են հանդիպման արձանագրությունները:
- Ո՞վ է րոպեապահը:
- Ինչպես գրել հանդիպման արձանագրությունները
- Հանդիպման արձանագրությունների օրինակներ (+ Կաղապարներ)
- Հանդիպումների լավ րոպեներ ստեղծելու խորհուրդներ
- Հիմնական տուփեր
Նիստի արձանագրություն | Freepik.comՈրո՞նք են հանդիպման արձանագրությունները:
Նիստի արձանագրությունները քննարկումների, որոշումների և գործողությունների վերաբերյալ գրավոր գրառում են, որոնք տեղի են ունենում հանդիպման ընթացքում:
- Նրանք ծառայում են որպես հղում և տեղեկատվության աղբյուր բոլոր ներկաների և նրանց, ովքեր չեն կարող ներկա գտնվել:
- Նրանք օգնում են ապահովել, որ կարևոր տեղեկատվությունը չմոռացվի, և որ բոլորը նույն էջում լինեն, թե ինչ է քննարկվել և ինչ քայլեր ձեռնարկել:
- Նրանք նաև ապահովում են հաշվետվողականություն և թափանցիկություն՝ փաստաթղթավորելով հանդիպման ընթացքում ընդունված որոշումներն ու պարտավորությունները:
Ո՞վ է րոպեապահը:
Րոպեավարը պատասխանատու է հանդիպման ընթացքում ընդունված քննարկումների և որոշումների ճշգրիտ գրանցման համար:
Նրանք կարող են լինել ադմինիստրատիվ աշխատող, քարտուղար, օգնական կամ մենեջեր կամ առաջադրանքը կատարող կամավոր թիմի անդամ: Կարևոր է, որ րոպեապահը լավ կազմակերպվածություն և գրառումներ կատարի և կարողանա արդյունավետ կերպով ամփոփել քննարկումները:
Հանդիպման րոպեներԶվարճալի հանդիպման հաճախում AhaSlides-ի հետ
Միևնույն ժամանակ հավաքեք մարդկանց
Յուրաքանչյուր սեղանի մոտ գալու և մարդկանց չներկայանալու դեպքում «ստուգելու» փոխարեն, այժմ դուք կարող եք հավաքել մարդկանց ուշադրությունը և ստուգել մասնակցությունը AhaSlides-ի հետ զվարճալի ինտերակտիվ վիկտորինաներով:
🚀 Ստացեք անվճար կաղապարներ ☁️Ինչպես գրել հանդիպման արձանագրությունները
Հանդիպման արդյունավետ արձանագրությունների համար, նախ դրանք պետք է լինեն օբյեկտիվ, լինեն հանդիպման փաստացի արձանագրություն, և խուսափեք անձնական կարծիքներից կամ քննարկումների սուբյեկտիվ մեկնաբանություններից: Հաջորդը, այն պետք է լինի կարճ, պարզ և հեշտ հասկանալի,կենտրոնացեք միայն հիմնական կետերի վրա և խուսափեք ավելորդ մանրամասներ ավելացնելուց: Վերջապես, այն պետք է ճշգրիտ լինի և ապահովի, որ բոլոր գրանցված տեղեկատվությունը թարմ և տեղին է:
Եկեք գնանք հանդիպման արձանագրությունների գրման մանրամասներին՝ օգտագործելով հետևյալ քայլերը:
Հանդիպման արձանագրության 8 հիմնական բաղադրիչները
- Հանդիպման ամսաթիվը, ժամը և վայրը
- Մասնակիցների ցուցակ և ներողություն բացակայության համար
- Հանդիպման օրակարգը և նպատակը
- Քննարկումների և ընդունված որոշումների ամփոփում
- Կատարված ցանկացած ձայն և դրանց արդյունքները
- Գործողությունների կետեր, ներառյալ պատասխանատու կողմը և ավարտի վերջնաժամկետը
- Ցանկացած հաջորդ քայլ կամ հետագա կետեր
- Եզրափակիչ ելույթ կամ նիստի հետաձգում
Ինչպես գրել հանդիպման արձանագրություններըԱրդյունավետ հանդիպման արձանագրություններ գրելու քայլեր
1/ Պատրաստում
Հանդիպումից առաջ ծանոթացեք հանդիպման օրակարգին և համապատասխան հիմնական նյութերին: Համոզվեք, որ ունեք բոլոր անհրաժեշտ գործիքները, ինչպիսիք են նոութբուքը, նոթատետրը և գրիչը: Նաև լավ գաղափար է վերանայել նախորդ հանդիպման արձանագրությունները՝ հասկանալու համար, թե ինչ տեղեկատվություն պետք է ներառել և ինչպես ձևակերպել այն:
2/ Ծանոթագրություն
Հանդիպման ընթացքում հստակ և հակիրճ գրառումներ կատարեք քննարկումների և ընդունված որոշումների վերաբերյալ: Դուք պետք է կենտրոնանաք առանցքային կետերի, որոշումների և գործողությունների կետերը գրավելու վրա, այլ ոչ թե ամբողջ ժողովը բառացի արտագրելու: Համոզվեք, որ ներառեք բանախոսների անունները կամ հիմնական մեջբերումները, ինչպես նաև ցանկացած գործողություն կամ որոշում: Եվ խուսափեք հապավումներով կամ սղագրությամբ գրելուց, որոնք ստիպում են ուրիշներին չհասկանալ:
3/ Կազմակերպել արձանագրությունները
Վերանայեք և կազմակերպեք ձեր գրառումները՝ հանդիպումից հետո ձեր րոպեների համահունչ և հակիրճ ամփոփում ստեղծելու համար: Դուք կարող եք օգտագործել վերնագրերը և կետերը, որպեսզի րոպեները հեշտ ընթեռնելի լինեն: Մի ընդունեք անձնական կարծիքներ կամ քննարկման սուբյեկտիվ մեկնաբանություններ: Կենտրոնացեք փաստերի և հանդիպման ընթացքում պայմանավորվածությունների վրա:
4/ Մանրամասների գրանցում
Ձեր հանդիպման արձանագրությունը պետք է ներառի բոլոր համապատասխան մանրամասները, ինչպիսիք են ամսաթիվը, ժամը, գտնվելու վայրը և մասնակիցներին: Եվ նշեք քննարկված ցանկացած կարևոր թեմա, որոշումներ և հանձնարարված գործողությունների կետեր: Համոզվեք, որ գրանցեք բոլոր ձայները, որոնք ընդունվել են և ցանկացած քննարկման արդյունքը:
5/ Գործողությունների կետեր
Համոզվեք, որ նշեք հանձնարարված գործողությունների կետերը, ներառյալ, թե ովքեր են պատասխանատուները և ավարտելու վերջնաժամկետը: Սա հանդիպման արձանագրության կարևոր մասն է, քանի որ երաշխավորում է, որ բոլորը գիտեն իրենց պարտականությունները և դրանք լրացնելու ժամկետները:
6/ Վերանայում և բաշխում
Դուք պետք է վերանայեք արձանագրությունները ճշգրտության և ամբողջականության համար և կատարեք անհրաժեշտ վերանայումներ: Համոզվեք, որ բոլոր հիմնական կետերն ու որոշումները նշված են: Այնուհետև կարող եք րոպեները բաժանել բոլոր մասնակիցներին՝ անձամբ կամ էլփոստի միջոցով: Պահպանեք րոպեների պատճենը կենտրոնացված վայրում՝ հեշտ հասանելիության համար, օրինակ՝ ընդհանուր դրայվ կամ ամպի վրա հիմնված պահեստային հարթակ:
7/ Հետագա
Համոզվեք, որ հանդիպման գործողությունների կետերը հետևվում են և ավարտվում են անմիջապես: Օգտագործեք րոպեները՝ հետևելու առաջընթացին և համոզվելու, որ որոշումներն իրականացվում են: Այն օգնում է ձեզ պահպանել հաշվետվողականությունը և երաշխավորում է, որ հանդիպումը արդյունավետ և արդյունավետ է:
Հանդիպման արձանագրությունների օրինակներ (+ Կաղապարներ)
1/ Հանդիպման րոպեների օրինակ՝ պարզ հանդիպման ձևանմուշ
Պարզ հանդիպման արձանագրությունների մանրամասնության և բարդության մակարդակը կախված կլինի հանդիպման նպատակից և ձեր կազմակերպության կարիքներից:
Ընդհանուր առմամբ, հանդիպման պարզ արձանագրությունները օգտագործվում են ներքին նպատակների համար և կարիք չունեն, որ դրանք լինեն նույնքան պաշտոնական կամ համապարփակ, որքան հանդիպման արձանագրությունների այլ տեսակները:
Այսպիսով, եթե դուք հրատապ կարիք ունեք, և հանդիպումը պտտվում է պարզ, ոչ շատ կարևոր բովանդակության շուրջ, կարող եք օգտագործել հետևյալ ձևանմուշը.
| Հանդիպման անվանումը.[Տեղադրեք հանդիպման վերնագիրը] Ամսաթիվ: [Տեղադրել ամսաթիվը] Time:[Տեղադրել ժամանակը] Որտեղից:[Տեղադրել տեղադրությունը] Մասնակիցներ `[Նշեք մասնակիցների անունները] Ներողություն բացակայության համար. [Ներդիր անունները]Օրակարգ:[Ներդիր օրակարգի կետ 1][Ներդիր օրակարգի կետ 2][Ներդիր օրակարգի կետ 3]Հանդիպման ամփոփում.[Տեղադրեք հանդիպման ընթացքում ընդունված քննարկումների և որոշումների ամփոփագիրը՝ ներառյալ հիմնական կետերը կամ գործողությունների կետերը:]Գործողությունների կետեր. [Տեղադրեք ցանկացած գործողությունների ցուցակը, որոնք հանձնարարվել են հանդիպման ընթացքում, ներառյալ պատասխանատու կողմը և ավարտի վերջնաժամկետը:]Հաջորդ քայլերը: [Տեղադրեք ցանկացած հաջորդ քայլ կամ հետագա կետեր, որոնք քննարկվել են հանդիպման ընթացքում:]Եզրափակիչ խոսքեր. [Մուտքագրեք ցանկացած փակման խոսք կամ նիստի հետաձգում:]Ստորագրված: [Մուտքագրեք արձանագրություն պահող անձի ստորագրությունը] |
2/ Նիստի արձանագրություն Օրինակ՝ խորհրդի նիստի ձևանմուշ
Խորհրդի նիստի արձանագրությունն արձանագրվում և բաշխվում է բոլոր անդամներին՝ տրամադրելով ընդունված որոշումների և կազմակերպության ցուցումների արձանագրությունը: Հետևաբար, այն պետք է լինի պարզ, ամբողջական, մանրամասն և պաշտոնական: Ահա խորհրդի նիստի արձանագրության ձևանմուշը.
| Հանդիպման անվանումը.Տնօրենների խորհրդի նիստ Ամսաթիվ: [Տեղադրել ամսաթիվը]Time: [Տեղադրել ժամանակը]Որտեղից:[Տեղադրել տեղադրությունը] Մասնակիցներ ` [Նշեք մասնակիցների անունները]Ներողություն բացակայության համար. [Նշեք նրանց անունները, ովքեր ներողություն են խնդրել բացակայության համար]Օրակարգ:1. Նախորդ նիստի արձանագրության հաստատում 2. Ֆինանսական հաշվետվության վերանայում 3. Ռազմավարական ծրագրի քննարկում4. Ցանկացած այլ գործՀանդիպման ամփոփում.1. Նախորդ հանդիպման արձանագրության հաստատում. [Տեղադրեք նախորդ հանդիպման կարևորագույն կետերը վերանայվել և հաստատվել են]2. Ֆինանսական հաշվետվության վերանայում. [Տեղադրեք ընթացիկ ֆինանսական իրավիճակի կարևորագույն կետերը և ապագա ֆինանսական պլանավորման առաջարկությունները]3. Ռազմավարական պլանի քննարկում. [Ներդիր, որը խորհուրդը քննարկել և թարմացրել է կազմակերպության ռազմավարական պլանը]4. Ցանկացած այլ գործ. [Ներդիր ցանկացած այլ կարևոր հարց, որը ներառված չէ օրակարգում]Գործողությունների կետեր.[Տեղադրեք ցանկացած գործողությունների ցանկը, որոնք հանձնարարվել են հանդիպման ընթացքում, ներառյալ պատասխանատու կողմը և ավարտի վերջնաժամկետը]Հաջորդ քայլերը:Խորհրդի հաջորդ նիստը տեղի կունենա [Insert Date]-ում:Եզրափակիչ խոսքեր.Նիստը հետաձգվել է [Նշել ժամը]:Ստորագրված: [Մուտքագրեք արձանագրություն պահող անձի ստորագրությունը] |
Սա ընդամենը խորհրդի նիստի հիմնական ձևանմուշն է, և դուք կարող եք ավելացնել կամ հեռացնել տարրեր՝ կախված ձեր հանդիպման և կազմակերպության կարիքներից:
3/ Հանդիպման րոպեների օրինակ՝ Ծրագրի կառավարման ձևանմուշ
Ահա հանդիպման արձանագրության օրինակ՝ նախագծի կառավարման ձևանմուշի համար.
| Հանդիպման անվանումը. Ծրագրի կառավարման թիմի հանդիպում Ամսաթիվ: [Տեղադրել ամսաթիվը]Time: [Տեղադրել ժամանակը]Որտեղից:[Տեղադրել տեղադրությունը] Մասնակիցներ ` [Նշեք մասնակիցների անունները]Ներողություն բացակայության համար. [Նշեք նրանց անունները, ովքեր ներողություն են խնդրել բացակայության համար]Օրակարգ:1. Ծրագրի կարգավիճակի վերանայում2. Ծրագրի ռիսկերի քննարկում3. Թիմի առաջընթացի վերանայում4. Ցանկացած այլ գործՀանդիպման ամփոփում.1. Ծրագրի կարգավիճակի վերանայում. [Տեղադրեք առաջընթացի վերաբերյալ ցանկացած թարմացում և ընդգծեք այն խնդիրները, որոնք պետք է լուծվեն]2. Ծրագրի ռիսկերի քննարկում. [Ներդիր պոտենցիալ ռիսկերը նախագծին և այդ ռիսկերը մեղմելու ծրագիր]3. Թիմի առաջընթացի վերանայում. [Տեղադրեք վերանայված առաջընթացը և քննարկեք ծագած ցանկացած խնդիր]4 Ցանկացած այլ գործ. [Ներդիր ցանկացած այլ կարևոր հարց, որը ներառված չի եղել օրակարգում]Գործողությունների կետեր.[Տեղադրեք ցանկացած գործողությունների ցանկը, որոնք հանձնարարվել են հանդիպման ընթացքում, ներառյալ պատասխանատու կողմը և ավարտի վերջնաժամկետը]Հաջորդ քայլերը:Թիմը հաջորդ հանդիպում կունենա [Ներդիր ամսաթիվ]:Եզրափակիչ խոսքեր.Նիստը հետաձգվել է [Նշել ժամը]:Ստորագրված: [Մուտքագրեք արձանագրություն պահող անձի ստորագրությունը] |
Հանդիպումների լավ րոպեներ ստեղծելու խորհուրդներ
Մի շեշտադրեք յուրաքանչյուր բառը գրավելու վրա, կենտրոնացեք հիմնական թեմաների, արդյունքների, որոշումների և գործողությունների կետերի գրանցման վրա: Քննարկումները տեղադրեք ուղիղ եթերում, որպեսզի կարողանաք բոլոր բառերը ներառել մեծ ցանցի մեջ🎣 -AhaSlides-ի գաղափարների տախտակը ինտուիտիվ և պարզ գործիք է որպեսզի բոլորը արագ ներկայացնեն իրենց գաղափարները: Ահա թե ինչպես եք դա անում.
Ստեղծեք նոր ներկայացում ձեր հետ AhaSlides հաշիվ, ապա «Հարցում» բաժնում ավելացրեք Brainstorm սլայդը։
Գրեք ձեր քննարկման թեմա, ապա սեղմեք «Ներկա», որպեսզի հանդիպման բոլոր մասնակիցները կարողանան միանալ և ներկայացնել իրենց գաղափարները:
AhaSlides-ի գաղափարների տախտակի միջոցով բոլորն ունեն իրենց ձայնը, և դուք կարող եք նաև հեշտությամբ հետևել հանդիպման րոպեներինՀեշտ է հնչում, այնպես չէ՞: Փորձեք այս հնարավորությունը հիմա, դա ընդամենը օգտակար հատկություններից մեկն է, որը կօգնի հեշտացնել ձեր հանդիպումները աշխույժ, ակտիվ քննարկումներով:
Հիմնական տուփեր
Նիստի արձանագրության նպատակն է ապահովել հանդիպման բարձր մակարդակի ակնարկ նրանց համար, ովքեր չեն կարողացել ներկա գտնվել, ինչպես նաև պահել հանդիպման արդյունքների արձանագրությունը: Հետևաբար, արձանագրությունները պետք է լինեն կազմակերպված և հեշտ ընկալելի՝ հստակ և հակիրճ ընդգծելով կարևորագույն տեղեկատվությունը:
Tags: Գործնական հանդիպում
