Anda menghabiskan satu jam untuk menulis pertanyaan-pertanyaan tersebut. Anda menekan tombol kirim. Dua belas orang merespons dari 400 orang.
Kesenjangan tersebut bukanlah cerminan seberapa besar orang peduli dengan topik Anda. Ini adalah cerminan seberapa mudah atau sulit Anda membuat orang mengatakan ya. Rata-rata tingkat respons survei online berkisar antara 10% dan 30% tergantung pada saluran dan audiens [1], dan sebagian besar organisasi berada di ujung bawah kisaran tersebut tanpa mengetahui alasannya.
Berikut enam hal yang memberikan perbedaan yang terukur.
Apa itu tingkat respons survei?
Tingkat respons survei adalah persentase orang yang menyelesaikan survei Anda sepenuhnya. Untuk menghitungnya, bagi jumlah respons yang lengkap dengan jumlah total survei yang dikirim, lalu kalikan dengan 100.
Contoh: 90 tanggapan lengkap dari 500 survei yang dikirim = (90 ÷ 500) × 100 = 18%.
Apa yang dianggap sebagai tingkat respons survei yang baik?
Tingkat respons yang baik sangat bervariasi tergantung metode yang digunakan. Survei tatap muka biasanya mencapai 50% atau lebih tinggi karena pertanyaan diajukan secara langsung. Survei telepon berkisar antara 20% hingga 40%, tergantung pada tingkat keakraban audiens. Survei email rata-rata mencapai 12% hingga 25% untuk sebagian besar organisasi, meskipun survei internal yang dikirim ke karyawan cenderung berkinerja lebih baik daripada yang dikirim ke pelanggan eksternal. Survei SMS dapat mencapai 30% hingga 45% jika pesan tepat waktu dan pertanyaannya singkat. Pop-up web anonim dan permintaan dalam aplikasi berada di ujung bawah, seringkali di bawah 15%, karena responden tidak memiliki hubungan sebelumnya dengan pengirim dan tidak ada alasan kuat untuk menghentikan apa yang sedang mereka lakukan.
Untuk sebagian besar survei digital, tingkat respons 20% hingga 30% adalah target yang realistis. Untuk mencapainya biasanya diperlukan lebih dari satu taktik di bawah ini yang bekerja bersama-sama.
1. Pilih saluran yang tepat
Saluran sama pentingnya dengan survei itu sendiri. Survei tatap muka secara konsisten mengungguli email, yang mengungguli pop-up web anonim [1]. Kesenjangan itu ada karena keakraban dan konteks mendorong partisipasi.
Sebelum memilih saluran, pertimbangkan empat pertanyaan berikut. Di mana audiens Anda biasanya menghabiskan waktu? Survei yang dikirim melalui saluran yang sering dikunjungi responden akan selalu berkinerja lebih baik daripada survei yang dikirim melalui saluran yang jarang mereka gunakan. Seberapa sensitif topiknya? Pertanyaan sensitif tentang manajemen, gaji, atau budaya tempat kerja berkinerja lebih baik melalui saluran anonim daripada melalui email, di mana pengirim dapat melihat siapa yang merespons. Seberapa cepat Anda membutuhkan hasilnya? Survei tatap muka dan SMS menghasilkan respons lebih cepat daripada kampanye email, yang dapat memakan waktu berhari-hari untuk mengumpulkan data sepenuhnya. Dan bagaimana hubungan responden dengan Anda? Pelanggan yang sudah ada, karyawan saat ini, dan anggota komunitas aktif merespons dengan tingkat yang lebih tinggi daripada kontak yang tidak dikenal atau yang sudah lama tidak aktif, terlepas dari saluran yang digunakan.
Sebagai contoh, tim L&D di sebuah perusahaan teknologi menengah menemukan bahwa mengirimkan survei pasca-pelatihan melalui SMS segera setelah sesi (alih-alih mengirimkannya melalui email keesokan harinya) secara signifikan meningkatkan tingkat penyelesaian. Pesan tersebut tiba ketika pengalaman masih segar dalam ingatan dan responden sudah menggunakan ponsel mereka.
Karyawan Gen Z khususnya cenderung merespons lebih baik terhadap SMS atau ajakan dalam aplikasi daripada email. Mengirim format yang salah kepada audiens yang tepat akan membuang-buang upaya yang telah Anda curahkan dalam menulis pertanyaan tersebut.
2. Tetap singkat
Panjang survei merupakan salah satu prediktor penyelesaian yang paling konsisten. Survei yang memakan waktu lebih dari 12 menit menunjukkan penurunan tingkat respons yang jelas [2]. Untuk sebagian besar kasus penggunaan, targetkan 10 pertanyaan atau kurang, yang dapat diselesaikan dalam waktu kurang dari 10 menit.
Beberapa hal dapat membantu di sini. Tampilkan indikator kemajuan agar responden tahu seberapa jauh mereka telah menyelesaikan survei. Hapus pertanyaan apa pun yang tidak secara langsung memengaruhi keputusan yang akan Anda buat. Jika dua pertanyaan menanyakan hal yang serupa, gabungkan keduanya. Dan beri tahu orang-orang di awal berapa lama waktu yang dibutuhkan: 'Ini membutuhkan waktu sekitar empat menit' lebih meyakinkan daripada membiarkan mereka menebak.
Selain itu, meninjau survei dari perspektif responden, bukan dari perspektif penulis, juga sangat membantu. Apa yang terasa seperti formulir enam pertanyaan singkat bagi penulisnya, bisa jadi terasa berulang atau membingungkan bagi seseorang yang baru pertama kali membacanya. Peninjauan singkat sebaiknya dilakukan oleh seseorang yang tidak familiar dengan proyek tersebut. Hal ini sering kali mengungkap bagian-bagian di mana pertanyaan dapat digabungkan atau dihilangkan sepenuhnya.
3. Personalisasikan undangan Anda
Email survei generik sering dianggap sebagai spam, karena seringkali tampilannya persis seperti spam. Email yang dimulai dengan "Hai, kami ingin tahu pendapat Anda tentang produk kami" tidak memberi penerima alasan untuk mempercayainya atau peduli.
Bandingkan kedua pendekatan ini.
Pesan umum: 'Hai, kami ingin mengetahui pendapat Anda tentang produk kami. Mohon luangkan beberapa menit untuk mengisi survei ini.'
Pesan yang dipersonalisasi: 'Hai Sarah, saya menindaklanjuti sesi orientasi yang Anda selesaikan Selasa lalu. Kami mencoba memahami apa yang berhasil dan apa yang tidak, dan perspektif Anda akan sangat membantu. Ini hanya membutuhkan waktu sekitar empat menit.'
Pesan pertama bisa saja dikirim ke siapa saja. Pesan kedua menunjukkan bahwa penerima pesan memang diharapkan, memberikan alasan spesifik mengapa umpan balik itu penting, dan menetapkan ekspektasi waktu yang realistis. Ketiga hal tersebut bersama-sama membuat pesan tersebut jauh lebih sulit untuk diabaikan.
Personalisasi tidak perlu rumit. Minimal, sertakan nama depan penerima, gunakan nama pengirim yang sebenarnya (bukan alamat umum), dan sebutkan sesuatu yang spesifik terkait hubungan tersebut.
4. Tawarkan insentif
Insentif finansial secara andal meningkatkan tingkat respons. Meta-analisis di seluruh penelitian metodologi survei menunjukkan bahwa insentif moneter meningkatkan tingkat respons sebesar 10–20 poin persentase rata-rata [3]. Insentif prabayar secara konsisten mengungguli imbalan bersyarat ketika diberikan di muka daripada dijanjikan setelah selesai [3].
Insentif tidak perlu besar. Untuk survei singkat, jumlah kecil ($2–$5) yang dikombinasikan dengan desain yang baik menghasilkan hasil yang kuat [3]. Yang lebih penting daripada ukurannya adalah relevansinya: kartu hadiah $10 untuk jaringan kedai kopi akan lebih efektif daripada donasi $10 untuk badan amal yang tidak terkait jika audiens Anda minum kopi.
Alat seperti Tango dan Tremendous menangani pemenuhan insentif digital secara internasional, yang menyederhanakan distribusi ketika kelompok responden Anda tersebar di berbagai wilayah.
Satu hal yang perlu diperhatikan: beberapa peserta akan terburu-buru menyelesaikan survei hanya untuk mendapatkan hadiah. Menyertakan pertanyaan pengecekan perhatian (misalnya, "Silakan pilih 'Sangat setuju' untuk item ini") dapat membantu Anda menyaring respons berkualitas rendah.
5. Gunakan media sosial secara strategis
Pada tahun 2024, sekitar 5.2 miliar orang menggunakan media sosial secara global, yang mencakup sekitar 64% dari populasi dunia [4]. Untuk survei yang menargetkan opini konsumen, umpan balik komunitas, atau kelompok minat khusus, platform media sosial memberi Anda akses ke audiens yang tidak dapat Anda jangkau melalui email.
Kuncinya adalah mencocokkan platform dengan audiens. LinkedIn sangat cocok untuk topik profesional: praktik tempat kerja, tren industri, pengembangan karier, dan umpan balik produk B2B. Audiens sudah memiliki pola pikir profesional dan lebih cenderung terlibat dengan pertanyaan terkait pekerjaan daripada di platform pribadi.
Facebook dan Instagram menjangkau audiens konsumen yang lebih luas dan cocok untuk survei gaya hidup, komunitas, atau produk konsumen. Keterlibatan cenderung lebih tinggi ketika survei disematkan langsung di dalam postingan daripada ditautkan ke formulir eksternal.
X (sebelumnya Twitter) cocok untuk jajak pendapat cepat dengan satu pertanyaan tentang topik terkini di mana respons publik yang besar sangat bermanfaat. Format ini terlalu terbatas untuk survei yang bernuansa, tetapi efektif untuk data arah yang cepat.
Komunitas khusus di Reddit atau Discord sangat efektif ketika Anda membutuhkan tanggapan dari kelompok minat tertentu. Anggota komunitas yang dibangun berdasarkan minat yang sama jauh lebih mungkin untuk terlibat dalam survei tentang topik tersebut daripada sampel populasi umum dengan ukuran yang sama.
Sedang melakukan survei tentang preferensi kerja jarak jauh? Sebuah postingan LinkedIn di grup profesional yang relevan akan mengungguli daftar email acak dengan ukuran yang sama, karena anggota grup telah memilih sendiri untuk bergabung dalam komunitas yang relevan.
6. Membangun panel penelitian
Panel penelitian adalah kelompok responden yang telah direkrut sebelumnya dan telah setuju untuk menjawab survei. Organisasi yang menjalankan survei berkala atau jangka panjang, seperti banyak tim SDM dan Pengembangan dan Pelatihan (L&D), menggunakan panel untuk menghilangkan masalah "awal yang sulit" dalam menemukan responden untuk setiap studi baru.
Manfaatnya nyata: biaya per respons lebih rendah dari waktu ke waktu, pengumpulan data lebih cepat, dan tingkat respons yang konsisten lebih tinggi karena peserta sudah memilih untuk berpartisipasi. Panel juga mempermudah pengajuan pertanyaan sensitif (tentang kompensasi, kualitas manajemen, atau keadaan pribadi) karena responden memahami konteks penelitian.
Kelemahannya adalah panel bekerja paling baik ketika audiens target Anda stabil. Jika demografi yang perlu Anda survei berubah pada setiap proyek, Anda akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk memelihara panel daripada yang dihematnya.
Jenis pertanyaan yang memengaruhi tingkat penyelesaian
Cara Anda mengajukan pertanyaan memengaruhi apakah orang-orang menyelesaikannya. Beberapa format secara konsisten memberikan hasil yang baik:
Pilihan ganda Pertanyaan-pertanyaan ini cepat dijawab dan mudah dianalisis, tetapi dapat menimbulkan bias jika pilihan jawaban tidak mencerminkan bagaimana responden sebenarnya berpikir. Pasangkan pertanyaan ini dengan pertanyaan lanjutan terbuka ketika pilihan jawaban mungkin tidak lengkap.
Pertanyaan terbuka Berikan ruang bagi responden untuk menjawab dengan kata-kata mereka sendiri, tetapi hal ini membutuhkan lebih banyak usaha. Tempatkan pertanyaan-pertanyaan ini setelah pertanyaan tertutup, setelah responden sudah terlibat, daripada di awal.
Soal skala likert mengukur sikap di seluruh spektrum (biasanya 5 atau 7 poin). Metode ini bekerja dengan baik untuk pertanyaan kepuasan dan persetujuan dan mudah divisualisasikan dalam hasil. Penelitian tentang bias kecenderungan sentral menunjukkan bahwa orang cenderung menghindari pilihan ekstrem, sehingga hasil Anda mungkin terkumpul di tengah [5].
Pertanyaan ya/tidak Format ini memiliki gesekan terendah. Format ini berguna di awal survei untuk mengkualifikasi responden atau mempersempit ruang lingkup sebelum mengajukan pertanyaan yang lebih kompleks.
Pertanyaan peringkat Mintalah responden untuk mengurutkan pilihan berdasarkan preferensi, yang akan memberi Anda informasi lebih banyak tentang prioritas relatif daripada peringkat individual. Gunakan metode ini ketika Anda perlu memahami pertimbangan untung rugi, bukan hanya tingkat persetujuan.
kesalahan umum untuk menghindari
Bahkan survei yang dirancang dengan baik pun dapat berkinerja buruk ketika beberapa kesalahan yang sebenarnya dapat dihindari muncul. Kesalahan-kesalahan inilah yang paling sering muncul dalam konteks pengembangan dan pelatihan (L&D) serta sumber daya manusia (HR).
Waktu pengiriman memengaruhi apakah survei Anda akan dibuka sama sekali. Survei yang dikirim pada Jumat sore atau di awal minggu yang sibuk cenderung terabaikan. Pagi hari di pertengahan minggu, Selasa hingga Kamis sebelum tengah hari, umumnya menghasilkan tingkat pembukaan yang lebih tinggi untuk survei internal. Untuk survei pasca-acara, pengiriman dalam waktu 24 jam setelah kejadian akan menjangkau responden selagi konteksnya masih segar.
Pertanyaan yang mengarahkan adalah masalah umum kedua. Pertanyaan seperti "Seberapa besar pelatihan kami meningkatkan kinerja Anda?" mengasumsikan bahwa peningkatan telah terjadi. Responden yang tidak melihat peningkatan cenderung melewatkan pertanyaan tersebut atau memberikan jawaban yang tidak akurat. Penggunaan frasa netral, seperti "Bagaimana Anda menggambarkan dampak pelatihan ini terhadap pekerjaan Anda sehari-hari?", menghasilkan data yang lebih jujur dan lebih mudah untuk ditindaklanjuti.
Melewatkan uji coba pendahuluan mudah dilakukan dan selalu berujung pada penyesalan. Menjalankan survei Anda kepada dua atau tiga kolega sebelum didistribusikan secara penuh dapat mendeteksi logika yang salah, susunan kata yang membingungkan, dan pertanyaan yang tampak jelas bagi penulis tetapi membingungkan orang lain. Bahkan uji coba informal singkat pun mengurangi risiko mengumpulkan data yang tidak dapat digunakan dari seluruh sampel Anda.
Terakhir, mengabaikan format untuk perangkat seluler. Sebagian besar tanggapan survei sekarang berasal dari perangkat seluler. Survei yang mengandalkan tata letak multi-kolom, area sentuh yang kecil, atau tabel yang lebar akan menyulitkan untuk diselesaikan di ponsel. Uji survei Anda di perangkat seluler sebelum mengirimkannya, dan buat format pertanyaan cukup sederhana agar dapat ditampilkan dengan jelas di layar kecil.
Menjalankan survei dengan AhaSlides
AhaSlides menggabungkan jajak pendapat langsung, skala penilaian, tanya jawab terbuka, word cloud, dan kuis dalam satu platform. Bagi tim HR dan fasilitator L&D, ini berarti Anda dapat melakukan pengecekan berkala selama sesi pelatihan atau pertemuan umum dan melihat hasilnya secara real time, daripada menunggu seminggu untuk laporan pasca-acara yang tidak dibaca siapa pun.
Unsur interaksi langsung mengubah dinamika. Ketika peserta melihat hasil kelompok yang diagregasikan saat mereka menjawab, data tersebut menjadi pembuka percakapan daripada sekadar formalitas pengumpulan data. Sifat langsung ini cenderung meningkatkan tingkat penyelesaian dan kualitas diskusi yang mengikutinya.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah 40% merupakan tingkat respons survei yang baik?
Ya, 40% berada di atas rata-rata untuk sebagian besar metode survei digital. Untuk survei email, di mana rata-rata industri biasanya berada antara 12% dan 25% [1], tingkat 40% menunjukkan keterlibatan audiens yang kuat.
Metode survei mana yang memiliki kinerja terburuk?
Survei anonim yang muncul di web dan survei dalam aplikasi secara konsisten menghasilkan tingkat respons terendah, seringkali di bawah 15% [1]. Survei melalui pos, meskipun lebih lambat, cenderung mengungguli metode digital secara signifikan.
Berapa banyak pengingat lanjutan yang harus saya kirim?
Penelitian tentang desain survei web menunjukkan bahwa dua pengingat tindak lanjut (selain undangan awal) meningkatkan tingkat penyelesaian secara signifikan tanpa memicu pembatalan langganan [2]. Lebih dari tiga pengingat cenderung menghasilkan lebih banyak pembatalan daripada penyelesaian tambahan.
Apakah saya harus membuat survei anonim?
Itu tergantung pada topiknya. Untuk subjek sensitif seperti umpan balik manajer, kepuasan gaji, masalah di tempat kerja, survei anonim secara konsisten menghasilkan respons yang lebih jujur. Untuk umpan balik pelatihan umum atau ulasan produk, anonimitas kurang penting. Jika Anda memilih anonimitas, komunikasikan dengan jelas dalam undangan; responden yang tidak yakin apakah jawaban mereka dilacak seringkali memberikan jawaban yang lebih hati-hati.
sumber
[1] Pointerpro. Tolok ukur tingkat respons survei rata-rata. https://pointerpro.com/blog/average-survey-response-rate/
[2] Strategi untuk meningkatkan tingkat respons terhadap survei web: Tinjauan literatur. Jurnal Keperawatan Internasional, 2021. https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0020748921002054
[3] Edwards dkk. (2009). Strategi untuk meningkatkan tingkat respons terhadap kuesioner pos dan elektronik. Basis Data Ulasan Sistematis Cochrane. Lihat juga: Springer Nature, 2019. https://link.springer.com/article/10.1186/s12874-019-0868-8
[4] DataReportal. Statistik media sosial global. https://datareportal.com/social-media-users (October 2024 data)
[5] Menold & Bogner (2016). Desain skala penilaian dalam kuesioner. Pedoman Survei GESIS. Dirujuk melalui: https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC4833473/
