Sebuah perusahaan vendor menawarkan alat dokumentasi ambien. Alat ini mendengarkan percakapan di ruang konsultasi dan menyusun catatan klinis. Demonstrasinya mengesankan dan para klinisi tertarik. Namun, proposal tersebut tidak banyak menjelaskan berapa lama rekaman dan transkrip disimpan, atau siapa lagi yang mungkin menggunakannya untuk meningkatkan produk. Pimpinan administrasi yang membacanya harus memutuskan apakah akan bertanya, kepada siapa harus bertanya, dan apakah jawabannya cukup baik.
Ini adalah skenario ilustratif, bukan kasus yang terdokumentasi. Ini menggambarkan kesenjangan yang ingin ditutup oleh pelatihan privasi dokumentasi AI: jarak antara terkesan dengan suatu alur kerja dan mampu mempertanyakannya.
Panduan ini ditujukan untuk direktur L&D rumah sakit dan pimpinan bidang informatika atau kepatuhan yang bekerja sama dengan mereka. Panduan ini mencakup cara mendeskripsikan masalah kinerja, mendiagnosis kesenjangan pembelajaran dan konteks, merancang persiapan dan praktik, mengkaji studi kasus, dan menilai transfer pengetahuan. Panduan ini membahas desain pelatihan, bukan nasihat hukum. Hukum privasi berbeda-beda di setiap yurisdiksi, jadi petugas privasi dan penasihat hukum Anda sendiri harus menentukan aturan yang diterapkan oleh peserta didik Anda.
Apa itu pelatihan privasi dokumentasi AI?
Pelatihan privasi dokumentasi AI mempersiapkan pimpinan administrasi untuk mengevaluasi alur kerja dokumentasi AI dan mengajukan pertanyaan privasi sebelum suatu alat diadopsi. Tugasnya bersifat evaluatif. Peserta pelatihan membaca proposal, memetakan ke mana informasi pasien akan dikirim, membandingkannya dengan kewajiban organisasi, dan memutuskan apa yang perlu ditanyakan, apa yang perlu ditindaklanjuti, dan apa yang harus ditolak untuk disetujui.
fakta cepat
| Pertanyaan | Jawaban singkat |
|---|---|
| Apa tugasnya? | Evaluasi alur kerja dokumentasi AI dan ajukan pertanyaan terkait privasi. |
| Berapa skor Anda? | Kelengkapan tinjauan risiko dan apakah eskalasi dapat dibenarkan. |
| Apakah pelatihan penyegaran tentang HIPAA sudah cukup? | Tidak. Ini membangun pengetahuan tentang aturan, bukan kebiasaan mempertanyakan alur kerja vendor tertentu. |
| Siapa yang memvalidasi kontennya? | Seorang penanggung jawab informatika atau kepatuhan, bersama dengan petugas privasi Anda, menggunakan proposal yang dibuat-buat atau dianonimkan. |
| Apa yang tidak bisa diperbaiki melalui pelatihan? | Persyaratan vendor yang tidak dapat Anda ubah, kurangnya wewenang untuk menolak, dan waktu evaluasi yang singkat. |
| Bagaimana Anda tahu itu berhasil? | Sebuah proposal baru yang belum pernah dilihat sebelumnya, dinilai berdasarkan kriteria yang disepakati, ditambah tindak lanjut di tempat kerja. |
1. Jelaskan masalah kinerja tersebut
Mulailah dengan tugas: mengevaluasi alur kerja dokumentasi AI dan mengajukan pertanyaan tentang privasi. Dua bagian memegang peranan penting. Mengevaluasi berarti membaca proposal nyata, bukan mengingat kebijakan. Mengajukan pertanyaan berarti hasilnya adalah serangkaian pertanyaan spesifik yang dapat dijawab dan eskalasi yang jelas, bukan vonis bahwa alat tersebut aman.
Retensi dan berbagi data adalah landasan yang baik, karena proposal bisa saja tidak menjelaskan secara detail hal-hal tersebut. Tanyakan di mana audio dan transkrip disimpan, berapa lama, siapa yang dapat mengaksesnya, dan apakah data tersebut digunakan untuk meningkatkan produk vendor. Pertanyaan-pertanyaan seperti ini hanya bermanfaat jika peserta didik memahami mengapa hal tersebut penting.
Salah satu referensi yang berguna adalah panduan dari Kantor Hak Sipil Departemen Kesehatan dan Layanan Kemanusiaan AS (HHS) tentang komputasi awan. Panduan tersebut menyatakan bahwa entitas yang tercakup dapat menggunakan layanan awan untuk menyimpan atau memproses informasi kesehatan elektronik yang dilindungi hanya jika memiliki perjanjian rekan bisnis dengan penyedia, yaitu kontrak yang menetapkan penggunaan yang diizinkan dan perlindungan yang diperlukan. Panduan tersebut juga menyatakan bahwa penyedia yang menyimpan data terenkripsi tanpa kunci dekripsi tetap dianggap sebagai rekan bisnis. Pelanggan juga tetap memiliki kewajibannya sendiri: mereka harus melakukan analisis risiko sendiri dan tidak hanya bergantung pada kontrak saja.HHS, Panduan tentang HIPAA dan Komputasi AwanPanduan tersebut sudah ada sebelum adanya perangkat AI ambient dan tidak spesifik untuk perangkat tersebut, jadi gunakanlah sebagai kerangka kerja awal dan mintalah petugas privasi Anda untuk menjelaskan bagaimana penerapannya.
Tulis pernyataan kinerja dalam satu kalimat dan minta penanggung jawab kepatuhan untuk memeriksanya: "Berdasarkan proposal vendor untuk alat dokumentasi AI, penanggung jawab memetakan alur informasi pasien, mencantumkan pertanyaan tentang retensi dan berbagi yang belum terjawab dalam proposal tersebut, dan meneruskan hal-hal yang tidak dapat mereka selesaikan kepada orang yang tepat."
2. Mendiagnosis kesenjangan pembelajaran dan konteks.
Sebelum Anda membuat apa pun, bandingkan tugas tersebut dengan apa yang dipraktikkan dan dinilai oleh program Anda saat ini. Tiga pertanyaan biasanya membedakan kesenjangan pelatihan dari hal lain:
- Apakah praktik saat ini menggunakan tugas yang sebenarnya? Jika pelatihan privasi merupakan modul tahunan tentang aturan umum, peserta didik telah berlatih mengenali aturan tersebut, bukan menerapkannya pada proposal vendor. Kuis tentang definisi mengukur daya ingat, bukan evaluasi.
- Apa tuntutan kognitifnya? Dalam taksonomi Bloom yang direvisi, menerapkan aturan pada proposal baru dan menganalisis di mana aliran informasi berada di atas tingkat mengingat kembali. Pencocokan aktivitas dengan tingkat tersebut dibahas dalam panduan kami. Mencocokkan aktivitas pembelajaran dengan Taksonomi Bloom.
- Apakah ada hal lain selain keterampilan yang menjadi penghalang? Periksa staf, peralatan, dan prosedur. Seorang pemimpin yang hanya memiliki waktu dua hari untuk meninjau proposal, tanpa templat untuk pertanyaan vendor, atau tanpa wewenang untuk menunda pembelian akan kesulitan, betapapun baiknya pelatihan yang mereka terima. Laporkan penyebab tersebut kepada orang-orang yang dapat memperbaikinya.
3. Persiapan dan praktik desain
Setelah Anda mengetahui kesenjangan mana yang dapat ditutup oleh pelatihan, berikan tugas yang berbeda untuk setiap tahapannya.
Persiapan. Periksa prasyarat dengan diagnosis singkat: istilah-istilah privasi utama yang digunakan organisasi Anda, apa yang termasuk informasi pasien, apa itu perjanjian rekan bisnis, dan siapa yang memiliki wewenang atas keputusan privasi. Pembelajaran mandiri sesuai dengan tahap ini. Pemeriksaan ulang hanya mengkonfirmasi prasyarat.
Praktek. Gunakan simulasi tinjauan audit. Peserta didik menerima proposal vendor fiktif dan daftar periksa privasi organisasi, dan mempersiapkan diri untuk simulasi tinjauan seperti halnya untuk inspeksi: bukti apa yang mereka butuhkan, apa yang akan mereka tanyakan terlebih dahulu, dan apa yang akan mereka tandai. Sertakan contoh dari audit Anda sebelumnya di mana data telah dianonimkan dan disetujui oleh pimpinan kepatuhan Anda.
Umpan balik. Kaitkan dengan keputusan, bukan skor total. "Anda bertanya berapa lama transkrip disimpan, yang merupakan pertanyaan yang tepat, tetapi Anda tidak bertanya apakah vendor dapat menggunakannya untuk melatih modelnya" mengajarkan lebih dari sekadar "6 dari 10".
Masukan langsung atau tinjauan asinkron? Pendampingan langsung (live coaching) memberikan nilai tambah paling besar ketika proposalnya ambigu dan peserta didik perlu mendengar bagaimana seorang pemimpin privasi yang berpengalaman memutuskan apa yang layak untuk ditindaklanjuti lebih lanjut. Tinjauan asinkron sudah cukup untuk membandingkan daftar pertanyaan tertulis peserta didik dengan jawaban model yang telah diberi anotasi. Beberapa tim menggunakan keduanya: persiapan mandiri terlebih dahulu, kemudian sesi yang difasilitasi untuk proposal yang paling sulit.
4. Kerjakan contoh yang realistis.
Sebagai ilustrasi. Seorang penanggung jawab privasi atau informatika harus memvalidasi kasus dan kriteria jawaban sebelum digunakan.
Kasus. Proposal vendor untuk alat dokumentasi lingkungan menyatakan bahwa data "disimpan dengan aman" dan "digunakan untuk meningkatkan layanan kami". Proposal tersebut tidak menyebutkan periode penyimpanan dan tidak menyatakan apakah vendor akan menandatangani perjanjian rekan bisnis organisasi tersebut.
Tugas tersebut. Pemimpin tim meninjau proposal, membuat daftar apa yang disebutkan dan tidak disebutkan mengenai retensi dan berbagi data, memutuskan apa yang akan ditanyakan kepada vendor, dan menyatakan apa yang mereka butuhkan dari rekan-rekan yang ahli dalam privasi atau hukum sebelum alat tersebut dikembangkan lebih lanjut.
Upaya pertama. "Penyedia layanan mengatakan data disimpan dengan aman, jadi saya rasa tidak apa-apa. Saya akan memberi tahu tim klinis bahwa ini terlihat dapat diterima." Pernyataan ini menerima klaim umum dan tidak mengujinya. Selain itu, pernyataan ini mengambil keputusan yang bukan wewenang peserta didik.
Berikan masukan dan coba lagi. Pelatih menunjuk pada dua frasa dalam proposal: "disimpan dengan aman" tidak menyebutkan durasi, dan "digunakan untuk meningkatkan layanan kami" tidak menyebutkan apakah rekaman atau transkrip disertakan. Percobaan ulang meminta peserta didik untuk mengubah setiap frasa menjadi sebuah pertanyaan.
Upaya yang lebih baik. "Proposal tersebut tidak memberikan jangka waktu penyimpanan untuk audio atau transkrip. Saya akan meminta keduanya. 'Meningkatkan layanan kami' dapat mencakup pelatihan model vendor tentang percakapan pasien kami, jadi saya akan menanyakan langsung apakah itu termasuk dan apakah kami dapat memilih untuk tidak ikut serta. Saya juga akan menanyakan apakah vendor akan menandatangani perjanjian rekan bisnis kami. Saya tidak dapat memutuskan apakah jawabannya dapat diterima, jadi saya akan mengirimkan pertanyaan dan jawabannya kepada petugas privasi kami dan menunda peluncurannya sampai mereka meninjaunya." Jawaban ini mencantumkan celah spesifik, mengubahnya menjadi pertanyaan, dan meningkatkan keputusan kepada orang yang tepat.
Mengapa setiap respons dapat dipertahankan atau tidak lengkap. Nilailah setiap upaya berdasarkan kriteria yang telah disetujui, bukan preferensi pelatih. Upaya pertama adalah kebiasaan umum tetapi hanya berhenti pada pemberian kepastian. Upaya yang lebih baik mencakup daya ingat, berbagi, dan kesepakatan, serta tetap berada dalam wewenang peserta didik.
5. Menilai kemampuan dan merencanakan transfer
Bukti kemampuan adalah respons terhadap proposal yang belum pernah dilihat oleh peserta didik. Berikan skor untuk kelengkapan tinjauan risiko dan apakah eskalasi tersebut dapat dibenarkan. Rubrik sederhana menggunakan skala 0 hingga 2 per kriteria:
| Kriterium | Bukti yang dapat diamati |
|---|---|
| Eksekusi tugas | Mengevaluasi alur kerja dan mencatat bukti di balik setiap pertanyaan yang diajukan. |
| Pemikiran | Menjelaskan kendala, alternatif, dan hal-hal yang masih belum pasti. |
| Batas | Menggunakan prosedur yang telah disetujui dan melakukan eskalasi jika informasi atau wewenang tidak mencukupi. |
Nilai acuan: 0 berarti tidak ada atau tidak didukung, 1 berarti sebagian dengan kekurangan yang relevan, dan 2 berarti lengkap dan dapat dibenarkan berdasarkan kriteria yang disepakati. Definisikan kesalahan kritis secara terpisah, seperti menyetujui alat untuk digunakan dengan informasi pasien sebelum bagian privasi meninjaunya, sehingga skor keseluruhan tidak dapat menyembunyikan satu kesalahan. Rubrik ini adalah usulan, bukan standar kesiapan yang telah divalidasi: sesuaikan dengan penanggung jawab informatika atau kepatuhan dan lakukan uji coba. Panduan kami untuk merancang praktik interaktif dengan umpan balik yang bermanfaat Menunjukkan cara menulis umpan balik yang terkait dengan keputusan.
Rencanakan transfer secara matang. Tambahkan tindak lanjut setelah peserta didik meninjau proposal nyata, seperti sesi tanya jawab singkat di mana setiap orang menyampaikan pertanyaan yang mereka ajukan dan jawaban dari vendor.
Di mana penyampaian interaktif membantu
Format interaktif membantu ketika setiap orang harus berkomitmen sebelum mendengar jawabannya. Dalam sesi langsung, fasilitator dapat menunjukkan cuplikan proposal yang dibuat-buat, meminta setiap orang untuk mengetik pertanyaan pertama yang akan mereka kirimkan kepada vendor, dan kemudian menunjukkan susunannya sebelum diskusi. Kasus yang sama dapat dijalankan secara mandiri untuk persiapan. AhaSlides mendukung pembelajaran interaktif dan perpindahan antara penyampaian langsung dan mandiri. Jauhkan data pasien dan kontrak vendor yang sebenarnya, periksa fungsi pembuatan, umpan balik, atau pelaporan spesifik apa pun yang Anda rencanakan untuk diandalkan terhadap alur kerja Anda sendiri, dan perlakukan AI, simulator, dan integrasi sistem sebagai eksternal atau belum dikonfirmasi sampai Anda melihatnya berfungsi. Untuk panduan tentang pemilihan format, lihat artikel kami tentang Kapan menggunakan pembelajaran adaptif, interaktif, dan langsung?.
Ukur apa yang berubah.
Tentukan terlebih dahulu apa yang akan menunjukkan bahwa peserta didik mampu melakukan tugas tersebut. Bandingkan kelengkapan tinjauan risiko pada proposal yang belum pernah dilihat sebelumnya dengan acuan dasar, dan catat apakah eskalasi dibenarkan ketika petugas privasi meninjaunya. Definisikan siapa yang termasuk, penyebut, dan waktunya. Jika hasilnya membaik, periksa apa lagi yang berubah dalam periode yang sama, seperti daftar periksa vendor baru, pembaruan kebijakan, atau perubahan siapa yang meninjau proposal, sebelum memberikan kredit untuk pelatihan tersebut.
Kendala yang mungkin masih ada
- Persyaratan vendor. Vendor dapat menolak perubahan pada ketentuan standar mereka. Evaluasi yang baik akan menemukan hal ini sejak dini, tetapi pelatihan tidak mengubah kontrak.
- Wewenang. Prospek yang dapat mengajukan pertanyaan tetapi tidak dapat menunda pembelian memiliki jangkauan yang terbatas.
- Waktu. Peninjauan menyeluruh membutuhkan waktu yang mungkin tidak termasuk dalam rencana.
- Liputan kasus. Satu proposal menunjukkan satu pola. Skor tidak menggambarkan penilaian seseorang secara umum.
- Transfer. Kinerja pada studi kasus pelatihan tidak sama dengan kinerja di bawah tekanan pembelian.
Sebutkan hal-hal ini kepada sponsor sejak dini dan rencanakan perbaikan terpisah. Pelatihan meningkatkan kemampuan pemimpin dalam mengevaluasi sesuatu. Namun, pelatihan tidak mengubah kondisi di sekitar pengambilan keputusan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu pelatihan privasi dokumentasi AI?
Program ini mempersiapkan para pemimpin administrasi untuk mengevaluasi alat dokumentasi AI, seperti pencatatan interaktif, dan untuk mengajukan pertanyaan spesifik tentang privasi terkait penyimpanan, akses, dan berbagi data sebelum penerapannya.
Apakah perjanjian rekan bisnis menyelesaikan masalah privasi?
Tidak. Itu adalah salah satu pengamanan yang diwajibkan. Dalam panduan komputasi awan HHS, pelanggan tetap melakukan analisis risiko mereka sendiri, dan petugas privasi Anda yang memutuskan apa yang dapat diterima.
Bagaimana Anda menilai apakah prospek dapat mengevaluasi suatu alat?
Berikan proposal yang belum pernah dilihat peserta didik dan beri nilai kelengkapan tinjauan risiko serta justifikasi eskalasi berdasarkan kriteria yang disepakati. Kuis definisi hanya mengkonfirmasi prasyarat.
Apakah Anda dapat menggunakan kontrak vendor sungguhan dalam pelatihan?
Gunakan proposal fiktif atau yang telah dianonimkan, dan mintalah penanggung jawab kepatuhan Anda untuk menyetujui materi apa pun yang diambil dari tinjauan nyata. Jauhkan informasi pasien dari alat pelatihan apa pun.
Mulai dari mana
Pilih satu jenis proposal yang sering dilihat organisasi Anda. Tulis pernyataan kinerja, minta pemimpin bidang informatika atau kepatuhan untuk memvalidasi kasus fiktif dan pertanyaan-pertanyaan yang akan muncul dari jawaban yang kuat, serta susun rubrik tiga kriteria dengan skala 0 hingga 2 dan daftar kesalahan kritis. Uji coba dengan kelompok kecil sebelum Anda menerapkannya secara luas.
Untuk melihat bagaimana tinjauan proposal dapat dijalankan secara langsung dengan tim Anda sendiri, dan digunakan kembali secara mandiri setelahnya, jelajahi AhaSlides.
