Memo besar hilang? Staf baru menunggu untuk diperkenalkan? Tim menghancurkan tujuan mereka tetapi tidak mendapatkan pengakuan? Sepertinya pertemuan semua pihak ada di agenda!
Sebuah perusahaan all-hands mungkin merupakan cara terbaik untuk menyatukan seluruh tim Anda dalam pertemuan yang santai namun sangat produktif.
Inilah cara melakukannya dengan benar, dengan contoh agenda dan template interaktif gratis!
Daftar Isi
Apa itu All-Hands Meeting?
An pertemuan semua pihak hanyalah pertemuan yang melibatkan semua staf perusahaan. Ini adalah pertemuan rutin – terjadi mungkin sebulan sekali – dan biasanya dijalankan oleh kepala perusahaan.
Pertemuan yang melibatkan semua pihak mencoba untuk mencapai beberapa hal penting…
- untuk memperbarui staf dengan apa pun pengumuman baru tidak cocok untuk email.
- untuk mengatur tujuan perusahaan dan melacak kemajuan menuju yang sudah ada.
- untuk menghargai pencapaian yang luar biasa dari individu dan tim.
- untuk mengakui staf yang sudah bergabung maupun yang sudah keluar.
- untuk menjawab pertanyaan karyawan dari setiap sudut bisnis.
Dengan semua itu, terakhir tujuan pertemuan semua pihak adalah untuk menyuntikkan rasa persatuan menjadi sebuah perusahaan. Tidak mengherankan, akhir-akhir ini, itu adalah sesuatu yang semakin diminati, dan pertemuan semua pihak menikmati lonjakan popularitas di antara perusahaan yang ingin menjaga hubungan tetap kuat dalam jajaran mereka.
Fun Fact Arti 'semua tangan rapat' berasal dari panggilan angkatan laut lama, 'semua tangan di dek', digunakan untuk membawa semua awak kapal ke dek atas untuk membantu menavigasi badai.
Apakah Pertemuan 'Semua Tangan' Sama dengan 'Balai Kota'?
Terus terang, tidak. Meskipun sangat mirip, pertemuan balai kota berbeda dari pertemuan semua pihak dalam satu hal:
All-hands lebih berfokus pada penyampaian informasi yang telah direncanakan sebelumnya, sementara balai kota lebih berfokus pada Q&A.
Ini berarti bahwa sementara semua pihak memiliki nuansa pertemuan biasa, balai kota bisa terasa lebih seperti acara politik yang santai, yang sebenarnya merupakan asal mula namanya.
Namun, mereka berdua sama dalam banyak hal. Keduanya adalah pertemuan rutin di seluruh perusahaan, dijalankan oleh petinggi, yang memberikan informasi dan penghargaan yang diperlukan kepada karyawan.
Lihat ide rapat terbaik dari:
Mulai dalam hitungan detik.
Dapatkan lebih banyak ide & templat rapat dengan AhaSlides. Daftar gratis dan ambil apa yang Anda inginkan dari perpustakaan template!
🚀 Template Gratis ☁️
Mengapa Menjalankan Rapat Serba Tangan?
Saya mengerti; kita semua berusaha menghindari sindrom 'bukan pertemuan lain'. Menambahkan satu lagi ke daftar pertemuan mingguan, bulanan, dan tahunan mungkin tampak seperti cara yang baik untuk membuat staf Anda menentang Anda, tetapi sebenarnya, itu bisa kurangi jumlah rapat yang Anda adakan.
Bagaimana? Karena pertemuan semua tangan mencakup segalanya. Ini mengambil bagian penting dari banyak rapat lain yang akan Anda adakan di bulan kerja Anda dan memadatkannya menjadi slot waktu 1 jam yang ketat.
Pada akhirnya, ini benar-benar dapat membebaskan beberapa waktu dalam jadwal Anda. Berikut adalah beberapa manfaat lain dari pertemuan all-hands…
- Jadilah Inklusif – Sulit untuk mengungkapkan betapa berartinya bagi tim Anda bahwa Anda bersedia duduk bersama mereka setiap minggu atau bulan. Memberi mereka kesempatan untuk mengajukan pertanyaan membara mereka melalui Q&A dan bersikap terbuka dan jujur dengan mereka mungkin membangun budaya perusahaan yang luar biasa.
- Jadilah Tim – Sama seperti senang mendengar dari bos, senang juga melihat wajah sesama karyawan. Pekerjaan jarak jauh dan kantor yang tersegmentasi seringkali dapat mengisolasi orang-orang yang dimaksudkan untuk menjadi yang paling gelling. Pertemuan semua pihak menawarkan mereka kesempatan informal untuk bertemu dan mengobrol satu sama lain lagi.
- Jangan lewatkan siapa pun – Ide di balik pertemuan semua pihak adalah bahwa semua tangan di dek. Meskipun Anda mungkin memiliki beberapa ketidakhadiran, Anda dapat menyampaikan pesan Anda dengan pengetahuan bahwa semua orang, termasuk pekerja jarak jauh, mendengar apa yang perlu mereka dengar.
Angkat tangan untuk Semua Tangan!
Jika semua orang akan berada di sana, mengadakan pertunjukan. Ambil template presentasi interaktif gratis ini untuk pertemuan Anda berikutnya!
Agenda Rapat Semua Tangan
Butuh contoh agenda rapat semua tangan untuk benar-benar membungkus kepala Anda tentang apa sebenarnya terjadi di semua tangan?
Berikut adalah 6 item khas yang mungkin Anda lihat dalam agenda, serta batas waktu yang disarankan untuk menjaga semuanya tetap ramping 1 jam.
1. Pemecah Es
⏰ 5 menit
Menjadi pertemuan di seluruh perusahaan dengan potensi beberapa wajah baru, ada kemungkinan besar bahwa beberapa rekan kerja tidak memiliki kesempatan untuk duduk dan mengobrol satu sama lain dalam beberapa saat. Gunakan 1 atau 2 pemecah es untuk menyimpan semangat tim kuat dan hangatkan otak indah itu sebelum rapat dimulai.
Cobalah beberapa ide ini:
- GIF mana yang menggambarkan suasana hati Anda? – Berikan beberapa GIF kepada semua orang dan minta mereka untuk memilih salah satu yang paling sesuai dengan perasaan mereka.
- Bagikan cerita yang memalukan – Ini salah satunya terbukti menghasilkan ide-ide bagus. Minta semua orang untuk menulis cerita pendek yang memalukan dan mengirimkannya secara anonim. Membaca ini bisa menjadi awal yang lucu untuk agenda pertemuan Anda.
- Kuis pop! – Tidak ada situasi yang tidak dapat ditingkatkan dengan sedikit hal-hal sepele. Kuis cepat 5 menit tentang acara terkini atau praktik perusahaan dapat menginspirasi kreativitas dan memulai semua keahlian Anda dengan kesenangan bersih yang baik.
💡 Lihat 10 pemecah es untuk rapat apa pun – online atau lainnya! Seiring dengan beberapa ide untuk pertemuan awal proyek!
2. Pembaruan Tim
⏰ 5 menit
Ada kemungkinan Anda akan melihat beberapa wajah baru dalam pertemuan ini, serta melewatkan beberapa keberangkatan baru-baru ini. Sebaiknya mengatasi ini lebih awal dalam agenda sehingga tidak ada yang duduk-duduk dengan canggung menunggu untuk diperkenalkan.
Mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada staf yang baru saja pergi bukan hanya kepemimpinan yang baik, tetapi juga memanusiakan Anda di depan orang-orang Anda. Demikian pula, memperkenalkan wajah baru ke perusahaan lebih awal adalah cara yang bagus untuk membantu mereka merasa dilibatkan dan membuat semua orang merasa nyaman selama sisa rapat.
Cukup dengan mengucapkan terima kasih dan salam singkat untuk ini, tetapi Anda dapat bekerja lebih keras dengan membuat presentasi singkat.
3. berita perusahaan
⏰ 5 menit
Item cepat namun penting lainnya dalam agenda rapat serba guna Anda adalah di mana Anda dapat memperbarui tim Anda di datang dan perginya perusahaan.
Ingatlah bahwa ini bukan tentang proyek dan tujuan (yang datang dalam satu menit), tetapi lebih tentang pengumuman yang mempengaruhi seluruh perusahaan. Ini bisa tentang kesepakatan baru, baru pembangunan tim rencana dalam pipa dan juga semua hal membosankan yang diperlukan, seperti hari apa tukang ledeng datang untuk mengambil cangkir kopi yang dia tinggalkan terakhir kali.
4. Kemajuan Tujuan
⏰ 20 menit
Sekarang kami berada di tangan Anda yang sebenarnya. Di sinilah Anda akan menunjukkan tujuan dan membanggakan (atau menangis di depan umum) tentang kemajuan tim Anda ke arah mereka.
Ini mungkin bagian terpenting dari rapat Anda, jadi periksa tip cepat ini…
- Gunakan data visual – Ini mungkin tidak mengejutkan, tetapi grafik dan bagan berfungsi banyak pekerjaan yang lebih baik untuk mengklarifikasi data daripada teks. Tunjukkan kemajuan masing-masing departemen sebagai titik pada grafik untuk memberi mereka indikasi yang lebih jelas tentang dari mana mereka berasal dan ke mana mereka (semoga) pergi.
- Ucapkan selamat dan dorong – Untuk tim Anda, ini mungkin bagian yang paling menegangkan dari keseluruhan agenda rapat. Hilangkan ketakutan dengan memberi selamat kepada tim atas kerja bagus mereka, dan dengan lembut mendorong tim yang berkinerja buruk dengan menanyakan apa yang mereka perlukan untuk memiliki peluang lebih baik untuk mencapai tujuan mereka.
- Jadikan itu interaktif – Sebagai bagian terpanjang dari rapat Anda, dan dengan banyak aspek yang tidak berlaku langsung untuk semua orang, Anda mungkin ingin tetap fokus di ruangan dengan beberapa interaktivitas. Coba polling, peringkat skala, cloud kata, atau bahkan kuis untuk melihat caranya di jalur tim Anda berpikir mereka.
Setelah Anda menyampaikan bagian pembicaraan ini, merupakan ide yang baik untuk menempatkan tim ke ruang kerja kelompok sehingga mereka dapat bertukar pikiran tentang respons 3 cabang…
- Apa yang mereka sukai dari pembaruan kemajuan mereka.
- Apa yang mereka tidak suka tentang pembaruan kemajuan mereka.
- Pemblokir yang menghalangi kemajuan yang lebih baik.
5. Pengakuan Staf
⏰ 10 menit
Tidak ada yang lebih buruk daripada bekerja keras untuk sesuatu yang tidak Anda hargai. Ini adalah keinginan mendasar dari setiap anggota staf Anda untuk mendambakan kredit di mana kredit jatuh tempo, jadi gunakan bagian dari pertemuan semua tangan Anda ini untuk memberi mereka sorotan yang layak mereka dapatkan.
Anda tidak harus menyanyikan lagu dan tarian secara keseluruhan (banyak staf Anda mungkin merasa tidak nyaman dengan ini), tetapi beberapa pengakuan dan mungkin hadiah kecil dapat melakukan banyak hal, tidak hanya untuk individu, tetapi untuk pertemuan Anda sebagai semua.
Secara umum, ada dua cara untuk melakukan ini:
- Sebelum rapat, semua pemimpin tim mengirimkan nama seseorang di tim mereka yang melampaui dan melampaui peran mereka. Gunakan rapat untuk mengakui nama yang paling banyak diajukan dari setiap tim.
- Selama pertemuan - Menahan sebuah awan kata hidup untuk 'pahlawan diam' semua orang. Nama yang paling banyak dikirimkan dari audiens Anda akan muncul di tengah-tengah kata cloud, memberi Anda kesempatan untuk secara terbuka mengakui siapa pun itu.
jenis A spinner wheel adalah alat pemberian hadiah yang sempurna. Tidak ada yang seperti itu untuk keterlibatan penonton!
6. Buka T&J
⏰ 15 menit
Selesaikan dengan apa yang banyak orang anggap sebagai prioritas tertinggi dalam pertemuan yang melibatkan semua pihak: the Tanya Jawab langsung.
Ini adalah kesempatan bagi siapa pun dari departemen mana pun untuk mengajukan pertanyaan kepada petinggi. Harapkan apa saja dari segmen ini, dan sambut juga, karena tim Anda mungkin merasa bahwa ini adalah satu-satunya saat mereka bisa mendapatkan jawaban langsung atas masalah yang valid.
Jika Anda memiliki tim yang besar, salah satu cara untuk menangani Tanya Jawab secara efisien adalah dengan mengajukan pertanyaan beberapa hari sebelum rapat, lalu menyaringnya untuk menemukan pertanyaan yang layak dijawab di depan orang banyak.
Namun, jika Anda ingin lebih transparan tentang keseluruhan proses, biarkan tim Anda mengajukan pertanyaan melalui a platform tanya jawab langsung. Dengan cara ini, Anda dapat menyimpan semuanya terorganisir, dimoderasi dan 100% ramah untuk pekerja jarak jauh.
Bantuan Ekstra untuk Pertemuan Semua Tangan
Jika Anda ingin menyempurnakan semua kemampuan Anda menjadi sesuatu yang lebih lama dari 1 jam, cobalah aktivitas ekstra ini…
1. Cerita Pelanggan
Saat-saat ketika perusahaan Anda telah menyentuh pelanggan, dapat menjadi motivasi yang sangat kuat bagi tim Anda.
Baik sebelum atau selama rapat, mintalah tim Anda mengirimi Anda ulasan yang menarik dari pelanggan. Bacakan ini untuk seluruh tim, atau bahkan buat kuis sehingga semua orang dapat menebak pelanggan mana yang memberikan ulasan yang mana.
2. Bicara Tim
Jujur saja, anggota tim seringkali jauh lebih dekat dengan pemimpin tim mereka daripada CEO mereka.
Biarkan semua orang mendengar dari suara yang akrab dengan mengundang para pemimpin setiap tim untuk naik ke panggung dan menyampaikan versi mereka kemajuan tujuan melangkah. Ini lebih mungkin berhubungan dan akurat, dan ini memberi orang lain jeda dari suara Anda!
3. Waktu Kuis!
Tingkatkan kemampuan Anda dengan kuis kompetitif. Anda dapat menempatkan setiap tim ke dalam… tim, lalu minta mereka menantang papan peringkat melalui pertanyaan yang berkaitan dengan pekerjaan.
Apa proyeksi keluaran konten kami tahun ini? Berapa tingkat adopsi fitur terbesar kami tahun lalu? Pertanyaan seperti ini tidak hanya mengajarkan beberapa metrik perusahaan yang penting, tetapi juga membuat rapat Anda terpompa dan membantu membangun tim yang Anda inginkan.
Tanya Jawab Umum (FAQ)
Apa perbedaan antara balai kota dan semua pihak?
Balai kota merupakan sesi pembaruan/tanya jawab yang lebih terlokalisasi, sementara semua pihak merupakan orientasi seluruh perusahaan yang dipimpin oleh para eksekutif puncak.
Apa agenda pertemuan semua pihak?
Ini berbeda-beda di setiap perusahaan, tetapi agenda pertemuan semua pihak biasanya mencakup:
– Pembaruan Perusahaan – CEO atau eksekutif lainnya memberikan gambaran umum tentang kinerja perusahaan selama periode terakhir (kuartal atau tahun), pembaruan bisnis utama, produk/inisiatif baru yang diluncurkan, dll.
– Pembaruan Keuangan – CFO berbagi metrik keuangan utama seperti pendapatan, profitabilitas, pertumbuhan dibandingkan periode sebelumnya dan perkiraan analis.
– Penyelaman Mendalam Strategi – Kepemimpinan berfokus pada satu area bisnis/strategi secara mendalam seperti rencana perluasan pasar baru, peta jalan teknologi, kemitraan.
– Pengakuan – Mengakui para pemain terbaik, tim, dan pencapaian mereka.
– Pembaruan Orang – CHRO berbicara tentang tujuan perekrutan, strategi retensi, perubahan tunjangan, proses promosi, dll.
– Sesi Tanya Jawab – Alokasikan waktu bagi karyawan untuk mengajukan pertanyaan kepada tim eksekutif.
– Diskusi Peta Jalan – Pimpinan berbagi peta jalan strategis dan prioritas untuk 6-12 bulan ke depan.
Apa nama yang lebih baik untuk pertemuan semua pihak?
Berikut adalah beberapa nama alternatif untuk pertemuan semua pihak yang berpotensi lebih baik daripada “semua pihak”:
– Rapat Pembaruan Perusahaan – Berfokus pada tujuan informasi/pembaruan tanpa menentukannya untuk seluruh karyawan.
– Keadaan [Perusahaan] – Menyiratkan pandangan strategis yang lebih luas seperti pidato “Kenegaraan”.
– All-Team Gathering – Sebuah istilah yang lebih lembut dari “all-hand” yang tetap menyampaikan hal tersebut untuk seluruh tim.
