Contoh konflik kepentingan: 20 situasi di tempat kerja

Konflik kepentingan adalah kepentingan pribadi yang dapat memengaruhi, atau tampak seolah-olah memengaruhi, cara Anda melakukan pekerjaan. Memiliki konflik kepentingan bukanlah pelanggaran. Yang menjadi masalah adalah menyembunyikannya.

The 2024 Laporan ACFE kepada Bangsa-Bangsa Sebuah penelitian terhadap 1,921 kasus penipuan di tempat kerja menemukan bahwa 48% melibatkan beberapa bentuk korupsi, sebuah kategori yang mencakup konflik kepentingan. Angka tersebut menunjukkan korupsi, bukan tingkat konflik kepentingan, tetapi menunjukkan apa yang dipertaruhkan ketika kepentingan pribadi tidak diungkapkan.

Di bawah ini terdapat 20 situasi dalam 4 kelompok yang masing-masing terdiri dari 5 situasi: uang, keluarga, pekerjaan di luar jam kerja, dan hadiah serta jamuan makan. Setiap situasi menjelaskan mengapa hal itu penting dan apa yang perlu diungkapkan. Tidak ada yang merupakan aturan wajib. Kebijakan perusahaan Anda yang menentukan, jadi setiap situasi diakhiri dengan saran yang sama: periksa kebijakan perusahaan Anda dan tanyakan.

Tes tersebut, dalam tiga baris

1. Tanyakan: mungkinkah orang yang berakal sehat berpikir bahwa ini memengaruhi penilaian Anda?
2. Jika ya, beritahu seseorang sebelum Anda bertindak, bukan setelahnya.
3. Biarkan manajer atau tim kepatuhan Anda yang memutuskan, dan jangan ikut campur dalam pengambilan keputusan sampai mereka selesai.

Peraturan federal AS menggunakan ide yang sama. 5 CFR 2635.502 mempertanyakan apakah, dalam kasus-kasus seperti kepentingan keuangan anggota rumah tangga atau hubungan yang tercakup, orang yang wajar dengan pengetahuan tentang fakta-fakta yang relevan akan mempertanyakan ketidakberpihakan karyawan tersebut, dan 5 CFR 2635.402 Aturan tersebut mencakup kepentingan finansial yang akan terpengaruh oleh suatu masalah yang dikerjakan oleh karyawan. Aturan tersebut hanya mengikat karyawan cabang eksekutif federal AS. Untuk semua orang lainnya, kebijakan perusahaan adalah standar yang berlaku.

Babak 1: uang dan investasi

Set 1: lima situasi keuangan

1. Anda memiliki saham di perusahaan pemasok yang mengajukan penawaran untuk kontrak tim Anda. Keuntungan atau kerugian Anda bisa bergantung pada keputusan tersebut. Ungkapkan kepemilikan tersebut kepada manajer atau tim kepatuhan Anda dan pertimbangkan kembali pilihan tersebut.
2. Sebuah bisnis yang sebagian sahamnya Anda miliki mengajukan penawaran. Sekalipun jumlah yang dipertaruhkan kecil, itu tetap berarti, karena uangnya tetap sampai kepada Anda. Ungkapkan jumlah taruhan secara tertulis sebelum penawaran dibuka, dan jangan ikut campur dalam proses evaluasi.
3. Anda mengambil pekerjaan sampingan di perusahaan pesaing. Anda mungkin memiliki informasi yang bermanfaat bagi mereka, atau merasa terombang-ambing antara dua perusahaan. Beri tahu manajer Anda sebelum menerima tawaran, dan tanyakan apakah kebijakan perusahaan mengizinkannya.
4. Seorang penjual menawarkan Anda pinjaman atau kesepakatan yang menguntungkan. Utang kepada pemasok dapat memengaruhi cara Anda memperlakukan mereka. Tolak, atau ungkapkan dan biarkan bagian kepatuhan yang memutuskan.
5. Anda memberikan nasihat kepada perusahaan tempat Anda berinvestasi. Anda dapat mengarahkan saran tersebut untuk keuntungan Anda sendiri. Ungkapkan investasi tersebut kepada orang yang meminta saran.

Pilihan kami: pemasok yang sebagian sahamnya Anda miliki. Ini adalah kasus yang paling sering dianggap tidak masalah oleh orang-orang, karena "itu hanya sebagian kecil".

Babak 2: keluarga dan hubungan

Set 2: lima situasi hubungan

1. Anda diminta untuk mempekerjakan sepupu Anda. Penilaian Anda terhadap kandidat mungkin bias, dan orang lain mungkin berpikir demikian. Ungkapkan hubungan tersebut dan biarkan orang lain yang menjalankan prosesnya.
2. Anda menjadi manajer dari pasangan Anda. Anda akan menentukan gaji, evaluasi kinerja, dan beban kerja mereka. Beri tahu bagian SDM segera setelah hal itu terjadi, dan tanyakan tentang perubahan jalur pelaporan.
3. Anda bisa memberikan kontrak kepada perusahaan teman Anda. Persahabatan itu mungkin memengaruhi keputusan, atau terlihat seolah-olah memengaruhi keputusan. Ungkapkan hal itu dan serahkan keputusan kepada orang lain.
4. Pasangan Anda bekerja untuk klien yang Anda kelola. Masing-masing dari kalian mungkin akan mengetahui hal-hal tentang perusahaan tempat bekerja yang lain. Ungkapkan hal tersebut kepada manajer kalian agar akun tersebut dapat ditangani dengan mempertimbangkan hal itu.
5. Seorang teman dekat melamar suatu posisi dan Anda duduk di panel wawancara. Hal ini terjadi di setiap tempat kerja. Beri tahu ketua panel sebelum wawancara, dan mundurlah dari panel untuk kandidat tersebut.

Pilihan kami: teman yang ada di panel. Hal itu terjadi di setiap tempat kerja, hanya butuh sepuluh detik untuk mengatakannya, dan itu melindungi Anda berdua.

Babak 3: di luar pekerjaan dan peran

Set 3: lima situasi di luar pekerjaan

1. Anda bekerja lepas untuk pesaing klien. Masing-masing pihak berhak meragukan loyalitas Anda. Ungkapkan hal ini kepada manajer Anda dan periksa kebijakan tentang pekerjaan di luar jam kerja.
2. Anda menjalankan bisnis sampingan selama jam kerja. Waktu dan perhatian Anda sepenuhnya menjadi milik majikan Anda. Ungkapkan bisnis tersebut dan sepakati apa yang diperbolehkan, dan kapan.
3. Anda diundang untuk berbicara di sebuah konferensi dan ditawari honor. Penyelenggaranya bisa jadi pemasok atau pelanggan. Beri tahu manajer Anda sebelum Anda menerima, dan tanyakan apakah biaya tersebut menjadi milik Anda sepenuhnya.
4. Anda diminta untuk bergabung dengan dewan pengurus organisasi lain. Kepentingannya mungkin tumpang tindih dengan kepentingan perusahaan tempat Anda bekerja. Ungkapkan hal ini kepada manajer Anda dan jangan terlibat dalam urusan apa pun yang melibatkan organisasi tersebut.
5. Anda menggunakan informasi rahasia untuk proyek pribadi. Informasi yang Anda miliki karena pekerjaan Anda bukanlah hak Anda untuk digunakan di tempat lain. Jangan menggunakannya, dan jika Anda sudah menggunakannya, beri tahu manajer Anda.

Pilihan kami: bisnis sampingan di jam kerja. Semuanya dimulai dari hal kecil, dengan satu email atau satu panggilan telepon, dan ini adalah hal yang paling mudah dibayangkan oleh kebanyakan orang.

Dua contoh dari Inggris menunjukkan gagasan yang sama dalam hukum dan sektor publik, dan keduanya bukanlah aturan bagi karyawan sektor swasta secara umum. Kode Etik Pegawai Negeri Sipil menyatakan bahwa pegawai negeri sipil tidak boleh menyalahgunakan posisi resmi mereka, misalnya dengan menggunakan informasi yang diperoleh dalam menjalankan tugas untuk memajukan kepentingan pribadi mereka atau kepentingan orang lain. Dan Pasal 175 Undang-Undang Perusahaan 2006 menyatakan bahwa seorang direktur perusahaan harus menghindari situasi di mana mereka memiliki, atau dapat memiliki, kepentingan yang bertentangan, atau mungkin bertentangan, dengan kepentingan perusahaan, kecuali jika para direktur telah mengizinkannya.

Babak 4: hadiah, jamuan, dan kursi dewan direksi

Set 4: lima situasi hadiah dan papan permainan

1. Seorang penjual mengirimkan bingkisan liburan. Ucapan terima kasih bisa berubah menjadi sebuah harapan. Ungkapkan hal itu, dan tanyakan apakah Anda ingin membalasnya, membagikannya dengan tim, atau menyimpannya.
2. Seorang penawar menawarkan tiket kepada Anda selama proses tender. Masalahnya terletak pada waktunya. Tolak, atau ungkapkan tawaran tersebut dan biarkan bagian kepatuhan yang memutuskan sebelum tender berakhir.
3. Seorang pemasok memberikan hadiah kepada pengambil keputusan. Hal itu bisa terlihat seperti upaya untuk membeli keputusan. Catatlah, dan singkirkan pengambil keputusan dari keputusan pemasok tersebut jika hadiahnya besar.
4. Anda duduk di dewan pengurus sebuah badan amal yang membeli barang dari salah satu pemasok Anda. Dua loyalitas bertemu dalam satu keputusan. Nyatakan keterkaitan tersebut di papan dan tinggalkan ruangan saat pemungutan suara berlangsung.
5. Honorarium pembicara diterima dari perusahaan tempat Anda membeli produknya. Pembayaran dari pemasok pada praktiknya adalah sebuah hadiah. Ungkapkan hal ini sebelum Anda menerimanya.

Pilihan kami: tiket dari peserta lelang selama proses tender. Hal itu tampak tidak berbahaya, dan justru dalam situasi inilah konflik yang dirasakan dapat menimbulkan kerusakan paling besar.

Mengenai pemberian hadiah, aturan federal, 5 CFR 2635.202Pasal tersebut menyatakan bahwa, kecuali sebagaimana diatur dalam subbagian tersebut, seorang karyawan tidak boleh menerima hadiah dari sumber yang dilarang atau hadiah yang diberikan karena posisi resminya. Ketentuan ini berlaku untuk karyawan federal AS. Perusahaan swasta menetapkan batasan mereka sendiri, jadi periksa kebijakan hadiah dan jamuan sebelum Anda menerimanya.

Cara mengungkapkan dan mengelola konflik

1. Sampaikan sejak awal dan secara tertulis. Email yang dikirimkan kepada manajer atau tim kepatuhan Anda merupakan sebuah catatan.
2. Jelaskan ketertarikannya, bukan hanya faktanya. "Saudara laki-laki saya pemilik perusahaan itu" lebih baik daripada "Saya kenal mereka".
3. Tunda dulu pengambilan keputusan tersebut. Jangan memberikan suara, meninjau, atau memberikan saran terkait hal tersebut sampai hasilnya tercatat.
4. Biarkan manajer atau tim kepatuhan Anda mencatat hasilnya. Keputusan ada di tangan mereka, bukan tanganmu.
5. Tinjau kembali jika ada perubahan. Peran baru, tawaran baru, atau saham baru dapat membuat kesepakatan lama menjadi konflik.

Ingat angka ACFE: 48% dari 1,921 kasus yang mereka teliti melibatkan korupsi. Konflik yang diumumkan sejak dini jauh lebih mudah dikelola daripada konflik yang ditemukan kemudian. Untuk informasi lebih lanjut tentang cara berbicara dengan aman, lihat panduan kami tentang... survei anonim dan postingan kami tentang jebakan kepatuhan.

Cara menyelenggarakan ini sebagai sesi tim.

Kebijakan yang hanya dibaca sekali akan dilupakan. Sesi diskusi singkat secara langsung akan mendorong orang untuk menyampaikan apa yang akan mereka lakukan.

• Pilih Jawaban: Tampilkan satu situasi di layar dan tanyakan, "Apakah ini konflik? Ya, tidak, atau ungkapkan dan tanyakan." Tunjukkan perbedaan pendapatnya, lalu diskusikan contoh-contoh di mana orang-orang tidak setuju.
• Awan Kata: Tanyakan, "Apa yang akan membuat Anda ragu untuk mengungkapkannya?" Kata-kata terpenting adalah hambatan yang perlu diatasi.
• Skala Penilaian: Ajukan pertanyaan "Seberapa jelas kebijakan konflik kepentingan kita?" sebelum dan sesudah sesi.
• Terbuka, anonim: Mintalah contoh skenario yang pernah dihadapi tim Anda, dan diskusikan tanpa menyebutkan nama.
• Tanya Jawab, anonim: Bukalah kesempatan untuk pertanyaan-pertanyaan yang tidak akan diucapkan orang secara lantang. Kita Tips untuk sesi tanya jawab yang sukses membantu Anda menjalankannya dengan baik.

Gunakan 20 situasi di atas sebagai pertanyaan Anda. Jika Anda menginginkan slide yang siap diadaptasi, templat kursus Konflik Kepentingan dirancang untuk tujuan ini.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu konflik kepentingan?

Kepentingan pribadi yang dapat memengaruhi, atau tampak memengaruhi, keputusan kerja Anda. Ini bisa berupa uang, keluarga, pekerjaan lain, atau hadiah.

Apa saja contoh konflik kepentingan di tempat kerja?

Memiliki sebagian saham pemasok, mempekerjakan kerabat, menerima hadiah dari penawar, atau menjalankan bisnis sampingan untuk pesaing. 20 situasi di atas memberikan contoh yang lebih lengkap.

Apakah konflik kepentingan itu ilegal?

Tidak dengan sendirinya. Bagi sebagian besar karyawan, ini adalah masalah kebijakan perusahaan, dan kerugian muncul karena tidak mengungkapkannya, meskipun beberapa peran membawa kewajiban hukum, seperti direktur perusahaan di Inggris berdasarkan pasal 175 Undang-Undang Perusahaan 2006. Karyawan federal AS menghadapi aturan khusus, termasuk undang-undang pidana, 18 USC 208, yang 5 CFR 2635.402 menjelaskan.

Bagaimana cara Anda mengungkapkan konflik kepentingan?

Segera setelah Anda menyadarinya, beritahu manajer atau tim kepatuhan Anda secara tertulis, dan jangan langsung mengambil keputusan tersebut. Jelaskan jenis bunga yang dimaksud, bukan hanya faktanya.

Apa perbedaan antara konflik yang sebenarnya dan konflik yang dirasakan?

Konflik yang sebenarnya memengaruhi penilaian Anda; konflik yang dirasakan hanya tampak seolah-olah memengaruhi penilaian. Keduanya layak untuk diungkapkan.

Mulai dari mana

Pilih satu set berisi lima poin dan gunakan pada rapat tim Anda berikutnya. Jika Anda hanya punya waktu untuk satu set, mulailah dengan teman yang menjadi panel wawancara.

Postingan ini berisi informasi umum, bukan nasihat hukum. Untuk keputusan mengenai tempat kerja Anda sendiri, konsultasikan dengan pengacara ketenagakerjaan yang berkualifikasi atau regulator.