Menurut Anda seberapa efektif Perencanaan Hoshin Kanri dalam bisnis modern? Perencanaan strategis berkembang setiap hari untuk beradaptasi dengan dunia yang terus berubah, namun tujuan utamanya adalah menghilangkan pemborosan, meningkatkan kualitas, dan meningkatkan nilai pelanggan. Dan apa tujuan dari perencanaan Hoshin Kanri?
Perencanaan Hoshin Kanri dulunya tidak begitu populer, namun banyak ahli menyatakan bahwa alat perencanaan strategis ini adalah tren yang semakin populer dan efektif dalam lingkungan bisnis saat ini, di mana perubahan terjadi dengan cepat dan kompleks. Dan sekarang adalah saat yang tepat untuk mengembalikannya dan memanfaatkannya semaksimal mungkin.
| Kapan Perencanaan Hoshin Kanri pertama kali diperkenalkan? | 1965 di Jepang |
| Siapa yang mendirikan Hoshin Kanri? | Dr Yoji Akao |
| Perencanaan Hoshin disebut juga? | Penerapan kebijakan |
| Perusahaan apa yang menggunakan Hoshin Kanri? | Toyota, HP, dan Xerox |
Daftar Isi
Apa Perencanaan Hoshin Kanri?
Hoshin Kanri Planning adalah alat perencanaan strategis yang membantu organisasi menyelaraskan tujuan seluruh perusahaan dengan pekerjaan sehari-hari masing-masing kontributor di berbagai tingkatan. Dalam bahasa Jepang, kata “hoshin” berarti “kebijakan” atau “arah” sedangkan kata “kanri” berarti “manajemen”. Jadi, keseluruhan kata-katanya dapat dipahami seperti “Bagaimana kita akan mengatur arah kita?”
Metode ini berawal dari manajemen lean, yang mendorong seluruh karyawan untuk bekerja menuju tujuan yang sama, dengan tujuan efektivitas biaya, peningkatan kualitas, dan berpusat pada pelanggan.
Menerapkan Matriks Hoshin Kanri X
Saat menyebutkan Perencanaan Hoshin Kanri, metode perencanaan proses terbaiknya direpresentasikan secara visual dalam Matriks Hoshin Kanri X. Matriks ini digunakan untuk menentukan siapa yang mengerjakan inisiatif apa, bagaimana strategi terhubung dengan inisiatif, dan bagaimana strategi tersebut dipetakan kembali ke tujuan jangka panjang. Inilah cara kerjanya:
- Selatan: Tujuan Jangka Panjang: Langkah pertama adalah menentukan tujuan jangka panjang. Apa arah keseluruhan yang Anda inginkan untuk menggerakkan perusahaan (departemen) Anda?
- Barat: Tujuan Tahunan: Dari tujuan jangka panjang, tujuan tahunan dikembangkan. Apa yang ingin Anda capai tahun ini? Dalam matriks antara sasaran jangka panjang dan sasaran tahunan, Anda menandai sasaran jangka panjang mana yang selaras dengan sasaran tahunan mana.
- Utara: Prioritas Tingkat Atas: Selanjutnya, Anda mengembangkan berbagai aktivitas yang ingin Anda lakukan untuk mencapai hasil tahunan. Pada matriks di pojok, Anda kembali menghubungkan tujuan tahunan sebelumnya dengan prioritas yang berbeda untuk mencapai tujuan tersebut.
- Timur: Target yang Harus Ditingkatkan: Berdasarkan prioritas tingkat atas, Anda membuat target (numerik) yang ingin dicapai tahun ini. Sekali lagi, di bidang antara prioritas tingkat atas dan target, Anda menandai prioritas mana yang mempengaruhi target mana.
Namun, beberapa kritikus berpendapat bahwa meskipun X-Matrix secara visual mengesankan, hal itu mungkin mengganggu pengguna untuk benar-benar mengikutinya PDCA (Rencana-Lakukan-Periksa-Tindakan), khususnya bagian Check dan Act. Oleh karena itu, penting untuk menggunakannya sebagai panduan, namun tidak melupakan tujuan keseluruhan dan proses perbaikan berkelanjutan.
Keuntungan Perencanaan Hoshin Kanri
Berikut lima manfaat memanfaatkan perencanaan Hoshin Kanri:
- Tetapkan visi organisasi Anda dan perjelas apa visi tersebut
- Pimpin organisasi untuk fokus pada beberapa inisiatif strategis yang penting, daripada menyebarkan sumber daya terlalu sedikit.
- Memberdayakan karyawan di semua tingkatan dan meningkatkan rasa kepemilikan mereka terhadap bisnis karena setiap orang memiliki kesempatan yang sama untuk berpartisipasi dan berkontribusi menuju tujuan yang sama.
- Memaksimalkan pencapaian keselarasan, fokus, dukungan, peningkatan berkelanjutan, dan kecepatan dalam upaya mereka untuk mencapai tujuan mereka.
- Sistematisasikan perencanaan strategis dan memberikan pendekatan yang terstruktur dan terpadu: apa yang perlu dicapai dan bagaimana mencapainya.
Kekurangan Perencanaan Hoshin Kanri
Mari kita bahas lima tantangan dalam menggunakan alat perencanaan strategis yang dihadapi bisnis saat ini:
- Jika tujuan dan proyek dalam suatu organisasi tidak selaras, proses Hoshin mungkin akan tersendat.
- Tujuh langkah Hoshin tidak mencakup penilaian situasional, yang dapat menyebabkan kurangnya pemahaman tentang keadaan organisasi saat ini.
- Metode perencanaan Hoshin Kanri tidak dapat mengatasi ketakutan dalam suatu organisasi. Ketakutan ini dapat menjadi penghalang komunikasi terbuka dan implementasi yang efektif.
- Menerapkan Hoshin Kanri tidak menjamin kesuksesan. Hal ini membutuhkan komitmen, pemahaman, dan pelaksanaan yang efektif.
- Meskipun Hoshin Kanri dapat membantu menyelaraskan tujuan dan meningkatkan komunikasi, hal ini tidak secara otomatis menciptakan budaya sukses dalam organisasi.
Jika Anda ingin menjembatani kesenjangan antara strategi dan eksekusi, tidak ada cara yang lebih baik untuk menerapkannya Proses 7 langkah Hoshin. Strukturnya dijelaskan secara lengkap sebagai berikut:
Langkah 1: Tetapkan Visi dan Nilai-Nilai Organisasi
Langkah pertama dan terpenting adalah memvisualisasikan keadaan masa depan suatu organisasi, bisa menjadi inspirasi atau aspirasional, cukup sulit untuk menantang dan menginspirasi karyawan untuk menunjukkan kinerja kerja yang tinggi. Hal ini biasanya dilakukan di tingkat eksekutif dan berfokus pada mengidentifikasi keadaan organisasi saat ini mengenai visi Anda, proses perencanaan, dan taktik pelaksanaan.
Sebagai contoh, AhaSlides bertujuan untuk menjadi platform terdepan untuk alat presentasi interaktif dan kolaborasi, visi dan misinya mencakup inovasi, kemudahan penggunaan, dan peningkatan berkelanjutan.
Langkah 2: Kembangkan Terobosan 3-5 tahun Tujuan (BTO)
Pada langkah kedua, bisnis menetapkan tujuan kerangka waktu yang harus diselesaikan dalam waktu 3 hingga 5 tahun, misalnya, mengakuisisi lini bisnis baru, mendisrupsi pasar, dan mengembangkan produk baru. Kerangka waktu ini biasanya merupakan masa emas bagi bisnis untuk menerobos pasar.
Misalnya, tujuan terobosan Forbes adalah meningkatkan jumlah pembaca digitalnya sebesar 50% selama 5 tahun ke depan. Hal ini memerlukan perubahan signifikan dalam strategi konten, pemasaran, dan bahkan mungkin desain situs web mereka.
Langkah 3: Kembangkan Tujuan Tahunan
Langkah ini bertujuan untuk menetapkan tujuan tahunan berarti menguraikan BTO bisnis menjadi tujuan yang perlu dicapai pada akhir tahun. Bisnis harus tetap berada di jalur yang benar untuk membangun nilai bagi pemegang saham dan memenuhi ekspektasi triwulanan.
Ambil contoh tujuan tahunan Toyota. Hal ini dapat mencakup peningkatan penjualan mobil hibrida sebesar 20%, pengurangan biaya produksi sebesar 10%, dan peningkatan skor kepuasan pelanggan. Tujuan-tujuan ini akan terkait langsung dengan tujuan dan visi terobosan mereka.
Langkah 4: Terapkan Sasaran Tahunan
Langkah keempat dalam metode perencanaan 7 langkah Hanshin mengacu pada pengambilan tindakan. Taktik strategis yang berbeda dijalankan untuk melacak kemajuan setiap minggu, bulanan, dan triwulanan untuk memastikan perbaikan kecil yang mengarah pada tujuan tahunan. Manajemen menengah atau garis depan bertanggung jawab atas administrasi sehari-hari.
Misalnya, untuk menerapkan tujuan tahunannya, AhaSlides telah mengubah timnya dalam hal penetapan tugas. Tim pengembangan melakukan banyak upaya untuk memperkenalkan fitur-fitur baru setiap tahun, sementara tim pemasaran dapat fokus untuk memperluas ke pasar baru melalui teknik SEO.
Langkah 5: Melaksanakan Tujuan Tahunan (Hoshins / Program / Inisiatif / AIP dll…)
Bagi para pemimpin keunggulan operasional, penting untuk menargetkan tujuan tahunan terkait dengan disiplin manajemen sehari-hari. Pada proses perencanaan Hoshin Kanri tingkat ini, tim manajemen tingkat menengah merencanakan taktik dengan cermat dan rinci.
Misalnya, Xerox mungkin meluncurkan kampanye pemasaran baru untuk mempromosikan lini printer ramah lingkungan terbaru mereka. Mereka juga dapat berinvestasi dalam penelitian dan pengembangan untuk meningkatkan efisiensi dan keberlanjutan produk mereka.
Langkah 6: Tinjauan Kinerja Bulanan
Setelah menetapkan tujuan di tingkat perusahaan dan mengalir ke tingkat manajemen, bisnis menerapkan tinjauan bulanan untuk terus melacak kemajuan dan memantau hasil. Kepemimpinan sangat penting dalam langkah ini. Disarankan untuk mengelola agenda bersama atau item tindakan untuk pertemuan empat mata setiap bulan.
Misalnya, Toyota kemungkinan besar memiliki sistem yang kuat untuk tinjauan kinerja bulanan. Mereka mungkin melacak indikator kinerja utama (KPI) seperti jumlah mobil yang terjual, biaya produksi, dan skor masukan pelanggan.
Langkah 7: Tinjauan Kinerja Tahunan
Setiap akhir tahun, saatnya melakukan refleksi terhadap rencana Hoshin Kanri. Ini semacam “pemeriksaan” tahunan untuk memastikan perusahaan berada dalam perkembangan yang sehat. Ini juga merupakan kesempatan terbaik bagi bisnis untuk menetapkan tujuan tahun berikutnya, dan memulai kembali proses perencanaan Hoshin.
Pada akhir tahun 2023, IBM akan meninjau kinerjanya terhadap sasaran tahunannya. Mereka mungkin menemukan bahwa mereka melampaui target mereka di beberapa bidang, seperti layanan komputasi awan, namun gagal dalam bidang lain, seperti penjualan perangkat keras. Tinjauan ini kemudian akan memberikan masukan bagi perencanaan mereka untuk tahun depan, sehingga memungkinkan mereka untuk menyesuaikan strategi dan tujuan sesuai kebutuhan.
Pengambilan Kunci
Perencanaan Strategis yang Efektif sering kali menyertainya pelatihan karyawan. Memanfaatkan AhaSlides untuk menjadikan pelatihan staf bulanan dan tahunan Anda lebih menarik dan memikat. Ini adalah alat presentasi dinamis dengan pembuat kuis, pembuat jajak pendapat, cloud kata, roda pemintal, dan banyak lagi. Selesaikan presentasi dan program pelatihan Anda 5 menit dengan AhaSlides sekarang!
Tanya Jawab Umum (FAQ)
Apa saja 4 Fase Perencanaan Hoshin?
Empat fase perencanaan Honshin meliputi: (1) Perencanaan Strategis; (2) Pengembangan Taktis, (3) Mengambil Tindakan, dan (4) Meninjau untuk Menyesuaikan.
Apa teknik perencanaan Hoshin?
Metode perencanaan Hosin disebut juga dengan Manajemen kebijakan, dengan proses 7 langkah. Ini digunakan dalam perencanaan strategis di mana tujuan strategis dikomunikasikan ke seluruh perusahaan dan kemudian dilaksanakan.
Apakah Hoshin Kanri merupakan alat lean?
Ya, ini mengikuti prinsip manajemen lean, yang menghilangkan ketidakefisienan (dari kurangnya komunikasi dan arahan antar departemen berbeda dalam sebuah perusahaan), sehingga menghasilkan kualitas kerja yang lebih baik dan pengalaman pelanggan yang lebih baik.
