Bagaimana Menyelenggarakan Pertemuan Perkenalan yang Lancar | Tip Terbaik Tidak Terkunci pada tahun 2025!

Jika Anda berpartisipasi dalam tim lintas fungsi baru di tempat kerja atau tim proyek baru, mereka dapat berupa seseorang dari departemen lain atau dari perusahaan lain yang mungkin belum Anda kenal atau pernah bekerja sama sebelumnya, dan Anda ingin memastikan kesiapan untuk berkomitmen dan menginvestasikan keterampilan dan ide Anda kepada tim — terutama jika tim tersebut berkinerja tinggi. Oleh karena itu, penting untuk mengadakan pertemuan untuk mengumpulkan rekan satu tim baru.

Namun, tidak mengherankan jika Anda merasa sedikit canggung dan gugup karena bahkan para profesional yang paling berpengalaman sekalipun memiliki kegelisahan saat melakukan pertemuan awal dengan tim baru. Jika Anda seorang pemimpin dan khawatir gagal menyelenggarakan pertemuan pengantar produktivitas.

Artikel ini akan memberi Anda panduan lengkap, contoh, dan tips tentang apa yang membuat pertemuan perkenalan berhasil.

Di artikel ini, Anda akan belajar

• Apa itu Pertemuan Perkenalan?
• Apa Tujuan Pertemuan Perkenalan?
• Cara Mengatur Pertemuan Perkenalan yang Efektif
• Tips Menyiapkan Pertemuan Perkenalan dengan Sukses
• Pengambilan Kunci

Apa itu Pertemuan Perkenalan?

Pertemuan perkenalan atau perkenalan memiliki arti yang hampir sama ketika memperkenalkan tim ketika pertama kalinya anggota tim dan pemimpinnya bertemu secara resmi, untuk menentukan apakah individu yang terlibat ingin membangun hubungan kerja dan berkomitmen terhadap tim di masa depan. masa depan.

Hal ini bertujuan untuk memberikan waktu kepada anggota tim untuk tetap bersama guna mengetahui latar belakang, minat, dan tujuan masing-masing peserta. Tergantung pada preferensi Anda dan tim, Anda dapat mengatur pertemuan perkenalan secara formal atau informal.

Agenda pertemuan pengantar standar melibatkan:

• Perkenalkan tujuan pertemuan
• Perkenalkan pemimpin dan masing-masing anggota
• Diskusikan peraturan tim, pekerjaan, tunjangan, dan perawatan...
• Saatnya memainkan beberapa permainan
• Akhiri pertemuan dan ambil tindakan tindak lanjut

Apa Tujuan dari Pertemuan Perkenalan?

Jangan hanya melihat perkenalan sebagai kotak untuk dicentang. Gunakan waktu ini untuk membangun hubungan nyata, mendapatkan wawasan unik, dan membangun kerangka kerja tim yang sempurna. Pertemuan perkenalan sangat bagus untuk:

• Meningkatkan kerja sama tim dan kohesi tim

Tujuan pertama dari pertemuan perkenalan adalah untuk mendekatkan orang asing dengan rekan satu tim. Jika Anda belum pernah bertemu sebelumnya dan hanya sedikit mengenal mereka, akan terjadi kurangnya kekompakan dan koneksi, yang dapat memengaruhi semangat dan produktivitas tim. Ketika orang dapat mendiskusikan dan menyatukan aturan tim, penghargaan dan hukuman yang sesuai, atau mengetahui bahwa pemimpin mereka adalah orang yang adil dan setia, rekan satu tim mereka rendah hati, dapat diandalkan, berempati, dan lebih dari itu, kepercayaan dan lingkungan kerja yang positif akan terbangun di antara tim.

• Hancurkan ketegangan dan kecanggungan

Produktivitas kemungkinan besar akan menurun jika karyawan bekerja di lingkungan kerja yang penuh tekanan. Juga tidak baik jika karyawan menakut-nakuti pemimpinnya daripada terinspirasi olehnya. Pertemuan perkenalan dapat membantu tim baru merasa lebih percaya diri untuk berbagi ide dan pendapat. Mereka juga dengan mudah mulai berteman, berkomunikasi, dan mengurangi kecanggungan untuk kolaborasi lebih lanjut. Misalnya, seorang anggota tim tidak segan-segan untuk angkat bicara dan meminta bantuan ketika tidak mampu memenuhi tenggat waktu.

• Membantu menyusun dan menyelaraskan standar dan praktik

Penekanan pada aturan dan peraturan merupakan bagian penting dari pertemuan pengantar pertama. Kegagalan untuk membuatnya jelas, adil, dan lugas di awal kerja tim dapat mendorong konflik tim dan miskomunikasi. Sebaliknya, jika Anda bisa membuat tim mengikuti standar dan praktik, akan terjadi efisiensi sumber daya karena efektivitas dan efisiensi tim, sekaligus meningkatkan kepuasan kerja di antara anggota tim yang merupakan bagian dari tim yang kohesif.

Cara Mengatur Pertemuan Perkenalan yang Efektif

Rapat pendahuluan dapat mengikuti proses perencanaan rapat standar dengan 5 Mzm: Tujuan, Perencanaan, Persiapan, Partisipasi, dan Kemajuan. Bergantung pada batasan waktu Anda, jumlah peserta, latar belakang tim Anda, dan sumber daya Anda, Anda dapat mengatur pertemuan perkenalan formal atau santai. Kesan pertama itu penting. Semakin banyak rasa hormat dan kepercayaan yang akan dihargai oleh anggota tim Anda ketika Anda menunjukkan pertemuan yang terorganisir dan penuh perhatian.

• Tujuan

Ini tentang menetapkan tujuan pertemuan. Buatlah daftar tujuan rapat dengan jelas dan ringkas sehingga Anda dapat dengan mudah mengembalikan fokus semua orang jika perhatian peserta terganggu oleh aktivitas yang tidak terkait. Anda dapat mempertimbangkan untuk menyusun tujuan dengan menyusun piramida tujuan yang menguraikan setiap rangkaian tujuan di berbagai tingkatan.

• Perencanaan

Hal pertama yang harus dilakukan oleh pemimpin tim baru adalah merencanakan detail atau mengembangkan agenda. Jika Anda memiliki sesuatu untuk dijadikan acuan, mencoba mengingat semuanya sendiri dapat meredakan stres. Anda dapat membuat templat menggunakan tayangan slide melalui PowerPoint atau kartu isyarat tulisan tangan.

• Persiapan

Bagian ini melibatkan beberapa kegiatan, seperti menyiapkan naskah pengantar rapat dan meninjau agenda sebelum memulai rapat resmi. Akan lebih mudah bagi Anda untuk menyampaikan semua informasi penting dan fokus pada agenda dengan dukungan catatan pembicara atau naskah saat Anda tiba-tiba lupa.

• Partisipasi

Jangan lupa untuk mendorong anggota baru untuk mengajukan pertanyaan dan terlibat dalam kegiatan interaktif selama pertemuan. Jika orang lain tampak ragu-ragu, mintalah pendapat mereka. Pastikan semua orang dalam tim mempunyai kesempatan untuk berbicara, bukan hanya fokus pada anggota ekstrovert. Anda dapat mengadakan jajak pendapat langsung sehingga beberapa introvert dapat menyampaikan pendapatnya secara langsung.

• Kemajuan

Anda harus mengakhiri pertemuan Anda dengan ringkasan dan menginformasikan tindakan untuk langkah selanjutnya. Dan, tindak lanjut setelah rapat adalah bagian yang penting, Anda dapat mempertimbangkan untuk membuat keputusan akhir dan mendokumentasikannya.

Tips Menyiapkan Pertemuan Perkenalan dengan Sukses

• Gunakan alat presentasi interaktif

Merasa malu atau canggung di hari pertama? Anda dapat membuat pertemuan perkenalan Anda 100 kali lebih menyenangkan dengan menggunakan alat presentasi interaktif seperti AhaSlides!

Ada banyak cara untuk melakukannya, namun kami merekomendasikan garis besar ini untuk mencairkan suasana dengan cepat:

• Mulailah dengan slide perkenalan.
• Meriahkan segalanya dengan kuis tentang diri Anda dengan poin dan papan peringkat.
• Akhiri dengan slide Tanya Jawab di bagian akhir di mana setiap orang dapat menanyakan hal-hal yang selama ini mereka penasaran tentang Anda.

Dengan platform presentasi interaktif AhaSlides, Anda dapat membuat pengantar menarik yang membuat orang terbang ke bulan🚀Coba templat ini di sini:

• Mulailah perkenalan dengan “kita"

Tim bekerja sama dengan anggota tim untuk mencapai tujuan bersama, bukan untuk menunjukkan bakat pribadi. Oleh karena itu, penting untuk menekankan rasa budaya "kita". Cobalah untuk menggunakan "kita" daripada "saya" sebanyak mungkin dalam slide pengantar dan seluruh rapat, kecuali untuk perkenalan pribadi. Hal ini pada akhirnya mendorong tim untuk berkolaborasi lebih efisien karena mereka memahami bahwa mereka berbagi visi yang koheren dan lebih berdedikasi untuk bekerja untuk tim daripada untuk diri mereka sendiri.

• Hibur rekan satu tim Anda

Bagaimana cara memulai pertemuan perkenalan dengan cara yang paling menarik? Karena semua anggota baru mengenal satu sama lain, sebagai tuan rumah, Anda dapat mempertimbangkan untuk memulai dengan beberapa pemecah kebekuan singkat. Anda juga dapat menyiapkan 2 hingga 3 permainan dan kuis, serta sesi curah pendapat agar orang lain memiliki waktu untuk berbagi kepribadian, bakat, dan pemikiran mereka; berkomunikasi dan bekerja sama dengan orang lain untuk meningkatkan kekompakan tim serta budaya dan hubungan di tempat kerja. Misalnya, Anda dapat mencoba beberapa permainan seperti Lingkaran Apresiasi, Perburuan pemulung, Apakah Anda lebih suka...

• Manajemen waktu

Biasanya, rapat yang sangat produktif dapat berlangsung selama 15-45 menit, terutama rapat perkenalan, yang seharusnya dapat diselesaikan dalam waktu 30 menit. Waktu tersebut cukup bagi rekan satu tim baru untuk saling mengenal, memperkenalkan diri secara singkat, dan berkolaborasi satu sama lain dalam beberapa kegiatan membangun tim yang sederhana dan menyenangkan. Anda juga telah menetapkan batas waktu untuk setiap bagian guna memastikan waktu Anda tidak habis saat Anda masih memiliki banyak hal yang harus dibahas.

Pengambilan Kunci

Sangat bermanfaat bagi tim Anda untuk memulai kerja sama dengan tim baru dengan memanfaatkan rapat perkenalan. Menyiapkan rapat pertama bisa jadi menantang dan menakutkan. Saat Anda dalam proses persiapan, jangan ragu untuk mencari dukungan bahkan jika Anda ahli PowerPoint. Anda pasti dapat mempermudah pekerjaan Anda dan menyelamatkan hari Anda dengan AhaSlide.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Ref: Memang. Lebih baik, Linkedin