Memastikan Anda memiliki orang yang tepat dengan keterampilan yang sesuai yang siap digunakan saat Anda membutuhkannya – itulah perencanaan tenaga kerja.
Tidak peduli apakah Anda seorang pemula atau perusahaan mapan, memiliki rencana kepegawaian yang cerdas dan dipikirkan dengan matang membuat perbedaan besar dalam mencapai tujuan Anda.
Dalam panduan ini, kami akan membahas dasar-dasar mencari tahu Anda proses perencanaan tenaga kerja, mengapa ini penting, dan bagaimana membuat rencana yang akan membantu bisnis Anda berhasil, apa pun yang terjadi di luar sana.
Jadi santai saja, kita terjun ke dunia strategi kepegawaian!
Daftar Isi
Kiat untuk Keterlibatan Organisasi
Buat Kuis Anda Sendiri dan Selenggarakan Secara Langsung.
Bangkitkan kegembiraan dalam tim Anda. Dapatkan keterlibatan, tingkatkan produktivitas!
Memulai secara gratis
Apa itu Perencanaan Tenaga Kerja?
Perencanaan tenaga kerja atau perencanaan sumber daya manusia adalah proses meramalkan kebutuhan sumber daya manusia organisasi di masa depan dan menentukan bagaimana memenuhi kebutuhan tersebut. Ini melibatkan:
• Menganalisis tenaga kerja saat ini – keterampilan, kompetensi, pekerjaan, dan peran mereka
• Peramalan kebutuhan sumber daya manusia di masa depan berdasarkan tujuan bisnis, strategi, dan proyeksi pertumbuhan
• Menentukan kesenjangan antara kebutuhan saat ini dan masa depan – dalam hal kuantitas, kualitas, keterampilan, dan peran
• Mengembangkan solusi untuk mengisi kesenjangan tersebut – melalui rekrutmen, pelatihan, program pengembangan, penyesuaian kompensasi, dll.
• Membuat rencana untuk mengimplementasikan solusi tersebut, dalam kerangka waktu dan anggaran yang diinginkan
• Memantau pelaksanaan dan menyesuaikan rencana tenaga kerja sesuai kebutuhan
Apa Elemen Kunci dari Proses Perencanaan Tenaga Kerja?
Komponen utama dari proses perencanaan tenaga kerja biasanya adalah:
Lingkup: Ini melibatkan analisis kuantitatif dan kualitatif. Analisis kuantitatif mencakup perhitungan tingkat kepegawaian saat ini dan masa depan berdasarkan proyeksi beban kerja. Analisis kualitatif mempertimbangkan keterampilan, kompetensi, dan peran yang dibutuhkan.
Durasi: Rencana tenaga kerja biasanya mencakup cakrawala 1-3 tahun, dengan proyeksi jangka panjang juga. Ini menyeimbangkan kebutuhan taktis jangka pendek dengan tujuan strategis jangka panjang.
Sumber: Data dari berbagai sumber digunakan sebagai masukan untuk proses perencanaan, termasuk rencana bisnis, prakiraan pasar, tren pengurangan, analisis kompensasi, pengukuran produktivitas, dll.
Metode: Metode peramalan dapat berkisar dari analisis tren sederhana hingga teknik yang lebih canggih seperti simulasi dan pemodelan. Beberapa skenario 'bagaimana jika' sering dievaluasi.
Penggunaan: Rencana tenaga kerja menentukan solusi untuk mengisi kesenjangan keterampilan, termasuk perekrutan, pelatihan, perubahan kompensasi, outsourcing/offshoring, dan pemindahan staf yang ada. Rencana aksi dibuat untuk mengimplementasikan solusi dalam batasan waktu dan biaya. Tanggung jawab dan akuntabilitas ditugaskan.
Rencana tenaga kerja dipantau secara berkelanjutan. Rencana darurat dikembangkan jika proyeksi tidak terwujud seperti yang direncanakan.
Perencanaan tenaga kerja yang efektif memerlukan masukan dan kolaborasi dari semua area fungsional utama, terutama operasi, keuangan, dan unit bisnis yang berbeda.
Alat teknologi dapat membantu perencanaan tenaga kerja, terutama untuk analisis kuantitatif dan pemodelan tenaga kerja. Tetapi penilaian manusia tetap penting.
Apa Tujuan Manpower Planning dalam HRM?
#1 – Menyelaraskan kebutuhan sumber daya manusia dengan tujuan dan strategi bisnis: Perencanaan tenaga kerja membantu menentukan jumlah dan jenis karyawan yang dibutuhkan untuk mendukung sasaran, rencana pertumbuhan, dan inisiatif strategis perusahaan. Ini memastikan sumber daya manusia dikerahkan di mana mereka dapat membuat dampak terbesar.
#2 – Identifikasi dan isi celah keterampilan: Dengan meramalkan kebutuhan keterampilan masa depan, perencanaan tenaga kerja dapat mengidentifikasi kesenjangan antara keterampilan karyawan saat ini dan kebutuhan masa depan. Ini kemudian menentukan bagaimana mengisi kesenjangan tersebut melalui program rekrutmen, pelatihan atau pengembangan.
#3 – Optimalkan biaya tenaga kerja: Perencanaan tenaga kerja bertujuan untuk mencocokkan biaya tenaga kerja dengan tuntutan beban kerja. Itu dapat mengidentifikasi area kelebihan atau kekurangan staf sehingga jumlah karyawan yang tepat dengan keterampilan yang tepat dapat dikerahkan. Ini membantu mengendalikan biaya tenaga kerja.
#4 – Tingkatkan produktivitas talenta: Dengan memastikan orang yang tepat berada di pekerjaan yang tepat dengan keterampilan yang tepat, perencanaan tenaga kerja dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi secara keseluruhan. Karyawan lebih cocok untuk peran mereka dan organisasi memaksimalkan sumber daya manusia mereka.
#5 – Mengantisipasi kebutuhan masa depan: Perencanaan tenaga kerja membantu mengantisipasi perubahan dalam lingkungan bisnis dan kebutuhan karyawan. Konsekuensinya, SDM dapat mempersiapkan strategi terlebih dahulu untuk memastikan bahwa kebutuhan tenaga kerja terpenuhi. Pendekatan proaktif ini membantu menciptakan tenaga kerja yang gesit dan mudah beradaptasi, yang sangat penting untuk keberhasilan organisasi mana pun.
#6 – Tingkatkan motivasi karyawan: Dengan memperkirakan dan memenuhi persyaratan sumber daya manusia secara tepat, perusahaan dapat meminimalkan ambiguitas terkait tugas pekerjaan, beban kerja yang berlebihan, dan kekurangan kompetensi, yang semuanya berpotensi berdampak negatif terhadap kepuasan karyawan.
Apa saja 4 Langkah dalam Proses Perencanaan Tenaga Kerja?
Organisasi dapat merencanakan secara efektif perencanaan tenaga kerja proses dengan mempertimbangkan empat langkah sederhana ini, tanpa berlebihan:
#1. Perkiraan permintaan
- Berdasarkan tujuan, strategi, dan proyeksi perusahaan untuk pertumbuhan, ekspansi, peluncuran produk baru, dll.
- Mempertimbangkan faktor-faktor seperti bagaimana perusahaan diatur, teknologi baru apa yang dapat mereka gunakan, dan seberapa banyak mereka menggunakan pekerjanya.
- Menentukan jumlah orang yang dibutuhkan, berdasarkan peran, keahlian, kelompok pekerjaan, level, lokasi, dll.
- Beberapa skenario sering dievaluasi untuk membangun beberapa fleksibilitas.
#2. Analisis pasokan
- Dimulai dengan jumlah karyawan saat ini dan pekerjaan/peran mereka.
- Menganalisis tren gesekan, prakiraan pensiun, dan tingkat lowongan untuk menentukan berapa banyak orang yang akan bertahan.
- Mempertimbangkan jadwal rekrutmen eksternal, dan ketersediaan keterampilan yang dibutuhkan di pasar tenaga kerja.
- Mengevaluasi kemungkinan pemindahan, pembagian pekerjaan, kerja paruh waktu dan outsourcing.
#3. Analisis kesenjangan
- Bandingkan proyeksi kebutuhan masyarakat di masa depan dengan apa yang sudah kita miliki. Dengan begitu, kita bisa melihat apakah ada celah yang perlu diisi.
- Mengukur kesenjangan dalam hal jumlah orang dan keahlian khusus.
- Mengidentifikasi kesenjangan dalam dimensi seperti kompetensi, tingkat pengalaman, peran pekerjaan, lokasi, dll.
- Membantu menentukan skala solusi yang diperlukan, misalnya, jumlah karyawan baru, peserta pelatihan, dan desain ulang pekerjaan.
#4. Perencanaan tindakan
- Menentukan solusi seperti rekrutmen, pelatihan, promosi, program hadiah, dll.
- Menetapkan garis waktu implementasi, menetapkan tanggung jawab, dan memperkirakan anggaran.
- Mengembangkan rencana darurat jika terjadi pengurangan yang lebih rendah dari perkiraan, permintaan yang lebih tinggi, dll.
- Mendefinisikan Key Performance Indicators (KPIs) untuk mengukur keberhasilan rencana tenaga kerja.
- Mendorong penyesuaian berkelanjutan dan peningkatan proses perencanaan tenaga kerja dari waktu ke waktu.
Contoh Perencanaan Tenaga Kerja
Belum punya gambaran yang jelas? Berikut adalah contoh proses perencanaan tenaga kerja yang mengikuti 4 langkah penting untuk membantu Anda memahami konsep dengan lebih baik:
Perusahaan pengembang perangkat lunak memperkirakan pertumbuhan 30% selama 2 tahun ke depan berdasarkan kontrak dan proyek baru yang sedang dalam proses. Mereka perlu mengembangkan rencana tenaga kerja untuk memastikan mereka memiliki pengembang yang cukup untuk memenuhi permintaan ini.
Langkah 1: Peramalan Permintaan
Mereka menghitung bahwa untuk mendukung pertumbuhan 30% yang diproyeksikan, mereka membutuhkan:
• 15 developer senior tambahan
• 20 pengembang tingkat menengah tambahan
• 10 pengembang junior tambahan
Berdasarkan struktur mereka saat ini dan persyaratan proyek.
Langkah 2: Analisis Pasokan
Mereka saat ini memiliki:
• 50 pengembang senior
• 35 pengembang tingkat menengah
• 20 pengembang junior
Berdasarkan tren gesekan, mereka memperkirakan akan kehilangan:
• 5 pengembang senior
• 3 pengembang tingkat menengah
• 2 pengembang junior
Selama 2 tahun ke depan.
Langkah 3: Analisis Kesenjangan
Membandingkan permintaan dan penawaran:
• Mereka membutuhkan 15 developer senior lagi tetapi hanya akan memperoleh 5, menyisakan selisih 10
• Mereka membutuhkan 20 pengembang tingkat menengah lagi dengan keuntungan hanya 2, menyisakan selisih 18
• Mereka membutuhkan 10 developer junior lagi dengan hanya kalah 2, menyisakan selisih 12
Langkah 4: Perencanaan Aksi
Mereka mengembangkan rencana untuk:
• Pekerjakan 8 pengembang senior dan 15 pengembang tingkat menengah secara eksternal
• Mempromosikan 5 developer internal tingkat menengah ke tingkat senior
• Mempekerjakan 10 peserta pelatihan pemula untuk program pengembangan 2 tahun
Mereka menugaskan perekrut, menetapkan garis waktu, dan menetapkan KPI untuk mengukur hasil.
Ini hanyalah salah satu contoh bagaimana sebuah organisasi dapat mendekati perencanaan tenaga kerja untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia mereka di masa depan berdasarkan permintaan bisnis yang diproyeksikan. Kuncinya adalah memiliki proses sistematis berbasis data yang mengidentifikasi kesenjangan dan mengembangkan solusi cerdas.
Intinya
Dalam dunia bisnis yang serba cepat saat ini, sangat penting untuk tetap berada di depan kurva. Dan proses perencanaan tenaga kerja sangat kuat untuk memperkirakan kebutuhan perusahaan Anda di masa depan dan membuat rencana yang sesuai, sehingga membantu untuk tetap kompetitif dan memastikan Anda siap menghadapi apa pun yang ada di depan.
Tanya Jawab Umum (FAQ)
Apa 4 tujuan utama manajemen tenaga kerja?
Manajemen tenaga kerja memastikan organisasi memiliki jumlah orang yang tepat dengan keterampilan dan keahlian yang tepat untuk mencapai tujuannya. Ini bertujuan untuk menggunakan orang secara produktif, mengembangkan potensi mereka dan membangun hubungan yang positif antara karyawan dan perusahaan. Hal ini dicapai melalui praktek-praktek seperti rekrutmen, pelatihan, manajemen kinerja dan manajemen kompensasi.
Apa saja 6 langkah dalam perencanaan sumber daya manusia?
5 langkah dalam proses perencanaan tenaga kerja yang efektif adalah · Meramalkan permintaan · Menilai tenaga kerja saat ini · Menganalisa kesenjangan · Merencanakan solusi untuk mengisi kesenjangan · Implementasi dan tinjauan.
