Anda mungkin telah mengumpulkan banyak ide kreatif untuk membuat rapat tim Anda menjadi pengalaman yang interaktif dan menarik. Namun Anda masih merasa rapat tim Anda kurang? Efisiensi akan menjadi poin utama di sini, jadi mari kita lihat beberapa AhaSlides etiket pertemuan!
Anda dapat "meretas" efisiensi rapat tim Anda sekarang dengan menggunakan kiat-kiat praktis sederhana tentang cara mencapai kinerja puncak tim Anda dengan tempat yang difasilitasi dengan baik, suasana yang menumbuhkan sikap terbuka, kreatif dan berkomitmen di antara para hadirin, dan garis waktu yang membuat semua tugas dibahas dengan benar.
Daftar Isi
Lebih Banyak Tips Pertemuan Bisnis untuk Dijelajahi
Mulai dalam hitungan detik.
Dapatkan templat gratis untuk meretas efisiensi rapat Anda ke tingkat yang lebih tinggi! Daftar gratis dan ambil yang Anda inginkan dari pustaka template!
Ke awan ️
Apa itu Etiket Rapat?
Tata krama saat bertemu lebih penting daripada yang Anda kira. Baik Anda bekerja di perusahaan rintisan yang sederhana atau di sebuah organisasi secara sukarela, ada serangkaian aturan tidak tertulis agar bisnis dapat berjalan. Bayangkan ini – Anda sedang menghadiri pertemuan klien penting. Beberapa pemangku kepentingan utama akan hadir di sana, banyak di antaranya yang belum Anda temui. Bagaimana Anda memastikan bahwa Anda memberikan kesan terbaik dan pertemuan tersebut sukses? Di situlah etika rapat berperan.
Etiket pertemuan adalah kode etik tidak tertulis yang menjaga interaksi profesional tetap terpelihara dan produktif. Aturannya mungkin tampak kaku, namun mengikuti tata krama pertemuan yang benar akan menumbuhkan fokus, rasa hormat, dan hubungan baik. Hal-hal seperti datang lebih awal menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu orang lain. Meskipun Anda menganggap diri Anda orang yang santai, mengikuti etiket rapat dapat memperlancar fungsi kerja yang penting, terutama dengan orang asing.
6 Tips Etiket Rapat Yang Harus Diketahui Semua Orang
#1 - Tekankan Pentingnya Pertemuan
Jika rekan satu tim Anda tidak mengakui nilai rapat tim, mereka akan merasa terpaksa dan tidak mau melibatkan diri. Jadi pertama-tama, tunjukkan pada mereka keuntungan dari pertemuan tersebut. Banyak keputusan tidak dapat dibuat tanpa diskusi mendalam dan tatap muka, karena ini adalah proses bertanya-berbicara yang menyelidiki jalan untuk pilihan rasional. Selain itu, rapat tim yang efektif memungkinkan percakapan terbuka yang memanfaatkan perspektif dan keahlian anggota untuk menyelesaikan masalah berdasarkan keterampilan dan pengetahuan mereka. Mereka juga meningkatkan hubungan interpersonal dan pemahaman di antara rekan satu tim.
#2. – Berorganisasi di Ruang Pertemuan dengan Logistik yang Difasilitasi
Ruang pertemuan sangat memengaruhi emosi dan kecerdasan peserta, jadi pertimbangkan hal ini saat memilih tempat. Tergantung pada tema dan suasana pertemuan yang diinginkan, Anda dapat memilih ruang yang sesuai. Ini bisa memberikan kesan nyaman, monoton, atau jauh, tergantung pada tim Anda. Ruang pertemuan harus dilengkapi dengan fasilitas penting (AC, tempat duduk yang nyaman, air/teh, dll), dan memastikan peralatan teknis berfungsi dengan baik dengan melakukan pengecekan ulang sebelum pertemuan.
#3. Tetapkan Aturan Dasar untuk Setiap Anggota
Menentukan aturan untuk tim Anda membuat setiap orang bertanggung jawab atas tanggung jawab mereka serta mendorong keterlibatan mereka selama rapat. Anda dapat menyesuaikan aturan dasar yang ditetapkan untuk budaya kerja dan gaya tim Anda, namun secara umum, aturan tersebut dapat mengacu pada kehadiran, ketepatan waktu, partisipasi aktif, penanganan interupsi, kesopanan dalam percakapan, kejujuran, dll. aturan-aturan ini cukup rasional, dan bagaimana menerapkannya dalam rapat. Jangan lupa untuk menyoroti pentingnya hal tersebut agar rekan tim Anda mengetahui permainan dan mengikuti aturan.
#4 – Buat Agenda Berdasarkan Urutan Pentingnya
Jangan mencoba menjejalkan banyak hal dalam timeline sehingga Anda berjuang untuk menyelesaikannya dengan cara asal-asalan. Alih-alih, selesaikan hal-hal yang relevan dengan topik pertemuan dan atur sesuai urutan kepentingannya sehingga walaupun Anda mungkin kehabisan waktu dan harus terburu-buru dalam beberapa hal, semua masalah mendesak telah diatasi. Selain itu, Anda harus mendistribusikan agenda kepada rekan tim Anda sebelum pertemuan. Dengan cara ini, mereka dapat memberikan ulasan konstruktif pada agenda, membingkai opini mereka dan menyiapkan semua sumber daya yang diperlukan untuk pertemuan mendatang.
#5 – Mendorong Keterlibatan Aktif dari Rekan Tim
Tip favorit saya! Hal ini dapat dilakukan sepanjang pertemuan, dengan kegiatan interaktif yang melibatkan partisipasi seluruh rekan satu tim. Beberapa permainan pemecah kebekuan di awal, beberapa survei langsung, dan Tanya Jawab Teks atau Suara mini akan melibatkan semua orang dalam suasana yang antusias. Anda juga dapat memperbarui laporan terkini kepada semua orang di ruangan dan mengirimkan ulasan tepat waktu. Cara mudah untuk melakukannya adalah dengan menggunakan AhaSlides, perangkat lunak presentasi online yang ideal untuk rapat tim yang interaktif dan inovatif. Tidak diperlukan instalasi, jadi mengapa tidak mencobanya?
#6 – Buat Keputusan Akhir dan Tetapkan Tugas Individu
Jangan melanjutkan ke agenda berikutnya jika belum ada keputusan akhir mengenai masalah saat ini. Memang benar, prinsip utama dari sebuah rapat yang efisien adalah menyelesaikan semuanya dengan baik dan tidak berlarut-larut. Memiliki notulensi rapat adalah sebuah tip: Anda dapat memantau alurnya dan mengetahui apakah sudah ada potongan akhir untuk semua topik. Selain itu, pastikan Anda telah menugaskan beberapa tugas kepada masing-masing individu, dan mereka mengetahui tanggung jawab mereka tanpa kebingungan.
Biarkan rapat tim membuat tim yang lebih kuat dengan peretasan ini! Coba buat kegiatan rapat yang menyenangkan dengan AhaSlides sekarang!
Yang Harus Anda Hindari dalam Etiket Bertemu
Beberapa hal yang tidak boleh dilakukan dalam etika rapat sebaiknya Anda hindari jika tidak ingin rapat Anda berakhir dengan kekecewaan dan ketidakpuasan👇
- Jangan datang terlambat: Datang terlambat tidak boleh dilakukan. Hormati jadwal orang lain dengan datang lebih awal jika memungkinkan.
- Jangan Terganggu Dave: Telepon, email, dan obrolan sampingan tidak dapat dilakukan. Panggilan telepon dan SMS adalah pembunuhan terbesar, jadi tetap fokus pada masalah rapat yang ada. Percakapan pribadi selama rapat mengganggu arus, jadi simpanlah gosip untuk pendingin air.
- Jangan agresif: Hormati pimpinan rapat dan jaga agar semuanya tetap teratur. Jadwalkan pertemuan dengan orang yang secara pribadi tidak Anda setujui untuk menyelesaikan perselisihan.
- Jangan datang 'dengan tangan kosong': Bersiaplah dengan fakta-fakta Anda secara langsung dan pekerjaan rumah sudah selesai.
- Jangan mengalihkan topik pembicaraan: Tetap mengikuti agenda agar segala sesuatunya berjalan lancar. Garis singgung acak adalah pembunuh momentum.
Final Thoughts
Meskipun tata krama dalam pertemuan mungkin tampak kaku, jangan remehkan kekuatannya. Etiket pertemuan yang tepat membantu Anda menghancurkannya dalam diskusi dan meningkatkan hubungan Anda secara besar-besaran.
Jadi, lain kali Anda akan mengadakan rapat besar, ingatlah – menerapkan teknik etiket tersebut bisa menjadi senjata yang tidak terlalu rahasia untuk tidak hanya menyelesaikan diskusi tersebut tetapi juga menghilangkan koneksi baru yang akan berguna bagi Anda untuk rapat yang akan datang. Dengan berbekal sopan santun, Anda tidak hanya siap untuk tampil mengesankan hari ini, namun juga membangun kemitraan tepercaya yang mendorong kesuksesan dalam jangka panjang.
Tanya Jawab Umum (FAQ)
Mengapa protokol pertemuan itu penting?
Berikut beberapa alasan menarik mengapa protokol rapat sangat penting bagi bisnis:
– Efisiensi adalah kuncinya – Dan protokol seperti agenda, pengatur waktu, dan aturan dasar menjaga segala sesuatunya berjalan dengan kecepatan optimal sehingga tidak ada waktu yang terbuang.
– Malam mikrofon terbuka – Diskusi terstruktur menyamakan kedudukan sehingga semua orang mendapat waktu tayang yang sama. Tidak ada seorang pun yang membajak obrolan tersebut.
– Dimana wasitnya? – Menunjuk seorang fasilitator berarti memberikan kekuatan yang produktif dan bukannya kekacauan yang bersifat bebas untuk semua. Satu suara dalam satu waktu = tidak ada kebingungan lintas obrolan.
