Rapat bisnis hanya efektif jika formatnya sesuai dengan tujuannya. Sesi brainstorming yang dijalankan seperti rapat pembaruan status akan membunuh ide-ide, dan rapat pengambilan keputusan yang dijalankan seperti sesi brainstorming tidak akan pernah mencapai keputusan. Panduan ini membahas 10 jenis rapat yang paling sering dijalankan oleh bisnis, tujuan masing-masing rapat, durasi yang ideal, dan cara agar rapat tetap bermanfaat.
Sebagai skala perbandingan, Harvard Business Review Laporan menunjukkan bahwa para eksekutif menghabiskan hampir 23 jam seminggu dalam rapat, meningkat dari kurang dari 10 jam pada tahun 1960-an. Memilih jenis rapat yang tepat, dan menjalankannya dengan baik, akan menghemat banyak waktu tersebut.
Apa itu rapat bisnis?
Rapat bisnis adalah pertemuan orang-orang yang berkumpul untuk berbagi informasi, memecahkan masalah, atau membuat keputusan tentang pekerjaan. Rapat dapat dilakukan secara tatap muka, virtual, atau hibrida, dan formal atau informal, mulai dari pertemuan singkat harian selama 10 menit hingga sesi perencanaan seharian penuh. Yang selalu menjadi kesamaan dalam setiap rapat bisnis yang baik adalah tujuan: sesuatu harus berjalan maju pada akhirnya.
Panduan singkat: jenis rapat apa yang Anda butuhkan?
| Jika Anda perlu... | Jalankan... | Panjang khas |
|---|---|---|
| Pastikan tim tetap selaras dengan prioritas. | Rapat tim bulanan | 30 hingga 60 menit |
| Penghalang permukaan cepat | Berdiri | Hingga 15 menit |
| Pantau kemajuan terhadap tujuan. | Rapat pembaruan status | 30 menit |
| Perbaiki sesuatu yang salah. | Pertemuan pemecahan masalah | 45 hingga 60 menit |
| Ambil satu keputusan yang jelas. | Pertemuan pengambilan keputusan | 30 hingga 60 menit |
| Hasilkan opsi | Pertemuan curah pendapat | 45 hingga 60 menit |
| Tetapkan arah jangka panjang | Rapat manajemen strategis | Setengah hari atau lebih |
| Mulailah proyek dengan baik. | Pertemuan awal proyek | 60 hingga 90 menit |
| Bantu orang-orang untuk saling mengenal | Pertemuan pengantar | 30 menit |
| Biarkan para pemimpin menjawab pertanyaan karyawan. | Rapat balai kota | 45 hingga 60 menit |
Durasi tersebut merupakan titik awal umum, bukan aturan baku. Persingkat rapat yang berakhir lebih awal.
10 jenis pertemuan dalam bisnis
1. Pertemuan tim bulanan
Pertemuan tim bulanan adalah sesi pengecekan berkala di mana tim meninjau kemajuan, menetapkan pekerjaan yang akan datang, dan menyepakati prioritas. Pertemuan ini diperlukan ketika ada lebih banyak hal yang perlu dibahas daripada yang dapat dilakukan dalam rapat singkat. Kesalahan yang biasa terjadi adalah mengubahnya menjadi sekadar penyampaian informasi: jika semua yang dibagikan dapat disampaikan melalui email, kirim saja email tersebut dan gunakan pertemuan untuk membahas hambatan, keputusan yang memengaruhi beberapa orang, dan perubahan arah.
Jangan bingung dengan sebuah pertemuan semua pihakyang menyatukan seluruh perusahaan, biasanya dipimpin oleh pimpinan senior, bukan hanya satu tim.
2. Rapat berdiri
Stand-up meeting, yang juga disebut daily scrum, adalah sesi pengecekan harian singkat yang diadakan kurang dari 15 menit. Atlassian Ini digambarkan sebagai sesi tanya jawab singkat di mana setiap orang menjawab tiga pertanyaan: apa yang telah saya capai kemarin, apa yang akan saya lakukan hari ini, dan apa yang menghambat saya. Batas waktu menjadikannya alat koordinasi dan bukan sekadar laporan status. Stand-up meeting cocok untuk tim yang mengerjakan proyek bersama setiap hari. Untuk tim yang tersebar, stand-up meeting tertulis di saluran bersama dapat melakukan pekerjaan yang sama tanpa perlu penjadwalan.
3. Pertemuan pembaruan status
Pembaruan status biasanya dilakukan setiap minggu dan melacak kemajuan terhadap tujuan tertentu. Tidak seperti rapat harian, pertanyaannya adalah apakah proyek berjalan sesuai rencana, di mana proyek tersebut lebih maju atau tertinggal, dan apa artinya bagi pencapaian selanjutnya. Jaga agar tetap terstruktur: semua orang melaporkan dalam format yang sama, dan hal-hal yang membutuhkan diskusi serius akan dibahas dalam rapat tersendiri sehingga pembaruan 30 menit tidak berubah menjadi satu jam yang tidak direncanakan.
4. Pertemuan pemecahan masalah
Pertemuan ini diadakan ketika terjadi kesalahan, atau akan terjadi kesalahan, dan sebuah kelompok perlu mendiagnosisnya dan menyepakati solusinya. Pertemuan ini seringkali tidak direncanakan dan dapat melibatkan orang-orang dari beberapa departemen. Fokuslah pada masalahnya, bukan pada siapa yang harus disalahkan, dan akhiri dengan solusi yang disepakati, penanggung jawab yang ditunjuk, dan tenggat waktu. Kirimkan data yang relevan sebelumnya agar semua orang memulai dari gambaran yang sama tentang masalah yang sebenarnya.
5. Rapat pengambilan keputusan
Rapat pengambilan keputusan diadakan untuk mencapai satu keputusan yang membutuhkan masukan atau persetujuan dari beberapa orang. Undang semua orang yang persetujuannya diperlukan, dan jangan mengundang orang lain. Tulis keputusan tersebut sebagai satu pertanyaan sebelum Anda menjadwalkannya: "Haruskah kita memindahkan peluncuran dari Q3 ke Q4?" adalah rapat pengambilan keputusan, sedangkan "Bagaimana pendapat kita tentang jadwal peluncuran?" bukanlah rapat pengambilan keputusan. Setelahnya, catat keputusan dan alasannya agar tidak perlu dibahas kembali beberapa bulan kemudian.
6. Pertemuan curah pendapat
Sesi brainstorming menghasilkan ide; evaluasi ide dilakukan kemudian. Ketika keduanya terjadi bersamaan, naluri untuk menilai akan menekan ide-ide tersebut, dan Anda hanya akan memiliki daftar pendek saran yang aman. Habiskan bagian pertama untuk menghasilkan ide tanpa komentar dan bagian kedua untuk mengelompokkan dan memberi peringkat ide-ide tersebut. Sesi brainstorming langsung... kata cloud atau slide terbuka memungkinkan orang yang lebih pendiam untuk berkontribusi pada saat yang sama dengan orang lain, alih-alih menunggu celah dalam percakapan.
7. Pertemuan manajemen strategis
Pertemuan strategis adalah tempat para pemimpin senior meninjau arah jangka panjang, menilai kinerja terhadap tujuan strategis, dan menetapkan prioritas untuk kuartal atau tahun mendatang. Pertemuan ini biasanya diadakan setiap kuartal atau tahunan dan membutuhkan persiapan yang matang: bagikan bahan bacaan setidaknya 48 jam sebelumnya agar diskusi tidak dangkal. Hasilnya harus berupa daftar prioritas dan keputusan yang jelas, bukan daftar hal-hal yang perlu "dieksplorasi lebih lanjut". Detail lebih lanjut dapat ditemukan dalam panduan kami tentang... pertemuan manajemen strategis.
8. Pertemuan pembukaan proyek
A pertemuan awal proyek Pertemuan ini menandai dimulainya proyek secara resmi. Pertemuan ini mempertemukan manajer proyek, tim, dan pemangku kepentingan untuk membahas apa yang harus dicapai proyek, siapa yang bertanggung jawab atas apa, bagaimana tim akan berkomunikasi, dan seperti apa kesuksesan itu. Ini juga merupakan momen paling tepat untuk mengungkap asumsi dan risiko, sebelum pekerjaan berjalan dengan momentum ke satu arah.
9. Pertemuan pengantar
An pertemuan perkenalan Hal ini terjadi ketika seseorang bergabung dengan sebuah tim, ketika dua kelompok mulai bekerja sama, atau ketika seseorang pindah ke peran baru. Tujuannya adalah untuk membangun hubungan: latar belakang, gaya kerja, dan harapan. Obrolan terbuka cenderung tidak efektif, jadi berikan orang sesuatu yang konkret untuk dibicarakan, seperti pertanyaan singkat atau tugas kecil yang dikerjakan bersama.
10. Pertemuan balai kota
A pertemuan balai kota adalah sesi terencana di seluruh perusahaan atau departemen di mana para pemimpin berbagi informasi terbaru dan menjawab pertanyaan dari karyawan. Wikipedia Catatan menunjukkan bahwa format ini dimodelkan pada pertemuan kota New England, yang berasal dari abad ke-17, tetapi peserta pertemuan kota tidak memberikan suara untuk keputusan yang mengikat. Nilainya adalah transparansi dan komunikasi dua arah, dan itu bergantung pada sesi tanya jawab yang nyata. Pertanyaan-pertanyaan mudah yang telah disaring sebelumnya akan menggagalkan tujuan tersebut, jadi berikan karyawan cara anonim untuk mengirimkan pertanyaan sebelum dan selama sesi.
Cara menyelenggarakan berbagai jenis rapat dengan baik.
Formatnya berbeda di antara 10 jenis tersebut, tetapi kebiasaan yang membuat rapat layak dihadiri tetap sama.
- Tentukan tujuan sebelum Anda menjadwalkannya. Bisakah Anda mengatakan keputusan apa yang akan dibuat, informasi apa yang akan dibagikan, atau masalah apa yang akan diselesaikan? Jika tidak, pertemuan tersebut mungkin belum diperlukan.
- Bagikan agenda. A agenda pertemuan Menjaga diskusi tetap pada jalurnya dan memberi kesempatan kepada orang-orang untuk mempersiapkan diri. Daftar topik dengan waktu yang tertera di setiap topik sudah cukup.
- Undang orang yang tepat. Sertakan mereka yang masukan atau wewenangnya dibutuhkan dan kirimkan catatan kepada semua orang lainnya.
- Berikan waktu yang cukup untuk setiap topik. Berikan waktu lebih lama untuk hal-hal yang kompleks, patuhi jadwal, dan tambahkan istirahat singkat untuk hal-hal yang melebihi satu jam.
- Buatlah interaktif. Pertemuan di mana satu orang berbicara dan semua orang mendengarkan akan cepat kehilangan perhatian. Langsung jajak pendapatSesi tanya jawab singkat dan pertanyaan terbuka membuat orang tetap berpartisipasi. Gratis. AhaSlides Paket ini mendukung hingga 50 peserta, yang mencakup sebagian besar rapat tim.
- Catat keputusan dan tindak lanjuti. Notulen rapat hanya perlu mencatat keputusan yang dibuat, tindakan yang ditugaskan, siapa yang bertanggung jawab atas masing-masing tindakan, dan kapan batas waktunya. Kirimkan notulen dalam waktu 24 jam, lalu mintalah umpan balik agar rapat berikutnya dapat ditingkatkan.
kesalahan umum untuk menghindari
- Menggunakan tipe yang salah untuk tujuan tersebut. Tentukan output apa yang Anda butuhkan, lalu pilih format yang menghasilkan output tersebut.
- Mengundang terlalu banyak orang. Ruangan yang besar memperlambat pengambilan keputusan dan mengurangi keterlibatan setiap orang.
- Melewatkan tindak lanjut. Keputusan yang tidak dituliskan memiliki efek yang sama dengan tidak adanya keputusan sama sekali.
- Membiarkan rapat rutin berjalan secara otomatis. Setiap beberapa bulan sekali, tanyakan apakah pertemuan tersebut masih memenuhi tujuan awalnya. Jika tidak, batalkan atau ubah formatnya.
Pertanyaan yang sering diajukan
Mengapa rapat penting dalam bisnis?
Rapat memungkinkan informasi, ide, dan umpan balik mengalir naik dan turun dalam organisasi, dan merupakan tempat tercepat untuk menyelaraskan pendapat orang-orang tentang suatu keputusan.
Pertemuan apa yang harus diadakan oleh bisnis?
Sebagian besar bisnis menjalankan berbagai macam pertemuan, mulai dari pertemuan seluruh karyawan, pertemuan kepemimpinan, pertemuan tim, pertemuan proyek, dan pertemuan satu lawan satu, ditambah sesi khusus fungsi seperti penjualan, pemasaran, keuangan, dan tinjauan perekrutan, sesi pelatihan, dan pertemuan klien. Mulailah dengan 10 jenis pertemuan di atas dan tambahkan jenis lainnya hanya jika ada tujuan yang jelas.
Berapa lama durasi ideal sebuah rapat bisnis?
Sesingkat mungkin sesuai dengan tujuannya. Rapat harian (stand-up meeting) sebaiknya kurang dari 15 menit, pembaruan status dan pengambilan keputusan sekitar 30 menit, dan hanya sesi strategis atau perencanaan yang boleh berlangsung setengah hari atau lebih.
Apa perbedaan antara rapat berdiri (stand-up meeting) dan rapat pembaruan status (status update meeting)?
Stand-up meeting adalah pertemuan singkat harian untuk meninjau tugas dan hambatan individual. Pembaruan status biasanya dilakukan setiap minggu dan meninjau apakah keseluruhan proyek berjalan sesuai rencana dan mencapai tujuannya.
