Pertemuan dalam bisnis akrab bagi mereka yang berada di posisi kepemimpinan seperti manajer proyek atau peran senior dalam perusahaan. Pertemuan ini sangat penting untuk meningkatkan komunikasi, mendorong kolaborasi, dan memajukan kesuksesan dalam organisasi.
Namun, mungkin tidak semua orang mengetahui definisi, jenis, dan tujuan pertemuan ini. Artikel ini berfungsi sebagai panduan komprehensif dan memberikan tip untuk melakukan pertemuan produktif dalam bisnis.
Apa itu Pertemuan Bisnis?
Pertemuan bisnis adalah pertemuan individu yang berkumpul untuk membahas dan membuat keputusan tentang topik tertentu yang terkait dengan bisnis. Tujuan pertemuan ini mungkin termasuk memperbarui anggota tim tentang proyek saat ini, merencanakan upaya di masa mendatang, memecahkan masalah, atau membuat keputusan yang memengaruhi seluruh perusahaan.
Pertemuan dalam bisnis dapat dilakukan secara langsung, maya, atau kombinasi keduanya dan dapat bersifat formal atau informal.
Tujuan pertemuan bisnis adalah untuk bertukar informasi, menyelaraskan anggota tim, dan membuat keputusan yang membantu bisnis mencapai tujuannya.
Jenis Rapat Dalam Bisnis
Ada beberapa jenis rapat dalam bisnis, namun 10 jenis yang umum antara lain:
1/ Rapat Tim Bulanan
Rapat tim bulanan adalah pertemuan rutin anggota tim perusahaan untuk membahas proyek yang sedang berlangsung, menetapkan tugas, dan menjaga agar orang tetap mendapat informasi dan selaras. Pertemuan ini biasanya berlangsung setiap bulan, pada hari yang sama, dan berlangsung dari 30 menit hingga beberapa jam (bergantung pada ukuran kelompok dan jumlah informasi yang dicakup).
Pertemuan tim bulanan memberikan kesempatan dan panduan bagi anggota tim untuk bertukar informasi dan ide, mendiskusikan kemajuan proyek, dan memastikan semua orang bekerja menuju target yang sama.
Pertemuan ini juga dapat digunakan untuk mengatasi setiap tantangan atau masalah yang dihadapi tim, mengidentifikasi solusi, dan membuat keputusan yang memengaruhi arah proyek atau kerja tim.
An pertemuan semua pihak hanyalah pertemuan yang melibatkan semua staf perusahaan, dengan kata lain, pertemuan tim bulanan. Ini adalah pertemuan rutin – mungkin terjadi sebulan sekali – dan biasanya dijalankan oleh pimpinan perusahaan.
2/ Rapat Berdiri
Grafik pertemuan stand-up, juga dikenal sebagai rapat stand-up harian atau rapat scrum harian, adalah jenis rapat singkat, biasanya berlangsung tidak lebih dari 15 menit, dan diadakan setiap hari untuk memberikan pembaruan cepat kepada tim tentang kemajuan proyek, atau menyelesaikan beban kerja, berencana untuk kerjakan hari ini.
Pada saat yang sama, ada baiknya mengidentifikasi dan memecahkan hambatan yang dihadapi anggota tim dan bagaimana hal itu memengaruhi tujuan bersama tim.
3/ Rapat Pembaruan Status
Rapat pembaruan status berfokus pada penyediaan pembaruan dari anggota tim tentang kemajuan proyek dan tugas mereka. Mereka mungkin terjadi lebih sering daripada pertemuan bulanan, seperti mingguan.
Tujuan dari pertemuan pembaruan status, tentu saja, adalah untuk memberikan pandangan yang transparan tentang kemajuan setiap proyek dan untuk mengidentifikasi tantangan yang dapat mempengaruhi keberhasilan proyek. Pertemuan ini tidak akan terjebak dalam isu-isu seperti diskusi atau pemecahan masalah.
Untuk rapat berskala lebih besar, Rapat Pembaruan Status juga dapat diberi nama 'Rapat Balai Kota', Rapat balai kota hanyalah rapat seluruh perusahaan yang direncanakan di mana fokusnya adalah manajemen menjawab pertanyaan dari karyawan. Oleh karena itu, pertemuan ini melibatkan sesi tanya jawab, membuatnya lebih terbuka, dan tidak terlalu rumit dibandingkan jenis pertemuan lainnya!
4/ Pertemuan Pemecahan Masalah
Ini adalah pertemuan yang berputar di sekitar mengidentifikasi dan menyelesaikan tantangan, krisis, atau masalah yang dihadapi organisasi. Mereka seringkali tidak terduga dan perlu membawa individu dari berbagai departemen atau tim untuk berkolaborasi dan mencari solusi untuk masalah tertentu.
Pada pertemuan ini, para peserta akan membagikan pandangan mereka, bersama-sama mengidentifikasi akar penyebab masalah, dan menawarkan solusi potensial. Agar pertemuan ini efektif, mereka harus didorong untuk berdiskusi secara terbuka dan jujur, menghindari kesalahan, dan fokus untuk mencari jawaban.
5/ Rapat Pengambilan Keputusan
Pertemuan ini bertujuan untuk membuat keputusan penting yang memengaruhi arah proyek, tim, atau seluruh organisasi. Peserta biasanya individu dengan otoritas dan keahlian pengambilan keputusan yang diperlukan.
Pertemuan ini perlu disediakan terlebih dahulu dengan semua informasi yang relevan, membutuhkan pemangku kepentingan. Kemudian, untuk memastikan bahwa keputusan yang diambil selama rapat dilakukan, tindak lanjut ditetapkan dengan waktu penyelesaian.
6/ Rapat Brainstorming
Rapat curah pendapat berfokus pada menghasilkan ide-ide baru dan inovatif untuk bisnis Anda.
Bagian terbaik dari sesi curah pendapat adalah bagaimana hal itu mempromosikan kerja sama tim dan penemuan sambil memanfaatkan kecerdasan kolektif dan imajinasi kelompok. Setiap orang diperbolehkan untuk mengungkapkan pendapat mereka, menarik dari ide satu sama lain, dan menghasilkan solusi orisinal dan mutakhir.
7/ Rapat Manajemen Strategis
Rapat manajemen strategis adalah pertemuan tingkat tinggi yang berfokus pada peninjauan, analisis, dan pengambilan keputusan mengenai tujuan, arah, dan kinerja jangka panjang organisasi. Eksekutif senior dan tim kepemimpinan menghadiri pertemuan ini, yang diadakan setiap triwulan atau tahunan.
Selama pertemuan ini, organisasi ditinjau dan dievaluasi, serta daya saing atau mengidentifikasi peluang baru untuk tumbuh dan berkembang.
8/ Pertemuan Awal Proyek
A pertemuan awal proyek adalah pertemuan yang menandai dimulainya proyek baru secara resmi. Ini menyatukan orang-orang kunci dari tim proyek, termasuk manajer proyek, anggota tim, dan pemangku kepentingan dari departemen lain, untuk membahas tujuan, sasaran, jadwal, dan anggaran.
Ini juga memberikan kesempatan bagi manajer proyek untuk membangun saluran komunikasi yang jelas, menetapkan ekspektasi, dan memastikan anggota tim memahami peran dan tanggung jawab mereka.
Ini adalah beberapa jenis rapat yang paling umum dalam bisnis, dan format serta strukturnya dapat berubah bergantung pada ukuran dan jenis organisasi.
9/ Pertemuan Pendahuluan
An pertemuan perkenalan adalah pertama kalinya anggota tim dan pemimpin mereka bertemu secara resmi, untuk menentukan apakah individu yang terlibat ingin membangun hubungan kerja dan berkomitmen terhadap tim di masa depan.
Pertemuan ini bertujuan untuk memberikan waktu kepada anggota tim untuk tetap bersama guna mengenal latar belakang, minat, dan tujuan masing-masing peserta. Bergantung pada preferensi Anda dan tim Anda, Anda dapat menyiapkan rapat perkenalan secara formal atau informal, bergantung pada konteks yang berbeda.
10/ Rapat Balai Kota
Konsep ini berasal dari pertemuan kota lokal di New England di mana para politisi bertemu dengan konstituen untuk membahas isu-isu dan undang-undang.
Hari ini, a pertemuan balai kota adalah pertemuan terencana seluruh perusahaan di mana manajemen menjawab pertanyaan langsung dari karyawan. Hal ini memungkinkan adanya komunikasi terbuka dan transparansi antara pimpinan dan staf. Karyawan dapat mengajukan pertanyaan dan mendapatkan umpan balik langsung.
Menjawab semua pertanyaan penting
Jangan lewatkan irama dengan AhaSlides' alat tanya jawab gratis. Bersikaplah terorganisir, transparan, dan menjadi pemimpin yang hebat.
Bagaimana Melakukan Rapat Dalam Bisnis
Agar selamat bertemu, pertama, Anda harus mengirim a email undangan rapat.
Melakukan rapat yang efektif dalam bisnis memerlukan perencanaan dan persiapan yang matang untuk memastikan bahwa rapat tersebut produktif dan mencapai tujuan yang diinginkan. Saran berikut dapat membantu Anda menjalankan rapat bisnis yang produktif:
1/ Tentukan maksud dan tujuan
Menentukan maksud dan tujuan pertemuan bisnis sangat penting untuk memastikan bahwa pertemuan itu produktif dan menghasilkan hasil yang diinginkan. Mereka perlu memastikan hal-hal berikut:
- Tujuan. Pastikan rapat memiliki tujuan untuk membahas topik tertentu, membuat keputusan, atau memberikan pembaruan. Anda perlu menentukan mengapa rapat itu perlu dan hasil yang diharapkan.
- Tujuan. Sasaran rapat bisnis adalah hasil spesifik dan terukur yang ingin Anda capai di akhir rapat. Mereka harus selaras dengan tujuan keseluruhan pertemuan dengan garis waktu, KPI, dll.
Misalnya, rapat untuk membahas peluncuran produk baru harus memiliki tujuan yang sejalan dengan tujuan keseluruhan untuk meningkatkan penjualan atau meningkatkan pangsa pasar.
2/ Menyiapkan agenda rapat
A agenda pertemuan berfungsi sebagai peta jalan untuk rapat dan membantu menjaga diskusi tetap fokus dan pada jalurnya.
Oleh karena itu, dengan menyiapkan agenda yang efektif, Anda dapat memastikan bahwa rapat bisnis menjadi produktif dan terfokus serta setiap orang mengetahui apa yang harus didiskusikan, apa yang diharapkan, dan apa yang perlu dicapai.
3/ Undang peserta yang tepat
Pertimbangkan siapa yang harus menghadiri rapat berdasarkan peran mereka dan topik yang akan dibahas. Undang hanya mereka yang perlu hadir untuk memastikan rapat berjalan lancar. Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan untuk membantu memilih peserta yang tepat meliputi kesesuaian, tingkat keahlian, dan otoritas.
4/ Alokasikan waktu secara efektif
Pastikan Anda mengalokasikan waktu yang cukup untuk setiap topik dalam agenda Anda, dengan mempertimbangkan kepentingan dan kompleksitas setiap masalah. Ini akan membantu memastikan bahwa semua topik mendapatkan perhatian penuh dan rapat tidak berjalan lembur.
Selain itu, Anda harus mengikuti jadwal sebanyak mungkin, tetapi juga cukup fleksibel untuk melakukan perubahan jika perlu. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk beristirahat sejenak untuk membantu peserta mengisi ulang dan memfokuskan kembali. Hal ini dapat mempertahankan energi dan minat rapat.
5/ Jadikan rapat lebih interaktif dan menarik
Jadikan rapat bisnis lebih interaktif dan menarik dengan mendorong semua peserta untuk angkat bicara dan berbagi pemikiran dan ide mereka. Serta menggunakan kegiatan interaktif, seperti jajak pendapat langsung or sesi curah pendapat dan roda pemintal membantu menjaga peserta tetap terlibat dan fokus pada diskusi.
Atau gunakan AhaSlides pustaka templat yang sudah jadi untuk mengucapkan selamat tinggal pada pertemuan yang membosankan dan mata berkaca-kaca.
Lihat: 20+ Hiburan Online Game Pemecah Kebekuan for Better Engagement, atau 14 Inspiring Game untuk Pertemuan Virtual, dengan 6 terbaik peretasan rapat Anda dapat menemukan pada tahun 2024!
6/ Risalah Rapat
Pengambilan menit rapat selama rapat bisnis adalah tugas penting yang membantu mendokumentasikan diskusi utama dan keputusan yang dibuat selama rapat. Ini juga membantu meningkatkan transparansi dan memastikan bahwa setiap orang memiliki pemahaman yang sama sebelum pergi ke pertemuan berikutnya.
7/ Tindak lanjuti item tindakan
Dengan menindaklanjuti butir-butir tindakan, Anda dapat memastikan bahwa keputusan yang dibuat selama rapat dilaksanakan dan bahwa setiap orang memiliki tanggung jawab yang jelas.
Dan SELALU kumpulkan masukan dari para peserta untuk membuat pertemuan bisnis mendatang menjadi lebih baik – Anda dapat membagikan masukan tersebut setelah selesai, melalui email atau slide presentasi. Itu membuat rapat tidak membosankan dan semua orang bersenang-senang💪
Dapatkan Templat Survei Gratis untuk Rapat Anda!
Daftar gratis dan ambil yang Anda inginkan dari pustaka template!
🚀 Template Gratis ☁️
Pengambilan Kunci
Semoga dengan artikel ini AhaSlides, Anda dapat membedakan jenis pertemuan dalam bisnis dan tujuannya. Juga dengan mengikuti langkah-langkah dan praktik terbaik ini, Anda dapat membantu memastikan bahwa rapat bisnis Anda efisien, fokus, dan memberikan hasil yang diinginkan.
Melakukan pertemuan bisnis secara efektif dapat membantu meningkatkan komunikasi, kolaborasi, dan kesuksesan dalam suatu organisasi dan merupakan komponen kunci dari manajemen bisnis yang sukses.
Tanya Jawab Umum (FAQ)
Mengapa rapat penting dalam bisnis?
Rapat memungkinkan terjadinya komunikasi yang efektif baik ke bawah maupun ke atas dalam suatu organisasi. Pembaruan penting, ide, dan umpan balik dapat dibagikan.
Pertemuan apa yang harus diadakan oleh bisnis?
– Pertemuan seluruh pihak/Semua staf: Pertemuan seluruh perusahaan untuk berbagi informasi terkini, pengumuman, dan membina komunikasi antar departemen.
– Pertemuan Eksekutif/Kepemimpinan: Bagi manajemen senior untuk mendiskusikan strategi tingkat tinggi, rencana dan membuat keputusan penting.
– Rapat Departemen/Tim: Agar masing-masing departemen/tim dapat melakukan sinkronisasi, mendiskusikan tugas, dan menyelesaikan masalah dalam lingkupnya.
– Rapat proyek: Untuk merencanakan, melacak kemajuan, dan mengatasi hambatan untuk masing-masing proyek.
– Tatap muka: Pemeriksaan individual antara manajer dan bawahan langsung untuk mendiskusikan pekerjaan, prioritas, dan pengembangan profesional.
– Rapat penjualan: Agar tim penjualan meninjau kinerja, mengidentifikasi peluang, dan merencanakan strategi penjualan.
– Rapat pemasaran: Digunakan oleh tim pemasaran untuk merencanakan kampanye, kalender konten, dan mengukur keberhasilan.
– Rapat Anggaran/Keuangan: Untuk tinjauan keuangan pengeluaran vs anggaran, perkiraan dan diskusi investasi.
– Rapat perekrutan: Untuk menyaring resume, melakukan wawancara dan membuat keputusan untuk lowongan pekerjaan baru.
– Rapat pelatihan: Untuk merencanakan dan menyampaikan orientasi, sesi pengembangan keterampilan bagi karyawan.
– Pertemuan klien: Untuk mengelola hubungan klien, umpan balik, dan menentukan cakupan pekerjaan di masa depan.
