Agenda yang disusun dengan baik menetapkan tujuan dan harapan yang jelas, sehingga setiap orang mengetahui tujuan mereka dan apa yang perlu dilakukan sebelum, selama, dan setelah pertemuan. Panduan ini membahas mengapa agenda itu penting, delapan langkah untuk menulis agenda yang efektif, dan contoh (dengan templat) yang dapat Anda gunakan dalam pertemuan Anda berikutnya.
Mengapa setiap rapat membutuhkan agenda
Rapat menghabiskan banyak waktu kerja. Sebuah studi Harvard Business Review menemukan bahwa para eksekutif menghabiskan hampir 23 jam seminggu untuk rapat, meningkat dari kurang dari 10 jam pada tahun 1960-an.Perlow, Hadley dan Eun, “Hentikan Kegilaan Rapat”, 2017). Sebuah agenda membantu Anda menggunakan waktu tersebut dengan lebih efektif. Agenda akan:
- Jelaskan tujuan dan sasarannya dari pertemuan tersebut dan menjaga agar diskusi tetap sesuai jalur.
- Kelola waktu dan kecepatan, sehingga argumen yang tidak perlu menjadi lebih sedikit.
- Tetapkan harapan untuk peserta dan pastikan setiap keputusan dan poin tindakan tercakup.
- Mempromosikan akuntabilitas, karena setiap barang memiliki pemiliknya.
Satu peringatan dari penelitian tersebut: peneliti pertemuan Steven Rogelberg mengatakan penelitiannya menunjukkan bahwa memiliki agenda Hal itu sendiri tidak memberikan dampak apa pun terhadap efektivitas rapat., dan para pemimpin seringkali hanya "menambahkan tanggal berbeda di bagian atas agenda" dan mengulang agenda minggu lalu. Langkah-langkah di bawah ini adalah tentang menulis agenda yang dibuat untuk pertemuan ini, bukan disalin dari pertemuan sebelumnya.
8 langkah kunci untuk menulis agenda rapat yang efektif
1. Tentukan jenis pertemuan
Pertemuan yang berbeda melibatkan orang, format, dan tujuan yang berbeda, jadi pilihlah jenisnya terlebih dahulu.
- Pertemuan awal proyek: Gambaran umum tentang tujuan proyek, jadwal, anggaran, dan harapan.
- Pertemuan seluruh karyawan: sebuah pertemuan seluruh perusahaan yang membahas kinerja, tujuan, dan rencana serta membangun arah yang sama.
- Rapat balai kotaPara karyawan mengajukan pertanyaan, mendengarkan informasi terbaru, dan memberikan masukan kepada para pemimpin senior.
- Rapat manajemen strategisPara pemimpin senior merencanakan arah jangka panjang.
- Pertemuan tim virtual: presentasi, diskusi, dan aktivitas interaktif melalui video atau obrolan.
- Sesi curah pendapat: sebuah pertemuan kreatif di mana orang-orang menghasilkan dan mendiskusikan ide-ide baru.
- Pertemuan satu lawan satu: percakapan pribadi untuk evaluasi kinerja, pembinaan, atau pengembangan.
2. Menentukan tujuan dan sasaran
Nyatakan mengapa pertemuan ini diadakan dan apa yang ingin Anda capai. Jika Anda tidak dapat menyebutkan hasil yang diinginkan, tanyakan apakah pesan saja sudah cukup. Rogelberg menyampaikan hal yang sama: terkadang Anda dapat mengirimkan informasi dan menggunakan pertemuan tersebut untuk sesi tanya jawab selama lima menit.Wawancara tentang pengetahuan di Wharton).
3. Mengidentifikasi topik-topik utama
Buat daftar topik yang harus dibahas, termasuk keputusan apa pun yang harus diambil. Letakkan item yang paling penting di urutan pertama, selagi energi dan perhatian masih maksimal.
4. Tetapkan batas waktu
Tetapkan alokasi waktu untuk setiap topik dan waktu berakhir untuk keseluruhan rapat, agar rapat tetap sesuai jadwal.
5. Mengidentifikasi peserta dan peran mereka
Cantumkan siapa saja yang akan berpartisipasi dan apa tanggung jawab masing-masing orang, seperti menyampaikan informasi terkini, mencatat, atau mengatur waktu.
6. Siapkan materi dan dokumen pendukung
Kumpulkan apa yang dibutuhkan peserta selama pertemuan, dan bagikan hal-hal yang perlu dibaca sebelumnya.
7. Bagikan agenda terlebih dahulu.
Kirimkan agenda kepada semua peserta agar semua orang datang dengan persiapan. Undang mereka untuk menambahkan poin-poin mereka sendiri sebelum pertemuan.
8. Tinjau dan revisi sesuai kebutuhan
Periksa agenda sebelum rapat untuk memastikan agenda tersebut lengkap dan akurat, dan hilangkan hal-hal yang tidak perlu dibahas dalam rapat.
Contoh agenda rapat dan templat gratis.
Berikut tiga agenda yang dapat Anda adaptasi. Butir-butir agenda dan waktunya harus disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan rapat Anda.
1. Agenda rapat tim
Tanggal:
Lokasi:
Peserta:
Tujuan: Memperbarui kemajuan proyek; meninjau masalah dan solusi yang ada.
- Perkenalan dan sambutan (5 menit) | @WHO
- Ulasan pertemuan sebelumnya (10 menit) | @WHO
- Pembaruan proyek dan laporan kemajuan (20 menit) | @WHO
- Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan (20 menit) | @WHO
- Diskusi terbuka dan umpan balik (20 menit) | @WHO
- Tindakan dan langkah selanjutnya (15 menit) | @who
- Penutupan dan pengaturan pertemuan berikutnya (5 menit) | @WHO
Templat rapat bulanan gratis
2. Agenda rapat seluruh karyawan
Tanggal:
Lokasi:
Peserta:
Tujuan: Membagikan kinerja perusahaan dan memperkenalkan inisiatif serta rencana baru.
- Sambutan dan perkenalan (5 menit)
- Pembaruan kinerja perusahaan (20 menit)
- Inisiatif dan rencana baru (20 menit)
- Sesi tanya jawab (30 menit)
- Pengakuan dan penghargaan karyawan (15 menit)
- Penutupan dan pengaturan pertemuan berikutnya (5 menit)
3. Agenda rapat pembukaan proyek
Tanggal:
Lokasi:
Peserta:
Tujuan: Tetapkan tujuan dan harapan yang jelas; perkenalkan tim; diskusikan tantangan dan risiko.
- Sambutan dan perkenalan (5 menit) | @WHO
- Ikhtisar dan tujuan proyek (15 menit) | @WHO
- Perkenalan anggota tim (5 menit) | @WHO
- Penugasan peran dan tanggung jawab (20 menit) | @WHO
- Ikhtisar jadwal dan garis waktu (15 menit) | @WHO
- Tantangan dan risiko proyek (20 menit) | @who
- Item tindakan dan langkah selanjutnya (15 menit) | @WHO
- Penutupan dan pengaturan pertemuan berikutnya (5 menit) | @WHO
Ide-ide pembukaan lainnya ada di dalam koleksi kami. panduan rapat pembukaan proyek.
Susun agenda rapat Anda dengan AhaSlides
Untuk mengubah agenda menjadi sesuatu yang dapat dilihat, dipilih, dan diedit bersama oleh tim Anda:
- Buat akun. Mendaftar untuk AhaSlides atau jelajahi pustaka templat publik.
- Pilih templat agenda rapat dan klik Dapatkan templat.
Tambahkan agenda Anda. Ganti slide daftar pada templat dengan agenda Anda sendiri. Kemudian tambahkan kegiatan pembuka singkat, jajak pendapat, atau pertanyaan terbuka agar orang-orang dapat berpartisipasi sejak slide pertama.
Berkolaborasi dan berbagi. Ajak rekan tim untuk mengedit presentasi, lalu bagikan agenda sebagai tautan atau kode QR sebelum rapat.
Takeaway kunci
- Pilih jenis pertemuan dan tujuan yang jelas sebelum membuat daftar topik.
- Letakkan item yang paling penting di urutan pertama dan berikan waktu serta pemilik untuk setiap item.
- Kirimkan agenda terlebih dahulu dan undang peserta untuk menambahkan sesuatu ke dalamnya.
- Buat agenda baru setiap kali. Agenda saja tidak membuat rapat efektif.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa yang dimaksud dengan agenda rapat?
Agenda adalah garis besar rencana tentang apa yang akan terjadi dalam sebuah rapat, terkadang disebut jadwal atau urutan kegiatan. Agenda mencantumkan topik, waktu, dan siapa yang memimpin setiap item.
Apa itu rapat penetapan agenda?
Pertemuan penetapan agenda diadakan untuk merencanakan dan memutuskan agenda dari pertemuan yang lebih besar yang akan datang.
Apa saja agenda rapat proyek?
Agenda rapat proyek menguraikan topik, diskusi, dan poin tindakan yang terkait dengan proyek, seperti kemajuan, risiko, dan langkah selanjutnya.
