Rapat memainkan peran penting dalam bisnis dan organisasi, berfungsi sebagai platform untuk mendiskusikan dan menangani masalah serta mengelola urusan internal untuk mendorong kemajuan. Untuk menangkap esensi dari pertemuan ini, baik virtual maupun tatap muka, menit rapat or risalah rapat (MoM) sangat penting dalam mencatat, meringkas topik utama yang dibahas dan melacak keputusan dan resolusi yang dicapai.
Artikel ini akan memandu Anda dalam menulis risalah rapat yang efektif, dengan contoh dan templat untuk digunakan, serta praktik terbaik untuk diikuti.
Daftar Isi
- Apa Itu Risalah Rapat?
- Siapakah Pembuat Menit?
- Cara Menulis Risalah Rapat
- Contoh Risalah Rapat (+ Template)
- Tips Membuat Risalah Rapat yang Baik
- Pengambilan Kunci
Risalah Rapat | freepik.comApa Itu Risalah Rapat?
Risalah rapat adalah catatan tertulis tentang diskusi, keputusan, dan item tindakan yang terjadi selama rapat.
- Mereka berfungsi sebagai referensi dan sumber informasi untuk semua peserta dan mereka yang tidak dapat hadir.
- Mereka membantu memastikan bahwa informasi penting tidak dilupakan dan semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang dibahas dan tindakan apa yang harus diambil.
- Mereka juga memberikan akuntabilitas dan transparansi dengan mendokumentasikan keputusan dan komitmen yang dibuat selama rapat.
Siapakah Pembuat Menit?
Minute-Taker bertanggung jawab untuk secara akurat merekam diskusi dan keputusan yang dibuat selama rapat.
Mereka dapat menjadi petugas administrasi, sekretaris, asisten atau manajer, atau anggota tim sukarelawan yang melakukan tugas tersebut. Pencatat harus memiliki pengaturan dan pencatatan yang baik, dan dapat meringkas diskusi secara efektif.
Risalah RapatKehadiran Fun Meeting dengan AhaSlides
Dapatkan orang berkumpul pada waktu yang sama
Daripada datang ke setiap meja dan 'memeriksa' orang jika mereka tidak muncul, sekarang, Anda dapat mengumpulkan perhatian orang dan memeriksa kehadiran dengan kuis interaktif yang menyenangkan dengan AhaSlides!
Dapatkan Template Gratis ️Cara Menulis Risalah Rapat
Untuk risalah rapat yang efektif, pertama, harus obyektif, merupakan catatan faktual dari pertemuan tersebut, dan hindari opini pribadi atau interpretasi subjektif dari diskusi. Berikutnya, harus singkat, jelas, dan mudah dipahami,hanya fokus pada poin utama, dan hindari menambahkan detail yang tidak perlu. Akhirnya, itu harus akurat dan memastikan bahwa semua informasi yang direkam segar dan relevan.
Mari kita masuk ke rincian penulisan risalah rapat menggunakan langkah-langkah berikut!
8 Komponen Penting Risalah Rapat
- Tanggal, waktu, dan lokasi pertemuan
- Daftar hadir dan mohon maaf atas ketidakhadirannya
- Agenda dan tujuan rapat
- Ringkasan diskusi dan keputusan yang diambil
- Setiap suara yang diambil dan hasilnya
- Item tindakan, termasuk pihak yang bertanggung jawab dan tenggat waktu penyelesaian
- Langkah selanjutnya atau item tindak lanjut
- Penutup atau penutupan rapat
Cara Menulis Risalah RapatLangkah-langkah menulis risalah rapat yang efektif
1/ Persiapan
Sebelum rapat, biasakan diri Anda dengan agenda rapat dan materi latar belakang yang relevan. Pastikan Anda memiliki semua alat yang diperlukan, seperti laptop, notepad, dan pena. Ini juga merupakan ide bagus untuk meninjau notulen rapat sebelumnya untuk mengetahui informasi apa yang harus disertakan dan bagaimana memformatnya.
2/ Mencatat
Selama pertemuan, buat catatan yang jelas dan ringkas tentang diskusi dan keputusan yang diambil. Anda harus fokus menangkap poin-poin penting, keputusan, dan item tindakan, daripada menyalin seluruh rapat kata demi kata. Pastikan untuk menyertakan nama pembicara atau kutipan kunci apa pun, dan item tindakan atau keputusan apa pun. Dan hindari menulis dengan singkatan atau steno yang membuat orang lain tidak mengerti.
3/ Mengatur menit
Tinjau dan atur catatan Anda untuk membuat ringkasan risalah yang koheren dan ringkas setelah rapat. Anda dapat menggunakan judul dan poin-poin untuk membuat menit mudah dibaca. Jangan mengambil pendapat pribadi atau interpretasi subyektif dari diskusi. Fokus pada fakta dan apa yang disepakati selama pertemuan.
4/ Merekam detailnya
Risalah rapat Anda harus menyertakan semua detail yang relevan, seperti tanggal, waktu, lokasi, dan peserta. Dan sebutkan topik penting apa pun yang dibahas, keputusan, dan item tindakan yang ditugaskan. Pastikan untuk mencatat setiap suara yang diambil dan hasil dari setiap diskusi.
5/ Item tindakan
Pastikan untuk mencantumkan item tindakan apa pun yang ditugaskan, termasuk siapa yang bertanggung jawab dan tenggat waktu penyelesaiannya. Ini adalah bagian penting dari risalah rapat, karena memastikan bahwa setiap orang mengetahui tanggung jawab mereka dan garis waktu untuk menyelesaikannya.
6/ Peninjauan dan distribusi
Anda harus meninjau menit untuk akurasi dan kelengkapan, dan membuat revisi yang diperlukan. Pastikan bahwa semua poin dan keputusan penting dicatat. Kemudian, Anda dapat mendistribusikan risalah kepada semua peserta, baik secara langsung maupun melalui email. Simpan salinan menit di lokasi terpusat untuk akses mudah, seperti drive bersama atau platform penyimpanan berbasis cloud.
7/ Tindak lanjut
Pastikan bahwa item tindakan dari rapat ditindaklanjuti dan diselesaikan dengan segera. Gunakan menit untuk melacak kemajuan dan memastikan bahwa keputusan diterapkan. Ini membantu Anda menjaga akuntabilitas dan memastikan bahwa rapat itu produktif dan efektif.
Contoh Risalah Rapat (+ Template)
1/ Contoh Risalah Rapat: Templat Rapat Sederhana
Tingkat detail dan kerumitan risalah rapat sederhana akan bergantung pada tujuan rapat dan kebutuhan organisasi Anda.
Secara umum, risalah rapat sederhana digunakan untuk keperluan internal dan tidak perlu seformal atau selengkap jenis risalah rapat lainnya.
Jadi, jika Anda sangat membutuhkan dan rapat berkisar pada konten yang sederhana dan tidak terlalu penting, Anda dapat menggunakan templat berikut:
| Judul Rapat:[Masukkan Judul Rapat] Tanggal: [Masukkan Tanggal] Waktu:[Masukkan Waktu] Lokasi:[Masukkan Lokasi] Peserta:[Masukkan Nama Peserta] Mohon Maaf atas Absennya : [Masukkan Nama]Agenda:[Masukkan Item Agenda 1][Masukkan Item Agenda 2][Masukkan Item Agenda 3]Ringkasan Rapat:[Masukkan ringkasan diskusi dan keputusan yang dibuat selama rapat, termasuk poin-poin penting atau item tindakan.]Barang Aksi: [Masukkan daftar item tindakan apa pun yang ditugaskan selama rapat, termasuk pihak yang bertanggung jawab dan tenggat waktu penyelesaian.]Langkah berikutnya: [Masukkan langkah selanjutnya atau item tindak lanjut yang didiskusikan selama rapat.]Kata penutup: [Masukkan kata penutup atau penundaan rapat.]Tertanda: [Masukkan Tanda Tangan Pembuat Notulen] |
2/ Risalah Rapat Contoh: Template Rapat Dewan
Risalah rapat dewan dicatat dan didistribusikan ke semua anggota, memberikan catatan tentang keputusan yang dibuat dan arah organisasi. Oleh karena itu, harus jelas, lengkap, rinci, dan formal. Berikut adalah template risalah rapat dewan:
| Judul Rapat:Rapat Direksi Tanggal: [Masukkan Tanggal]Waktu: [Masukkan Waktu]Lokasi:[Masukkan Lokasi] Peserta: [Masukkan Nama Peserta]Mohon Maaf atas Absennya : [Masukkan Nama-Nama Yang Meminta Maaf Ketidakhadiran]Agenda:1. Persetujuan risalah rapat sebelumnya 2. Review laporan keuangan 3. Pembahasan rencana strategis4. Bisnis lainnyaRingkasan Rapat:1. Persetujuan risalah rapat sebelumnya: [Insert highlight dari rapat sebelumnya telah ditinjau dan disetujui]2. Tinjauan laporan keuangan: [Masukkan highlight situasi keuangan saat ini dan rekomendasi untuk perencanaan keuangan masa depan]3. Pembahasan rencana strategis: [Masukkan hal-hal yang dibahas dewan dan pemutakhiran rencana strategis organisasi]4. Urusan lainnya: [Masukkan hal-hal penting lainnya yang tidak termasuk dalam agenda]Barang Aksi:[Masukkan daftar item tindakan apa pun yang ditugaskan selama rapat, termasuk pihak yang bertanggung jawab dan tenggat waktu penyelesaian]Langkah berikutnya:Dewan akan mengadakan pertemuan lanjutan di [Masukkan Tanggal].Kata penutup:Rapat ditunda pada [Insert Time].Tertanda: [Masukkan Tanda Tangan Pembuat Notulen] |
Ini hanyalah template rapat dewan dasar, dan Anda mungkin ingin menambah atau menghapus elemen tergantung pada kebutuhan rapat dan organisasi Anda.
3/ Risalah Rapat Contoh: Template Manajemen Proyek
Berikut adalah contoh risalah rapat untuk template manajemen proyek:
| Judul Rapat: Rapat Tim Manajemen Proyek Tanggal: [Masukkan Tanggal]Waktu: [Masukkan Waktu]Lokasi:[Masukkan Lokasi] Peserta: [Masukkan Nama Peserta]Mohon Maaf atas Absennya : [Masukkan Nama-Nama Yang Meminta Maaf Ketidakhadiran]Agenda:1. Tinjauan status proyek2. Pembahasan risiko proyek3. Review kemajuan tim4. Bisnis lainnyaRingkasan Rapat:1. Tinjauan status proyek: [Masukkan perkembangan terbaru dan soroti masalah apa pun yang perlu ditangani]2. Diskusi risiko proyek: [Masukkan potensi risiko ke proyek dan rencana untuk memitigasi risiko tersebut]3. Tinjau kemajuan tim: [Masukkan kemajuan yang telah ditinjau dan diskusikan setiap masalah yang muncul]4 Urusan lainnya: [Masukkan hal-hal penting lainnya yang tidak termasuk dalam agenda]Barang Aksi:[Masukkan daftar item tindakan apa pun yang ditugaskan selama rapat, termasuk pihak yang bertanggung jawab dan tenggat waktu penyelesaian]Langkah berikutnya:Tim akan mengadakan pertemuan lanjutan di [Masukkan Tanggal].Kata penutup:Rapat ditunda pada [Insert Time].Tertanda: [Masukkan Tanda Tangan Pembuat Notulen] |
Tips Membuat Risalah Rapat yang Baik
Jangan stres dalam menangkap setiap kata, fokuslah pada pencatatan topik utama, hasil, keputusan, dan item tindakan. Letakkan diskusi di platform langsung sehingga Anda dapat menangkap semua kata dalam satu jaringan besar🎣 -Papan ide AhaSlides adalah alat yang intuitif dan sederhana agar semua orang dapat menyampaikan idenya dengan cepat. Inilah cara Anda melakukannya:
Buat presentasi baru dengan Anda Akun AhaSlides, lalu tambahkan slide Brainstorming di bagian "Poll".
Tuliskan topik diskusi, lalu tekan "Presentasikan" sehingga semua orang dalam rapat dapat bergabung dan menyampaikan idenya.
Dengan papan ide AhaSlides, setiap orang mempunyai suara dan Anda juga dapat dengan mudah melacak notulen rapatKedengarannya mudah sekali, bukan? Coba fitur ini sekarang, ini hanyalah salah satu fitur berguna untuk membantu memfasilitasi rapat Anda dengan diskusi yang hidup dan kuat.
Pengambilan Kunci
Tujuan risalah rapat adalah untuk memberikan gambaran umum rapat tingkat tinggi bagi mereka yang tidak dapat hadir, serta mencatat hasil rapat. Oleh karena itu, risalah harus diatur dan mudah dipahami, menyoroti informasi terpenting dengan jelas dan ringkas.
Tags: Pertemuan bisnis
