Panduan Langkah demi Langkah untuk Penerimaan Staf Baru | 6 Praktik Terbaik

Setelah proses rekrutmen dan perekrutan yang panjang, Anda akhirnya menyambut bakat baru🚢

Membuat mereka merasa disambut dan nyaman adalah kunci mempertahankan personel hebat dalam tim. Lagi pula, Anda tidak ingin mereka meninggalkan perusahaan dengan kesan buruk.

Kami akan berbicara tentang keseluruhan proses penerimaan staf baru, praktik terbaik, dan alat yang dapat digunakan organisasi untuk mencegah orientasi karyawan.

Gulir ke bawah untuk mendapatkan rahasianya!👇

Daftar Isi

• Bagaimana Proses Orientasi Karyawan Baru?
• Apa saja 5 C dalam Orientasi Staf Baru?
• Proses Orientasi Staf Baru
  • #1. Pra-onboarding
  • #2. Hari pertama
  • #3. Minggu pertama
  • #4. Bulan pertama
  • #5. 3-6 bulan pertama
  • #6. Proses yang sedang berlangsung untuk penerimaan staf baru
• Praktik Terbaik untuk Memindahkan Karyawan Baru
• Platform Orientasi Karyawan Terbaik
• Intinya
• Tanya Jawab Umum (FAQ)

Kiat Untuk Keterlibatan yang Lebih Baik

• Proses Orientasi Klien
• Pertanyaan Orientasi untuk Karyawan Baru
• Cara Melatih Staf Anda Efektif

Bagaimana Proses Orientasi Karyawan Baru?

Proses orientasi karyawan baru mengacu pada langkah-langkah yang diambil perusahaan untuk menyambut dan mengintegrasikan karyawan baru.

Hal-hal seperti budaya perusahaan, jam kerja, tunjangan harian, cara mengatur email, dan sebagainya termasuk dalam proses orientasi karyawan baru.

Proses orientasi yang baik sangat penting untuk menyiapkan karyawan agar sukses sejak hari pertama dan menurunkan pergantian karyawan, sehingga meningkatkan retensi oleh 82%.

Apa saja 5 C dalam Orientasi Staf Baru?

Kerangka kerja 5 C menekankan pentingnya kepatuhan, membangun kesesuaian budaya, menghubungkan karyawan baru dengan rekan kerja, memberikan klarifikasi tujuan, dan meningkatkan kepercayaan diri selama proses orientasi.

5 C orientasi adalah:

• Pemenuhan – Memastikan karyawan baru melengkapi semua dokumen yang diperlukan, pengisian formulir, dan penandatanganan dokumen selama orientasi. Hal ini membuktikan bahwa mereka memahami kebijakan dan prosedur perusahaan.

• budaya – Memperkenalkan karyawan baru pada budaya perusahaan melalui cerita, simbol, dan nilai-nilai selama orientasi. Hal ini membantu mereka menyesuaikan diri dan menyesuaikan diri dengan organisasi.

• Koneksi – Menghubungkan karyawan baru dengan kolega dan rekan selama orientasi. Bertemu dengan rekan kerja membantu mereka membangun hubungan, memperoleh wawasan, dan merasa diterima.

• Klarifikasi – Memberikan harapan, sasaran, dan sasaran kinerja yang jelas kepada karyawan baru selama orientasi. Hal ini memberi mereka dasar yang kuat untuk mempercepat perkembangan mereka.

• Keyakinan – Meningkatkan kepercayaan diri karyawan baru selama orientasi melalui penilaian keterampilan, umpan balik, dan pelatihan. Merasa siap membantu memastikan kesuksesan mereka sejak hari pertama.

Bersama-sama, kelima komponen ini membantu karyawan baru bertransisi dengan lancar ke peran mereka dan menyiapkan panggung untuk kesuksesan dan retensi jangka panjang.

5 C mempersiapkan karyawan untuk:

• Memahami dan mematuhi kebijakan dan prosedur perusahaan
• Beradaptasi dengan budaya unik organisasi dan gaya kerja
• Bangun hubungan yang dapat membantu mereka menjadi produktif dan terlibat
• Memiliki kejelasan tentang apa yang diharapkan dari mereka dalam peran mereka
• Merasa siap dan berdaya untuk berkontribusi sejak hari pertama mereka

Proses Orientasi Staf Baru

Meskipun setiap perusahaan memiliki cara dan jadwal yang berbeda untuk menerima staf baru, berikut pedoman umum yang harus Anda pertimbangkan. Ini memerlukan rencana orientasi 30-60-90 hari.

#1. Pra-onboarding

• Kirim materi pra-orientasi seperti buku pegangan karyawan, formulir TI, formulir pendaftaran tunjangan, dll., sebelum hari pertama karyawan untuk menyederhanakan pengalaman awal mereka
• Siapkan email, laptop, ruang kantor, dan alat kerja lainnya

Libatkan karyawan baru Anda selama orientasi.

Presentasikan perusahaan Anda secara interaktif.

Tarik kuis, jajak pendapat, dan Tanya Jawab yang menyenangkan di AhaSlides untuk proses orientasi yang lebih baik bagi karyawan baru.

#2. Hari pertama

• Mintalah karyawan mengisi dokumen yang tersisa
• Berikan gambaran umum perusahaan dan pengenalan budaya
• Diskusikan peran, sasaran, metrik kinerja, dan jadwal pengembangan karyawan baru
• Keluarkan lencana keamanan, kartu perusahaan, laptop
• Memasangkan karyawan baru dengan seorang teman dapat membantu mereka menavigasi budaya, proses, dan orang-orang perusahaan

#3. Minggu pertama

• Lakukan pertemuan 1:1 dengan manajer untuk menetapkan tujuan dan harapan
• Berikan pelatihan awal tentang tanggung jawab pekerjaan utama untuk mempercepat perekrutan baru
• Perkenalkan karyawan baru ke tim mereka dan kolega lain yang relevan untuk membangun hubungan dan jaringan
• Bantu karyawan mengaktifkan manfaat apa pun

#4. Bulan pertama

• Sering-seringlah check-in selama periode orientasi untuk menjawab pertanyaan, mengatasi masalah lebih awal, dan mengukur keterlibatan
• Memberikan pelatihan dan sumber daya yang lebih mendalam, termasuk pelatihan pengetahuan produk, pelatihan soft skill, dan pelatihan di tempat kerja
• Tetapkan garis waktu orientasi terstruktur dengan pertemuan 1:1, sesi pelatihan, dan pos pemeriksaan
• Undang karyawan ke acara perusahaan/tim

#5. 3-6 bulan pertama

• Lakukan tinjauan kinerja pertama untuk mengumpulkan umpan balik, mengidentifikasi kesenjangan, dan menetapkan sasaran untuk periode berikutnya
• Lanjutkan check-in dan pengembangan keterampilan
• Kumpulkan umpan balik untuk meningkatkan program orientasi
• Perbarui karyawan tentang berita perusahaan dan departemen melalui email dan pertemuan tatap muka

#6. Proses yang sedang berlangsung untuk penerimaan staf baru

• Menawarkan kesempatan untuk pengembangan karir
• Hubungkan karyawan dengan program bimbingan atau pembinaan
• Dorong karyawan baru untuk terlibat dalam upaya sukarela
• Kenali keberhasilan dan kontribusi dengan hadiah yang sesuai
• Pantau metrik seperti waktu hingga produktivitas, tingkat penyelesaian pelatihan, retensi, dan kepuasan untuk mengukur efektivitas program orientasi Anda

Proses onboarding yang menyeluruh namun terstruktur yang melampaui minggu-minggu awal bertujuan untuk mempersiapkan karyawan baru untuk berkontribusi dengan cepat, meningkatkan keterlibatan, dan menetapkan landasan untuk hubungan kerja jangka panjang yang sukses.

Praktik Terbaik dalam Penerimaan Staf Baru

Selain daftar periksa orientasi karyawan baru di atas, berikut beberapa tip tambahan yang perlu dipertimbangkan untuk memanfaatkannya semaksimal mungkin:

• Mengotomatisasikan proses. Tinggalkan pekerjaan tenaga kerja manual di masa lalu, gunakan perangkat lunak dan sistem manajemen SDM untuk mengotomatiskan tugas orientasi yang berulang seperti mengirimkan informasi sebelum kedatangan, mendistribusikan daftar periksa orientasi, dan mengingatkan tugas kepada karyawan. Otomasi menghemat waktu dan memastikan konsistensi.

• Komunikasikan budaya. Gunakan aktivitas orientasi seperti orientasi, acara sosial, dan program bimbingan untuk memperkenalkan karyawan baru pada budaya dan nilai unik perusahaan Anda. Ini membantu mereka menyesuaikan diri dan merasa terlibat lebih cepat. Bertindak cepat untuk menyelesaikan masalah apa pun atau menjawab pertanyaan yang muncul selama proses orientasi. Kemenangan awal membangun kepercayaan dan keterlibatan.

• Perjelas “mengapa”. Jelaskan tujuan dan pentingnya tugas orientasi kepada karyawan baru. Mengetahui “mengapa” di balik aktivitas membantu karyawan melihat nilai dan tidak menganggapnya sebagai aktivitas konyol di luar jangkauan.

• Buatlah interaktif. Gunakan aktivitas seperti kuis, latihan tim, dan diskusi interaktif untuk melibatkan karyawan baru selama orientasi. Interaksi mendorong pembelajaran dan sosialisasi yang lebih cepat.

• Ingatlah prioritas bisnis. Pastikan proses orientasi Anda membantu karyawan mencapai hasil bisnis utama seperti produktivitas, layanan pelanggan, dan kolaborasi dengan anggota tim.

• Fokus pada soft skill. Karyawan baru mempelajari keterampilan teknis dengan lebih mudah, jadi prioritaskan aktivitas orientasi yang mengembangkan keterampilan “lunak” seperti komunikasi, manajemen waktu, dan kemampuan beradaptasi.

Platform Orientasi Karyawan Terbaik

Platform orientasi karyawan dapat membantu mengotomatiskan tugas orientasi biasa, menegakkan konsistensi, melacak kemajuan, memberikan pelatihan, dan meningkatkan pengalaman karyawan. Dan rekomendasi ini dapat membantu Anda mempersempit alat yang memenuhi kebutuhan Anda.

BambuHR

• Kekuatan: Daftar periksa yang mudah digunakan, pelaporan lanjutan, pelatihan terintegrasi
• Keterbatasan: Alat komunikasi minimal, analitik lebih lemah dibandingkan dengan yang lain

Seismik

• Kekuatan: Alat pembelajaran dan kinerja yang sangat dapat disesuaikan dan terintegrasi

• Keterbatasan: Lebih mahal, kurang penjadwalan dan manajemen ketidakhadiran

Hubungkan tim

• Kekuatan: Desain khusus untuk karyawan non-meja, pengalaman onboarding sepenuhnya digital dan tanpa kertas
• Keterbatasan: Mungkin tidak cukup sebagai solusi onboarding mandiri untuk bisnis dengan karyawan tanpa meja dan berbasis kantor

Kallidus

• Kelebihan: Antarmuka yang sederhana dan intuitif, analitik dan pelaporan tingkat lanjut
• Keterbatasan: Detail terbatas yang tersedia mengenai fitur produk tertentu, pengalaman pengguna, dan opsi penyesuaian

Oracle HCM

• Kekuatan: Solusi HRIS yang komprehensif dengan kemampuan analitik dan integrasi yang mendalam
• Keterbatasan: Kompleks dan mahal, terutama untuk organisasi kecil

Intinya

Proses orientasi karyawan yang efektif menentukan tahapan untuk hubungan kerja yang sukses dengan menciptakan kesan pertama yang positif, menyiapkan karyawan baru untuk peran mereka, dan memberikan dukungan yang dibutuhkan selama masa transisi awal. Jangan takut untuk mencoba platform yang berbeda untuk membuat prosesnya tidak semembosankan mungkin, sembari membuat karyawan baru Anda lebih terpesona dengan perusahaan.

Tanya Jawab Umum (FAQ)