Contoh Proses Onboarding: 4 Langkah, Praktik Terbaik, Daftar Periksa & Alat di 2024

Bagi departemen sumber daya manusia, “proses orientasi” selama dua bulan setelah merekrut karyawan baru selalu merupakan tantangan. Mereka harus selalu menemukan cara untuk membantu staf "pemula" ini berintegrasi dengan cepat dengan perusahaan. Sekaligus membangun hubungan yang kuat antara keduanya untuk menjaga masa kerja karyawan lebih lama. Jadi, apa yang terbaik contoh proses orientasi?

Untuk mengatasi kedua masalah tersebut, diperlukan 4 langkah yang dipadukan dengan checklist yang mendukung Proses Onboarding dengan sukses.

Daftar Isi

• Bagaimana Proses Orientasinya? | Contoh Proses Orientasi Terbaik
• Manfaat Proses Orientasi
• Berapa Lama Proses Orientasi?
• 4 Langkah Proses Orientasi
  • Langkah 1: Pra-orientasi
  • Langkah 2: Orientasi – Menyambut Karyawan Baru
  • Langkah 3: Pelatihan Khusus Peran
  • Langkah 4: Keterlibatan Karyawan & Pembangunan Tim yang Berkelanjutan 
• Daftar Periksa Rencana Proses Orientasi
• Lebih Banyak Tips dengan AhaSlides
• Pengambilan Kunci

Lebih Banyak Tips dengan AhaSlides

• Apa itu orientasi digital?
• Pertanyaan orientasi untuk karyawan baru

Kami memiliki template orientasi yang siap digunakan

Daripada orientasi yang membosankan, mari kita mulai kuis menyenangkan agar karyawan baru Anda dapat diterima dengan sukses. Daftar gratis!

🚀 Mulai Kuis Gratis ☁️

Apa itu Proses Onboarding?| Contoh Proses Orientasi Terbaik

Proses orientasi mengacu pada langkah-langkah yang diambil perusahaan untuk menyambut dan mengintegrasikan karyawan baru ke dalam organisasi mereka. Tujuan orientasi adalah agar karyawan baru dapat dengan cepat menjadi produktif dalam peran mereka dan terhubung dengan budaya perusahaan.

Menurut para ahli dan profesional HR, proses orientasi harus dilakukan secara strategis – setidaknya selama satu tahun. Apa yang ditunjukkan perusahaan pada hari-hari dan bulan-bulan pertama bekerja - akan berdampak signifikan terhadap pengalaman karyawan, yang menentukan apakah suatu bisnis dapat mempertahankan karyawannya. Proses orientasi yang efektif sering kali mencakup:

• Orientasi Digital - Karyawan baru melengkapi dokumen, menonton video orientasi, dan menyiapkan akun sebelum tanggal mulai mereka dari lokasi mana pun.
• Tanggal Mulai Bertahap - Kelompok yang terdiri dari 5-10 karyawan baru memulai setiap minggunya untuk sesi orientasi inti bersama seperti pelatihan budaya.
• Rencana 30-60-90 Hari - Manajer menetapkan tujuan yang jelas untuk memahami tanggung jawab, bertemu rekan kerja, dan mendapatkan informasi terbaru dalam 30/60/90 hari pertama.
• Pelatihan LMS - Karyawan baru menjalani pelatihan kepatuhan dan produk wajib menggunakan sistem manajemen pembelajaran online.
• Shadowing/Mentoring - Selama beberapa minggu pertama, karyawan baru mengamati anggota tim yang sukses atau dipasangkan dengan seorang mentor.
• Portal Perekrutan Baru - Situs intranet pusat menyediakan sumber daya terpadu untuk kebijakan, informasi manfaat, dan FAQ untuk kemudahan referensi.
• Sambutan Hari Pertama - Manajer meluangkan waktu untuk memperkenalkan timnya, memberikan tur fasilitas, dll. untuk membuat pendatang baru merasa betah.
• Integrasi Sosial - Aktivitas pasca kerja, makan siang, dan perkenalan rekan kerja membantu karyawan baru menjalin ikatan di luar tugas kerja resmi.
• Check-In Kemajuan - Menjadwalkan stand-up mingguan atau 1:1 dua mingguan terus berjalan sesuai jalur dengan menandai tantangan lebih awal.

Manfaat Proses Orientasi

Proses orientasi bukanlah pekerjaan orientasi. Tujuan orientasi adalah untuk menyelesaikan dokumen dan rutinitas. Orientasi adalah proses yang komprehensif, sangat terlibat dalam cara Anda mengelola dan berhubungan dengan rekan kerja Anda, dan dapat berlangsung lama (hingga 12 bulan).

Proses orientasi yang efektif akan membawa manfaat berikut:

• Tingkatkan pengalaman karyawan

Jika karyawan merasa tidak nyaman, mereka tidak menyukai pengalaman dan budaya perusahaan, sehingga mereka dapat dengan mudah mencari peluang lain yang lebih sesuai.

Orientasi yang efektif adalah tentang mengatur nada untuk seluruh pengalaman karyawan. Berfokus pada budaya perusahaan untuk memastikan pengembangan karyawan adalah cara untuk memastikan pengalaman karyawan dan pelanggan saat berhubungan dengan merek.

• Kurangi tingkat turnover

Untuk meminimalkan jumlah pergantian yang mengkhawatirkan, proses orientasi akan memandu dan menciptakan kondisi terbaik bagi karyawan untuk bekerja dan tumbuh, sehingga membangun kepercayaan dan melibatkan mereka lebih dalam dengan organisasi.

Jika rekrutmen membutuhkan banyak upaya untuk menciptakan pengalaman terbaik bagi kandidat untuk mengubah calon potensial menjadi karyawan percobaan untuk bisnis tersebut. Kemudian onboarding adalah proses “penutupan penjualan” untuk membawa karyawan penuh waktu secara resmi diinginkan. 

• Menarik bakat dengan mudah

Proses integrasi memberikan pengalaman karyawan yang menarik yang membantu pemilik bisnis mempertahankan bakat dan menarik kandidat yang kuat.

Juga, pastikan untuk menyertakan karyawan baru dalam program rujukan karyawan Anda, sehingga mereka dapat dengan mudah menampilkan bakat hebat dari dalam jaringan kerja. Metode rujukan karyawan dikenal lebih cepat dan lebih murah daripada menggunakan layanan, sehingga merupakan saluran yang efektif untuk mencari kandidat berkualitas.

Berapa Lama Proses Orientasi?

Seperti disebutkan, tidak ada aturan ketat tentang proses orientasi. Namun, penting untuk melakukan proses ini secara menyeluruh untuk memaksimalkan keterlibatan karyawan dan meminimalkan pergantian karyawan.

Banyak perusahaan memiliki proses rujukan yang hanya berlangsung satu bulan atau beberapa minggu. Hal ini membuat karyawan baru merasa kewalahan dengan tanggung jawab baru dan terputus dari bagian perusahaan lainnya.

Untuk memastikan karyawan memiliki sumber daya yang mereka butuhkan untuk mengenal perusahaan, melatih secara internal dan merasa nyaman melakukan pekerjaan mereka seperti yang diharapkan. Banyak profesional SDM merekomendasikan agar proses tersebut memakan waktu sekitar 30, 60 90 hari rencana orientasi, sementara beberapa merekomendasikan untuk memperpanjangnya hingga satu tahun. 

4 Langkah Proses Orientasi

Langkah 1: Pra-orientasi

Pre-onboarding adalah tahap pertama dari proses integrasi, dimulai ketika seorang kandidat menerima tawaran pekerjaan dan menjalankan prosedur yang diperlukan untuk bekerja di perusahaan.

Pada fase pra-rujukan, bantu karyawan menyelesaikan semua dokumen yang diperlukan. Ini bisa disebut waktu paling sensitif bagi kandidat, dengan begitu banyak pilihan di depan. Pastikan untuk memberi kandidat banyak waktu karena mereka mungkin akan meninggalkan perusahaan sebelumnya.

Praktik orientasi terbaik

• Bersikap transparan tentang kebijakan perusahaan yang sangat memengaruhi karyawan, termasuk kebijakan penjadwalan, kebijakan telecommuting, dan kebijakan cuti.
• Tinjau proses, prosedur, dan kebijakan perekrutan Anda dengan tim SDM internal Anda atau dengan alat eksternal seperti: Surveidan jajak pendapat. 
• Berikan tugas atau tes kepada calon karyawan sehingga Anda dapat melihat kinerja mereka, dan mereka dapat melihat kinerja yang Anda harapkan.

Langkah 2: Orientasi – Menyambut Karyawan Baru

Fase kedua dari proses integrasi untuk menyambut karyawan baru di hari pertama mereka bekerja, sehingga mereka perlu diberikan orientasi untuk mulai beradaptasi.

Ingatlah bahwa mereka mungkin belum mengenal siapa pun di organisasi, atau mengetahui cara melakukan pekerjaan sehari-hari. Itu sebabnya HR harus memberikan gambaran yang jelas tentang organisasi sebelum mereka memulai pekerjaannya.

Hari pertama di tempat kerja sebaiknya dibuat sederhana. Selama orientasi, bantu karyawan baru lebih memahami budaya organisasi dan tunjukkan kepada mereka bagaimana pekerjaan mereka cocok dengan budaya ini.

Praktik orientasi terbaik:

• Kirimkan pengumuman perekrutan baru yang epik.
• Jadwalkan "bertemu dan sapa" dengan kolaborator dan tim di seluruh perusahaan.
• Melakukan pemberitahuan dan diskusi tentang waktu istirahat, ketepatan waktu, kehadiran, asuransi kesehatan, dan kebijakan pembayaran.
• Tunjukkan tempat parkir karyawan, ruang makan, dan fasilitas medis. Kemudian perkenalkan diri Anda kepada tim kerja dan departemen terkait lainnya.
• Selama akhir fase kedua, HR dapat mengadakan pertemuan singkat dengan karyawan baru untuk memastikan bahwa karyawan baru merasa nyaman dan menyesuaikan diri dengan baik.

(Catatan: Anda bahkan dapat memperkenalkan mereka pada alur orientasi dan rencana orientasi, sehingga mereka memahami di mana mereka berada dalam proses tersebut.)

Langkah 3: Pelatihan Khusus Peran

Tahap pelatihan dalam proses integrasi sehingga karyawan dapat memahami cara bekerja, dan perusahaan dapat memeriksa kapasitas karyawan.

Lebih baik lagi, tetapkan tujuan cerdas untuk membantu karyawan memvisualisasikan apa yang perlu dilakukan, bagaimana menjadi sukses, dan kualitas serta produktivitas apa yang seharusnya. Setelah satu atau seperempat bulan, departemen SDM dapat melakukan tinjauan kinerja untuk mengakui upaya mereka dan membantu mereka meningkatkan kinerja mereka.

Praktik orientasi terbaik:

• Terapkan berbagai program seperti pelatihan di tempat kerja dan pemberian tes, kuis, brainstorming, dan pekerjaan kecil agar karyawan terbiasa dengan tekanan. 
• Tetapkan daftar tugas rutin, sasaran tahun pertama, sasaran peregangan, dan indikator kinerja utama.

Setiap materi pelatihan terpadu harus disimpan dengan aman di tempat karyawan dapat dengan mudah mengakses dan merujuknya sesuai kebutuhan.

Langkah 4: Keterlibatan Karyawan & Pembangunan Tim yang Berkelanjutan 

Membantu karyawan baru membangun hubungan yang kuat dengan organisasi dan kolega mereka. Pastikan mereka percaya diri, nyaman, dan terintegrasi dengan baik dengan bisnis serta siap memberikan umpan balik mengenai proses orientasi.

Praktik orientasi terbaik:

• mengatur acara pembentukan timdan  kegiatan yang mempersatukan timuntuk membantu pendatang baru berintegrasi dengan lebih baik. 
• Selesaikan check-in rencana orientasi karyawan baru 30 60 90 hari untuk mengetahui bagaimana perasaan karyawan baru secara keseluruhan dan mencari tahu apakah mereka membutuhkan dukungan, sumber daya, dan peralatan khusus.
• Pasangkan secara acak karyawan baru dengan orang-orang di seluruh perusahaan untuk game pertemuan tim virtual. 
• Buat dan kirim survei atau jajak pendapat pengalaman kandidat sehingga Anda tahu bagaimana proses Anda.

Daftar Periksa Rencana Proses Orientasi

Gunakan strategi tersebut bersama dengan templat rujukan dan daftar periksa berikut untuk membangun proses rujukan Anda sendiri.

Daftar periksa orientasi untuk karyawan baru jarak jauh

• Gitlab:  Panduan Orientasi Jarak Jauh untuk Karyawan Baru
• tempat hub: Cara Mengangkat Karyawan Jarak Jauh 
• Jalan Sutra: Membuat WoPaket Orientasi Jarak Jauh Kelas rld 

Daftar periksa orientasi untuk manajer baru

• Bisa diterapkan: Daftar periksa orientasi manajer baru
• Lompatan kerja: Daftar Periksa Pilihan Anda untuk Orientasi Manajer Baru

Daftar periksa orientasi untuk orientasi penjualan

• Lembar Cerdas: Template Rencana Orientasi 90 Hari untuk Penjualan
• tempat hub: Manual & Template Pelatihan Penjualan untuk Karyawan Baru 

Selain itu, Anda juga dapat merujuk ke proses orientasi Google atau proses orientasi Amazon untuk membangun strategi yang efektif untuk Anda.

Kunci takeaways

Perlakukan proses orientasi Anda sebagai program 'bisnis' yang perlu dijalankan, terapkan ide-ide baru dengan mengumpulkan umpan balik untuk meningkatkan kualitas. Seiring waktu, Anda akan melihat lebih banyak manfaat bagi departemen dan bisnis ketika menerapkan program pelatihan yang efektif - integrasi.

AhaSlide akan membantu Anda merencanakan, melibatkan orang lain, dan mengukur pengalaman orientasi karyawan baru Anda dengan lebih cepat, lebih baik, dan lebih sederhana. Cobalah gratis hari ini dan jelajahi perpustakaan templatesiap untuk menyesuaikan dan menggunakan. 

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Tags: Onboarding

Share