Apa Itu Jalan Gemba | Panduan Komprehensif 2024

Apa itu jalan Gemba? Dalam dunia perbaikan berkelanjutan dan manajemen lean, istilah “Gemba Walk” sering muncul. Namun apa itu Gemba walk dan mengapa penting dalam dunia bisnis? Jika Anda penasaran dengan konsepnya, Anda akan memulai perjalanan untuk menemukan kekuatan jalan Gemba. Mari kita jelajahi apa yang dimaksud dengan gemba walk, mengapa gemba walk merupakan alat yang penting, dan bagaimana melakukannya untuk mencapai keunggulan operasional.

Daftar Isi 

• Apa itu Gemba Walk? Dan Mengapa Ini Penting?
• 3 Elemen Jalan Gemba yang Efektif
• Bagaimana Melakukan Jalan Gemba
  • 1. Tentukan Maksud dan Tujuan
  • 2. Mempersiapkan Jalan
  • 3. Pilih Waktunya
  • 4. Bentuk Tim 
  • 5. Tentukan Peran dan Tanggung Jawab
  • 6. Mengutamakan Keselamatan
  • 7. Siapkan Observasi dan Pertanyaan
  • 8. Mendorong Komunikasi Terbuka
  • 9. Amati dan Libatkan Secara Aktif
  • 10. Menilai Keamanan dan Kepatuhan
  • 11. Identifikasi Peluang untuk Perbaikan
  • 12. Mendokumentasikan Temuan dan Melaksanakan Tindakan
• Apa Itu Daftar Periksa Gemba Walk
• Pengambilan Kunci
• FAQ Apa itu Gemba Walks

Apa itu Gemba Walk? Dan Mengapa Ini Penting?

Apa itu Gemba Walk? Gemba Walk adalah praktik manajemen di mana pemimpin atau manajer pergi ke tempat karyawan bekerja, yang disebut “gemba”. Tujuan dari praktik ini adalah untuk mengamati, melibatkan, dan belajar dari karyawan. Istilah ini berasal dari praktik manufaktur Jepang, khususnya Sistem Produksi Toyota, dimana "Gemba" berarti tempat sebenarnya di mana nilai diciptakan dalam suatu proses produksi.

Tapi apa yang membuat Gemba Walks begitu penting? Mari kita selidiki signifikansinya:

• Pemahaman Waktu Nyata: Gemba Walks memungkinkan para pemimpin untuk mendapatkan pemahaman langsung dan real-time tentang bagaimana proses dan operasi terjadi. Dengan hadir secara fisik di lantai pabrik, di kantor, atau dimanapun pekerjaan berlangsung, mereka dapat melihat langsung tantangan, hambatan, dan peluang perbaikan.
• Keterlibatan Karyawan: Ketika para pemimpin melakukan Gemba Walks, hal ini mengirimkan pesan yang kuat kepada karyawan. Hal ini menunjukkan bahwa pekerjaan mereka dihargai dan wawasan mereka penting. Keterlibatan ini dapat menghasilkan lingkungan kerja yang lebih kolaboratif di mana karyawan merasa didengarkan dan lebih mungkin berbagi ide untuk perbaikan.
• Pengambilan Keputusan Berbasis Data: Gemba Walks menyediakan data dan observasi yang dapat menginformasikan pengambilan keputusan berdasarkan data. Hal ini, pada gilirannya, dapat menghasilkan perbaikan strategis dan pilihan yang lebih tepat.
• Perubahan Budaya: Menerapkan Gemba Walks secara teratur dapat mengubah budaya organisasi. Hal ini mengalihkan fokus dari "mengelola dari meja" menjadi "mengelola dengan berjalan berkeliling". Perubahan budaya ini sering kali mengarah pada organisasi yang lebih gesit, responsif, dan berorientasi pada perbaikan.

3 Elemen Jalan Gemba yang Efektif

Gemba Walk yang efektif terdiri dari tiga elemen penting:

1/ Maksud dan Tujuan : 

• Apa tujuan utama jalan Gemba? Kejelasan dalam mendefinisikan maksud dan tujuan merupakan hal yang mendasar. Ini memandu perjalanan, membantu Anda fokus pada tujuan tertentu, seperti peningkatan proses atau mengumpulkan umpan balik karyawan. 
• Sasaran harus selaras dengan prioritas organisasi yang lebih luas, dan memastikan bahwa langkah tersebut memberikan kontribusi terhadap sasaran yang menyeluruh.

2/ Observasi dan Keterlibatan Aktif: 

Gemba Walk yang efektif melibatkan observasi aktif dan keterlibatan yang bermakna. Ini bukan perjalanan pasif, melainkan pengalaman mendalam. 

3/ Tindak Lanjut dan Tindakan: 

Gemba Walk tidak berakhir saat Anda meninggalkan Gemba. Tindak lanjut dan tindakan sangat penting untuk menerjemahkan wawasan menjadi perbaikan nyata. 

Bagaimana Melakukan Jalan Gemba

Melakukan Jalan Gemba yang efektif memerlukan proses terstruktur yang mencakup beberapa langkah untuk memastikan bahwa jalan kaki tersebut memiliki tujuan dan produktif. Berikut adalah 12 langkah untuk memandu Anda melalui proses Gemba Walk:

1. Tentukan Maksud dan Tujuan :

Nyatakan dengan jelas alasan diadakannya Gemba Walk dan tujuan spesifik yang ingin Anda capai. Apakah Anda berfokus pada peningkatan proses, pemecahan masalah, atau keterlibatan karyawan? Mengetahui tujuan menentukan arah keseluruhan perjalanan.

2. Mempersiapkan Jalan:

Biasakan diri Anda dengan data, laporan, dan informasi relevan terkait area yang akan Anda kunjungi. Pengetahuan latar belakang ini membantu Anda memahami konteks dan potensi permasalahan.

3. Pilih Waktunya:

Pilih waktu yang tepat untuk melakukan jalan kaki, idealnya selama jam kerja reguler atau shift yang relevan. Pengaturan waktu ini memastikan bahwa Anda mengamati kondisi kerja pada umumnya.

4. Bentuk Tim (jika ada):

Tergantung pada kompleksitas area tersebut, pertimbangkan untuk membentuk tim untuk mendampingi Anda. Anggota tim dapat memberikan keahlian dan perspektif tambahan.

5. Tentukan Peran dan Tanggung Jawab:

Tetapkan peran dan tanggung jawab khusus kepada anggota tim. Perannya mungkin termasuk pengamat, penanya, dan pencatat, memastikan bahwa setiap anggota tim berkontribusi terhadap keberhasilan perjalanan.

6. Mengutamakan Keselamatan:

Pastikan keselamatan adalah prioritas utama. Pastikan perlengkapan keselamatan dan alat pelindung diri tersedia dan digunakan, terutama di lingkungan yang mengutamakan keselamatan.

7. Siapkan Observasi dan Pertanyaan:

Buat daftar item, proses, atau area yang ingin Anda amati selama berjalan. Selain itu, siapkan pertanyaan terbuka untuk ditanyakan kepada karyawan dan pemilik proses.

8. Mempromosikan Komunikasi Terbuka:

Komunikasikan dengan karyawan bahwa Gemba Walk adalah kesempatan untuk belajar dan mengumpulkan wawasan. Mendorong komunikasi yang terbuka dan dua arah, dengan menekankan pentingnya masukan mereka.

9. Amati dan Libatkan Secara Aktif:

Selama berjalan, amati secara aktif proses kerja, peralatan, alur kerja, dan lingkungan kerja. Buat catatan dan gunakan kamera atau perangkat seluler untuk mendokumentasikan apa yang Anda lihat.

Berinteraksi dengan karyawan dengan mengajukan pertanyaan terkait tugas, tantangan, dan potensi peningkatan mereka. Dengarkan baik-baik tanggapan mereka.

10. Menilai Keamanan dan Kepatuhan:

Berikan perhatian khusus pada masalah keselamatan dan kepatuhan. Pastikan karyawan mengikuti peraturan dan standar keselamatan serta standar dan prosedur kualitas dipatuhi.

11. Identifikasi Peluang untuk Perbaikan:

Carilah sumber pemborosan dan peluang untuk meningkatkan efisiensi. Ini mungkin termasuk kelebihan produksi, cacat, waktu tunggu, dan kelebihan persediaan.

12. Mendokumentasikan Temuan dan Tindakan Implementasi:

Setelah berjalan-jalan, dokumentasikan pengamatan dan temuan Anda. Identifikasi tindakan spesifik yang perlu diambil berdasarkan wawasan yang diperoleh. Tetapkan tanggung jawab, tetapkan tenggat waktu untuk implementasi, dan tetapkan umpan balik untuk perbaikan berkelanjutan.

Apa Itu Daftar Periksa Gemba Walk

Berikut beberapa contoh soal jalan gemba yang dapat dijadikan checklist selama Anda berjalan:

• Bagaimana Anda menggambarkan proses kerja saat ini?
• Apakah protokol keselamatan diikuti secara efektif?
• Apakah alat manajemen visual digunakan dan efektif?
• Dapatkah Anda mengidentifikasi sumber pemborosan atau hambatan?
• Apakah karyawan terlibat dalam tugas mereka?
• Apakah lingkungan kerja kondusif terhadap efisiensi?
• Apakah ada masalah kualitas atau cacat yang umum?
• Apakah peralatan dan perlengkapan terpelihara dengan baik?
• Apakah karyawan telah memberikan umpan balik atau saran?
• Apakah pekerjaan standar didokumentasikan dan diikuti?
• Bagaimana karyawan memahami kebutuhan pelanggan?
• Perbaikan apa yang bisa diterapkan?

Pengambilan Kunci

Apa itu jalan Gemba? Gemba Walks adalah pendekatan dinamis dan penting untuk meningkatkan efisiensi operasional dan menumbuhkan budaya perbaikan berkelanjutan dalam organisasi. 

Setelah berjalan Gemba, jangan lupa untuk menggunakan AhaSlides. AhaSlides menyediakan fitur interaktif pertemuan, sesi curah pendapat, dan diskusi kolaboratif yang lebih efektif, menjadikannya pendamping yang ideal untuk mengimplementasikan temuan dan ide yang dikumpulkan selama Gemba Walks. 

FAQ Tentang Apa Itu Gemba Walks

Apa kepanjangan dari jalan Gemba?

Gemba Walk adalah singkatan dari "Pergi ke tempat sebenarnya". Ini adalah praktik manajemen di mana para pemimpin mengunjungi tempat kerja untuk mengamati dan terlibat dengan karyawan.

Apa saja tiga elemen Gemba Walk?

Tiga elemen Gemba Walk adalah: Maksud dan Tujuan, Observasi dan Keterlibatan Aktif, serta Tindak Lanjut dan Tindakan.

Apa itu daftar periksa jalan Gemba?

Daftar periksa Jalan Gemba adalah daftar terstruktur item dan pertanyaan yang digunakan selama jalan kaki untuk memastikan pendekatan sistematis dalam mengamati dan mengumpulkan wawasan dari tempat kerja.

Ref: KaiNexus | Budaya Keselamatan | Enam Sigma DSI