Apa itu Manajemen Proyek? | Semua yang Perlu Diketahui pada tahun 2024

Tenggelam dalam tenggat waktu? Merasa kewalahan? Menguasai Manajemen Proyek pada tahun 2024 dan mengubah cara Anda bekerja.

Selama berabad-abad, sistem Bay Area Rapid Transit (BART) San Francisco, dengan 400,000 penumpang setiap hari telah menjadi salah satu proyek paling sukses dan Bechtel adalah manajer proyek terkemuka di dunia untuk proyek konstruksi dan rekayasa besar-besaran. Contoh ini adalah bukti bagus betapa pentingnya manajemen proyek yang efektif. Inti dari keberhasilan setiap proyek terletak pada manajer proyek yang baik.

Jadi, dalam artikel ini, kita akan mengeksplorasi apa itu manajemen proyek, betapa pentingnya manajemen proyek, dan teknik terbaik untuk menjadwalkan, merencanakan, mengendalikan, dan mengevaluasi suatu proyek. 

Daftar Isi

• Apa itu Manajemen Proyek dan Contohnya?
• Mengapa Manajemen Proyek Penting?
  • Hemat Waktu Dan Uang
  • Meningkatkan Kolaborasi Dan Komunikasi
  • Mengurangi Resiko dan Masalah
• Apa Tiga Tahapan Utama Manajemen Proyek?
  • Perencanaan proyek
  • Penjadwalan Proyek
  • Pengendalian Proyek
• Apa itu Teknik Manajemen Proyek: PERT dan CPM
• Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Proyek untuk Mengelola Proyek
• Tanya Jawab Umum (FAQ)
• Intinya

Kiat Untuk Keterlibatan yang Lebih Baik

• Pengembangan Pribadi
• Manajemen Kinerja

Apa itu Manajemen Proyek dan Contohnya?

Proyek adalah bagian umum dari kehidupan kita sehari-hari. Kita mungkin sedang merencanakan pernikahan atau pesta ulang tahun kejutan, mendekorasi ulang rumah, atau menyiapkan proyek kelas selama satu semester. Proyek yang lebih besar dapat disebutkan seperti membangun jembatan, merelokasi penduduk, memproduksi jalur pesawat baru, dan banyak lagi. Mereka semua membutuhkan manajemen proyek. 

Manajemen proyek menggambarkan pendekatan sistematis, metodologi, dan praktik yang digunakan untuk menjadwalkan, merencanakan, mengendalikan, dan mengevaluasi proyek dari awal hingga selesai. Ini mencakup berbagai kegiatan dan proses yang bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu dalam batasan yang ditentukan seperti waktu, biaya, ruang lingkup, kualitas, dan sumber daya.

Mengapa Manajemen Proyek Penting?

Sulit untuk menyangkal pentingnya manajemen dalam proyek yang membantu setiap proyek bisnis berjalan lebih efisien dan efektif. Mari kita bahas tiga manfaat utama manajemen proyek yang efektif.

Hemat Waktu Dan Uang

Organisasi proyek yang baik melibatkan perencanaan yang cermat dan alokasi sumber daya. Manajer proyek menilai persyaratan proyek, mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan, dan mengalokasikannya secara efektif. Dengan memperkirakan kebutuhan sumber daya secara akurat dan menghindari alokasi berlebihan atau penggunaan yang kurang, manajer proyek mengoptimalkan penggunaan sumber daya, mengurangi biaya yang tidak perlu, dan menghemat waktu.

Meningkatkan Kolaborasi Dan Komunikasi

Manajer proyek mendefinisikan dan mengomunikasikan peran dan tanggung jawab yang jelas kepada anggota tim. Setiap individu memahami tugas spesifik mereka, hasil, dan bidang akuntabilitas. Kejelasan ini meminimalkan kebingungan dan tumpang tindih, memungkinkan anggota tim untuk bekerja sama dengan lancar dan efisien.

Mengurangi Resiko dan Masalah

Proyek secara inheren melibatkan risiko dan ketidakpastian, yang jika dibiarkan tidak terkelola, dapat menyebabkan tantangan yang signifikan atau bahkan kegagalan. Manajemen proyek yang baik menekankan identifikasi risiko, penilaian, dan strategi mitigasi. Dengan mengantisipasi dan mengatasi potensi masalah sejak dini, manajer proyek dapat meminimalkan dampaknya dan memastikan bahwa proyek tetap berada di jalurnya, atau bahkan diselesaikan sebelum tanggal jatuh tempo yang diinginkan.

Check out: Apa yang dilakukan seorang master Scrum?

Apa Tiga Tahapan Utama Manajemen Proyek?

Manajemen proyek melibatkan tiga fase: perencanaan proyek, penjadwalan proyek, dan pengendalian proyek. Berikut rincian dari setiap fase.

Perencanaan proyek

Manajemen dan pengorganisasian proyek dimulai dengan tahap perencanaan, di mana tujuan, sasaran, dan ruang lingkup proyek ditentukan. Selama fase ini, manajer proyek bekerja sama dengan pemangku kepentingan untuk memahami kebutuhan dan harapan mereka.

Penting untuk dicatat bahwa ada beberapa metode yang digunakan dalam perencanaan proyek, dan salah satu cara perencanaan yang paling efektif adalah struktur rincian kerja (WBS). Hal ini didefinisikan sebagai proses membagi suatu proyek menjadi subkomponen (atau tugas) utama, yang kemudian dibagi lagi menjadi komponen-komponen yang lebih rinci, dan akhirnya menjadi serangkaian kegiatan dan biaya yang terkait.

Terkait: Pandangan sekilas tentang proses perencanaan proyek

Penjadwalan Proyek

Penjadwalan proyek mengacu pada proses pengurutan dan pembagian waktu untuk semua aktivitas proyek. Pada tahap ini, manajer memutuskan berapa lama setiap aktivitas akan dilakukan dan menghitung sumber daya yang dibutuhkan pada setiap tahap produksi.

Tujuan penjadwalan proyek dapat diringkas sebagai berikut:

• Menunjukkan hubungan setiap aktivitas dengan yang lain dan dengan keseluruhan proyek
• Menentukan urutan logis dan korelasi antara kegiatan
• Memfasilitasi penetapan perkiraan waktu dan biaya yang realistis untuk setiap kegiatan
• Memastikan orang, uang, dan sumber daya material digunakan secara optimal dengan mengidentifikasi kemacetan kritis.

Salah satu pendekatan penjadwalan proyek yang populer adalah bagan Gantt. Bagan Gantt adalah metode berbiaya rendah yang bertujuan untuk membantu manajer memastikan bahwa:

• Kegiatan direncanakan
• Urutan kinerja didokumentasikan
• Estimasi waktu aktivitas dicatat
• Keseluruhan waktu proyek dikembangkan. 

Terkait:

• Teknik Time Boxing – Panduan Penggunaan di 2024
• Contoh Jadwal Proyek

Pengendalian Proyek

Pengendalian suatu proyek menggambarkan penanganan yang cermat terhadap sumber daya, biaya, kualitas, dan anggaran. Mengontrol proyek bisa jadi sulit. Tidak semua proyek terdefinisi dengan baik pada awalnya, beberapa proyek mungkin tidak terdefinisi dengan baik. Proyek biasanya baru terdefinisi dengan baik setelah perencanaan awal yang terperinci dan menyeluruh serta definisi yang cermat atas masukan, sumber daya, proses, dan keluaran yang diperlukan.

Dalam pengendaliannya ada istilah yang disebut dengan Waterfall Methodology yang melibatkan pendekatan sekuensial dimana proyek fokus secara bertahap dan setiap fase diselesaikan sebelum melanjutkan ke fase berikutnya. Manajer proyek dan tim fokus pada perencanaan dan pelaksanaan satu fase pada satu waktu, mengikuti urutan yang telah ditentukan. Ketika kendala diketahui, perubahan cukup kecil untuk dikelola tanpa perlu merevisi rencana secara signifikan.

Berbeda dengan metodologi Air Terjun, Metodologi Agile menekankan perencanaan paralel atau simultan dan pelaksanaan komponen proyek. Ini umumnya terkait dengan metodologi Agile seperti Scrum dan Kanban. Alih-alih menyelesaikan setiap fase sebelum memulai fase berikutnya, tim bekerja pada beberapa aspek proyek secara bersamaan, berfokus pada iterasi yang lebih kecil atau peningkatan yang dibatasi waktu. Ada banyak pos pemeriksaan dan putaran umpan balik untuk melacak kemajuan, yang dapat mendukung Anda untuk melakukan evaluasi proyek nanti.

Check out: Implementasi proyek dan Proses Evaluasi Proyek

Apa Itu Teknik Manajemen Proyek: PERT dan CPM

Baik Evaluasi Program dan Teknik Peninjauan (PERT) dan Metode Jalur Kritis (CPM) adalah teknik manajemen proyek terkenal yang digunakan untuk merencanakan dan menjadwalkan kegiatan, yang memiliki kesamaan dalam hal proses keseluruhan dari 6 langkah sebagai berikut:

• Tetapkan aktivitas proyek yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan siapkan struktur perincian pekerjaan
• Identifikasi aktivitas mana yang bergantung pada aktivitas lain dan jalin hubungan logis, seperti "selesai untuk memulai" atau "mulai untuk memulai".
• Gambarkan jaringan yang menghubungkan semua aktivitas dengan menggunakan node untuk mewakili aktivitas dan panah untuk menunjukkan aliran dan ketergantungan di antara mereka
• Perkirakan durasi dan biaya setiap aktivitas 
• Tentukan Jalur Kritis (urutan aktivitas dependen terpanjang yang menentukan durasi minimum proyek)
• Sepanjang proyek, kemajuan dipantau terhadap jadwal, dan penyesuaian dilakukan seperlunya untuk memastikan penyelesaian tepat waktu.

Apa kelebihan dan kekurangan PERT dan CPM?

Ada kritik tentang PERT dan CPM apakah penting untuk manajemen proyek. Berikut manfaat dan keterbatasan kedua teknik tersebut:

Kelebihan

keterbatasan

- Mereka memberikan pendekatan sistematis terhadap perencanaan proyek, khususnya untuk proyek besar dan kompleks dengan banyak aktivitas. - Dengan memfokuskan aktivitas penting pada jalur kritis, manajer proyek dapat memprioritaskan sumber daya dan upaya untuk memastikan penyelesaian proyek tepat waktu. - Mereka juga menawarkan kerangka kerja untuk memantau kemajuan proyek dan membandingkannya dengan jadwal yang direncanakan.

- Mengidentifikasi dan mengukur ketergantungan ini secara akurat dapat menjadi sebuah tantangan - Perkiraan waktu dalam manajemen proyek seringkali bersifat subjektif dan dipengaruhi oleh berbagai faktor, sehingga menimbulkan risiko estimasi yang bias dan potensi ketidakakuratan dalam timeline proyek. - Penting juga untuk memantau dengan cermat jalur-jalur yang hampir kritis dalam proyek. Mengabaikan jalur-jalur yang hampir kritis ini dapat menimbulkan risiko yang melekat dan dapat mengakibatkan potensi penundaan atau gangguan terhadap keseluruhan jadwal proyek.

Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Proyek untuk Mengelola Proyek

Apa yang terbaik perangkat lunak manajemen proyek ? Ada beberapa opsi bagi perusahaan untuk mengelola proyek. Bergantung pada skala proyek, manajer dapat memutuskan untuk menggunakan pendekatan yang dibahas di atas untuk mengelola proyek kecil atau menggabungkan perangkat lunak manajemen proyek khusus untuk proyek besar dan kompleks.

Perlu diperkenalkan Microsoft Project, salah satu perangkat lunak khusus paling populer, yang sangat berguna dalam menggambar jaringan proyek, mengidentifikasi jadwal proyek, dan mengelola biaya proyek dan sumber daya lainnya serta melakukan evaluasi proyek. Anda juga bisa mempertimbangkan alternatifnya seperti perangkat lunak manajemen proyek Asana, Trello, Jira, dan Basecamp. Semuanya adalah perangkat lunak manajemen proyek berbayar dengan uji coba gratis dari banyak fitur canggih yang dapat membantu Anda mengelola proyek dan tim dengan lebih efektif. 

Terkait: 10 Tips Menggunakan Manajemen Proyek Asana Secara Efektif Di Tahun 2024 or Alternatif Proyek Microsoft

Tanya Jawab Umum (FAQ)

Intinya

Seperti yang dapat kita lihat, adalah bermanfaat bagi setiap perusahaan untuk berinvestasi dalam meningkatkan keterampilan manajemen proyek. Manajemen proyek yang efektif tidak dapat kekurangan manajer proyek yang banyak akal dan tim berkinerja tinggi. Ada banyak kursus dan pelatihan bersertifikat yang dapat membantu peserta didik mendapatkan pengetahuan yang lebih dalam dan bermanfaat tentang manajemen proyek. Jika Anda percaya diri dan cukup siap, mengapa tidak mengambil tantangan dari PMI, sertifikasi manajemen proyek yang paling dihargai di dunia, yang mencakup konsep tradisional, tangkas, dan hibrida. 

Namun, jika Anda ingin menghemat uang, mengambil kursus manajemen proyek Coursera gratis juga merupakan ide bagus. Bagi HR-ers, menggunakan pelatihan yang disesuaikan juga dapat memberikan hasil yang lebih baik. Anda dapat merancang pelajaran yang menarik dengan Presentasi AhaSlides alat, di mana Anda dapat menemukan banyak templat kuis dan permainan interaktif gratis yang dapat disesuaikan bersama dengan efek presentasi unik.

Karya yang dikutip: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Manajemen operasional : Keberlanjutan dan Manajemen Rantai Pasokan tanggal 12. Ed. (12 th. Ed.).

Ref: Kerja sama tim | M. Perpustakaan