Fundarboðspóstur | Bestu ráðin, dæmin og sniðmátin (100% ókeypis)

Hvað er gott fundarboð í tölvupósti dæmi?

Fundir geta verið mikilvægur þáttur í skilvirkni teymi, samhæfingu og einingu. Mörg fyrirtæki halda fundi að minnsta kosti einu sinni í viku, það getur verið óformlegur fundur til að ræða einfaldlega við starfsmenn sína eða formlegri stjórnarfundi til að ræða framtíðaráætlun fyrirtækis og árslokaskýrslu. Það er skylda stjórnenda eða leiðtoga að senda fundarboð til fundarmanna eða gesta.

Fundarboð er mikilvægt til að halda opinbera fundi á skilvirkan og snurðulausan hátt. Það eru margar leiðir til að senda fundarboð. Í þessari grein leggjum við áherslu á að takast á við fundarboð í tölvupósti, þægilegasta og vinsælasta aðferðin til að bjóða fólki að taka þátt í fundum þínum.

Efnisyfirlit

• Hvað er fundarboðspóstur?
• Hvers vegna er fundarboðspóstur mikilvægur?
• Skrifaðu fundarboðspóst skref fyrir skref
• Tegundir fundarboðspósts og dæmi
• The Bottom Line

Fljótleg fundarsniðmát með AhaSlides

• Fundir í viðskiptalífinu
• Fundargerðir
• Uppistandsfundur

Hvað er fundarboðspóstur?

Fundarboðspóstur er lykilþáttur í viðskiptastarfseminni skrifleg skilaboð með sýnikennslu um tilgang fundarins og beiðni um að fólk taki þátt í fundinum eftir tiltekna dagsetningu og staðsetningu, auk ítarlegri viðhengja ef svo er. Það getur verið skrifað í formlegum eða óformlegum stíl eftir einkennum fundanna. Þau ættu að vera skrifuð í viðeigandi tón og stíl til að uppfylla siðareglur fyrirtækja í tölvupósti.

Hins vegar má ekki rugla saman fundarboðstölvupósti og tölvupósti með fundarboði. Lykilmunurinn á þessum tölvupóstum er að tölvupóstur með fundarbeiðni miðar að því að setja upp tíma með einhverjum á meðan fundarboðspóstur miðar að því að bjóða þér á fund á auglýstum dagsetningum og staðsetningu

Hvers vegna er fundarboðspóstur mikilvægur?

Að nota tölvupóstboð hefur marga kosti í för með sér. Kostir tölvupóstboða eru taldir upp hér að neðan:

• Það tengist dagatölum beint. Þegar viðtakendur þiggja boð er því bætt aftur við viðskiptadagatalið þeirra og þú færð sömu áminningu og aðrir atburðir sem skráðir eru í dagatalinu.
• Það er þægilegt og hratt. Viðtakendur þínir geta náð í tölvupóstinn strax eftir að þú smellir á senda hnappinn. Þar sem það fer beint til viðtakandans, ef netfangið er rangt, geturðu fengið tilkynninguna strax og leitað fljótt að frekari lausnum.
• Það er tímasparandi. Þú getur sent hóppóst með þúsundum netfönga á sama tíma.
• Það er kostnaðarsparandi. Þú þarft ekki að eyða fjárhagsáætlun fyrir póstsendingar.
• Það er hægt að búa til það beint frá valinn vefnámskeiðsvettvangi þínum. Nema þú sért að halda augliti til auglitis, verður fyrsti kosturinn þinn líklega Zoom, Microsoft Teams eða eitthvað sambærilegt. Þegar RSVP er staðfest eru allir tenglar og tímarammar samstilltir með tölvupósti, svo þátttakandinn getur forðast rugling við aðra viðburði.

Það er staðreynd að milljarðar tölvupósta eru sendur á hverjum degi og margir þeirra eru ruslpóstur. Þar sem allir nota að minnsta kosti einn tölvupóst til að skiptast á mikilvægum skilaboðum fyrir vinnu, kaup, fundi og fleira. Hins vegar, þar sem þú þarft að lesa tonn af tölvupóstum á dag, kemur það ekki á óvart að þú lendir stundum í „þreyta í tölvupósti“ fyrirbæri. Þannig getur það komið í veg fyrir óþarfa misskilning eða fáfræði viðtakenda með því að senda góðan boðspóst.

Skrifaðu fundarboðspóst skref fyrir skref

Góður fundarboðspóstur er nauðsynlegur og að jafnaði hefur það áhrif á tölvupóstsending hlutfall.

Það eru siðir og meginreglur sem allir verða að hlíta til að fylla út viðskiptafundaboð með tilliti til viðtakenda. Þú getur lært hvernig á að skrifa venjulegan fundarboðspóst með því að fylgja þessum skrefum:

Skref 1: Skrifaðu sterka efnislínu

Það er staðreynd að 47% viðtakenda tölvupósts lesa í gegnum tölvupóst sem hefur skýra og hnitmiðaða efnislínu. Fyrsta sýn er mikilvæg. Þetta getur tryggt að viðtakendur finni fyrir brýni eða mikilvægi, sem leiðir til hærra opnunartíðni.

• Stutt, markvisst. Vertu málefnalegur, ekki dularfullur.
• Hægt er að biðja um staðfestingu á mætingu í efnislínunni til marks um að það sé brýnt.
• Eða bættu við tilfinningatón eins og ekki gleyma mikilvægi, brýnt, ...
• Bættu við tíma ef þú vilt leggja áherslu á tímaviðkvæmt mál 

Til dæmis: „Fundur 4/12: Hugmyndafundur um verkefni“ eða „Mikilvægt. Vinsamlegast svarið: Ný vara stefnumótun 10/6”

Skref 2: Byrjaðu á fljótlegri kynningu

Í fyrstu línunni er gott að gera stutta grein um hver þú ert, hver staða þín er í stofnuninni og hvers vegna þú ert að leita til þeirra. Þá er hægt að sýna beint tilgang fundarins. Margir gera þau mistök að skila óljósum tilgangi fundarins þar sem þeir gera ráð fyrir að þátttakendur verði að vita um það.

• Gerðu kynningu þína ánægjulega eða tengda verkinu
• Minnið þátttakendur á ef þeir þurfa að klára einhver verkefni eða hafa eitthvað með sér á fundinn.

Til dæmis Halló liðsmaður, ég hlakka til að sjá þig á nýju vörukynningunni næsta mánudag.

Skref 3: Deildu tíma og staðsetningu

Þú ættir að láta nákvæman tíma fundarins fylgja með. Þú ættir líka að segja þeim hvernig og hvar fundurinn fer fram, annað hvort í eigin persónu eða á netinu, og bjóða upp á leiðbeiningar eða vettvangstengla ef þeir þurfa á þeim að halda.

• Bættu við tímabeltinu ef einhverjir starfsmenn vinna á mismunandi svæðum í heiminum
• Nefndu áætlaðan lengd fundarins
• Þegar þú gefur leiðbeiningar skaltu vera eins ítarlegur og mögulegt er eða fylgja með kortaleiðbeiningum

Til dæmis: Komdu með okkur föstudaginn 6. október kl. 1:00 í fundarherbergi 2, á annarri hæð í stjórnsýsluhúsinu.

Skref 4: Gerðu grein fyrir dagskrá fundarins

Farið yfir lykilmarkmið eða fyrirhugaða fundardagskrá. Ekki nefna smáatriðin. Þú getur einfaldlega tilgreint efni og tímalínu. Fyrir formlega fundi er hægt að hengja ítarlegt skjal við. Þetta er sérstaklega gagnlegt til að hjálpa þátttakendum að gera undirbúning fyrirfram.

Til dæmis, þú getur byrjað á: Við ætlum að ræða…./ Við viljum taka á sumum málum Eða sem eftirfarandi tímalínu:

• 8:00-9:30: Kynning á verkefninu
• 9:30-11:30: Kynningar frá Howard (IT), Nour (markaðssetning) og Charlotte (sala)

Skref 5: Biddu um svar

Að krefjast RSVP getur hjálpað til við að staðfesta svar frá viðtakendum þínum. Til að koma í veg fyrir tvíræðni ætti æskilegt svar og tímamörk fyrir fundarmenn til að upplýsa þig um mætingu eða fjarveru að vera með í tölvupóstinum þínum. Með því, ef þú hefur ekki fengið svar þeirra á þeim tíma sem þú setur reglur, geturðu gert skjótar eftirfylgniaðgerðir.

Til dæmis: Vinsamlega svarið fyrir [dagsetningu] á [netfang eða símanúmer]

Skref 6: Bættu við faglegri tölvupóstundirskrift og vörumerki

Undirskrift fyrirtækja í tölvupósti ætti að sameina fullt nafn, titil stöðunnar, nafn fyrirtækis, tengiliðaupplýsingar, persónulegar vefsíður og önnur netföng með tengli.

Þú getur auðveldlega sérsniðið undirskriftina þína með Gmail.

Til dæmis:

Jessica Madison

Markaðsstjóri svæðisins, Inco iðnaður

555-9577-990

Það eru fullt af ókeypis undirskriftarhöfundum fyrir tölvupóst sem sparar þér tíma og fyrirhöfn, svo sem Undirskrift mín.

Tegundir fundarboðspósts og dæmi

Hafðu í huga að mismunandi tegundir funda munu hafa mismunandi staðla og ritstíl til að fylgja. Algengt er að við aðskiljum fundarboðstölvupóst eftir formlegum eða óformlegum stigi þeirra, þar með talið eða undanskilið sýndarfundi eða hreina netfundi. Í þessum hluta söfnum við og kynnum fyrir þér nokkrar dæmigerðar tegundir fundarboða og sniðmát hverrar tegundar sem eru almennt notuð í tölvupóstum um viðskiptafundaboð.

#1. Tölvupóstur formlegrar fundarbeiðni

Tölvupósturinn með formlegum fundarbeiðnum er notaður fyrir stóra fundi sem eru venjulega einu sinni til þrisvar á ári. Þetta er stór formlegur fundur svo tölvupósturinn þinn ætti að vera skrifaður í formlegum ritstíl. Meðfylgjandi viðaukar eru nauðsynlegar til að gera þátttakanda skýrara hvernig á að taka þátt í fundinum, hvernig á að finna staðsetningu og ítarlega dagskrá.

Formlegir fundir fela í sér:

• Stjórnarfundur
• Nefndarfundur
• Stjórnarfundur 
• Hluthafafundur 
• Fundur um stefnumótun 

Dæmi 1: Hluthafar sniðmát fyrir tölvupóst fyrir boð

Efnislína: Mikilvægt. Þér er boðið á aðalfund. [Tími]

[Nafn viðtakanda]

[Nafn fyrirtækis]

[Starfsheiti]

[Heimilisfang fyrirtækis]

[Dagsetning]

Kæru hluthafar,

Það gleður okkur að bjóða ykkur á aðalfundinn sem haldinn verður nk [Tími], [Heimilisfang]

Hluthafafundurinn er einstakt tilefni til upplýsinga, skiptis og umræðu á milli [Nafn fyrirtækis] og allir hluthafar okkar.

Það er líka tækifæri til að tjá sig og kjósa til að taka virkan þátt í að taka stórar ákvarðanir fyrir [Nafn fyrirtækis], óháð fjölda hluta sem þú átt. Á fundinum verða eftirfarandi helstu dagskrárefni:

Dagskrá 1:

Dagskrá 2:

Dagskrá 3:

Dagskrá 4:

Leiðbeiningar um þátttöku í þessum fundi, dagskrá og texta ályktana sem leggja á fram til samþykktar er að finna í meðfylgjandi skjali hér að neðan

Ég vil þakka þér, fyrir hönd stjórnar, fyrir þitt framlag og tryggð við félagið [Nafn fyrirtækis] og ég hlakka til að bjóða þig velkominn á fundinn þann [Dagsetning]

Bestu kveðjur,

[Nafn]

[Titill stöðu]

[Nafn fyrirtækis]

[Heimilisfang fyrirtækisins og vefsíða]

Dæmi 2: Fundur um stefnumótun sniðmát fyrir tölvupóst fyrir boð

[Nafn viðtakanda]

[Nafn fyrirtækis]

[Starfsheiti]

[Heimilisfang fyrirtækis]

[Dagsetning]

Efnislína: Verkefnagangur Markaðsátaksfundur: 2

Fyrir hönd [nafn fyrirtækis], Ég vil bjóða þér að mæta á viðskiptafund sem haldinn er kl [Nafn ráðstefnusalar, nafn byggingarinnar] [Dagsetning og tími]. Fundurinn mun standa til kl [Lengd].

Það er mér ánægja að bjóða þig velkominn á fyrsta stig verkefnisins okkar til að ræða væntanlega tillögu okkar [Upplýsingar] og við kunnum að meta dýrmæta innsýn þína um það. Hér er stutt samantekt á dagskrá dagsins:

Dagskrá 1:

Dagskrá 2:

Dagskrá 3:

Dagskrá 4:

Þessi tillaga er talin af öllu teyminu okkar sem ein af mikilvægustu tillögunum. Til frekari viðmiðunar höfum við hengt skjal við þetta bréf sem veitir þér ítarlegri upplýsingar svo að þér finnist þægilegt að undirbúa fundinn fyrirfram.

Við hlökkum öll til að eiga samtal við þig til að ræða hvað við getum gert meira til að láta þessa tillögu ganga upp. Vinsamlegast sendu inn spurningar eða tillögur fyrir fundinn áður [Frestur] beint til mín með því að svara þessum tölvupósti.

Eigðu góðan dag framundan.

Þakka þér,

Warm kveðjur,

[Nafn]

[Titill stöðu]

[Nafn fyrirtækis]

[Heimilisfang fyrirtækisins og vefsíða]

#2. Tölvupóstur um óformlega fundarboðið

Með formlegu fundarboði í tölvupósti, ef einfaldlega fundurinn með undirstjórnendum eða meðlimum innan teymisins. Það er miklu auðveldara fyrir þig að hugsa um hvernig eigi að skrifa rétt. Þú getur skrifað í óformlegum stíl með vinalegum og glaðlegum tón.

Óformlegir fundir fela í sér:

• Hugmyndaflugfundur
• Vandamálafundur
• Þjálfun
• Innritunarfundur
• Liðsuppbyggingarfundur
• Kaffispjall 

Dæmi 3: Sniðmát fyrir tölvupóst fyrir innritun fundarboðs

Efnisgrein: Brýnt. [Nafn verkefnis] uppfærslur. [Dagsetning]

Kæru lið,

Kveðjur!

Það hefur verið ánægjulegt og skemmtilegt að fá tíma til að vinna með þér varðandi [Nafn verkefnis]. Hins vegar, til að geta haldið áfram með áætlanir okkar á áhrifaríkan hátt, tel ég að rétti tíminn sé rétti tíminn fyrir okkur að segja frá þeim árangri sem hefur náðst og ég myndi þakka tækifærið til að hitta þig kl. [staðsetning] að ræða málið frekar kl [Dagsetning og tími].

Ég læt líka fylgja með lista yfir allar þær dagskrárgerðir sem við þurfum að ræða. Ekki gleyma að útbúa skýrslu um verklok. Vinsamlegast notaðu þetta [Tengill] til að láta mig vita hvort þú getir komist.

Vinsamlegast sendu mér tölvupóst með staðfestingu þína sem fyrst.

Warm kveðjur,

[Nafn]

[Starfsheiti]

[Nafn fyrirtækis]

Dæmi 4: Lið busniðmát fyrir tölvupóstsboð fyrir ilding

Kæru liðsmenn,

Þetta er til að upplýsa þig um að [Nafn deildar] er að skipuleggja a Liðsuppbyggingarfundur fyrir allt starfsfólkið okkar meðlimir á [Dagsetning og tími]

Fyrir frekari starfsþróun er afar mikilvægt að við vaxum saman og það getur aðeins gerst ef við vinnum sem teymi þannig að hægt sé að nýta færni okkar og hæfileika til að ná betri árangri. Það er ástæðan fyrir því að deildin okkar heldur áfram að kynna ýmsar liðsuppbyggingarstarfsemi mánaðarlega.

Vinsamlegast komdu og taktu þátt í viðburðinum svo að við getum hlustað á rödd þína um hvernig við getum bætt þig til að veita þér betri stuðning. Það verða líka nokkrir liðsuppbyggingarleikir ásamt drykkjum og léttum veitingum verður í boði félagsins.

Við hlökkum til að eiga skemmtilegar stundir á þessum hópeflisviðburði sem er skipulagður til að hjálpa hverju og einu okkar að vaxa. Ef þú telur þig ekki geta tekið þátt í þessum fundi, vinsamlegast láttu vita [Nafn samhæfingaraðila] at [Símanúmer]

Með kveðju,

[Nafn]

[Starfsheiti]

[Nafn fyrirtækis]

#3. Boðspóstur fyrir gestafyrirlesara

Boðspóstur gestafyrirlesara ætti að innihalda upplýsingar sem skipta máli fyrir ræðumann varðandi fundinn og ræðutækifæri. Það er mikilvægt að ræðumaðurinn viti hvernig þeir geta lagt sitt af mörkum til viðburðarins þíns og hver ávinningurinn er sem hann getur fengið til að vera hluti af viðburðinum þínum.

Dæmi 5: Boðssniðmát fyrir gestafyrirlesara í tölvupósti

Kæri [Ræðumaður],

Við vonum að þessi skilaboð finnist þér vel! Við erum að ná til okkar í dag með frábært ræðutækifæri fyrir íhugun þína. Við viljum biðja þig vinsamlega að vera okkar virðulegi ræðumaður fyrir [Nafn fundar], atburður með áherslu á [Lýsing á tilgangi og áhorfendum viðburðarins þíns]. Allt [Nafn fundar] teymið er innblásið af afrekum þínum og telur að þú værir hinn fullkomni sérfræðingur til að ávarpa áhorfendur okkar sem eru með sama hugarfari.

[Nafn fundar] fer fram í [Vetur, þar á meðal borg og ríki] on [Dagsetningar]. Gert er ráð fyrir að viðburðurinn okkar standi fyrir allt að u.þ.b [Fjöldi þátttakenda áætlaður#]. Markmið okkar er að [Markmið fundarins].

Við teljum að þú sért frábær ræðumaður og rödd þín væri mikilvæg viðbót við það samtal miðað við víðtæka vinnu þína [Sérsvið]. Þú getur íhugað að koma hugmyndum þínum á framfæri í allt að [Duration] mínútur sem tengjast sviðinu [Fundarefni]. Þú gætir sent tillöguna þína fyrir [frest] fylgdu [tenglinum] svo að teymið okkar geti hlustað á hugmyndir þínar og ákveðið upplýsingar um ræðu þína fyrirfram.

Í öllum tilvikum, ef þú getur ekki mætt, biðjum við þig auðmjúklega um að hafa samband við okkur í gegnum [tengill]. Þakka þér fyrir tíma þinn og umhugsun, við hlökkum til að heyra jákvæð viðbrögð frá þér.

Best,
[Nafn]
[Starfsheiti]
[Sambandsupplýsingar]
[Veffang vefsíðu fyrirtækisins]

#4. Boðspóstur fyrir vefnámskeið

Í þróun nútímans hýsa fleiri og fleiri netfund þar sem það er tíma- og kostnaðarsparnaður, sérstaklega fyrir fjarvinnuteymi. Ef þú notar ráðstefnupalla eru vel sérsniðin boðsskilaboð sem eru send beint til fundarmannsins áður en fundurinn hefst, svo sem Zoom boðspóstsniðmátið. Fyrir sýndarvefnámskeið geturðu vísað í eftirfarandi sýnishorn.

Vísbendingar: Notaðu leitarorð eins og „Til hamingju“, „Bráðum“, „Fullkomið“, „Uppfært“, „Fáanlegt“, „Á endanum“, „Top“, „Sérstakt“, „Gakktu til liðs við okkur“, „Ókeypis“, ” osfrv.

Dæmi 6: Sniðmát fyrir tölvupóst fyrir netfundarboð

Efnislína: Til hamingju! Þér er boðið að [Nafn vefnámskeiðs]

Kæri [Candidate_Name],

[Nafn fyrirtækis] er svo ánægð að skipuleggja vefnámskeið fyrir [Webinar efni] á [Dagsetning] á [tími], sem miðar að því að [[Tilgangur vefnámskeiðs]

Það verður gott tækifæri fyrir þig til að vinna þér inn gríðarlega ávinning frá boðnum sérfræðingum þínum á sviði [veffundarefna] og fá ókeypis gjafir. Liðið okkar er svo áhugasamt um nærveru þína.

Athugið: Þetta vefnámskeið takmarkast við [Fjöldi fólks]. Til að vista sæti þitt skaltu skrá þig [Tengill], og ekki hika við að deila því með vinum þínum. 

Ég vona að sjá þig þar!

Eigðu frábæran dag,

[Nafn þitt]

[Undirskrift]

The Bottom Line

Sem betur fer eru mörg tiltæk sniðmát af viðskiptafundaboðum á internetinu sem þú getur sérsniðið og sent til fundarmanna þinna á nokkrum sekúndum. Ekki gleyma að vista eitthvað í skýinu þínu svo þú getir undirbúið tölvupóstinn þinn með fullkomnum skrifum, sérstaklega ef það er brýnt.

Ef þú ert líka að leita að öðrum lausnum fyrir fyrirtæki þitt geturðu fundið AhaSlides er gott kynningartæki með mörgum mögnuðum eiginleikum til að styðja við vefnámskeiðið þitt, liðsuppbyggingu, ráðstefnu og fleira.

Algengar spurningar

Ref: Einmitt | Sherpany