Fundir gegna mikilvægu hlutverki í fyrirtækjum og samtökum, þjóna sem vettvangur til að ræða og taka á málum og stjórna innri málum til að knýja fram framfarir. Til að fanga kjarna þessara samkoma, hvort sem það er sýndar- eða í eigin persónu, Fundargerðir or fundargerð (MoM) skipta sköpum við að taka minnispunkta, draga saman helstu umræðuefni og halda utan um ákvarðanir og ályktanir sem náðst hafa.
Þessi grein mun leiðbeina þér við að skrifa árangursríkar fundargerðir, með dæmum og sniðmátum til að nota, svo og bestu starfsvenjur til að fylgja.
Efnisyfirlit
- Hvað eru fundargerðir?
- Hver er mínútutakandinn?
- Hvernig á að skrifa fundargerð
- Dæmi um fundargerðir (+ sniðmát)
- Ráð til að búa til góðar fundargerðir
- Lykilatriði
Vonandi mun þessi grein hjálpa þér að finna ekki lengur fyrir þeirri áskorun að skrifa fundargerðir. Og ekki gleyma að vera skapandi og gagnvirkur á hverjum fundi með:
- AhaSlides Opinber sniðmát
- Verkefnafundur
- Fundur um stefnumótandi stjórn
- Fundir í viðskiptum |10 Tegundir og bestu starfsvenjur
- Fundur dagskrá | 8 lykilskref, dæmi og ókeypis sniðmát
- Fundarboð í tölvupósti | Bestu ábendingar, dæmi og sniðmát
- AI Online Quiz Creator | Gerðu spurningakeppni í beinni | 2024 kemur í ljós
- Ókeypis Word Cloud Creator
- 14 bestu verkfærin til hugarflugs í skóla og vinnu árið 2024
- Hvað er einkunnakvarði? | Ókeypis Survey Scale Creator
- Random Team Generator | 2024 Random Group Maker afhjúpar
Hvað eru fundargerðir?
Fundargerðir eru skrifleg skrá yfir umræður, ákvarðanir og aðgerðir sem eiga sér stað á fundi.
- Þeir þjóna sem tilvísun og uppspretta upplýsinga fyrir alla fundarmenn og þá sem ekki geta mætt.
- Þeir hjálpa til við að tryggja að mikilvægar upplýsingar gleymist ekki og að allir séu á sama máli um hvað var rætt og til hvaða aðgerða ætti að grípa.
- Þeir veita einnig ábyrgð og gagnsæi með því að skjalfesta ákvarðanir og skuldbindingar sem teknar eru á fundinum.
Hver er mínútutakandinn?
Fundargerðamaður ber ábyrgð á því að skrá umræður og ákvarðanir sem teknar eru á fundinum nákvæmlega.
Þeir geta verið stjórnunarfulltrúi, ritari, aðstoðarmaður eða framkvæmdastjóri, eða liðsmaður sjálfboðaliða sem sinnir verkefninu. Nauðsynlegt er að fundarstjóri hafi gott skipulag og minnispunkta og geti dregið saman umræður á áhrifaríkan hátt.
Skemmtileg fundarsókn með AhaSlides
Komdu fólki saman á sama tíma
Í stað þess að koma að hverju borði og „tékka“ á fólki ef það mætir ekki, geturðu nú safnað athygli fólks og athugað mætingu með skemmtilegum gagnvirkum skyndiprófum með AhaSlides!
🚀 Fáðu ókeypis sniðmát ☁️
Hvernig á að skrifa fundargerð
Fyrir virkar fundargerðir, Í fyrsta lagi ættu þeir að vera hlutlægir, vera staðreyndir um fundinn, og forðast persónulegar skoðanir eða huglægar túlkanir á umræðum. Næst, það ætti að vera stutt, skýrt og auðvelt að skilja, einblína aðeins á aðalatriðin og forðast að bæta við óþarfa smáatriðum. Loksins, þær verða að vera nákvæmar og tryggja að allar skráðar upplýsingar séu ferskar og viðeigandi.
Við skulum fara í smáatriðin um að skrifa fundargerðir með eftirfarandi skrefum!
8 Nauðsynlegir þættir fundargerða
- Dagsetning, tími og staðsetning fundarins
- Listi yfir fundarmenn og afsökunarbeiðni á fjarveru
- Dagskrá og tilgangur fundarins
- Samantekt á umræðum og teknum ákvörðunum
- Allar atkvæðagreiðslur og niðurstöður þeirra
- Aðgerðaliðir, þar á meðal ábyrgðaraðili og skilafrestur
- Öll næstu skref eða eftirfylgni atriði
- Lokaorð eða frestun fundar
Skref til að skrifa árangursríkar fundargerðir
1/ Undirbúningur
Fyrir fundinn skaltu kynna þér dagskrá fundarins og hvers kyns viðeigandi bakgrunnsefni. Gakktu úr skugga um að þú hafir öll nauðsynleg verkfæri, svo sem fartölvu, skrifblokk og penna. Einnig er gott að fara yfir fyrri fundargerðir til að átta sig á hvaða upplýsingar eigi að hafa með og hvernig eigi að forma þær.
2/ Athugasemd
Á fundinum skaltu taka skýrar og hnitmiðaðar athugasemdir um umræður og ákvarðanir sem teknar eru. Þú ættir að einbeita þér að því að fanga lykilatriði, ákvarðanir og aðgerðaratriði frekar en að skrifa allan fundinn orðrétt. Gakktu úr skugga um að innihalda nöfn ræðumanna eða helstu tilvitnanir og hvers kyns aðgerðaatriði eða ákvarðanir. Og forðastu að skrifa með skammstöfunum eða styttingum sem gera það að verkum að aðrir skilja ekki.
3/ Skipuleggja fundargerðir
Farðu yfir og skipulagðu athugasemdirnar þínar til að búa til heildstæða og hnitmiðaða samantekt á fundargerðum þínum eftir fundinn. Hægt er að nota fyrirsagnir og punkta til að auðvelda lestur fundargerðanna. Ekki taka persónulegar skoðanir eða huglægar túlkanir á umræðunni. Einbeittu þér að staðreyndum og því sem samþykkt var á fundinum.
4/ Skráning smáatriði
Fundargerðir þínar ættu að innihalda allar viðeigandi upplýsingar, svo sem dagsetningu, tíma, staðsetningu og fundarmenn. Og nefna öll mikilvæg efni sem rædd eru, ákvarðanir og aðgerðaatriði úthlutað. Vertu viss um að skrá öll atkvæði sem voru tekin og niðurstöður umræðna.
5/ Aðgerðaatriði
Gakktu úr skugga um að skrá öll aðgerðaatriði sem voru úthlutað, þar á meðal hver er ábyrgur og frestur til að ljúka. Þetta er mikilvægur þáttur í fundargerðinni þar sem það tryggir að allir viti hvaða ábyrgð þeir eiga og tímalínuna til að ljúka þeim.
6/ Yfirferð og dreifing
Þú ættir að skoða fundargerðina til að sjá nákvæmni og heilleika og gera nauðsynlegar breytingar. Gakktu úr skugga um að öll lykilatriði og ákvarðanir séu teknar fram. Síðan geturðu dreift fundargerðinni til allra fundarmanna, annað hvort í eigin persónu eða með tölvupósti. Geymdu afrit af fundargerðunum á miðlægum stað til að auðvelda aðgang, eins og samnýtt drif eða skýjatengdan geymsluvettvang.
7/ Eftirfylgni
Gakktu úr skugga um að aðgerðaratriðum fundarins sé fylgt eftir og þeim lokið strax. Notaðu fundargerðirnar til að fylgjast með framförum og ganga úr skugga um að ákvarðanir séu framfylgt. Það hjálpar þér að halda ábyrgð og tryggir að fundurinn sé árangursríkur og árangursríkur.
Dæmi um fundargerðir (+ sniðmát)
1/ Fundargerð Dæmi: Einfalt fundarsniðmát
Nákvæmni og flækjustig einfaldra fundargerða fer eftir tilgangi fundarins og þörfum fyrirtækisins.
Almennt séð eru einfaldar fundargerðir notaðar í innri tilgangi og þurfa ekki að vera eins formlegar eða yfirgripsmiklar og aðrar tegundir fundargerða.
Svo ef þú ert í brýnni þörf og fundurinn snýst um einfalt, ekki of mikilvægt efni, geturðu notað eftirfarandi sniðmát:
| Yfirskrift fundar: [Setja inn heiti fundar] Dagsetning: [Setja inn dagsetningu] Tími: [Setja inn tíma] Staðsetning: [Setja inn staðsetningu] Dómarar: [Settu inn nöfn fundarmanna] Beðist er velvirðingar á fjarveru: [Setja inn nöfn] Dagskrá: [Setja inn dagskrárlið 1] [Setja inn dagskrárlið 2] [Setja inn dagskrárlið 3] Yfirlit fundar: [Settu inn yfirlit yfir umræður og ákvarðanir sem teknar voru á fundinum, þar á meðal helstu atriði eða aðgerðaratriði.] Aðgerðaratriði: [Settu inn lista yfir hvaða aðgerðaatriði sem voru úthlutað á fundinum, þar á meðal ábyrgðaraðila og skilafrestur.] Næstu skref: [Settu inn næstu skref eða framhaldsatriði sem rædd voru á fundinum.] Lokaorð: [Setjið inn lokaorð eða frestun fundarins.] Undirritaður: [Setja inn undirskrift þess sem tekur fundargerðir] |
2/ Fundargerð Dæmi: Sniðmát stjórnarfundar
Fundargerðir stjórnar eru skráðar og dreift til allra félagsmanna, þar sem fram kemur skýrsla um teknar ákvarðanir og stefnu stofnunarinnar. Þess vegna ætti það að vera skýrt, heilt, ítarlegt og formlegt. Hér er sniðmát fyrir fundargerðir stjórnar:
| Yfirskrift fundar: Stjórnarfundur Dagsetning: [Setja inn dagsetningu] Tími: [Setja inn tíma] Staðsetning: [Setja inn staðsetningu] Dómarar: [Settu inn nöfn fundarmanna] Beðist er velvirðingar á fjarveru: [Settu inn nöfn þeirra sem báðust afsökunar á fjarveru] Dagskrá: 1. Samþykkt fundargerð fyrri fundar 2. Endurskoðun fjárhagsskýrslu 3. Rætt um stefnumótun 4. Önnur mál Yfirlit fundar: 1. Samþykkt fyrri fundargerða: [Setja inn hápunktar frá fyrri fundi voru yfirfarnir og samþykktir] 2. Endurskoðun fjárhagsskýrslu: [Settu inn hápunkta af núverandi fjárhagsstöðu og ráðleggingar fyrir framtíðar fjárhagsáætlun] 3. Umræða um stefnumótandi áætlun: [Setja inn sem stjórnin ræddi og gerði uppfærslur á stefnumótunaráætlun stofnunarinnar] 4. Önnur mál: [Setjið inn önnur mikilvæg mál sem ekki voru tekin á dagskrá] Aðgerðaratriði: [Settu inn lista yfir hvaða aðgerðaatriði sem voru úthlutað á fundinum, þar á meðal ábyrgðaraðila og skilafrestur] Næstu skref: Stjórnin mun halda framhaldsfund í [Setja inn dagsetning]. Lokaorð: Fundi slitið kl. Undirritaður: [Setja inn undirskrift þess sem tekur fundargerðir] |
Þetta er bara grunnsniðmát stjórnarfundar og þú gætir viljað bæta við eða fjarlægja þætti eftir þörfum fundarins og skipulags.
3/ Fundargerð Dæmi: Verkefnastjórnunarsniðmát
Hér er dæmi um fundargerð fyrir verkefnastjórnunarsniðmát:
| Yfirskrift fundar: Verkefnastjórnarfundur Dagsetning: [Setja inn dagsetningu] Tími: [Setja inn tíma] Staðsetning: [Setja inn staðsetningu] Dómarar: [Settu inn nöfn fundarmanna] Beðist er velvirðingar á fjarveru: [Settu inn nöfn þeirra sem báðust afsökunar á fjarveru] Dagskrá: 1. Farið yfir stöðu verksins 2. Rætt um áhættu í verki 3. Farið yfir framvindu liðsins 4. Önnur mál Yfirlit fundar: 1. Farið yfir stöðu verkefnisins: [Settu inn hvaða uppfærslu sem er á framvindu og auðkenndu öll vandamál sem þarf að leysa] 2. Umræða um áhættu verkefnisins: [Setjið inn hugsanlega áhættu við verkefnið og áætlun til að draga úr þeim áhættum] 3. Farið yfir framvindu teymisins: [Settu inn yfirfarnar framfarir og ræddu öll vandamál sem upp komu] 4 Önnur mál: [Setjið inn önnur mikilvæg mál sem ekki voru á dagskrá] Aðgerðaratriði: [Settu inn lista yfir hvaða aðgerðaatriði sem voru úthlutað á fundinum, þar á meðal ábyrgðaraðila og skilafrestur] Næstu skref: Teymið mun halda framhaldsfund í [Insert Date]. Lokaorð: Fundi slitið kl. Undirritaður: [Setja inn undirskrift þess sem tekur fundargerðir] |
Ráð til að búa til góðar fundargerðir
Ekki stressa þig á að fanga hvert orð, einbeittu þér að því að skrá helstu efni, niðurstöður, ákvarðanir og aðgerðaratriði. Settu umræðurnar á lifandi vettvang svo þú getir náð öllum orðum í stórt net🎣 - AhaSlides' Hugmyndaborð er leiðandi og einfalt tól fyrir alla að senda inn hugmyndir sínar fljótt. Svona gerirðu það:
Búðu til nýja kynningu með þínum AhaSlides Reikningur, bættu svo við Brainstorm glærunni í "Könnun" hlutanum.
Skrifaðu þitt umræðuefni, ýttu síðan á „Present“ svo allir á fundinum geti tekið þátt og sent inn hugmyndir sínar.
Hljómar auðvelt, er það ekki? Prófaðu þennan eiginleika núna, hann er bara einn af gagnlegum eiginleikum til að auðvelda þér fundi með líflegum, öflugum umræðum.
Lykilatriði
Tilgangur fundargerða er að veita þeim sem ekki sáu sér fært að mæta á háu stigi yfirsýn yfir fundinn, auk þess að halda skrá yfir niðurstöður fundarins. Þess vegna ætti fundargerðin að vera skipulögð og auðskiljanleg og draga fram mikilvægustu upplýsingarnar skýrt og hnitmiðað.
