Hvað er verkáætlunarferli í verkefnastjórnun?

Góð verkefnastjórnun felur í sér fimm grundvallarþrep: Að hefja upphaf, áætlanagerð, framkvæmd, eftirlit og eftirlit og klára með lokun. Það er mikilvægt að hafa í huga að ekkert af vel heppnuðum verkefnum getur hunsað neitt af þessum stigum, sérstaklega verkefnaáætlunarferli sem heldur öllu til að fylgja réttum tíma, svo sem að vera afhent á réttum tíma og innan fjárhagsáætlunar.

Verkefnaskipulag er kjarninn í lífsferli verkefnisins, sem þýðir líka að það er mest krefjandi áfanginn. Hins vegar er alltaf leið til að komast þangað.

Í þessari grein lærum við meira um áætlanagerð verkefna, skilgreiningu, dæmi, ferli og nokkur áætlanagerð verkfæri til að hjálpa þér að skilja betur verkáætlunarferlið og læra hvernig á að takast á við erfiðleika þess. 

Ábendingar um betri þátttöku

• Project Management
• Verkefnaáætlun Dæmi
• Aðferðafræði Foss

Hver er skilgreiningin á verkefnisskipulagi?

Verkefnaáætlun er hægt að skilgreina sem kerfisbundið ferli að útlista, skipuleggja og skipuleggja nauðsynleg skref og úrræði sem þarf til að ná tilteknu markmiði innan skilgreinds tímaramma. Þetta er fyrirbyggjandi nálgun sem felur í sér að bera kennsl á markmið, koma á vegvísi og úthluta fjármagni til að hámarka framleiðni og draga úr áhættu.

Tengt: Ferli stefnumótunarstjórnunar | The Ultimate Guide með 7 bestu ráðunum

7 stig verkáætlunarferlisins

Í þessum hluta kafum við ofan í 7 skrefin sem taka þátt í skipulagningu verkefna sem hér segir:

Stig 1: Skilgreining verkefnismarkmiða og umfangs

Upphafsstig verkefnisáætlunarferlisins snýst um að skilgreina skýrt markmið og umfang verkefnisins. Þetta felur í sér skilning á tilætluðum árangri, greina hagsmunaaðila og setja mælanleg markmið. Að skilgreina verkefnismörk, afrakstur og skorður setur grunninn að síðari áætlanagerð.

Til dæmis setur Nike sér það sölumarkmið að selja 3,00,000 einingar á næsta ári, sem hækkar um 30% miðað við núverandi sölu.

Stig 2: Framkvæmd alhliða verkefnamats

Vandað verkefnismat skiptir sköpum fyrir upplýsta ákvarðanatöku og draga úr áhættu. Þetta stig felur í sér að framkvæma ítarlega greiningu á verkþörfum, fjármagni, hugsanlegri áhættu og ósjálfstæði. Með því að meta hagkvæmni verkefnisins, hagkvæmni og hugsanlegar áskoranir geta skipuleggjendur greint mikilvæga árangursþætti og þróað aðferðir til að takast á við hugsanlegar hindranir.

Stig 3: Þróun vinnusundrunarskipulags (WBS)

Í þessu verkefnisskipulagsskref er allt verkefnið sundurliðað í smærri, viðráðanlega þætti. Þessi nálgun er kölluð vinnusundurliðunarskipan (WBS) sem veitir stigvelda framsetningu verkefna, undirverkefna og afhendingar, sem tryggir skýrleika og skipulag. Það auðveldar auðlindaúthlutun og verkefnaröð og setur rökréttan ramma fyrir framkvæmd verks.

Stig 4: Áætla auðlindir og koma á tímalínum

Mat á auðlindum og tímalína stofnun eru einnig lykilatriði fyrir árangur verkefnaáætlunar. Þetta stig miðar að því að ákvarða nauðsynlegt starfsfólk, fjárveitingar og efni sem þarf fyrir hvert verkefni. Með því að huga að ósjálfstæði verkefna, forgangsröðun og tiltækum tilföngum geta skipuleggjendur eða stjórnendur þróað raunhæfar tímalínur og bent á lykiláfanga á leiðinni.

Stig 5: Áhættugreining og mótvægisaðgerðir

Ekkert verkefni er ónæmt fyrir áhættu og að taka á þeim snemma er mikilvægt til að vinna úr áætlun. Á þessu stigi eru hugsanlegar áhættur og óvissuþættir skilgreindir, greindir og forgangsraðað. Fyrirbyggjandi aðferðir eru þróaðar til að draga úr áhættu, sem felur í sér viðbragðsáætlanir, áhættuflutningsaðferðir og aðrar aðgerðir. Reglulegt áhættueftirlit og mat tryggir aðlögunarhæfni allan líftíma verkefnisins.

Stig 6: Samskipti og tengsl hagsmunaaðila

Eins og lím geta áhrifarík samskipti haldið verkefni saman. Mikilvægt er að koma á samskiptaáætlun sem lýsir rásum, tíðni og þátttöku hagsmunaaðila. Reglulegar stöðuuppfærslur, framvinduskýrslur og samstarfsumræður stuðla að gagnsæi, auka samhæfingu og stjórna væntingum hagsmunaaðila.

Stig 7: Eftirlit, eftirlit og mat

Að komast til loka árangursríks verkáætlunarramma er stöðugt eftirlits- og matsstig. Á þessu stigi er lögð áhersla á að fylgjast með framförum, bera þær saman við ákveðin tímamót og greina frávik. Ef nauðsyn krefur eru lagfæringar gerðar til að samræma verkefnið að markmiðum þess. Lærdómurinn er skjalfestur, sem gerir kleift að flytja þekkingu og bæta framtíðina.

Hverjir eru þættir verkáætlunar?

Hér eru 7 lykilþættir í skipulagsferli verkefnisins:

• Umfang áætlanagerðar í stjórnun: Skilgreinið skýrt mörk og markmið verkefnisins.
• Skipulag vinnuafls (WBS): Skipta verkefninu niður í smærri, viðráðanleg verkefni.
• Tímalína og áfangar: Að koma á raunhæfri tímalínu og setja áfanga til að fylgjast með framförum.
• Úthlutun auðlinda: Að bera kennsl á og úthluta nauðsynlegum úrræðum, þar með talið starfsfólki, fjárhagsáætlun og efni.
• Áhættugreining og mildun: Að bera kennsl á hugsanlega áhættu og þróa aðferðir til að draga úr þeim.
• Samskiptaáætlun: Koma á skilvirkum samskiptaleiðum til að auðvelda samhæfingu og samvinnu milli hagsmunaaðila verkefnisins.
• Vöktun og mat: Innleiða aðferðir til að fylgjast með framvindu verkefna og meta árangur gegn fyrirfram skilgreindum KPI.

Hvers vegna er verkefnisskipulagsferlið nauðsynlegt?

Það eykur árangur verkefnisins og möguleika á árangri

Það eru ýmsar ástæður fyrir því að verkefni mistakast og ein þeirra er að ekki hefur tekist að skilgreina markmið, markmið og ábyrgð meðal liðsmanna (nálægt 39% áætlað). Verkefnið mun ekki ganga snurðulaust fyrir sig ef liðsmenn eru ruglaðir um einstök hlutverk sín og ábyrgð. Ennfremur getur skortur á skýrum markmiðum og markmiðum eða misskilningur á stefnu og tilgangi verkefnisins leitt til rangstöðu og skorts á einbeitingu, sem hefur í för með sér óvæntar bilanir og svigrúm.

Það bætir samvinnu og samskipti teymisins 

Vel skipulögð áætlun skapar tækifæri fyrir liðsmenn til að eiga samskipti og vinna á áhrifaríkan hátt. Sérstaklega þegar kemur að verkefnum þvert á deildir eða þvert á fyrirtæki, þar sem margir starfsmenn og sérfræðingar með ólíkan bakgrunn vinna saman, er hlutverk skipulagsmála enn augljósara. Fyrir vikið auka skýr samskipti og samvinna teymisvinnu, stuðla að sameiginlegri sýn, færri starfsmannaárekstra og stuðla að jákvæðu verkefnaumhverfi.

Það tryggir hagræðingu auðlinda

Áætlanagerð er fullkomin æfing fyrir bestu nýtingu fjármagns, þar á meðal tíma, mannauð, fjárhagsáætlun, búnað og efni. Með því að bera kennsl á nauðsynleg úrræði fyrirfram getur verkefnishópurinn tryggt að rétt úrræði séu tiltæk á réttum tíma, lágmarka tafir og tvíverknað, auk þess að hámarka skilvirkni.

Það dregur úr áhættu og óvæntum vandamálum

Með því að greina áhættu snemma getur verkefnishópurinn þróað áætlanir um áhættuviðbrögð og viðbragðsáætlanir til að bregðast við þeim. Þessi fyrirbyggjandi nálgun hjálpar til við að draga úr líkum og áhrifum áhættu, auka frammistöðu verkefna og draga úr líkum á mistökum.

Hvert er besta verkefnisskipulagsferlið?

Til að fá betri verkáætlun og sigrast á áskorunum sem gætu komið upp við skipulagningu, er þess virði að íhuga nokkrar aðferðir við skipulagningu verkefna. Þeir vísa til skipulegra aðferða og ramma sem notaðir eru til að skipuleggja og stjórna verkefnum á áhrifaríkan hátt.

Skipulag fossa

Vatnsfallsaðferðafræðin er raðbundin nálgun sem skiptir verkefninu í aðskilda áfanga, þar sem hver áfangi byggir á þeim fyrri. Það fylgir línulegri framvindu, þar sem hverjum áfanga þarf að vera lokið áður en farið er yfir í næsta. Lykilþrepin fela venjulega í sér kröfusöfnun, hönnun, þróun, prófun, uppsetningu og viðhald. Fossinn hentar best fyrir verkefni með vel skilgreindar og stöðugar kröfur.

PRINCE2 (Verkefni í stýrðu umhverfi)

PRINCE2 er verkefnastjórnunaraðferð sem byggir á ferli sem er mikið notuð í Bretlandi og á heimsvísu. Það veitir skipulagðan ramma fyrir verkáætlun, eftirlit og eftirlit. PRINCE2 skiptir verkefnum í viðráðanleg stig og leggur áherslu á skilvirka stjórnarhætti, áhættustýringu og þátttöku hagsmunaaðila. Það er almennt viðurkennt fyrir áherslu sína á viðskiptaréttlætingu og alhliða skjölun.

PRISM (Verkefnasamþætting, umfang, tíma og auðlindastjórnun)

PRISM er aðferðafræði verkefnastjórnunar þróuð af Project Management Institute (PMI). Það veitir alhliða ramma sem nær yfir samþættingu, umfang, tíma og auðlindastjórnun. PRISM leggur áherslu á skipulagða nálgun við áætlanagerð verkefna, sem felur í sér ferla eins og að skilgreina verkefnismarkmið, búa til verksmiðjuskipulag, skipuleggja starfsemi og úthluta fjármagni.

Tengt: Bestu stefnumótunarsniðmát árið 2024 | Sækja ókeypis

Hver eru nokkur verkfæri og hugbúnaður áætlanagerð?

Verkfæri og hugbúnaður til að skipuleggja verk eru orðin ómissandi fyrir árangursríka verkefnastjórnun í hröðu og kraftmiklu viðskiptalandslagi nútímans. Sem verkefnastjóri gætirðu viljað kíkja á þessar helstu tillögur:

Microsoft Project er alhliða verkefnaáætlunarhugbúnaður sem er mikið notaður af fagfólki í ýmsum atvinnugreinum. Það býður upp á úrval af öflugum eiginleikum til að stjórna verkefnum, tilföngum, tímalínum og fjárhagsáætlunum.

Asana er fjölhæft verkáætlunartæki þekkt fyrir öfluga eiginleika og sveigjanleika. Það býður upp á miðlægan vettvang fyrir teymi til að skipuleggja, skipuleggja og fylgjast með verkefnum á áhrifaríkan hátt.

Trello er vinsæll hugbúnaður til að skipuleggja verk sem þekktur er fyrir einfaldleika og sjónrænt aðdráttarafl. Notendavænt viðmót þess samanstendur af borðum, listum og kortum, sem gerir teymum kleift að skipuleggja og forgangsraða verkefnum áreynslulaust.

Tengt: 10 ráð til að nota Asana verkefnastjórnun á áhrifaríkan hátt árið 2024

Hver eru 10 skref verkáætlunar?

Verkefnaáætlunarferlið er mismunandi eftir stofnunum, allt eftir umfangi og umfangi verkefna. Sumir stjórnendur gætu frekar kosið 10 verkáætlunarskrefin sem hér segir:

1. Skilgreindu verkefni og markmið.
2. Þekkja hagsmunaaðila verkefnisins.
3. Gerðu ítarlega greiningu á umfangi verkefna.
4. Þróaðu ítarlega vinnusundurliðunarskipulag (WBS).
5. Ákvarða verkefnaháð og röð verkefna.
6. Áætla þarf auðlindaþörf og búa til auðlindaáætlun.
7. Búðu til raunhæfa verkefnaáætlun.
8. Þekkja og meta áhættu verkefnisins.
9. Búðu til samskiptaáætlun.
10. Fáðu verkefnasamþykki og ganga frá verkefnaáætlun.

Algengar spurningar

Final Thoughts

Það er mikilvægt að hafa í huga að verkefnaáætlun er besta ferlið til að halda öllu í jákvæðri framvindu. Þó að hugbúnaður áætlanagerðar verkefna geti hjálpað til við að bæta framleiðni verkáætlunarferlisins, vinsamlegast ekki taka því sem sjálfsögðum hlut, hlutverk verkefnastjóra og samhæfingar teymi er miklu mikilvægara.

Svo, ekki gleyma að hafa kynningarfundur að tengja öll lið í upphafi verkefnisins og færniþjálfun til að tryggja að liðin þín standi sig vel og séu áhugasöm í öllu verkefninu. Ef þig vantar meira grípandi og spennandi fundarkynningar eða þjálfun, AhaSlides getur verið besti félagi þinn með mörgum ókeypis háþróuðum eiginleikum og sniðmátum og samkeppnishæf verðáætlun fyrir öll fyrirtæki.

Ref: BIJU'S | Vikuáætlun | Kennaramarkmið