Esempi di conflitto di interessi: 20 situazioni sul posto di lavoro

Un conflitto di interessi è un interesse privato che potrebbe influenzare, o apparire come se influenzasse, il modo in cui svolgi il tuo lavoro. Averne uno non costituisce di per sé una cattiva condotta. Il problema è nasconderlo.

I 2024 paesi Rapporto ACFE alle Nazioni Sono stati analizzati 1,921 casi di frode sul lavoro ed è emerso che il 48% di essi coinvolgeva qualche forma di corruzione, una categoria che include i conflitti di interesse. Si tratta di una cifra relativa alla corruzione, non al tasso di conflitti di interesse, ma mostra cosa è in gioco quando un interesse privato non viene espresso apertamente.

Di seguito sono riportate 20 situazioni, suddivise in 4 gruppi da 5: denaro, famiglia, lavoro esterno, regali e incarichi nei consigli di amministrazione. Per ciascuna situazione viene spiegato perché è importante e cosa è necessario dichiarare. Nessuna di queste situazioni costituisce una regola. La decisione spetta al datore di lavoro, quindi ogni caso si conclude con lo stesso consiglio: consultate la vostra politica aziendale e chiedete chiarimenti.

Il test, in tre righe

1. Chiediti: una persona ragionevole potrebbe pensare che ciò influisca sul tuo giudizio?
2. Se sì, dillo a qualcuno prima di agire, non dopo.
3. Lasciate che sia il vostro responsabile o il team addetto alla conformità a decidere, e astenetevi dal prendere una decisione finché non l'avranno presa loro.

Le normative federali statunitensi si basano sullo stesso principio. 5 CFR 2635.502 chiede se, in casi come l'interesse finanziario di un membro della famiglia o una relazione coperta, una persona ragionevole a conoscenza dei fatti rilevanti metterebbe in dubbio l'imparzialità del dipendente, e 5 CFR 2635.402 Copre gli interessi finanziari che potrebbero essere influenzati da una questione su cui il dipendente sta lavorando. Queste norme vincolano solo i dipendenti del ramo esecutivo del governo federale statunitense. Per tutti gli altri, si applica la politica del datore di lavoro.

Primo round: denaro e investimenti

Serie 1: cinque situazioni finanziarie

1. Possiedi delle azioni di un fornitore che partecipa alla gara d'appalto per il contratto della tua squadra. Il tuo guadagno o la tua perdita potrebbero dipendere da questa decisione. Comunica la posizione al tuo responsabile o al team addetto alla conformità e rifletti attentamente prima di prendere una decisione.
2. Un'azienda di cui sei comproprietario presenta un'offerta. Anche una piccola puntata conta, perché il denaro ti arriva comunque. Dichiara per iscritto la tua partecipazione prima dell'apertura dell'offerta e non partecipare alla valutazione.
3. Accetti un secondo lavoro presso un concorrente. Potresti essere in possesso di informazioni utili all'azienda, oppure sentirti combattuto tra due datori di lavoro. Informa il tuo responsabile prima di accettare e chiedi se la politica aziendale lo consente.
4. Un venditore ti offre un prestito o un accordo vantaggioso. Un debito nei confronti di un fornitore può influenzare il modo in cui lo trattate. Rifiutate di pagarlo, oppure dichiaratelo e lasciate che sia l'ufficio conformità a decidere.
5. Fornisci consulenza a un'azienda in cui hai investito. Potresti orientare la consulenza verso il tuo stesso profitto. Rivela l'investimento alla persona che ha richiesto la consulenza.

La nostra scelta: il fornitore di cui siete comproprietari. È il caso che più spesso si presume sia accettabile, perché "si tratta solo di una piccola percentuale".

Secondo round: famiglia e relazioni

Serie 2: cinque situazioni relazionali

1. Ti viene chiesto di assumere tuo cugino. Il tuo giudizio sul candidato potrebbe essere di parte, e altri potrebbero pensarlo. Rivela il rapporto che hai con lui e lascia che qualcun altro gestisca il processo.
2. Diventi il ​​manager del tuo partner. Sarai tu a stabilire la loro retribuzione, le valutazioni e il carico di lavoro. Informa immediatamente le Risorse Umane e chiedi un cambio di gerarchia aziendale.
3. Potresti affidare un contratto all'azienda di un amico. L'amicizia potrebbe influenzare la decisione, o almeno dare l'impressione che l'abbia fatto. Rivelalo e lascia la decisione a qualcun altro.
4. Il tuo coniuge lavora per un cliente che gestisci. Ognuno di voi potrebbe venire a conoscenza di informazioni sul datore di lavoro dell'altro. Comunicatele al vostro responsabile in modo che la questione possa essere gestita tenendo conto di questo aspetto.
5. Un caro amico si candida per un posto di lavoro e tu fai parte della commissione d'esame. Succede in ogni ambiente di lavoro. Informate il presidente della commissione prima dei colloqui e astenetevi dal partecipare alla selezione del candidato.

La nostra scelta: l'amico che fa parte del panel. Succede in ogni luogo di lavoro, bastano dieci secondi per dirlo e protegge entrambi.

Terzo round: lavoro e ruoli esterni

Serie 3: cinque situazioni al di fuori del lavoro

1. Lavori come freelance per un concorrente del tuo cliente. Entrambe le parti potrebbero ragionevolmente dubitare della tua lealtà. Comunicalo al tuo responsabile e verifica le norme aziendali relative al lavoro esterno.
2. Gestisci un'attività secondaria durante l'orario di lavoro. Il tuo tempo e la tua attenzione appartengono al tuo datore di lavoro. Comunicagli di cosa si tratta e concorda cosa è consentito e quando.
3. Sei stato invitato a intervenire a una conferenza e ti è stato offerto un compenso. L'organizzatore potrebbe essere un fornitore o un cliente. Informa il tuo responsabile prima di accettare e chiedi se la somma ricevuta è interamente tua.
4. Ti è stato chiesto di entrare a far parte del consiglio di amministrazione di un'altra organizzazione. I suoi interessi potrebbero coincidere con quelli del tuo datore di lavoro. Comunicalo al tuo responsabile e astieniti da qualsiasi questione che riguardi tale organizzazione.
5. Utilizzi informazioni riservate per un progetto personale. Le informazioni in tuo possesso relative al tuo lavoro non sono di tua proprietà e non puoi utilizzarle altrove. Non utilizzarle e, se lo hai già fatto, comunicalo al tuo responsabile.

La nostra scelta: un'attività secondaria durante l'orario di lavoro. Si comincia in piccolo, con un'email o una telefonata, ed è l'attività che la maggior parte delle persone riesce a immaginare di svolgere.

Due esempi nel Regno Unito mostrano la stessa idea nel diritto e nel settore pubblico, e nessuno dei due è una regola per i dipendenti del settore privato in generale. Codice della funzione pubblica afferma che i funzionari pubblici non devono abusare della loro posizione ufficiale, ad esempio utilizzando le informazioni acquisite nello svolgimento delle loro mansioni per promuovere i propri interessi privati ​​o quelli di altri. E articolo 175 della legge sulle società del 2006 afferma che un amministratore di società deve evitare situazioni in cui abbia, o possa avere, un interesse che sia in conflitto, o che possa potenzialmente essere in conflitto, con gli interessi della società, a meno che gli amministratori non lo abbiano autorizzato.

Quarto round: regali, ospitalità e posti nel consiglio di amministrazione

Set 4: cinque situazioni di regali e consigli di amministrazione

1. Un fornitore invia un cesto regalo per le feste. Un ringraziamento può trasformarsi in un'aspettativa. È bene comunicarlo esplicitamente e chiedere se si desidera restituire il regalo, condividerlo con il team o tenerlo.
2. Un offerente ti offre i biglietti durante un'asta. Il problema è la tempistica. Rifiutare o rendere pubblica l'offerta e lasciare che sia l'ufficio conformità a decidere prima della scadenza della gara.
3. Un fornitore fa un regalo a chi prende le decisioni. Può sembrare un tentativo di comprare una decisione. Registralo e, se il regalo è di importo elevato, escludi la persona che deve prendere la decisione dal processo decisionale di quel fornitore.
4. Fai parte del consiglio di amministrazione di un ente benefico che acquista da uno dei tuoi fornitori. Due lealtà si incontrano in un'unica decisione. Dichiarate il legame in consiglio e uscite dalla stanza durante la votazione.
5. Il compenso per un relatore proviene dall'azienda da cui si effettua un acquisto. Il pagamento da parte di un fornitore è, di fatto, un regalo. È importante dichiararlo prima di accettarlo.

La nostra scelta: biglietti offerti da un offerente durante una gara d'appalto. Sembra innocuo, ma è proprio in queste situazioni che un conflitto percepito può causare i danni maggiori.

In materia di doni, la norma federale, 5 CFR 2635.202La norma stabilisce che, salvo quanto diversamente previsto nella suddetta sottosezione, un dipendente non può accettare regali provenienti da fonti proibite o regali offerti in ragione della propria posizione ufficiale. Questa norma si applica ai dipendenti federali statunitensi. I datori di lavoro privati ​​stabiliscono i propri limiti, pertanto è consigliabile consultare la politica aziendale in materia di regali e ospitalità prima di accettare un regalo.

Come rivelare e gestire un conflitto

1. Dillo subito e per iscritto. Un'e-mail inviata al tuo responsabile o al team addetto alla conformità costituisce una registrazione.
2. Descrivi l'interesse, non solo il fatto. "Mio fratello è il proprietario dell'azienda" è meglio di "Li conosco".
3. Fai un passo indietro rispetto alla decisione. Non votate, non esaminate e non fornite consigli in merito finché il risultato non sarà registrato.
4. Chiedi al tuo responsabile o al team addetto alla conformità di registrare il risultato. La decisione spetta a loro, non a te.
5. Rivedilo quando le cose cambiano. Un nuovo ruolo, una nuova offerta o una nuova quota possono trasformare un vecchio accordo in un conflitto.

Ricordate la cifra dell'ACFE: il 48% dei 1,921 casi studiati riguardava la corruzione. Un conflitto dichiarato tempestivamente è molto più facile da gestire rispetto a uno scoperto in seguito. Per ulteriori informazioni su come rendere sicuro parlare apertamente, consultate la nostra guida. sondaggio anonimo e il nostro post su la trappola della conformità.

Modalità per organizzare questa attività come sessione di gruppo

Una politica letta una volta viene dimenticata. Una breve sessione dal vivo, invece, spinge le persone a dire cosa farebbero.

• Scegli la risposta: Mostra una situazione sullo schermo e chiedi: "Si tratta di un conflitto? Sì, no, oppure dichiara e chiedi". Mostra la divergenza di opinioni, poi discuti gli esempi in cui le persone non erano d'accordo.
• Nuvola di parole: Chiediti: "Cosa ti farebbe esitare a rivelarlo?" Le parole più importanti sono le barriere da superare.
• Scala di valutazione: Chiedi "Quanto è chiara la nostra politica in materia di conflitto di interessi?" prima e dopo la sessione.
• Domanda a risposta aperta e anonima: Chiedete di descrivere uno scenario che il vostro team ha affrontato e discutetene senza fare nomi.
• Domande e risposte, in forma anonima: aprilo per le domande che le persone non faranno ad alta voce. Il nostro Consigli per una sessione di domande e risposte di successo aiutarti a gestirlo bene.

Utilizzate le 20 situazioni sopra elencate come domande. Se desiderate diapositive già pronte da adattare, il modello del corso sui conflitti di interesse è pensato proprio per questo.

Domande frequenti

Che cos'è un conflitto di interessi?

Un interesse privato che potrebbe influenzare, o apparire influenzare, le tue decisioni lavorative. Può trattarsi di denaro, famiglia, un altro lavoro o un regalo.

Quali sono alcuni esempi di conflitti di interesse sul lavoro?

Possedere una quota di un fornitore, assumere un parente, accettare regali da un offerente o gestire un'attività secondaria per un concorrente. Le 20 situazioni sopra elencate offrono ulteriori esempi.

Il conflitto di interessi è illegale?

Non di per sé. Per la maggior parte dei dipendenti è una questione di politica aziendale e il danno deriva dal non divulgarlo, sebbene alcuni ruoli comportino obblighi legali, come gli amministratori di società nel Regno Unito ai sensi della sezione 175 del Companies Act 2006. I dipendenti federali statunitensi sono soggetti a norme specifiche, tra cui uno statuto penale, 18 USC 208, che 5 CFR 2635.402 descrive.

Come si dichiara un conflitto di interessi?

Non appena te ne accorgi, comunicalo per iscritto al tuo responsabile o al team addetto alla conformità e ripensaci. Descrivi l'interesse, non solo il fatto.

Qual è la differenza tra un conflitto reale e un conflitto percepito?

Un conflitto reale influenza il tuo giudizio; un conflitto percepito sembra soltanto tale. Entrambi meritano di essere resi noti.

Dove iniziare

Scegliete un gruppo di cinque e usatelo alla prossima riunione di team. Se avete tempo solo per uno, iniziate con l'amico che fa parte della commissione d'esame.

Questo post fornisce informazioni di carattere generale e non costituisce consulenza legale. Per decisioni relative al vostro specifico ambiente di lavoro, rivolgetevi a un avvocato specializzato in diritto del lavoro o all'autorità di regolamentazione competente.