Il tuo cuore batte all'impazzata mentre immagini gli scenari peggiori:
❗️Un relatore si ammala pochi minuti prima di salire sul palco.
❗️ La tua sede perde improvvisamente energia il giorno dell'evento.
❗️ O peggio ancora, qualcuno si fa male durante il tuo evento.
I pensieri che agitano lo stomaco ti tengono sveglio la notte.
Ma anche gli eventi più caotici possono essere gestiti, se pianificati con attenzione e sistematicamente in anticipo.
Un semplice lista di controllo per la gestione del rischio di evento può aiutarti a identificare, prepararti e mitigare potenziali problemi prima che facciano deragliare il tuo evento. Scopriamo i 10 must nella lista di controllo per trasformare la preoccupazione in un piano d'azione ben definito.
Tabella dei Contenuti
Panoramica
| Cos'è il rischio evento? | Problemi imprevisti e imprevisti, che possono incidere negativamente sugli organizzatori e sul brand aziendale. |
| Esempi di rischio evento? | Condizioni meteorologiche estreme, sicurezza alimentare, incendi, disordini, minacce alla sicurezza, rischi finanziari,... |
Cos'è la gestione del rischio di un evento?
La gestione del rischio di eventi comporta l'identificazione di potenziali rischi o problemi che potrebbero minacciare un evento e quindi l'adozione di processi e precauzioni per mitigare tali rischi. Ciò aiuta gli organizzatori di eventi a disporre di piani di emergenza pronti per ridurre al minimo le interruzioni e recuperare rapidamente in caso di problemi. Viene utilizzata anche una lista di controllo per la gestione del rischio di eventi per garantire che ogni potenziale minaccia venga superata.
Quali sono i 5 passaggi per gestire il rischio come organizzatore di eventi?
Sappiamo che è stressante essere un organizzatore di eventi con tutte le possibilità che possono presentarsi. Per evitare di pensare troppo, segui i nostri semplici 5 passaggi per creare un perfetto piano di gestione del rischio per gli eventi:
· XNUMX€ Identificare i rischi – Fai un brainstorming su tutte le possibili cose che potrebbero andare storte al tuo evento. Considera fattori come problemi relativi alla sede, maltempo, guasti tecnologici, cancellazioni di relatori, problemi alimentari, infortuni, scarsa partecipazione, ecc. Pensa in modo ampio e mettilo su un strumento di brainstorming per mantenere intatte le idee.
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· XNUMX€ Valutare la probabilità e l'impatto – Per ogni rischio di evento identificato, stima la probabilità che si verifichi e il potenziale impatto che potrebbe avere sul tuo evento. Ciò aiuta a determinare quali rischi richiedono i piani di mitigazione più approfonditi.
· XNUMX€ Sviluppare piani di emergenza – Per i rischi con priorità più elevata, creare piani di backup, soluzioni e contingenze specifici per ridurre al minimo le interruzioni se tali rischi si materializzano. Ciò può comportare la conferma di sedi alternative, fornitori, programmi, ecc.
· XNUMX€ Assegnare responsabilità – Rendi una persona responsabile dell'esecuzione di ogni piano di emergenza e comunica chiaramente i ruoli al tuo team. Ciò garantisce che qualcuno agisca se si verifica effettivamente un rischio.
· XNUMX€ Metti in pratica i tuoi piani – Esamina potenziali scenari per identificare le lacune nei tuoi piani di gestione del rischio di eventi. Formare il tuo team su come rispondere in diverse situazioni rafforzerà la fiducia in modo che possano gestire con successo i problemi che si presentano il giorno dell'evento.
Suggerimenti per un migliore coinvolgimento
Lista di controllo per la gestione del rischio di eventi
Quali sono i punti generali che una lista di controllo per la gestione del rischio di evento deve coprire? Cerca l'ispirazione con i nostri esempi di elenco di controllo dei rischi degli eventi di seguito.
# 1 - Sede
☐ Contratto firmato
☐ Permessi e licenze ottenuti
☐ Planimetria e disposizioni di allestimento confermate
☐ Ristorazione e requisiti tecnici specificati
☐ Sede di backup identificata e in standby
#2 – Meteo
☐ Monitoraggio del maltempo e piano di notifica
☐ Tenda o riparo alternativo disponibile se necessario
☐ Accordi presi per spostare l'evento all'interno, se necessario
#3 – Tecnologia
☐ A/V e altre apparecchiature tecnologiche testate
☐ Informazioni di contatto del supporto IT ottenute
☐ Stampe cartacee dei materiali disponibili come backup
☐ Piano di emergenza per internet o interruzione di corrente
#4 – Medico/Sicurezza
☐ Disponibili kit di pronto soccorso e DAE
☐ Uscite di emergenza chiaramente contrassegnate
☐ Personale addestrato alle procedure di emergenza
☐ Informazioni di contatto di sicurezza/polizia a portata di mano
#5 – Altoparlanti
☐ Biografie e foto ricevute
☐ Altoparlanti alternativi selezionati come backup
☐ Comunicato il piano di emergenza del relatore
#6 – Partecipazione
☐ Soglia minima di presenze confermata
☐ Politica di cancellazione comunicata
☐ Piano di rimborso in atto in caso di annullamento dell'evento
#7 – Assicurazione
☐ Polizza assicurativa di responsabilità civile in vigore
☐ Certificato di assicurazione ottenuto
#8 – Documentazione
☐ Copie di contratti, permessi e licenze
☐ Informazioni di contatto per tutti i venditori e fornitori
☐ Programma dell'evento, agenda e/o itinerario
#9 – Personale/volontari
☐ Ruoli assegnati allo staff e al volontario
☐ Backup disponibili da compilare in caso di mancata presentazione
☐ Formazione sulle procedure di emergenza e sui piani di emergenza completata
#10 – Cibo e bevande
☐ Disporre di backup per qualsiasi materiale deperibile
☐ Opzioni alimentari alternative preparate in caso di ordini ritardati/errati/ospiti con allergie
☐ Sono disponibili prodotti di carta extra, utensili e stoviglie
#11 – Rifiuti e riciclaggio
☐ Distribuzione di cassonetti e contenitori per la raccolta differenziata
☐ Ruoli assegnati alla raccolta dei rifiuti durante e dopo l'evento
#12 – Procedure per la gestione dei reclami
☐ Membro del personale incaricato di gestire i reclami dei partecipanti
☐ Un protocollo per risolvere i problemi e offrire rimborsi/indennizzi se necessario
#13 – Piano di evacuazione di emergenza
☐ Preparati percorsi di evacuazione e punti di incontro
☐ Avere membri del personale di stanza vicino alle uscite
#14 – Protocollo persona smarrita
☐ Personale responsabile bambini smarriti/anziani/disabili designato
☐ Informazioni di contatto per genitori/tutori di minori ottenute
#15 – Segnalazione di incidenti
☐ Modulo di segnalazione degli incidenti creato per il personale per documentare eventuali emergenze
Quali sono i cinque elementi della gestione del rischio?
Il rischio non è solo sfortuna: fa parte di ogni impresa. Ma con il giusto piano di gestione del rischio evento, puoi domare il caos creato dal rischio e trasformare le minacce in opportunità. I cinque approcci alla gestione del rischio includono:
· XNUMX€ Identificazione del rischio – Pensa a piccole cose come problemi tecnici... fino alla catastrofe totale. Elencare i rischi li fa uscire dalla tua testa e metterli su carta dove puoi affrontarli.
• Valutazione del rischio– Valuta ogni rischio per capire quale rappresenta la minaccia maggiore. Considera: quanto è probabile che ciò accada? Quali danni potrebbero derivare se lo fa? Dare priorità ai rischi concentra i tuoi sforzi sulle questioni che contano davvero.
• Mitigazione del rischio – Avere piani per contrattaccare! Prendi in considerazione i modi per ridurre le possibilità che si verifichi un rischio, ridurre qualsiasi impatto se si verifica o entrambi. Più puoi indebolire i rischi in anticipo, meno ti disturberanno.
· XNUMX€ Monitoraggio dei rischi – Una volta che i tuoi piani iniziali sono in atto, rimani vigile. Monitorare i segni che stanno emergendo nuovi rischi o che i vecchi rischi stanno cambiando. Adatta le tue strategie in base alle necessità per stare al passo con il panorama delle minacce in continua evoluzione.
• Segnalazione dei rischi – Condividi rischi e piani con il tuo team. Portare gli altri nel giro ottiene il buy-in, espone i punti deboli che potresti aver perso e distribuisce la responsabilità per la gestione dei rischi.
Che cos'è una lista di controllo nella gestione degli eventi?
Un elenco di controllo nella gestione degli eventi si riferisce a un elenco di elementi o attività che gli organizzatori di eventi verificano siano stati preparati, organizzati o pianificati prima di un evento.
Una lista di controllo completa per la gestione del rischio aiuta a garantire che nulla di importante venga trascurato mentre si organizzano tutti i dettagli necessari per eseguire con successo un evento.
Le liste di controllo sono utili per la gestione degli eventi perché:
· XNUMX€ Fornire chiarezza e struttura – Dispongono in un ordine che dettaglia tutto ciò che deve essere fatto, quindi nulla cade nelle fessure.
· XNUMX€ Incoraggiare una preparazione approfondita - Il controllo degli articoli motiva gli organizzatori a garantire che tutte le disposizioni e le precauzioni siano effettivamente in atto prima dell'inizio dell'evento.
· XNUMX€ Migliorare la comunicazione – I team possono dividere e assegnare gli elementi dell'elenco di controllo per garantire che tutti comprendano i propri ruoli e responsabilità.
· XNUMX€ Supporta la coerenza – L'utilizzo della stessa lista di controllo per gli eventi ricorrenti aiuta a mantenere gli standard e le aree di cattura per il miglioramento ogni volta.
· XNUMX€ Rivela lacune o debolezze – Gli elementi deselezionati evidenziano cose dimenticate o richiedono una maggiore pianificazione, consentendoti di affrontarle prima che sorgano problemi.
• Facilitare i passaggi di consegne – Consegnare la lista di controllo ai nuovi organizzatori li aiuta a capire tutto ciò che è stato fatto per pianificare i precedenti eventi di successo.
Takeaways
Con questi extra nella tua checklist per la gestione del rischio dell'evento, sei ben preparato per il campo di battaglia! La preparazione trasforma il potenziale caos in calma fiducia. Quindi aggiungi ogni elemento alla tua lista. Cancellali uno per uno. Guarda che la lista di controllo trasforma la preoccupazione in potere. Perché più anticipi, migliori rischi si arrenderanno alla tua meticolosa pianificazione e preparazione.
Domande frequenti
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