Le riunioni svolgono un ruolo cruciale nelle aziende e nelle organizzazioni, fungendo da piattaforma per discutere e affrontare problemi e gestire gli affari interni per favorire il progresso. Per catturare l'essenza di questi incontri, virtuali o di persona, Riunione dei verbali or verbale della riunione (Mensile) sono fondamentali per prendere appunti, riassumere i principali argomenti discussi e tenere traccia delle decisioni e dei propositi raggiunti.
Questo articolo ti guiderà nella stesura di verbali di riunione efficaci, con esempi e modelli da utilizzare, nonché best practice da seguire.
Sommario
- Cosa sono i verbali delle riunioni?
- Chi è il Minute-Taker?
- Come scrivere i verbali delle riunioni
- Esempi di verbali di riunioni (+ modelli)
- Suggerimenti per creare buoni verbali di riunione
- Punti chiave
Speriamo che questo articolo ti aiuti a non sentire più la sfida di scrivere verbali di riunione. E non dimenticare di essere creativo e interattivo in ciascuno dei tuoi incontri con:
- AhaSlides Modello pubblico
- Riunione di avvio del progetto
- Riunione di gestione strategica
- Riunioni nel mondo degli affari |10 tipologie e best practice
- Agenda delle riunioni | 8 passaggi chiave, esempi e modelli gratuiti
- E-mail di invito alla riunione | Migliori consigli, esempi e modelli
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Cosa sono i verbali delle riunioni?
I verbali delle riunioni sono una registrazione scritta delle discussioni, delle decisioni e degli elementi di azione che si verificano durante una riunione.
- Servono come riferimento e fonte di informazioni per tutti i partecipanti e coloro che non possono partecipare.
- Aiutano a garantire che le informazioni importanti non vengano dimenticate e che tutti siano sulla stessa pagina su ciò che è stato discusso e sulle azioni da intraprendere.
- Forniscono inoltre responsabilità e trasparenza documentando le decisioni e gli impegni presi durante la riunione.
Chi è il Minute-Taker?
Il Minute-Taker è responsabile della registrazione accurata delle discussioni e delle decisioni prese durante la riunione.
Possono essere un funzionario amministrativo, un segretario, un assistente o un dirigente o un membro del team di volontari che svolge l'attività. È essenziale che chi prende i minuti abbia una buona organizzazione e capacità di prendere appunti e sia in grado di riassumere le discussioni in modo efficace.
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Come scrivere i verbali delle riunioni
Per verbali di riunione efficaci, in primo luogo, dovrebbero essere oggettivi, costituire una registrazione fattuale dell'incontroed evitare opinioni personali o interpretazioni soggettive delle discussioni. Prossimo, dovrebbe essere breve, chiaro e di facile comprensione, concentrati solo sui punti principali ed evita di aggiungere dettagli non necessari. Finalmente, deve essere accurato e garantire che tutte le informazioni registrate siano aggiornate e pertinenti.
Entriamo nei dettagli della stesura del verbale della riunione con i seguenti passaggi!
8 componenti essenziali del verbale della riunione
- Data, ora e luogo dell'incontro
- Elenco dei partecipanti ed eventuali scuse per l'assenza
- Ordine del giorno e scopo dell'incontro
- Sintesi delle discussioni e delle decisioni prese
- Eventuali voti presi e relativi esiti
- Elementi di azione, inclusa la parte responsabile e il termine per il completamento
- Eventuali passaggi successivi o elementi di follow-up
- Osservazioni di chiusura o aggiornamento della riunione
Passaggi per scrivere verbali di riunione efficaci
1/ Preparazione
Prima della riunione, familiarizza con l'ordine del giorno della riunione e tutti i materiali di base pertinenti. Assicurati di avere tutti gli strumenti necessari, come un laptop, un blocco note e una penna. È anche una buona idea rivedere i verbali delle riunioni precedenti per avere un'idea di quali informazioni includere e come formattarne una.
2/ Prendere appunti
Durante la riunione prendere appunti chiari e concisi sulle discussioni e sulle decisioni prese. Dovresti concentrarti sull'acquisizione di punti chiave, decisioni e azioni, piuttosto che trascrivere l'intero incontro alla lettera. Assicurati di includere i nomi dei relatori o eventuali citazioni chiave e qualsiasi azione o decisione. Ed evita di scrivere con abbreviazioni o abbreviazioni che non facciano capire agli altri.
3/ Organizzare i verbali
Rivedi e organizza i tuoi appunti per creare un riepilogo coerente e conciso dei tuoi minuti dopo la riunione. Puoi utilizzare intestazioni e elenchi puntati per facilitare la lettura dei minuti. Non prendere opinioni personali o interpretazioni soggettive della discussione. Concentrati sui fatti e su ciò che è stato concordato durante l'incontro.
4/ Registrare i dettagli
I verbali della riunione devono includere tutti i dettagli rilevanti, come la data, l'ora, il luogo e i partecipanti. E menziona tutti gli argomenti importanti discussi, le decisioni e gli elementi di azione assegnati. Assicurati di registrare tutti i voti che sono stati presi e l'esito di qualsiasi discussione.
5/ Elementi di azione
Assicurati di elencare tutti gli elementi di azione che sono stati assegnati, incluso chi è responsabile e la scadenza per il completamento. Questa è una parte cruciale del verbale della riunione, in quanto garantisce che tutti conoscano le proprie responsabilità e la tempistica per il loro completamento.
6/ Revisione e distribuzione
È necessario esaminare i verbali per verificarne l'accuratezza e la completezza e apportare le modifiche necessarie. Assicurati che tutti i punti chiave e le decisioni siano annotati. Quindi, puoi distribuire i verbali a tutti i partecipanti, di persona o via e-mail. Archivia una copia dei verbali in una posizione centralizzata per un facile accesso, come un'unità condivisa o una piattaforma di archiviazione basata su cloud.
7/ Seguito
Assicurarsi che gli elementi di azione della riunione siano seguiti e completati tempestivamente. Utilizza i minuti per tenere traccia dei progressi e assicurarti che le decisioni vengano attuate. Ti aiuta a mantenere la responsabilità e garantisce che la riunione sia produttiva ed efficace.
Esempi di verbali di riunioni (+ modelli)
1/ Verbale di riunione Esempio: modello di riunione semplice
Il livello di dettaglio e la complessità dei semplici verbali delle riunioni dipenderanno dallo scopo della riunione e dalle esigenze della tua organizzazione.
In generale, i verbali delle riunioni semplici vengono utilizzati per scopi interni e non devono essere formali o completi come altri tipi di verbali delle riunioni.
Quindi, se hai un bisogno urgente e la riunione ruota attorno a contenuti semplici e non troppo importanti, puoi utilizzare il seguente modello:
| Titolo dell'incontro: [Inserisci il titolo della riunione] Data: [Inserisci data] Orari: [Inserisci ora] Sede: [Inserisci posizione] partecipanti: [Inserire i nomi dei partecipanti] Scusate per l'assenza: [Inserisci nomi] Ordine del giorno: [Inserire punto 1 dell'ordine del giorno] [Inserire punto 2 dell'ordine del giorno] [Inserire punto 3 dell'ordine del giorno] Resoconto dell'incontro: [Inserire un riepilogo delle discussioni e delle decisioni prese durante la riunione, compresi i punti chiave o gli elementi di azione.] Elementi di azione: [Inserire un elenco di tutti gli elementi di azione che sono stati assegnati durante la riunione, inclusa la parte responsabile e il termine per il completamento.] Passi successivi: [Inserire eventuali passaggi successivi o elementi di follow-up che sono stati discussi durante la riunione.] Commenti finali: [Inserire qualsiasi commento di chiusura o aggiornamento della riunione.] Firmato: [Inserire la firma della persona che redige il verbale] |
2/ Verbale di riunione Esempio: modello di riunione del consiglio di amministrazione
I verbali delle riunioni del consiglio sono registrati e distribuiti a tutti i membri, fornendo un resoconto delle decisioni prese e della direzione dell'organizzazione. Pertanto, dovrebbe essere chiaro, completo, dettagliato e formale. Ecco un modello di verbale della riunione del consiglio:
| Titolo dell'incontro: Consiglio di amministrazione Data: [Inserisci data] Orari: [Inserisci ora] Sede: [Inserisci posizione] partecipanti: [Inserire i nomi dei partecipanti] Scusate per l'assenza: [Inserire i nomi di coloro che si sono scusati per l'assenza] Ordine del giorno: 1. Approvazione del verbale della seduta precedente 2. Revisione della relazione finanziaria 3. Discussione del piano strategico 4. Varie ed eventuali Resoconto dell'incontro: 1. Approvazione del verbale della riunione precedente: [I punti salienti della riunione precedente sono stati esaminati e approvati] 2. Revisione del rapporto finanziario: [Inserire i punti salienti dell'attuale situazione finanziaria e le raccomandazioni per la futura pianificazione finanziaria] 3. Discussione del piano strategico: [Inserire quale consiglio ha discusso e apportato aggiornamenti al piano strategico dell'organizzazione] 4. Qualsiasi altra questione: [Inserire eventuali altre questioni importanti che non sono state incluse nell'ordine del giorno] Elementi di azione: [Inserire un elenco di tutti gli elementi di azione che sono stati assegnati durante la riunione, inclusa la parte responsabile e il termine per il completamento] Passi successivi: Il consiglio terrà una riunione di follow-up in [Insert Date]. Commenti finali: La riunione è stata aggiornata alle [ora di inserimento]. Firmato: [Inserire la firma della persona che redige il verbale] |
Questo è solo un modello di riunione del consiglio di amministrazione di base e potresti voler aggiungere o rimuovere elementi a seconda delle esigenze della riunione e dell'organizzazione.
3/ Verbale della riunione Esempio: modello di gestione del progetto
Ecco un esempio di verbale di riunione per un modello di gestione del progetto:
| Titolo dell'incontro: Riunione del team di gestione del progetto Data: [Inserisci data] Orari: [Inserisci ora] Sede: [Inserisci posizione] partecipanti: [Inserire i nomi dei partecipanti] Scusate per l'assenza: [Inserire i nomi di coloro che si sono scusati per l'assenza] Ordine del giorno: 1. Revisione dello stato del progetto 2. Discussione sui rischi del progetto 3. Revisione dei progressi del team 4. Varie ed eventuali Resoconto dell'incontro: 1. Revisione dello stato del progetto: [inserire eventuali aggiornamenti sullo stato di avanzamento ed evidenziare eventuali problemi che devono essere affrontati] 2. Discussione sui rischi del progetto: [Inserire i rischi potenziali per il progetto e un piano per mitigarli] 3. Revisione dei progressi del team: [Inserire i progressi esaminati e discutere eventuali problemi sorti] 4 Varie e varie: [Inserire qualsiasi altra questione importante non inclusa nell'ordine del giorno] Elementi di azione: [Inserire un elenco di tutti gli elementi di azione che sono stati assegnati durante la riunione, inclusa la parte responsabile e il termine per il completamento] Passi successivi: Il team terrà una riunione di follow-up in [Insert Date]. Commenti finali: La riunione è stata aggiornata alle [ora di inserimento]. Firmato: [Inserire la firma della persona che redige il verbale] |
Suggerimenti per creare buoni verbali di riunione
Non preoccuparti di catturare ogni parola, concentrati sulla registrazione degli argomenti, dei risultati, delle decisioni e delle azioni principali. Metti le discussioni su una piattaforma live in modo da poter raccogliere tutte le parole in una grande rete🎣 - AhaSlides'idea board è uno strumento intuitivo e semplice affinché tutti possano presentare rapidamente le proprie idee. Ecco come farlo:
Crea una nuova presentazione con il tuo AhaSlides conto, quindi aggiungi la diapositiva Brainstorm nella sezione "Sondaggio".
Scrivi il tuo argomento di discussione, quindi premi "Presente" in modo che tutti i partecipanti alla riunione possano partecipare e inviare le proprie idee.
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Punti chiave
Lo scopo del verbale della riunione è quello di fornire una panoramica di alto livello della riunione per coloro che non hanno potuto partecipare, nonché di tenere traccia dei risultati della riunione. Pertanto, i verbali devono essere organizzati e di facile comprensione, evidenziando le informazioni più importanti in modo chiaro e conciso.
