Nella maggior parte delle organizzazioni, l'inserimento dei nuovi dipendenti è considerato un evento unico: si consegna il portatile, si esaminano le procedure di conformità, si presenta il team. Poi, sei settimane dopo, il nuovo assunto se n'è andato.
Solo il 12% dei dipendenti afferma che la propria azienda svolge un ottimo lavoro nell'inserimento dei nuovi assunti [1]. Questo divario tra ciò che i team delle risorse umane pensano accada e ciò che i nuovi assunti sperimentano effettivamente è il problema che le domande sull'inserimento mirano a colmare.
Questa guida illustra cosa chiedere, quando chiederlo e come agire in base alle risposte, in modo che il programma di onboarding migliori i parametri che contano davvero: fidelizzazione, produttività e tempo necessario per raggiungere la piena operatività.
Perché i sondaggi di onboarding sono più importanti di quanto si pensi
I dati sull'abbandono precoce sono difficili da ignorare. BambooHR ha scoperto che il 70% dei nuovi assunti decide se un lavoro fa al caso suo entro il primo mese e il 29% prende questa decisione entro la prima settimana [2]. Le aziende hanno, in media, 44 giorni per influenzare la permanenza di un nuovo assunto.
Le organizzazioni con un processo di onboarding strutturato migliorano la fidelizzazione dei nuovi assunti dell'82% e la produttività di oltre il 70% [3]. Quando i manager partecipano attivamente, i nuovi assunti hanno 3.4 volte più probabilità di descrivere la loro esperienza di onboarding come eccezionale [1].
Le domande di onboarding offrono un meccanismo per individuare i problemi prima che si trasformino in lettere di dimissioni. Un nuovo assunto che fatica a trovare il referente giusto, non comprende il proprio ruolo o si sente isolato dal team difficilmente lo esprimerà spontaneamente nelle prime settimane. Un breve sondaggio, somministrato al momento giusto, gli offre un modo strutturato per farlo.
Quando condurre i sondaggi di onboarding
Il tempismo è importante quanto il contenuto delle domande. Un singolo sondaggio al novantesimo giorno perde la finestra temporale cruciale della prima impressione. Un sondaggio al primo giorno chiede alle persone di valutare aspetti che non hanno ancora sperimentato. La giusta cadenza permette di ottenere dati in ogni punto di svolta.
Dal giorno 3 al giorno 7: prime impressioni
Informatevi solo sulla logistica e sulle prime impressioni. È troppo presto per valutare la cultura aziendale o la qualità del rapporto con il manager, ma è il momento ideale per individuare eventuali problemi organizzativi di base: mancanza di accesso ai sistemi, orari poco chiari o una visita dell'ufficio che non ha mai avuto luogo.
Giorno 30 - integrazione iniziale
Entro la quarta settimana, un nuovo assunto ha avuto sufficienti contatti con il team, il responsabile e le mansioni quotidiane per poter fornire un feedback significativo sulla chiarezza del ruolo e sul supporto ricevuto. Questo è il sondaggio più importante dell'intera sequenza.
Giorno 60 - verifica dello slancio
Dopo due mesi, è possibile valutare se le prime impressioni si sono confermate. I dipendenti che faticano a collegare il proprio lavoro agli obiettivi aziendali emergeranno chiaramente in questa fase.
Giorno 90 - valutazione del programma
Dopo 90 giorni, chiedete ai nuovi assunti di valutare il processo di onboarding nel suo complesso. In questa fase raccoglierete i dati che verranno poi utilizzati per la progettazione del programma.
Domande di onboarding per categoria
Chiarezza dei ruoli
Le aspettative poco chiare sono una delle cause più comuni di turnover precoce. Secondo un sondaggio citato da diverse fonti HR, il 44% dei nuovi dipendenti afferma di non sapere chi sia il proprio responsabile diretto e il 65% non sa chi contattare in caso di domande [3]. Le domande sulla chiarezza del ruolo fanno emergere queste lacune fin da subito.
- Hai ben chiaro quali siano le tue responsabilità quotidiane?
- Le mansioni che svolgi effettivamente corrispondono a quelle descritte durante il colloquio?
- Sai riconoscere il successo nel tuo ruolo a 30, 60 e 90 giorni?
- Disponi degli strumenti e dell'accesso al sistema necessari per svolgere il tuo lavoro?
- Sai a chi rivolgerti quando hai una domanda sul tuo ruolo?
Questi quesiti funzionano bene se presentati con una semplice risposta sì/no o con una scala di concordanza a 5 punti. Un punteggio basso in uno qualsiasi di questi quesiti giustifica un contatto diretto da parte del responsabile delle assunzioni, non una semplice email generica.
Supporto manageriale
La ricerca di Gallup mostra costantemente che la relazione con il manager è il singolo fattore predittivo più importante per il successo dell'onboarding. Quando i manager sono attivamente coinvolti, la soddisfazione e il coinvolgimento dei nuovi assunti aumentano notevolmente [1].
- Con quale frequenza il tuo responsabile ti contatta individualmente per parlare di come stai?
- Il tuo responsabile ti fornisce indicazioni chiare sulle priorità?
- Quanto ti senti a tuo agio a chiedere aiuto al tuo responsabile?
- Il tuo responsabile ti fornisce un feedback utile sul tuo lavoro?
- Hai la sensazione che il tuo manager sia interessato al tuo successo?
Per le domande sulla frequenza dei contatti, utilizzare una scala di frequenza (Mai / Raramente / Talvolta / Spesso / Sempre), mentre per le domande sulla qualità della relazione è necessaria una scala di soddisfazione (Da Molto insoddisfatto a Molto soddisfatto).
Integrazione della squadra
Sentirsi socialmente integrati migliora le prestazioni. I dipendenti che si sentono inclusi mostrano un maggiore coinvolgimento e sono meno propensi ad abbandonare l'azienda nel primo anno.
- Ti è stato presentato di persona tutto il team con cui lavori?
- Ti senti un membro apprezzato del tuo team?
- Ci sono opportunità per entrare in contatto in modo informale con i colleghi?
- Comprendi come il lavoro del tuo team si inserisce negli obiettivi organizzativi più ampi?
- Qualche compagno di squadra si è prodigato per aiutarti ad ambientarti?
Cultura e valori
I nuovi assunti che non si sentono in sintonia con la cultura organizzativa hanno maggiori probabilità di andarsene, anche quando il ruolo in sé è adatto. BambooHR ha scoperto che il 91% dei dipendenti che hanno ricevuto una formazione efficace sulla cultura aziendale si sentono legati al proprio posto di lavoro, rispetto a solo il 29% che afferma che il proprio onboarding non ha incluso tale componente [2].
- Comprendi i valori aziendali e come si manifestano nel lavoro quotidiano?
- Ritieni che la cultura aziendale corrisponda a quanto ti è stato detto durante il colloquio di assunzione?
- Ti senti a tuo agio nell'essere te stesso/a al lavoro?
- C'è qualcosa della cultura che ti ha sorpreso da quando hai iniziato?
- Come descriveresti la cultura aziendale a un amico che sta valutando di unirsi al gruppo?
Le ultime due domande funzionano meglio come campi di testo libero. Le risposte spesso fanno emergere aspetti che una domanda con una scala di valutazione non riuscirebbe mai a cogliere.
Formazione e sviluppo
Il 76% dei nuovi assunti afferma che la formazione è importante per la loro capacità di avere successo in un ruolo [2]. Se il tuo programma di formazione presenta delle lacune, le vedrai qui.
- La formazione iniziale vi ha preparato adeguatamente per le vostre effettive responsabilità?
- Le sessioni di formazione erano ben organizzate e facili da seguire?
- C'è un argomento o una competenza su cui ritieni di aver bisogno di maggiore formazione?
- Hai avuto tempo sufficiente per completare la tua formazione prima di dover lavorare in autonomia?
- Come valuteresti la qualità complessiva della tua esperienza formativa?
Valutazione del programma di onboarding (giorno 90)
Queste domande servono a valutare il programma nel suo complesso, non l'esperienza individuale. Utilizzatele per promuovere il miglioramento del programma, piuttosto che per il follow-up individuale.
- Quanto sei soddisfatto/a della tua esperienza di onboarding nel complesso?
- Qual è stata la parte più utile del processo di onboarding?
- Cosa cambieresti se fossi tu a progettare il programma?
- Il processo di inserimento ti ha aiutato a sentirti preparato per il tuo ruolo?
- Con che probabilità raccomanderesti questa azienda a un amico in cerca di un ruolo simile?
Un esempio concreto: l'onboarding su larga scala
Un'azienda tecnologica di medie dimensioni che effettuava assunzioni trimestrali a gruppi ha riscontrato un elevato turnover entro 90 giorni, nonostante i feedback positivi ricevuti durante i colloqui. Introducendo una sequenza strutturata di tre sondaggi (al giorno 7, al giorno 30 e al giorno 90), i risultati del giorno 30 hanno rivelato un modello ricorrente: i neoassunti di un dipartimento hanno valutato la comunicazione con i manager in modo significativamente inferiore rispetto ai colleghi del resto dell'organizzazione.
Senza i dati del sondaggio, questo problema sarebbe passato inosservato. Il responsabile del team dava per scontato che le riunioni periodiche a livello di dipartimento fossero sufficienti per una comunicazione adeguata. I nuovi assunti interpretavano queste riunioni come annunci di gruppo, non come i colloqui individuali di cui avevano bisogno.
Una volta identificato il problema, la soluzione è stata semplice: incontri individuali settimanali obbligatori per i primi 60 giorni. Il turnover in quel reparto è diminuito di circa un terzo nei due cicli successivi.
L'obiettivo delle domande di onboarding è proprio questo: un problema specifico, un cambiamento concreto, un risultato misurabile. Funzionano solo se qualcuno legge effettivamente le risposte e agisce di conseguenza.
Suggerimenti per la formattazione delle domande
I sondaggi devono essere brevi. Un questionario da compilare al settimo giorno dovrebbe contenere da cinque a sette domande, non venti. Il tasso di completamento diminuisce significativamente con l'aumentare della lunghezza, e un questionario incompleto fornisce dati meno affidabili rispetto a uno breve a cui tutti rispondono.
Utilizza un mix di domande a risposta multipla e domande a testo libero. Le domande con scala (da 1 a 5, grado di accordo, frequenza) sono facili da aggregare a livello di coorte. Le domande a risposta aperta, invece, fanno emergere i dettagli specifici. Utilizzatele entrambe: le domande con scala per individuare lo schema, le domande a risposta aperta per comprenderlo.
Se possibile, rendete le risposte anonime. È improbabile che i neoassunti forniscano un feedback onesto sul proprio responsabile se pensano che quest'ultimo lo leggerà. L'anonimato migliora la qualità delle risposte alle domande più importanti.
Agire concretamente sulla base dei dati. Se i dipendenti non vedono che il loro feedback porta a dei cambiamenti, i tassi di risposta diminuiscono nei cicli successivi. Anche un breve riepilogo condiviso con il gruppo — "ecco cosa ci avete detto, ecco cosa stiamo modificando" — chiude il cerchio e rafforza la fiducia nel processo.
Gli errori più comuni da evitare
Anche i programmi di sondaggio di benvenuto per i nuovi assunti, pur ben intenzionati, risultano inefficaci se presentano alcuni errori ricorrenti nella fase di progettazione. Ecco quelli che si verificano più spesso.
Invio di un sondaggio al termine del processo di onboarding.
Aspettare fino al novantesimo giorno per chiedere un feedback significa aver già perso i nuovi assunti che facevano fatica al trentesimo giorno. I sondaggi di fine programma sono utili per la valutazione del programma, ma non possono sostituire i controlli preliminari, quando è ancora possibile intervenire. Se qualcuno non ha capito il proprio ruolo alla terza settimana, saperlo alla tredicesima non gli è di alcun aiuto.
La soluzione: implementare la cadenza completa — giorno 7, giorno 30, giorno 60, giorno 90 — anche se ogni sondaggio è breve. Un questionario di cinque domande al giorno 30 è più utile di una retrospettiva di venti domande al giorno 90.
Porre le stesse domande in ogni fase
Alcuni team riutilizzano lo stesso set di domande in tutti i punti di contatto del sondaggio per risparmiare tempo. Il problema è che una domanda come "ti senti preparato/a per le tue responsabilità?" ha un significato molto diverso al settimo giorno rispetto al sessantesimo. Porrla troppo presto genera confusione. Porrla troppo tardi significa che è ormai troppo tardi per intraprendere azioni correttive.
La soluzione: associare ogni domanda alla fase in cui è possibile intervenire. Il giorno 7 è dedicato alla logistica e alle prime impressioni. Il giorno 30 alla chiarezza dei ruoli e al rapporto con il responsabile. Il giorno 90 alla riflessione a livello di programma.
Raccolta dei dati ma mancata chiusura del ciclo.
Questo è il punto critico più comune. I team delle risorse umane conducono il sondaggio, ne analizzano i risultati internamente e passano oltre. I neoassunti si accorgono quando il loro feedback scompare nel nulla e, di conseguenza, i tassi di risposta calano nei gruppi successivi. Cosa ancora più importante, i problemi emersi dai dati non vengono risolti.
La soluzione: assegnare la responsabilità di ciascuna categoria del sondaggio a una persona specifica: le risposte relative al supporto dei manager vanno al responsabile del personale, le lacune formative al team di Formazione e Sviluppo, i problemi logistici al team delle Risorse Umane. Dopodiché, condividere un breve riepilogo con il gruppo: cosa è emerso e cosa si sta cambiando. Non è necessario che sia esaustivo. Anche un breve messaggio segnala che il feedback è stato letto e preso sul serio.
Saltare la raccolta anonima per le domande del responsabile
La qualità del rapporto con il proprio responsabile è uno degli aspetti più importanti da misurare nei sondaggi di onboarding, ed è anche la categoria che più facilmente produce dati inesatti se le risposte non sono anonime. I neoassunti, nelle prime settimane di lavoro, difficilmente valuteranno negativamente il proprio responsabile in un modulo inviato direttamente a quest'ultimo o discusso in una riunione in cui è presente anche il responsabile.
La soluzione: rendere anonime di default le domande relative al responsabile e comunicarlo chiaramente ai nuovi assunti prima che rispondano. Se lo strumento di sondaggio utilizzato non supporta l'anonimizzazione, trattare le domande relative al responsabile come domande a risposta aperta e aggregare manualmente i dati prima di condividere i risultati.
Esecuzione di sondaggi di onboarding con AhaSlides
Convincere i nuovi assunti a compilare un questionario è già metà dell'opera. I moduli lunghi inviati via email sono facili da ignorare, soprattutto nella prima settimana, quando le caselle di posta sono già stracolme.
AhaSlides Consente di condurre sondaggi di onboarding come sessioni interattive dal vivo, sia durante una riunione di onboarding di gruppo, sia in modo asincrono tramite un link. È possibile combinare domande con scala di valutazione, a scelta multipla e a testo libero in un unico flusso, e i risultati vengono visualizzati in tempo reale, consentendo ai team delle Risorse Umane o della Formazione e Sviluppo di individuare immediatamente le lacune, senza dover attendere l'esportazione in un foglio di calcolo.
In particolare per l'onboarding di gruppo, eseguire un sondaggio dal vivo alla fine di una sessione e rivedere insieme i risultati cambia la dinamica. I nuovi assunti vedono le risposte dei loro colleghi aggregate sullo schermo, il che spesso apre una conversazione che un modulo privato non farebbe mai. Per il contenuto formativo stesso, abbinare questi sondaggi a un creatore di corsi online Consente ai nuovi assunti di completare i moduli di onboarding al proprio ritmo tra un controllo e l'altro.
fonti
[1] Gallup. Perché l'esperienza di onboarding è fondamentale per la fidelizzazione. https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx
[2] BambooHR. La prima impressione è fondamentale: 44 giorni per decretare il successo o il fallimento di una nuova assunzione. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics
[3] AIHR. Oltre 27 statistiche e tendenze relative all'inserimento dei nuovi dipendenti. https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding-statistics/
