11 passaggi per condurre una riunione di gestione strategica di successo

A riunione di direzione strategica è uno dei migliori metodi che aiutano i team ad alte prestazioni a rivedere e migliorare la qualità del lavoro e la produttività per creare i migliori risultati per l'azienda. Questo articolo ti fornirà tutto ciò che devi sapere su una riunione di gestione strategica e su come aprire una riunione in modo efficace. 

Sommario

• #1 - Che cos'è una riunione di gestione strategica?
• N. 2 - I vantaggi di una riunione di gestione strategica
• #3 - Chi dovrebbe partecipare a una riunione di gestione strategica? 
• N. 4 - Come organizzare una riunione di gestione strategica efficace (piano SMM)

Che cos'è una riunione di gestione strategica?

Gestione delle riunioni strategiche (SMM) È una modello di gestione che si concentra sulla strategia complessiva di un'azienda, che include la gestione dei processi, il budget, la qualità, gli standard e i fornitori per valutare l'efficienza del lavoro e le prestazioni aziendali.

Questa riunione può aver luogo ogni trimestre e potrebbe richiedere la raccolta di dati da una riunione di strategia di marketing, riunione di strategia aziendale o riunione di strategia di vendita.

In breve,lo scopo degli incontri strategici è scoprire come utilizzare nel modo più efficace le risorse di un'azienda per raggiungere scopi e obiettivi specifici.

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I vantaggi di una riunione di gestione strategica

Una riunione di gestione strategica non solo aiuta i partecipanti a essere più proattivi nel loro lavoro arrivando in tempo e preparando documenti e domande da porre durante la pianificazione strategica, ma apporta anche 5 vantaggi come segue:

Ridurre i costi

Molte organizzazioni sono passate alla struttura delle riunioni di gestione strategica. Il piano SMM aiuta ora le aziende a utilizzare strumenti e servizi a basso costo (anche gratuiti) per analizzare in modo incrociato i dati tra le riunioni per vedere cosa funziona, cosa no e cosa può funzionare bene. 

Ciò aiuta a spendere, allocare e investire le risorse nel modo più saggio ed efficiente possibile.

Risparmia tempo ed energia

Pianificare riunioni efficaci consente ai dipartimenti o ai partecipanti di comprendere lo scopo della discussione strategica e di cosa hanno bisogno per prepararsi e contribuire.

Ad esempio, quali documenti porteranno, quali figure presentare e quali compiti o soluzioni elaborare dopo la riunione.

Suddividere i compiti per prepararsi alla riunione consente di risparmiare un sacco di tempo e fatica non divagando o diventando una critica alla colpa di chi, ma dimenticando lo scopo della riunione.

Aumentare il potere negoziale

Durante l'incontro non saranno evitati litigi o disaccordi. Tuttavia, ciò aumenta il potere negoziale dei membri del team poiché devono discutere e individuare la soluzione migliore per risolvere i problemi di clienti e aziende. Potresti essere sorpreso di trovare un eccellente negoziatore nella tua squadra!

Gestisci i rischi 

Nessuno vuole partecipare a una riunione che verrà annullata a metà perché non ci sono dati o risoluzione dei problemi.

Pertanto, una riunione di follow-up significa che tutti devono pianificare, raccogliere e fornire dati dalle riunioni precedenti, analizzarli e contribuire a tradurre tale analisi in passaggi successivi attuabili. Queste attività garantiscono una migliore gestione dei rischi. O addirittura rendere la riunione più produttiva o più orientata agli obiettivi rispetto alla precedente. 

Tieni d'occhio budget e risorse

Condurre riunioni di squadra efficaci sarà in grado di monitorare e adeguare le risorse e prendere decisioni di bilancio informate. Le riunioni di revisione della strategia aiuteranno a mettere in evidenza i dipartimenti oi programmi che potrebbero aver bisogno di finanziamenti aggiuntivi per avere successo. Sono anche un buon posto per vedere se è necessario aumentare/diminuire il budget o la forza lavoro.

Chi dovrebbe partecipare a una riunione di gestione strategica? 

Le persone tenute a comparire alla riunione saranno i superiori come l'Amministratore Delegato (Amministratore Delegato, Direttore Esecutivo, City Manager, ecc.) e il responsabile diretto del progetto.

I giocatori chiave devono avere voce in capitolo nella pianificazione, ma non tutti sono letteralmente al tavolo.

Troppe persone nella stanza possono creare stress, caos e confusione. Se hai più persone che vogliono essere coinvolte in questo processo, includile in un modo come Raccogliere le opinioni dei dipendenti attraverso sondaggi e addebitare a qualcuno nella riunione per garantire che questi dati arrivino al tavolo e siano considerati parte del processo.

Come organizzare una riunione di gestione strategica efficace (piano SMM) 

Per garantire che le riunioni di gestione strategica siano coinvolgenti e produttive, è necessario iniziare con una pianificazione adeguata. Con questi passaggi

Preparazione alla riunione

Ricorda di seguire queste linee guida per pianificare un incontro con 4 passaggi:

• Pianifica un orario e raccogli i dati/rapporto necessari

Pianifica e assicurati di invitare tutti i leader e i dipendenti chiave che sono tenuti a partecipare a questa riunione. Assicurati che le persone nella stanza siano persone che possono partecipare attivamente alla riunione.

Allo stesso tempo, raccogli i dati necessari, i report, gli indicatori di stato aggiornati e persino le domande a cui rispondere durante la riunione. Assicurati che gli invii non siano troppo vicini alla data della riunione in modo che tutti possano esaminare i dati più recenti e scrivere un'analisi sulle tendenze o sui problemi emergenti.

• Modello di agenda del piano

Un'agenda aiuta te e i partecipanti a rimanere in pista. Le idee per l'ordine del giorno delle riunioni garantiranno le risposte alle domande:

• Perché abbiamo questo incontro?
• Cosa dobbiamo realizzare quando la riunione è finita?
• Quali sono i prossimi passi da fare?

Ricorda che a L'agenda della riunione di gestione strategica può essere come una revisione di obiettivi, misure e iniziative, convalida della strategia e continua direzione e progetti strategici attuali.

Ecco un esempio di agenda:

1. 9.00 - 9.30: Panoramica dello scopo dell'incontro
2. 9.30:11.00 - XNUMX:XNUMX: rivalutare l'intero processo
3. 1.00:3.00 - XNUMX:XNUMX: Aggiornamenti sui Dipartimenti e sui Leader
4. 3.00:4.00 - XNUMX:XNUMX: Questioni in sospeso
5. 4.00:5.00 - XNUMX:XNUMX: Soluzioni fornite
6. 5.00:6.00 - XNUMX:XNUMX: Piano d'azione
7. 6.00:6.30 - XNUMX:XNUMX: sessione di domande e risposte
8. 6.30:7.00 - XNUMX:XNUMX: Conclusione

• Stabilisci le regole di base

Puoi impostare regole che tutti devono preparare prima della riunione.

Ad esempio, se non possono partecipare, devono invece inviare un assistente. 

Oppure i partecipanti devono mantenere l'ordine, rispettare l'oratore, non interrompere (ecc.)

• Mensile Incontri a tutte le mani

Come accennato in precedenza, una conferenza di gestione strategica è un grande evento, che di solito si tiene ogni trimestre. Quindi, se vuoi che il tuo personale acquisisca familiarità con questa pratica e sia il più preparato possibile. È necessario rivedere la riunione e organizzare riunioni mensili a tutti gli effetti per aggiornare il personale con eventuali nuovi annunci non adatti per e-mail e per fissare obiettivi aziendali e tenere traccia dei progressi verso quelli esistenti.

• Eseguire la riunione di avvio del progetto

Se una riunione a tutti gli effetti aiuterà il personale a conoscere e preparare i dati per la gestione strategica quindi un incontro di avvio del progetto è il primo incontro tra il cliente che ha ordinato un progetto e l'azienda che lo darà vita. Questo incontro avrà solo bisogno di attori chiave per discutere le basi del progetto, il suo scopo e i suoi obiettivi.

L'incontro

• Definire lo scopo della riunione e i risultati desiderati

Una riunione di pianificazione strategica può andare completamente storta se viene tenuta senza fornire a tutti obiettivi definiti e risultati impegnativi. Ecco perché il primo passo è definire un obiettivo chiaro e tangibile per l'incontro.

Alcuni esempi di obiettivi chiari:

• Una strategia sui social per raggiungere un pubblico più giovane. 
• Un piano per sviluppare un nuovo prodotto, una nuova funzionalità.

Puoi anche impostare argomenti specifici per riunioni di gestione strategica come parte dei tuoi obiettivi, come la crescita del business nella seconda metà dell'anno.

Sii il più specifico possibile con il tuo obiettivo. In questo modo è più facile per tutti continuare a lavorare e prendere le decisioni giuste.

• Rompere il ghiaccio 

Con il cambio del modo di lavorare dopo due anni di pandemia, le aziende devono essere sempre pronte con meeting virtuali e meeting tradizionali abbinati. Le persone che comunicano tramite gli schermi dei computer mentre gli altri sono seduti in ufficio a volte faranno sentire i tuoi colleghi meno eccitati e disconnessi.

Pertanto, è necessario un riunione di squadra con i rompighiaccio e attività di legame all'inizio dell'incontro per riscaldare l'atmosfera.

• Rendi la riunione interattiva

Per far sì che il tuo team sia pienamente coinvolto nella sessione strategica è necessario promuovere una vera interattività. Invece di presentazioni indipendenti, prova a suddividerle in gruppi in cui diversi dipartimenti possono fare brainstorming sulle soluzioni agli ostacoli recenti.

Assegna a ciascun gruppo una sfida che la tua azienda sta affrontando. Quindi, lascia correre la loro creatività, anche attraverso giochi di team building, sondaggi rapidi o domande di discussione ponderate. Questa condivisione di prospettive in un formato a bassa pressione può suscitare intuizioni inaspettate.

Quando si riconvoca, richiedi un feedback strutturato ma aperto da ogni discussione. Ricorda a tutti che non ci sono idee “sbagliate” in questa fase. Il tuo obiettivo è comprendere tutte le prospettive per superare insieme gli ostacoli.

• Identifica le potenziali sfide

Cosa succede se l'incontro va oltre il tempo assegnato? E se il gruppo dirigente dovesse essere assente per affrontare altri problemi imprevisti? Se tutti sono impegnati a incolpare gli altri e non a ottenere i risultati desiderati?

Si prega di elencare tutti i possibili rischi con soluzioni per prepararsi bene!

Ad esempio, considera l'utilizzo di un timer per il conto alla rovescia per argomenti o presentazioni specifici dell'agenda. 

• Usa gli strumenti online 

Usare immagini e strumenti è un must oggi in un meeting se si vogliono comunicare idee in modo facile e veloce. Rapporti e statistiche saranno presentati anche visivamente e sono facili da capire grazie a questi strumenti. Incoraggia inoltre le persone a fornire input e ti aiuta a prendere decisioni rapide ottenendo feedback in tempo reale. Puoi trovare strumenti gratuiti e fornitori di modelli come AhaSlide, Miro e Google Slide.

Ad esempio, Usa Presentazioni interattivee strumenti come sondaggi e sondaggi per generare idee creative e visualizzarle in tempo reale.

• Conclusione con il formato della riunione del municipio 

Concludiamo l'incontro con una sessione di domande e risposte Tproprio formato Hall Meeting.

I partecipanti possono porre le domande che desiderano e ottenere risposte immediate dai leader. Dimostra che i leader non sono solo decisori senza volto, ma sono pensatori attenti che non solo mettono al primo posto gli interessi dell'azienda, ma pensano anche agli interessi dei propri dipendenti.

• Suggerimenti per facilitare una riunione di gestione strategica

Oltre ai passaggi precedenti, ecco alcune piccole note per aiutarti a organizzare al meglio una sessione di pianificazione strategica:

• Assicurati che tutti partecipino alla discussione.
• Assicurati che tutti ascoltino attivamente.
• Assicurati che tutti applichino le proprie capacità di lavoro di squadra.
• Cerca di restringere il meno possibile le opzioni.
• Non abbiate paura di chiedere un voto per vedere il livello di opinione e consenso.
• Essere creativo! La pianificazione strategica è un momento per esplorare la creatività e vedere le reazioni e le soluzioni alle situazioni dell'intero team.

In sintesi

Per condurre una riunione di gestione strategica di successo. Devi preparare bene ogni passaggio da persone, documenti, dati e strumenti. Fornire un ordine del giorno e attenersi ad esso in modo che i partecipanti sappiano cosa faranno e quali compiti verranno assegnati. 

AhaSlide spera di fornire tutte le risposte alle tue domande su come condurre una sessione di pianificazione strategica. Spero che ti piacciano i suggerimenti e le tecniche di assistenza descritte in questo articolo per mantenere attive e produttive le riunioni di gestione strategica e le attività di gruppo, sia offline che online.

Domande frequenti

Tag: Incontro d'affari

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