Come ospitare l'incontro del municipio più coinvolgente nel 2024 | Migliori consigli + guida

Sapevi che gran parte del motivo per cui Bill Clinton ha vinto la sua campagna presidenziale del 1992 è stato il suo successo riunioni del municipio?

Si esercitava incessantemente a tenere questi incontri, usando il suo staff come finti spettatori e controfigure dei suoi avversari. Alla fine, si è trovato così a suo agio con il formato che è diventato famoso per questo, e il suo successo nel rispondere alle domande lo ha portato con successo fino allo Studio Ovale.

Ora, non stiamo dicendo che vincerai le elezioni presidenziali con una riunione del municipio, ma conquisterai il cuore dei tuoi dipendenti. Questo tipo di riunione aiuta a mantenere aggiornata l'intera azienda rispondendo a domande specifiche del tuo team in un batter d'occhio domande e risposte dal vivo.

Ecco la tua guida definitiva per organizzare una riunione del municipio nel 2024.

• Che cos'è una riunione del municipio?
• Una breve storia delle riunioni del municipio
• 5 Vantaggi di un municipio
• 3 Esempi di riunioni del grande municipio
• 11 consigli per il tuo municipio

Che cos'è una riunione del municipio?

Allora, cosa succede alle assemblee comunali per le aziende? Una riunione del municipio è semplicemente una riunione pianificata a livello aziendale in cui l'attenzione è focalizzata gestione rispondendo alle domande dei dipendenti.

Per questo motivo, un municipio si concentra in gran parte intorno al Sessione di domande e risposte, rendendolo una versione più aperta e meno stereotipata di un incontro di tutte le mani.

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Una breve storia delle riunioni del municipio

La prima riunione del municipio si tenne nel 1633 a Dorchester, nel Massachusetts, esclusivamente per risolvere le preoccupazioni dei cittadini. Dato il suo successo, la pratica si diffuse rapidamente in tutto il New England e divenne il fondamento della democrazia americana.

Da allora, le tradizionali riunioni municipali sono diventate popolari in molte democrazie come un modo per i politici di incontrare gli elettori e discutere leggi o regolamenti. E da allora, nonostante il nome, si sono spostati lontano dai municipi, nelle sale riunioni, nelle scuole, piattaforme digitali e oltre.

Anche le riunioni del municipio hanno svolto un ruolo chiave nelle campagne presidenziali. Jimmy Carter era famoso per aver organizzato tour "incontra la gente" in piccole città con un forte governo locale. Bill Clinton ha tenuto riunioni televisive per rispondere alle domande e Obama ha anche tenuto alcune riunioni online a partire dal 2011.

5 Vantaggi delle riunioni del municipio

1. Il più aperto possibile: Poiché l'anima di una riunione aziendale è la sessione di domande e risposte, i partecipanti possono porre le domande che desiderano e ottenere un feedback immediato dai leader. Dimostra che i leader non sono solo decisori senza volto, ma umani e compassionevoli.
2. Tutto è di prima mano: Ferma le voci in ufficio fornendo informazioni di prima mano dalla direzione. Essere il più trasparente possibile è il modo migliore per assicurarsi che nessuno senta informazioni false da altre parti.
3. Impegno dei dipendenti: Un uno studio del 2018 ha rilevato che il 70% dei dipendenti statunitensi non era pienamente impegnato sul lavoro, incluso il 19% che era attivamente disimpegnato. Le ragioni principali citate sono la sfiducia del senior management, gli scarsi rapporti con il manager diretto e la mancanza di orgoglio nel lavorare per l'azienda. Le riunioni del municipio consentono al personale disimpegnato di sentirsi attivo e consequenziale nel modo in cui opera l'azienda, il che fa miracoli per la loro motivazione.
4. Rafforzamento delle relazioni: Una riunione in municipio è un'occasione per tutti di riunirsi e aggiornarsi, non solo per quanto riguarda il lavoro, ma anche la vita personale. Diversi reparti acquisiscono inoltre maggiore familiarità con il lavoro e i ruoli reciproci e possono potenzialmente cercare collaborazione.
5. Valori di rinforzo: Sottolinea i valori e le culture della tua organizzazione. Stabilisci obiettivi comuni e ripristina ciò che tali obiettivi stanno effettivamente cercando di raggiungere.

3 Esempi di riunioni del grande municipio

Oltre agli incontri politici, gli incontri comunali si sono diffusi in tutte le organizzazioni dei diversi settori.

1. At Distretto scolastico Victor Central a New York, le riunioni del municipio si tengono attualmente online per discutere l'implementazione della pianificazione strategica e il budget imminente. Vengono discussi i tre pilastri della cultura, dell'apprendimento e dell'istruzione, del sostegno e delle opportunità per gli studenti.
2. At Home Depot, un gruppo di dipendenti incontra un membro della direzione e discute di cose che vanno bene all'interno del negozio e cose che devono essere migliorate. È un'opportunità per essere onesti sui problemi che stanno accadendo nel negozio che la direzione potrebbe non notare.
3. At Vietnam Tecnica Development Co., un'azienda vietnamita in cui ho lavorato personalmente, si tengono riunioni trimestrali e annuali in municipio per discutere i ricavi e gli obiettivi di vendita, nonché per celebrare le festività. Ho scoperto che i dipendenti lo sono più radicato e concentrato dopo ogni incontro.

11 consigli per la tua riunione in municipio

Innanzitutto, hai bisogno di alcune domande al municipio da porre! Organizzare una riunione del municipio non è un compito facile. È difficile trovare il giusto equilibrio tra dare informazioni e rispondere alle domande, il tutto cercando di mantenere il più impegnato possibile il tuo equipaggio.

Questi 11 suggerimenti ti aiuteranno a organizzare la migliore riunione comunale possibile, sia dal vivo che online...

Suggerimenti per le riunioni generali del municipio

Suggerimento n. 1: sviluppare un ordine del giorno

Ottenere l'agenda giusta è estremamente importante per la chiarezza.

1. Inizia sempre con un breve benvenuto e rompighiaccio. Abbiamo alcune idee per questo qui.
2. Avere una sezione in cui menzioni aggiornamenti aziendali alla squadra e riaffermare obiettivi specifici.
3. Lascia il tempo per le domande e risposte. Molto tempo. Circa 40 minuti in una riunione di un'ora sono buoni.

Invia l'ordine del giorno almeno un giorno prima della riunione in modo che tutti possano prepararsi mentalmente e annotare le domande che vogliono porre.

Suggerimento n. 2: rendilo interattivo

Una presentazione noiosa e statica può allontanare rapidamente le persone dalla tua riunione, lasciandoti con un mare di facce vuote quando si tratta della sezione Domande e risposte. Per evitarlo a tutti i costi, puoi incorporare la tua presentazione con sondaggi a scelta multipla, nuvole di parole e persino quiz con un conto gratuito su AhaSlides!

Suggerimento n. 3: utilizzare la tecnologia

Se sei inondato di domande, cosa che probabilmente succederà, trarrai vantaggio da uno strumento online per tenere tutto organizzato. Molti strumenti di domande e risposte in tempo reale ti consentono di classificare le domande, contrassegnarle come con risposta e fissarle per dopo, mentre consentono al tuo team di votare a vicenda le domande degli altri e di porre domande in modo anonimo senza timore di giudizio.

Risposta contro tutti i le domande importanti

Non perdere un colpo con AhaSlides' strumento gratuito di domande e risposte. Sii organizzato, trasparente e un grande leader.

Suggerimento n. 4: promuovere l’inclusività

Assicurati che le informazioni nella tua riunione del municipio siano rilevanti per ogni partecipante in una certa misura. Non sono lì per ascoltare le informazioni che puoi discutere in privato con i singoli dipartimenti.

Suggerimento n. 5: scrivere un follow-up

Dopo l'incontro, invia un'e-mail con un riepilogo di tutte le domande a cui hai risposto, nonché di eventuali altre domande a cui non hai avuto il tempo di rispondere dal vivo.

Suggerimenti per le riunioni dal vivo del municipio

• Considera la disposizione dei posti a sedere - A forma di U, sala riunioni o cerchiata: qual è la disposizione migliore per la vostra riunione in municipio? Puoi verificare i pro e i contro di ciascuno di essi Questo articolo.
• Porta spuntini: per aumentare il coinvolgimento attivo nella riunione, puoi anche portare alla riunione snack che non disordinano e bevande adatte all'età. Questa cortesia è utile, soprattutto durante riunioni lunghe, quando le persone potrebbero sentirsi disidratate, affamate e aver bisogno di una sferzata di energia per sentirsi pienamente coinvolte.
• Testare la tecnologia: Se stai utilizzando una tecnologia di qualsiasi tipo, provala prima. È preferibile disporre di un backup anche per ogni software che stai utilizzando.

Riunione virtuale del municipio Consigli

• Garantire una buona connessione - Non vuoi che il tuo discorso venga interrotto da una cattiva connessione di rete. Frustra i tuoi stakeholder e perdi punti quando si tratta di professionalità.
• Scegli una piattaforma di chiamata affidabile - Questa è una scelta ovvia. Google Hangout? Zoom? Microsoft Teams? La scelta è tua. Assicurati solo che sia qualcosa a cui la maggior parte delle persone può accedere e che può scaricare senza una tariffa premium.
• Registra la riunione: alcuni partecipanti potrebbero non essere in grado di partecipare all'orario previsto, quindi passare al virtuale è un vantaggio. Assicurati di registrare lo schermo durante la riunione in modo che le persone possano guardarlo in seguito.

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