最悪のシナリオを想像すると心臓が高鳴ります。
❗️ 講演者がステージに上がる数分前に体調を崩しました。
❗️ イベント当日、会場が突然停電してしまいます。❗️ あるいは最悪なことに、イベント中に誰かが怪我をしてしまうかもしれません。胃が痛むような考えで夜も眠れなくなります。
しかし、事前に慎重かつ体系的に計画しておけば、どんなに混乱した出来事でも対処することができます。
シンプルな イベントリスク管理チェックリストは、イベントが台無しになる前に潜在的な問題を特定し、準備し、軽減するのに役立ちます。心配を綿密に練られた行動計画に変えるために、チェックリストの必須項目 10 個を理解しましょう。
コンテンツの表
- 概要
- イベントのリスク管理とは何ですか?
- イベント プランナーとしてリスクを管理するための 5 つのステップ
- イベントリスク管理チェックリスト
- リスク管理の5つの要素
- イベント管理のチェックリスト
- まとめ
- よくある質問
概要
| イベントリスクとは何ですか? | 主催者や企業のブランドに悪影響を及ぼす予期せぬ問題。 |
| イベントリスクの例は? | 異常気象、食品の安全性、火災、騒乱、安全上の脅威、財務リスクなど… |
イベントリスクの概要。イベントのリスク管理とは何ですか?
イベント リスク管理には、イベントを脅かす可能性のある潜在的なリスクや問題を特定し、それらのリスクを軽減するためのプロセスと予防措置を講じることが含まれます。 これにより、イベント主催者は混乱を最小限に抑え、問題が発生した場合に迅速に復旧するための緊急時対応計画を立てることができます。 イベント リスク管理チェックリストも利用して、あらゆる潜在的な脅威を確実に回避します。
イベント プランナーとしてリスクを管理するための 5 つのステップ
イベント プランナーにとって、さまざまな可能性を考慮するのはストレスがたまる作業です。考えすぎないように、次の 5 つの簡単な手順に従って、イベントの完璧なリスク管理プランを作成してください。
リスクを特定する- イベントで起こりうるあらゆる問題をブレインストーミングします。会場の問題、悪天候、技術的な障害、講演者のキャンセル、食事の問題、怪我、参加者の少なさなどの要因を考慮します。広く考え、 ブレーンストーミングツールアイデアをそのままに保つために。 
可能性と影響を評価する - 特定されたイベント リスクごとに、それが発生する可能性と、イベントにどのような影響を与える可能性があるかを推定します。これにより、どのリスクに最も徹底した軽減計画が必要かを判断するのに役立ちます。•緊急時対応計画を策定する - 優先度の高いリスクについては、リスクが現実のものとなった場合に混乱を最小限に抑えるための具体的なバックアップ プラン、ソリューション、および緊急時対応策を作成します。これには、代替会場、サプライヤー、スケジュールなどの確認が含まれる場合があります。 • 責任を割り当てる- 各緊急時対応計画の実行に 1 人の責任者を置き、チームに役割を明確に伝えます。これにより、リスクが実際に発生した場合に誰かが行動を起こすことが保証されます。 •計画を実践する - 起こり得るシナリオを徹底的に実行し、イベントのリスク管理計画のギャップを特定します。さまざまな状況での対応方法についてチームをトレーニングすることで、自信がつき、イベント当日に発生する問題をうまく管理できるようになります。 エンゲージメントを高めるためのヒント
イベントリスク管理チェックリスト
イベントリスク管理チェックリスト (画像出典: ミッドロジアン カンファレンス センター)イベントリスク管理チェックリストでカバーする必要がある一般的な点は何ですか? 以下のイベントリスクチェックリストの例からインスピレーションを得てください。
#1 - 会場☐ 契約書に署名しました☐ 取得した許認可☐ フロアプランとセットアップの手配の確認☐ ケータリングおよび技術要件の指定☐ バックアップ会場が特定されスタンバイ中
#2 - 天気☐ 悪天候の監視と通知計画☐ 必要に応じてテントまたは代替シェルターを利用可能☐ 必要に応じてイベントを屋内に移動するための手配が行われます
#3 - テクノロジー☐ A/V およびその他の技術機器のテスト済み☐ IT サポートの連絡先情報の取得☐ バックアップとして利用可能な資料の紙のプリントアウト☐ インターネットまたは停電に対する緊急時対応計画
#4 - 医療/安全☐ 応急処置キットとAEDをご用意しております☐ 非常口は明確にマークされている☐ 緊急手順の訓練を受けたスタッフ☐ 警備/警察の連絡先情報が手元にある
#5 - スピーカー☐ プロフィールと写真を受け取りました☐ 代替スピーカーがバックアップとして選択されました☐ 講演者に緊急時対応計画を伝達
#6 - 出席☐ 最低出席閾値が確認されました☐ キャンセルポリシーの通知☐ イベント中止時の返金プランあり
#7 - 保険☐ 一般賠償責任保険に加入中☐ 保険証を取得しました
#8 - ドキュメント☐ 契約書、許可証、ライセンスのコピー☐ すべてのベンダーおよびサプライヤーの連絡先情報☐ イベントプログラム、議題および/または旅程
#9 - スタッフ/ボランティア☐ スタッフとボランティアに割り当てられた役割☐ ノーショウの場合に備えてバックアップが利用可能☐ 緊急手順と緊急時対応計画の訓練を完了
#10 - 食品と飲料☐ 生鮮食品のバックアップを用意しておく☐ 注文が遅れた場合、注文が間違っていた場合、アレルギーのあるお客様に備えて、代替の食事オプションをご用意します。☐ 追加の紙製品、食器、食器類もご用意しております
#11 - 廃棄物とリサイクル☐ ゴミ箱とリサイクル容器の配布☐ イベント中およびイベント後のゴミ収集の役割が割り当てられています
#12 - 苦情処理の手順☐ 参加者の苦情を処理するために指定されたスタッフメンバー☐ 問題を解決し、必要に応じて返金/補償を提供するためのプロトコル
#13 - 緊急避難計画☐ 避難経路と集合場所の準備☐ 出口付近にスタッフを配置する
#14 - 行方不明者プロトコル☐ 迷子・高齢者・障害者担当スタッフを設置☐ 未成年者の親/保護者の連絡先情報を取得
#15 - インシデント報告☐ スタッフが緊急事態を記録するために作成された事件報告フォーム
リスク管理の5つの要素
リスクは単なる不運ではありません。あらゆる事業に付きものです。しかし、適切なイベント リスク管理計画があれば、リスクがもたらす混乱を抑え、脅威をチャンスに変えることができます。リスク管理には次の 5 つのアプローチがあります。
リスクの特定- 技術的な問題のような小さなことから、大惨事に至るまで、あらゆるリスクをリストアップして、頭の中から紙に書き出して対処できるようにします。 • リスクアセスメント- 各リスクを評価して、どのリスクが最も大きな脅威であるかを把握します。次の点を検討します。これが発生する可能性はどのくらいですか? 発生した場合、どのような損害が発生する可能性がありますか? リスクに優先順位を付けることで、本当に重要な問題に取り組みを集中できます。• リスクの軽減- 反撃する計画を立てましょう。リスクが発生する可能性を減らす方法、リスクが発生した場合の影響を緩和する方法、またはその両方を検討してください。事前にリスクを弱めることができればできるほど、混乱は少なくなります。 • リスクモニタリング- 最初の計画が策定されたら、警戒を怠らないでください。新しいリスクが出現している兆候や古いリスクが変化している兆候を監視してください。進化する脅威の状況に対応するために、必要に応じて戦略を調整してください。 • リスク報告- チームとリスクと計画を共有します。他の人を巻き込むことで賛同が得られ、見逃していた弱点が明らかになり、リスク管理の責任が分散されます。 イベント管理のチェックリストとは何ですか?
イベント管理におけるチェックリストとは、イベント主催者がイベントに先立って準備、手配、または計画されていることを確認する項目またはタスクのリストを指します。
包括的なリスク管理チェックリストは、イベントを正常に実行するために必要なすべての詳細を整理する際に、重要な見落としがないことを確認するのに役立ちます。
チェックリストは次の理由からイベント管理に役立ちます。
• 明確さと構造を提供する- 実行する必要があるすべてのことを詳細に順序立てて説明するので、何も漏れることはありません。
• 綿密な準備を促す- 項目をチェックすることで、主催者はイベントが始まる前にすべての準備と予防措置が実際に整っていることを確認するようになります。
• コミュニケーションを改善する- チームはチェックリスト項目を分割して割り当て、全員が自分の役割と責任を理解できるようにします。
• 一貫したサポート- 定期的なイベントに同じチェックリストを使用すると、基準を維持し、毎回改善すべき領域を把握するのに役立ちます。
• ギャップや弱点を明らかにする- チェックされていない項目は、忘れられた事柄やさらに計画が必要な事柄を強調表示し、問題が発生する前に対処できるようにします。
• 引き継ぎを容易にする- 新しい主催者にチェックリストを渡すと、以前の成功したイベントを計画するために行われたすべてのことを理解しやすくなります。
まとめ
イベント リスク管理チェックリストにこれらの追加項目を追加すれば、戦場への準備は万全です。 準備は潜在的な混乱を穏やかな自信に変えます。 したがって、各項目をリストに追加してください。 それらを XNUMX つずつ消していきます。 このチェックリストが不安を力に変えるのを見てください。 なぜなら、予想が多ければ多いほど、より大きなリスクが綿密な計画と準備に屈するからです。
よくある質問
何ですか イベントプランナーとしてリスクを管理するための 5 つのステップ?
リスクを特定し、可能性と影響を評価し、緊急時対応計画を策定し、責任を割り当て、計画を実行します。
イベントリスク管理チェックリストのトップ10項目:
会場、天気、テクノロジー、医療/安全、講演者、出席者、保険、書類、スタッフ、食品と飲料。
タグ： イベント管理
