最悪のシナリオを想像すると心臓が高鳴ります。
❗️ 講演者がステージに上がる数分前に体調を崩しました。
❗️ イベント当日、会場が突然停電してしまいます。
❗️ あるいは最悪の場合、あなたのイベントで誰かが怪我をします。
胃が痛むような考えで夜も眠れなくなります。
しかし、事前に注意深く計画的に計画を立てれば、最も混乱した出来事であっても対処することができます。
シンプルな イベントリスク管理チェックリスト イベントが台無しになる前に、潜在的な問題を特定し、準備し、軽減するのに役立ちます。 心配をよく練られた行動計画に変えるために、チェックリストで必須の 10 項目を理解しましょう。
コンテンツの表
概要
| イベントリスクとは何ですか? | 予期せぬ問題や予期せぬ問題が発生し、主催者や企業のブランドに悪影響を与える可能性があります。 |
| イベントリスクの例は? | 異常気象、食品の安全性、火災、騒乱、安全上の脅威、財務リスクなど… |
イベントのリスク管理とは何ですか?
イベント リスク管理には、イベントを脅かす可能性のある潜在的なリスクや問題を特定し、それらのリスクを軽減するためのプロセスと予防措置を講じることが含まれます。 これにより、イベント主催者は混乱を最小限に抑え、問題が発生した場合に迅速に復旧するための緊急時対応計画を立てることができます。 イベント リスク管理チェックリストも利用して、あらゆる潜在的な脅威を確実に回避します。
イベントプランナーとしてリスクを管理するための 5 つのステップとは何ですか?
あらゆる可能性が考えられるイベント プランナーとしてストレスがかかることは承知しています。 考えすぎないように、簡単な 5 つのステップに従って、イベントの完璧なリスク管理計画を立ててください。
• リスクを特定する – イベントで失敗する可能性のあるすべてのことをブレインストーミングします。 会場の問題、悪天候、テクノロジーの故障、講演者のキャンセル、食事の問題、怪我、出席者の少なさなどの要因を考慮してください。幅広く考えて、 ブレーンストーミングツール アイデアをそのままに保つために。
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• 可能性と影響を評価する – 特定されたイベント リスクごとに、そのリスクが発生する可能性と、それがイベントにどのような潜在的な影響を与える可能性があるかを推定します。 これは、どのリスクに最も綿密な緩和計画が必要かを判断するのに役立ちます。
• 緊急時対応計画を策定する – 優先度の高いリスクについては、特定のバックアップ計画、ソリューション、緊急事態を作成し、それらのリスクが実際に発生した場合の混乱を最小限に抑えます。 これには、代替会場、サプライヤー、スケジュールなどの確認が含まれる場合があります。
• 責任を割り当てる – 各緊急時対応計画の実行責任を XNUMX 人に定め、チームに役割を明確に伝えます。 これにより、実際にリスクが発生した場合に誰かが確実に行動を起こすことができます。
• 計画を実践する – 潜在的なシナリオを実行して、イベント リスク管理計画のギャップを特定します。 さまざまな状況での対応方法についてチームをトレーニングすると自信がつき、イベント当日に発生する問題にうまく対処できるようになります。
エンゲージメントを高めるためのヒント
イベントリスク管理チェックリスト
イベントリスク管理チェックリストでカバーする必要がある一般的な点は何ですか? 以下のイベントリスクチェックリストの例からインスピレーションを得てください。
#1 – 会場
☐ 契約書に署名しました
☐ 取得した許認可
☐ フロアプランとセットアップの手配の確認
☐ ケータリングおよび技術要件の指定
☐ バックアップ会場が特定されスタンバイ中
#2 – 天気
☐ 悪天候の監視と通知計画
☐ 必要に応じてテントまたは代替シェルターを利用可能
☐ 必要に応じてイベントを屋内に移動するための手配が行われます
#3 – テクノロジー
☐ A/V およびその他の技術機器のテスト済み
☐ IT サポートの連絡先情報の取得
☐ バックアップとして利用可能な資料の紙のプリントアウト
☐ インターネットまたは停電に対する緊急時対応計画
#4 – 医療/安全
☐ 応急処置キットとAEDをご用意しております
☐ 非常口は明確にマークされている
☐ 緊急手順の訓練を受けたスタッフ
☐ 警備/警察の連絡先情報が手元にある
#5 – スピーカー
☐ プロフィールと写真を受け取りました
☐ 代替スピーカーがバックアップとして選択されました
☐ 講演者に緊急時対応計画を伝達
#6 – 出席
☐ 最低出席閾値が確認されました
☐ キャンセルポリシーの通知
☐ イベント中止時の返金プランあり
＃7-保険
☐ 一般賠償責任保険に加入中
☐ 保険証を取得しました
#8 – ドキュメント
☐ 契約書、許可証、ライセンスのコピー
☐ すべてのベンダーおよびサプライヤーの連絡先情報
☐ イベントプログラム、議題および/または旅程
#9 – 人材派遣/ボランティア
☐ スタッフとボランティアに割り当てられた役割
☐ ノーショウの場合に備えてバックアップが利用可能
☐ 緊急手順と緊急時対応計画の訓練を完了
#10 – 食べ物と飲み物
☐ 生鮮食品のバックアップを用意しておく
☐ 注文が遅れた場合、注文が間違っていた場合、アレルギーのあるお客様に備えて、代替の食事オプションをご用意します。
☐ 追加の紙製品、食器、食器類もご用意しております
#11 – 廃棄物とリサイクル
☐ ゴミ箱とリサイクル容器の配布
☐ イベント中およびイベント後のゴミ収集の役割が割り当てられています
#12 – 苦情処理手順
☐ 参加者の苦情を処理するために指定されたスタッフメンバー
☐ 問題を解決し、必要に応じて返金/補償を提供するためのプロトコル
#13 – 緊急避難計画
☐ 避難経路と集合場所の準備
☐ 出口付近にスタッフを配置する
#14 – 行方不明者プロトコル
☐ 迷子・高齢者・障害者担当スタッフを設置
☐ 未成年者の親/保護者の連絡先情報を取得
#15 – インシデントの報告
☐ スタッフが緊急事態を記録するために作成された事件報告フォーム
リスク管理の XNUMX つの要素とは何ですか?
リスクは単なる不運ではなく、あらゆる冒険の一部です。 しかし、適切なイベント リスク管理計画があれば、リスクが生み出す混乱を抑え、脅威を機会に変えることができます。 リスク管理には次の XNUMX つのアプローチがあります。
• リスクの特定 – テクノロジーの不具合などの小さなことから、大惨事に至るまで考えてみましょう。 リスクをリストアップすると、リスクが頭から消えて紙に書き出され、そこで直面できるようになります。
• リスクアセスメント– 各リスクを評価して、どれが最大の脅威をもたらすかを理解します。 考えてみましょう: これが起こる可能性はどのくらいでしょうか? そうなった場合、どのような被害が生じる可能性がありますか? リスクに優先順位を付けることで、本当に重要な問題に重点的に取り組むことができます。
• リスクの軽減 – 反撃する計画を立ててください! リスクが発生する可能性を減らす方法、リスクが発生した場合の影響を軽減する方法、あるいはその両方の方法を検討します。 リスクを事前に弱めることができればできるほど、混乱が少なくなります。
• リスクモニタリング – 最初の計画を立てたら、常に警戒してください。 新しいリスクが出現する兆候、または古いリスクが変化する兆候を監視します。 進化する脅威の状況に対応するために、必要に応じて戦略を調整します。
• リスク報告 – リスクと計画をチームと共有します。 他の人を巻き込むことで賛同が得られ、見逃していた弱点が明らかになり、リスク管理に対する責任が分散されます。
イベント管理のチェックリストとは何ですか?
イベント管理におけるチェックリストとは、イベント主催者がイベントに先立って準備、手配、または計画されていることを確認する項目またはタスクのリストを指します。
包括的なリスク管理チェックリストは、イベントを正常に実行するために必要なすべての詳細を整理する際に、重要な見落としがないことを確認するのに役立ちます。
チェックリストは次の理由からイベント管理に役立ちます。
• 明確さと構造を提供する – 実行する必要があるすべてのことを詳細に記載した順序でレイアウトされているため、漏れが生じることはありません。
• 綿密な準備を促す – 項目にチェックを入れると、主催者はイベントが始まる前にすべての手配と予防措置が実際に整っているかどうかを確認するようになります。
• コミュニケーションを改善する – チームはチェックリストの項目を分割して割り当てることができるため、全員が自分の役割と責任を確実に理解できます。
• 一貫したサポート – 定期的なイベントに同じチェックリストを使用すると、基準を維持し、毎回改善すべき領域を把握するのに役立ちます。
• ギャップや弱点を明らかにする – チェックされていない項目は、忘れ物を強調表示したり、より多くの計画を必要としたりするため、問題が発生する前に対処できます。
• 引き継ぎを容易にする – 新しい主催者にチェックリストを渡すと、以前に成功したイベントを計画するために行ったことをすべて理解するのに役立ちます。
まとめ
イベント リスク管理チェックリストにこれらの追加項目を追加すれば、戦場への準備は万全です。 準備は潜在的な混乱を穏やかな自信に変えます。 したがって、各項目をリストに追加してください。 それらを XNUMX つずつ消していきます。 このチェックリストが不安を力に変えるのを見てください。 なぜなら、予想が多ければ多いほど、より大きなリスクが綿密な計画と準備に屈するからです。
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