生産的な会議の世界へようこそ! 専門家として、私たちは皆、結果を出し、意思決定を行い、軌道に乗るために会議がいかに重要であるかを知っています。 ただし、それらのすべてが高品質であり、好まれるわけではありません。
会議について尋ねられると、多くの人がその非効率さに首を振ったり、ため息をついたりして反応します。彼らは、エネルギーと時間を浪費する非生産的な会議に行き詰まっています。そこで、今日は、 良い会議をする方法!
始めましょう！
良い会議の条件とは?
会議は、あらゆるビジネスや組織に欠かせないものであることは間違いありません。 個人が集まり、アイデアを交換し、意思決定を行い、共通の目標に向けて取り組むためのプラットフォームです。
良い会議とは、よく組織され、生産的で、望ましい結果を達成し、すべての参加者が意見を聞いてもらえ、評価されていると感じられる会議のことです。
良い会議を作成するいくつかの要因を次に示します。
- それには明確な目的があります。 良い会議は、会議の目的、目標、期待される成果を明記した明確な議題から始まります。これにより、会議が順調に進み、参加者全員が自分のタスクを認識できるようになります。
- 効果的なコミュニケーションを促進します。 良い会議には効果的なコミュニケーションが必要です。 すべての参加者には、自分の考えやアイデアを表現する機会が与えられます。議論は、積極的に耳を傾け、敬意を持って対話することで促進される必要があります。
- 明確なアウトプットとフォローアップ アクションがあります。 これらがなければ、出席者は次のステップについて確信が持てないため、会議は非生産的かつ効果的ではありません。 そこから、フォローアップ会議を効率化することは困難です。
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良い会議を行うための 8 つのヒント
もちろん、上記のような良い会議を開催し、参加者の時間と労力を無駄にしないためには、会議前、会議中、会議後の準備やフォローアップを考慮する必要があります。 これらの手順に注意することで、スムーズで成功した結果が保証されます。
会議の前に - 良い会議を
1/ 会議の目的と種類を定義する
会議の目的、目的、種類を定義し、すべての参加者が確実に理解できるようにする必要があります。 10 分間会議に出席しても、自分の責任やここでの議論のポイントが何なのかを認識しない人はいません。 会議の種類によっては、次のような特定の目的のみを目的とするものもあります。
- 意思決定会議。 それらは、決定と行動が必要なときに実施されます。
- 問題解決会議。 彼らは、問題/危機の解決策を見つけるために呼び出されます。
- ブレーンストーミング ミーティング。 彼らは、メンバーからの貢献により、画期的な新しいアイデアを収集する場所です。
2/ アジェンダを持つ
あなたに 会議の議題 会議の前にすべての参加者に送信します。これにより、出席者は会議の目的、目標、および予想される結果を理解するのに役立ちます。 また、レポート、データ、プレゼンテーション、その他の関連文書など、必要な情報や文書を積極的に収集するためのガイドとしても役立ちます。
3/基本ルールを確立する
基本ルールは、すべての参加者によって事前に合意されたガイドラインまたは規範であり、議論のための生産的で敬意のある環境を作り出すのに役立ちます. それらには、積極的に耳を傾けること、多様性を尊重すること、議論の時間を制限することなどが含まれる場合があります。
会議中 - 良い会議を
4/ アイスブレーカーゲームから始める
で始まる クリエイティブな砕氷船 緊張をほぐし、全員をチーム ミーティングに適した雰囲気にするのに最適な方法です。 会議の開始時に沈黙の気まずい瞬間を破ることは、生産的で楽しいセッションのトーンを設定するのに役立ちます.
時代遅れのものに頼るのではなく、非常に楽しく、創造的で競争力があり、数分で簡単に作成できる、気軽な議論、カジュアルな会話、またはライブ クイズに参加できます。 それで、何か新しいことに挑戦してみてはいかがでしょうか？
5/ コラボレーションのためのスペースを作る
チーム ミーティングは、グループとして話し合い、意思決定を行う貴重な機会です。 チームメンバーは、その場で新しいアイデアを思いつくのではなく、準備したレポート、アイデア、および視点をテーブルに持ち込む必要があります。 このようにして、チームは協力して、よく考え抜かれた健全な最終決定に到達することができます。
次に、チームは、議論されたアイデアのライブ調査を実施し、リアルタイムのフィードバックを収集することを検討する場合があります。 ライブ投票 複数選択または自由回答形式の質問で AhaSlides.
固有の QR コードまたはリンクを使用することで、チーム メンバーは即座にアクセスして入力を提供でき、結果が画面に直接表示されます。 これにより、時間の無駄を回避し、すべてのアイデアを公平に捉えることができます。
6/ チームの関与を維持する
会議中は参加者の集中力を維持して、気を散らす機会を与えないようにしてください。誰もが参加して貢献できる「オンライン ラウンドテーブル」を組織することができます。恥ずかしがり屋でも心配はいりません。匿名 質問と回答 この問題を解決します。
また、自発性の余地を残すことも忘れないでください。健全で活発な会議は、新しい解決策や革新が生まれる理想的な場所だからです。参加者に創造的に考えるよう促すことで、停滞したストレスの多い雰囲気を打破しましょう。 単語の雲 興味深く効果的な活動となるでしょう。 試してみてください。
会議後 - 良い会議を
7/ 明確なフォローアップ アクションとタイムラインで終了する
戦略的セッションを締めくくるには、各出席者が次のステップについて明確にしていることを確認してください。
各部門に次のことについて話し合ってもらいます。
- 彼らの進歩を示す指標は何でしょうか? 進捗状況を追跡できるように具体的にしてください。
- 成功するにはどの部門間の連携が必要なパートナーですか? 強力なコラボレーションが鍵となります。
- フォローアップ会議にはどのような更新が必要ですか? レポート? プレゼンテーション? 事前に結果をブレインストーミングします。
- 暫定的な結果や情報はいつ頃入手できますか? ペースを維持するために、野心的かつ達成可能な期限を設定します。
8/議事録を作成する
詳細、徹底、明確、わかりやすい説明が常に必要 会議議事録 参加者、取締役会、上級リーダー、および出席できない人に送信します。 これらは単なる文書であり、次回の会議の内容の基礎となるだけでなく、（必要な場合の）法的根拠にもなります。
主要な取り組み
うまくいけば、良い会議をするためのヒントは、 AhaSlides 上記で共有したものはそれほど複雑ではありません。 生産的な会議とは、全員が感謝され、話を聞いてもらえ、発言するよう奨励されていると感じる会議であることを心に留めておいてください。 会議は定義された結果を生み出し、意図された目的を果たさなければなりません。 会議の後、全員が自分の役割を受け入れ、話し合った計画に従うことを約束します。
