職場で新しい部門横断型チームや新しいプロジェクト チームに参加する場合、そのメンバーは他の部門や他社の出身者で、面識がなかったり、一緒に働いた経験がなかったりするかもしれません。特にそのチームが優れた業績を上げている場合は、自分のスキルやアイデアをチームに投入し、コミットする準備ができているかどうかを確認したいものです。そのため、新しいチーム メンバーを集める会議を主催することが不可欠です。
ただし、最も経験豊富な専門家でさえ、新しいチームとの最初のミーティングで不安を感じるため、少しぎこちなく緊張したとしても驚くことではありません。 あなたがリーダーで、生産性向上のための導入ミーティングを開催できないことを心配している場合。
この記事では、導入ミーティングを成功させるための完全なガイド、例、ヒントを紹介します。
この記事では、
導入ミーティングとは何ですか?
導入または導入ミーティング チームメンバーとそのリーダーが初めて公式に会うとき、関係者が協力関係を築き、チームにコミットしたいかどうかを判断するために、チームの紹介に関してもまったく同じ意味を持ちます。未来。
チーム メンバーが一緒に時間を過ごし、各参加者の背景、関心、目標を知ることが目的です。あなたとチームの好みに応じて、正式な紹介ミーティングまたは非公式な紹介ミーティングを設定できます。
標準的な導入会議の議題には、次のものが含まれます。
- 会議の目的を紹介する
- リーダーと各メンバーを紹介する
- チームの規則、仕事、福利厚生、待遇などについて話し合います。
- ゲームをする時間
- 会議を終了し、フォローアップ アクションを実行する
導入ミーティングの目的は何ですか?
紹介を単なるチェック項目として考えないでください。この時間を活用して、真のつながりを築き、独自の洞察を得て、完璧なチームワークの枠組みを確立してください。紹介ミーティングは、次のような点で素晴らしいものです。
- チームワークとチームの結束を高める
導入ミーティングの第一の目標は、見知らぬ人とチームメイトを近づけることです。お互いに面識がなく、ほとんど何も知らない状態では、結束力や繋がりが欠如し、チームスピリットや生産性に影響を与える可能性があります。チームのルール、適切な報酬と罰則について話し合い、統一することができたり、リーダーが公平で誠実な人物であること、チームメイトが謙虚で信頼でき、共感力に優れていることなどを理解できれば、チーム内に信頼と前向きな職場環境が築かれるでしょう。
- 緊張とぎこちなさを打破する
従業員がプレッシャーのかかる職場環境で働くと、生産性が低下する可能性があります。 また、従業員がリーダーに触発されるのではなく、リーダーを怖がらせるのも良くありません。 導入ミーティングは、新しいチームが自信を持ってアイデアや意見を共有するのに役立ちます。 また、彼らは簡単に友達を作り、コミュニケーションを取り始め、さらなるコラボレーションのための気まずさを軽減します。 たとえば、チームのメンバーは、期限を守れないときはためらわずに声を上げ、助けを求めます。
- 標準と慣行の構築と調整を支援する
規則と規制を強調することは、最初の導入会議の重要な部分です。 チームワークの開始時に明確、公正、率直に伝えないと、チーム内の対立や誤解が生じる可能性があります。 逆に、チームをフォローさせることができれば、 基準と慣行チームの有効性と効率性によりリソースの効率性が向上し、同時に、まとまりのあるチームの一員であるチームメンバーの仕事への満足度も高まります。
効果的な導入ミーティングを設定する方法
導入ミーティングは、標準的なミーティング計画プロセスに従うことができます。 5 ps: 目的 , 計画立案, 準備, 参加, 進捗。 時間制限、参加者数、チームの背景、リソースに応じて、正式またはカジュアルな紹介ミーティングを設定できます。 第一印象は大切です。 組織的で思慮深い会議を行うと、チームメンバーからの敬意と信頼がさらに高まります。
- 目的
それは会議の目標を設定することです。 参加者が無関係な活動に気を取られてしまった場合でも、簡単に全員の集中力を取り戻すことができるように、会議の目標を列挙するときは明確かつ簡潔にしてください。 さまざまなレベルの各目標セットの概要を示す目標ピラミッドを配置することで、目標の構造化を検討できます。
- 計画立案
新しいチームリーダーが最初にすべきことは、詳細を計画するか、アジェンダを作成することです。参照できるものがあれば、すべてを自分で覚えようとするストレスが軽減されます。PowerPointのスライドショーを使ってテンプレートを作成することもできます。 または手書きのキューカード。
- 準備
このパートでは、会議の導入スクリプトの作成や、正式な会議を始める前のアジェンダの確認など、いくつかの作業が含まれます。スピーカーノートやスクリプトを参考にすれば、突然話が逸れた場合でも、重要な情報をすべて話し、アジェンダに集中しやすくなります。
- 参加
会議中は、新しいメンバーに質問したり、インタラクティブなアクティビティに参加したりするよう促すことを忘れないでください。他のメンバーがためらっているようであれば、意見を聞いてみましょう。外向的なメンバーだけに焦点を当てるのではなく、チーム全員が発言する機会を持つようにしてください。ライブ投票を主催して、内向的なメンバーが直接意見を共有できるようにすることもできます。
- 進捗
会議を概要で締めくくり、次のステップのアクションを通知する必要があります。 そして、会議後のフォローアップは重要な部分であり、最終的な決定を下すことを検討し、それを文書化することができます。
導入ミーティングを成功させるためのヒント
- インタラクティブなプレゼンテーション ツールを使用する
初日は恥ずかしかったり、ぎこちなかったりしますか？AhaSlidesのようなインタラクティブなプレゼンテーションツールを使えば、入社前のミーティングが100倍楽しくなります！
それには十数の方法がありますが、すぐに緊張を解くには次の概要をお勧めします。
- 紹介スライドから始めます。
- ポイントやリーダーボードを使って自分自身についてのクイズを出して、雰囲気を盛り上げましょう。
- 最後に Q&A スライドを設けて、みんながあなたについて疑問に思っていることを質問できるようにします。
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- 「私たちは"
チームは、個人の才能を発揮するためではなく、共通の目標を達成するためにメンバー間のコラボレーションを重視します。そのため、「私たち」という文化を強調することが重要です。自己紹介を除き、導入スライドや会議全体を通して、「私」ではなく「私たち」をできるだけ多く使用するようにしてください。これにより、チームは一貫したビジョンを共有していることを理解し、自分自身ではなくチームのために働くことに熱心になるため、最終的にはより効率的にコラボレーションできるようになります。
- チームメイトを楽しませる
どのようにすれば、最もエキサイティングな導入ミーティングのスタートを切ることができるでしょうか？メンバー全員が初めて会うため、主催者としては、簡単なアイスブレイクから始めるのが良いでしょう。また、2～3個のゲームやクイズ、ブレインストーミングセッションなどを設けて、メンバーが自分の個性、才能、考えを共有する時間を設けるのも良いでしょう。コミュニケーションを取り、協力することで、チームの結束力、職場の文化、そして繋がりを高めることができます。例えば、次のようなゲームを試してみるのも良いでしょう。 感謝の輪, スカベンジャーハント、 むしろあなたは...
- 時間管理
通常、生産性の高い会議は15分から45分程度で終わりますが、特に導入会議は30分以内に収めるべきです。これは、新しいチームメンバーがお互いを知り、簡単な自己紹介をし、いくつかのシンプルで楽しいチームビルディングアクティビティで協力し合うのに十分な時間です。また、各セクションに時間制限を設け、まだ多くのことをカバーしきれていないのに時間が足りなくなることのないように注意しましょう。
主なポイント
導入ミーティングを活用して、新しいチームとチームワークを始めることは、チームにとって有益です。最初のミーティングを設定するのは、困難で不安になることもあります。準備段階では、たとえPowerPointの達人であっても、ためらわずにサポートを求めてください。PowerPointを使えば、間違いなく仕事が楽になり、一日の時間を節約できます。 アハスライド。
よくあるご質問(FAQ)
導入面談ではどんなことを話しますか？
1. アイスブレイク - 参加者がリラックスできるように、楽しいアイスブレイクの質問やアクティビティから始めましょう。軽い雰囲気で！
2. 職歴 - 各人に、これまでの役職や経験など、これまでのキャリアの歩みを共有してもらいます。
3. スキルと興味 - 仕事のスキル以外にも、チームメンバーの 9 時から 5 時までの勤務時間外の趣味、情熱、専門分野を調べます。
4. チーム構造 - 大まかに役割と誰が何を担当するかを概説します。チームがどのように連携するかを明確にします。
5. 目標と優先事項 - 今後 6 ～ 12 か月間のチームと組織の目標は何ですか? 個々の役割はどのように貢献しますか?
導入ミーティングはどのように構成しますか?
紹介ミーティングを構成する方法の 1 つを次に示します。
1. 歓迎とアイスブレイク (5 ～ 10 分)
2. 紹介 (10 ～ 15 分)
3. チームの背景 (5 ～ 10 分)
4. チームの期待 (5 ～ 10 分)
5. 質疑応答（5分）
会議を開くときに何と言いますか?
導入ミーティングを開く際に何を言うべきかについて、いくつかの提案を示します。
.1。 ようこそと紹介:
「皆さん、ようこそ。本日はご参加いただきありがとうございます。私たちは、このイベントの始まりを楽しみにしています。」
2. 砕氷船のキックオフ:
「さて、軽いアイスブレイクの質問でリラックスしましょう...」
3. 次のステップのプレビュー:
「今日以降は、アクション項目をフォローアップし、作業の計画を開始します」
